Sähköpostin suosion kasvaessa helpommaksi, halvemmaksi ja nopeammaksi vaihtoehdoksi kirjeiden roolille kasvaa myös häiden, syntymäpäiväjuhlien ja jopa sosiaalisten kokoontumisten kutsujen määrä näiden online -medioiden kautta. Yleensä kutsutut lähettävät sähköpostitse RSVP -järjestelmän, joka mittaa tapahtumaan osallistuvien vieraiden lukumäärän. Valitettavasti RSVP -järjestelmä ei ole kovin suosittu Indonesiassa, joten sinun on vaikea vastata. Älä huoli! Tämä artikkeli sisältää erilaisia vinkkejä oikean tavan ja vastausajan määrittämiseen, oikean vastauksen laatimiseen ja sen tarkistamiseen, onko kutsuttu saanut vastauksesi.
Vaihe
Osa 1/3: Oikean reitin ja vastausajan määrittäminen
Vaihe 1. Tee päätös
Ensimmäinen askel, joka sinun on otettava, on tehdä päätös osallistumisesta tai olemaan osallistumatta kutsussa mainittuun tapahtumaan. Ajattele tätä heti, kun saat vastausviestin.
- Ajattele tapahtuman sijaintia ja harkitse, onko sinun pakko matkustaa pois kaupungista. Esimerkiksi osallistuaksesi kaupungin ulkopuolella järjestettävään tapahtumaan sinun on tietysti käytettävä enemmän lentolipun ostamiseen, eikö?
- Varmista, että sinun ei tarvitse osallistua toiseen tapahtumaan tapahtuman aikana.
- Varmista, että myös kumppanisi ja lähimmät sukulaisesi voivat osallistua. Muista, että lähimpien ihmisten saatavuus vaikuttaa myös päätöksentekoprosessiisi.
Vaihe 2. Selvitä tapahtuman luonne
Eri tapahtumien luonne vaatii todellakin erilaisia vastauksia ja muodollisuuksia. Siksi sinun on ensin ymmärrettävä tapahtuman luonne ennen vastauksen lähettämistä, jotta vältytään ei -toivotuilta virheiltä.
- Jos tapahtuma on epävirallinen, kuten kutsu grillata naapurin talossa, sinun on yleensä vastattava epävirallisesti. Lisäksi vastauksen lähettämiseen kuluva aika on yleensä lyhyempi.
- Jos tapahtuma on muodollinen, kuten kutsu häihin, syntymäpäiväjuhliin tai muuhun tärkeään juhlaan, sinun on yleensä annettava vastaus, joka on myös muodollinen.
Vaihe 3. Anna tehokas vastaus
Kun olet lukenut tapahtuman yksityiskohdat ja tehnyt päätöksen, anna välittömästi tehokas vastaus. Toisin sanoen vahvista antamallasi vastauksella, noudatatko kutsua vai et.
- Lue kutsujan ilmoittama RSVP -päivämäärä. Muista, että sinun on vastattava ennen määräaikaa!
- Vastaa mahdollisimman pian. Vaikka kutsuja antaa sinulle kuukauden tai kaksi aikaa vastata, se ei tarkoita, että sinun pitäisi käyttää tilaisuutta pysähtyäksesi vastaamaan! Vastaa sen sijaan heti sen jälkeen, kun olet tehnyt päätöksen hyväksyä tai hylätä kutsu.
Osa 2/3: Vastausten luominen
Vaihe 1. Määritä sähköpostin aihe
Kun olet määrittänyt, miten ja milloin vastata, rakenna viestisi. Aloita lisäämällä sähköpostiviestiin aihe, joka osoittaa vastauksesi ja sopii tapahtuman luonteeseen.
- Käytä virallisia kutsuja varten lauseita, jotka ovat myös muodollisia. Kirjoita esimerkiksi: "Roger ja Anna hylkäävät kutsut juhliin ja illalliselle 11. toukokuuta."
- Jos epäviralliset kutsut, kuten jäädytetyt kutsut monimutkaisille naapureillesi, kirjoita yksinkertaisesti: "Ei voi tulla 11. grillille".
Vaihe 2. Sisällytä tervehdys
On tärkeää avata sähköposti oikealla tervehdyksellä, koska tervehdys asettaa vastauksesi sävyn. Lisäksi oikea tervehdys korostaa myös tunteitasi ja näkemystäsi kutsutusta.
- Esimerkkejä sopivista tervehdyksistä ovat "Vastaanottaja", "Parhaan ystäväni" tai yksinkertaiset tervehdykset, kuten "Hyvää huomenta/iltapäivää/iltaa/iltaa"
- Epävirallisissa tapahtumissa sano vain lyhyt ja yksinkertainen tervehdys, kuten "Johnille ja Marcylle".
Vaihe 3. Kirjoita viesti sähköpostin runkoon
Sähköpostin runkoon kirjoitettu viesti voi olla tärkein osa vastaustasi, varsinkin kun se päättää vastauksesi ja kuvastaa tapahtuman luonnetta. Esimerkkejä lauseista, joilla voit hyväksyä tai hylätä kutsun:
- Anna epävirallinen vastaus tällaiseen kutsuun. Esimerkiksi: "Kiitos grillikutsusta, Tom. Mutta valitettavasti emme voineet osallistua, koska meidän piti olla poissa kaupungista sinä päivänä.”
- Anna muodollinen vastaus tällaiseen kutsuun. Esimerkiksi: "Higginsons sai kutsun osallistua Joshin ja Belindan häihin 5. marraskuuta 2019." Toinen esimerkki on:”John ja Sarah Appleby ottavat mielellään vastaan kutsusi Marta Rodriguezin syntymäpäiväjuhliin.”
- Esimerkki muodollisesta hylkäyslauseesta olisi seuraava:”Parker -perhe ei voinut osallistua Joshin ja Belindan häihin 5. marraskuuta 2019.”
Vaihe 4. Kirjoita viimeinen tervehdys ja lisää nimesi
Kun olet kirjoittanut viestin, lopeta vastaus sopivalla päätöstervehdyksellä. Itse asiassa viimeisen tervehdyksen kirjoittaminen ei ole vain muodollisuus, vaan se voi samanaikaisesti edustaa sitä, millainen suhde sinulla on henkilön kanssa ja miltä sinusta tuntuu.
- Valitse virallinen päätös tervehdyksestä, kuten "Tervehdys" tai "Kiitos".
- Valitse epävirallinen päätös tervehdyksestä, kuten "Tervehdys" tai "Tervehdys".
- Sovita lopetus tervehdys vastaukseesi. Kirjoita esimerkiksi "erittäin pahoillani", jos hylkäät kutsun, tai "Kiitos", jos hyväksyt kutsun.
- Kirjoita nimesi sähköpostin loppuun. Epävirallisissa tapahtumissa kirjoita vain lempinimesi ja muiden kutsutut ihmiset. Muodollisempaa tapahtumaa varten on kuitenkin hyvä kirjoittaa koko nimesi ja muiden kutsuttujen vieraiden nimi. Jos sinulla ja kutsutulla on hyvin läheinen suhde, kirjoita yksinkertaisesti muistiin”Smithin perhe”.
Osa 3/3: Automaattisten sähköpostien käsittely ja mahdollisten ongelmien vianmääritys
Vaihe 1. Napsauta "hylkää" tai "hyväksy", jos sähköpostissa on automaattinen painike
Nykyään monet ihmiset ovat enemmän kiinnostuneita käyttämään automaattista RSVP -palvelua, joka lähetetään sähköpostilla muodollisia kutsuja varten. Todennäköisesti automaattinen vastausviesti välitettiin kolmannen osapuolen kautta, ja siinä on painike, jossa on hylkää tai hyväksy -vaihtoehto.
- Jos saat tällaisen sähköpostiviestin, sinun ei tarvitse lähettää kutsutulle yksityistä sähköpostia.
- Kun kutsu on hyväksytty tai hylätty, vastaus lähetetään kolmannelle osapuolelle ja välitetään kutsujalle.
- Automaattisia sähköpostipalveluja käytetään usein puolimuodollisissa tapahtumissa, kuten syntymäpäiväjuhlissa, kokouksissa, sosiaalisissa kokouksissa jne.
Vaihe 2. Napsauta "palautuskuitti" -vaihtoehtoa sähköpostin rungossa
Tee tämä niin, että sähköpostipalveluntarjoajasi lähettää sinulle sähköpostiviestin, jossa vahvistetaan, onko kyseinen henkilö vastaanottanut tai avannut vastauksesi. Näin tiedät, onko viesti lähetetty.
- Huomaa, että eri sähköpostipalveluntarjoajilla voi olla myös erilaisia käytäntöjä "palautuskuitti" -vaihtoehdon suhteen.
- Jotkut sähköpostipalveluntarjoajat eivät edes tarjoa tätä vaihtoehtoa.
Vaihe 3. Lähetä jatkosähköposti, jos suunnitelmasi muuttuvat
Itse asiassa suunnitelmien muuttaminen on väistämätön mahdollisuus. Jos sinun on hylättävä aiemmin hyväksytty kutsu tai päinvastoin, varmista, että välität muutoksen vastauksena suoraan kutsujalle.
- Jos olet vahingossa painanut Hyväksy -vaihtoehtoa automaattisessa sähköpostiviestissä, selvitä virhe yksityisellä sähköpostilla asianomaiselle henkilölle.
- Jos haluat hylätä aiemmin saamasi kutsun, välitä hylkäys suoraan kutsujalle. Lähetä esimerkiksi sähköpostiviesti, jonka aihe on”Vastaa muutoksiin”, jossa lukee”Anteeksi, jostain syystä Sarah ja minä emme voineet osallistua 20 -vuotispäivääsi 14. päivänä. Toivottavasti voimme tavata uudelleen lähitulevaisuudessa, okei!”
- Jos haluat hyväksyä kutsun, jonka olet aiemmin hylännyt, ilmoita muutoksista myös suoraan kutsujalle. Lähetä esimerkiksi sähköpostiviesti, jonka aihe on "Vastaa muutoksiin", jossa lukee "Hei! Jos kutsukiintiö on edelleen käytettävissä, osallistun mielelläni tapahtumaasi."
- Muutoksista on ilmoitettava mahdollisimman pian. Jos tuleva tapahtuma on epävirallinen tai osittain muodollinen, olet todennäköisesti muuttanut vastaustasi jonkin aikaa etukäteen. Jos tapahtuma on kuitenkin muodollinen (esimerkiksi häät), vastaukseen tehtävät muutokset on tehtävä etukäteen, vähintään kuukautta ennen.
