Ammattitaidolla on tärkeä rooli menestyksen saavuttamisessa. Lähes kaikkien työntekijöiden on vastattava puheluihin riippumatta asemastaan yrityksessä. Saadaksesi soittajat tuntemaan olonsa mukavaksi, opi ottamaan vastaan hyviä puheluita positiivisen vaikutelman aikaansaamiseksi ja ole valmis vastaamaan esitettyihin kysymyksiin.
Vaihe
Osa 1/2: Puheluiden vastaanottaminen
Vaihe 1. Nosta puhelin ASAP
Kun toimistopuhelin soi, soittajan odottaminen ei ole kohteliasta. Ennen kolmatta soittoa, ota heti puhelin ja tervehdi soittajaa.
Vaihe 2. Pidä luuria kasvojesi edessä
Haluat ehkä puhua heti, mutta varmista ensin, että puhelimen vastaanotin on kasvojesi edessä. Puhu, kun vastaanotin on oikeassa asennossa, jotta soittaja saa täydelliset tiedot.
Vaihe 3. Hengitä syvään ennen puhumista
Kun olet asettanut puhelimen kasvojesi eteen, hengitä syvään ja rauhoitu ja keskitä mielesi ennen tervehdystä. Näin voit puhua rauhallisesti keskittymisen aikana.
Vaihe 4. Ilmoita yrityksesi nimi ja nimi
Tämä menetelmä kertoo soittajalle, että hän on jo yhteydessä yritykseen, johon hän haluaa soittaa. Varmista siis, että hän tietää yrityksesi nimen ja nimesi. Kerro ensin yrityksen nimi. Voit kirjoittaa sanat, jotka haluat sanoa, kun saat puhelun, jotta sinun ei tarvitse miettiä, mitä sanoa, kun puhelin soi. Sanamuoto voidaan mukauttaa tilanteeseen ja olosuhteisiin, joissa työskentelet.
- Jos työskentelet vastaanottovirkailijana, anna täydelliset tiedot yrityksestä, koska soittajalle olet sisäänkäynti saadaksesi mitä hän tarvitsee. Esimerkiksi tervehdi soittajaa sanomalla: "Hyvää huomenta/iltapäivää/iltaa. WikiHow'n pääkonttori on täällä. Olen Nikita auttamassa." Näiden tietojen avulla soittaja tietää yrityksesi nimen ja nimesi, joten hän tuntee olonsa mukavaksi jatkaa keskustelua. Jos olet yksityinen sihteeri, anna työnantajasi nimi (esimerkiksi "Herra Millerin toimisto on täällä. Olen Nikita"), koska soittaja haluaa ottaa yhteyttä pomoon.
- Jos olet tietyn osaston jäsen, kerro asemastasi, jotta hän voi esittää aiheeseen liittyviä kysymyksiä, esimerkiksi "Hyvää huomenta. Olen Yesika kirjanpito -osastolla." Tällä tavalla soittaja tietää, onko hän yhteydessä osastoon ja henkilöön, johon soittaa, vai tarvitseeko hänen puhua jonkun muun kanssa.
Vaihe 5. Valmistele paperitavarat ja muistikirja puhelimen vieressä
Näin voit tehdä muistiinpanoja heti, jos soittaja haluaa jättää viestin tai antaa tietoja. Älä anna hänen odottaa, koska sinun on löydettävä paperi ja kynä kirjoittaaksesi.
Osa 2/2: Puhuminen puhelimessa
Vaihe 1. Hymyile, kun puhut
Vaikka olisit järkyttynyt, hymyn valehtelu saa äänesi soimaan miellyttävämmäksi. Vaikka tämä menetelmä on pakotettu, se voi parantaa mielialaa.
Vaihe 2. Puhu selkeästi ja ammattimaisesti
Kun työskentelet ammattimaisessa ympäristössä, varmista, että sinä ja soittaja pystyt kommunikoimaan selkeästi ja suoraan. Puhu hitaasti ja sano jokainen sana selkeästi, jotta soittaja ymmärtää antamasi tiedot.
- Älä sano epätavallisia sanoja, kuten "ei", "siemailla" tai "ei". Sano jokainen sana selkeästi, kuten "kyllä" tai "ei", jotta molemmat osapuolet ymmärtävät hyvin, mitä sanotaan. Ole kohtelias sanomalla "kiitos" ja "olet tervetullut" tarpeen mukaan.
- Jos haluat jakaa numeroita tai kirjaimia, kuten antaa nimiä tai puhelinnumeroita, opi foneettinen aakkosto (puheäänien ääntäminen). Tällä tavalla soittajat eivät hämmenny, kun lausut kirjaimet, jotka kuulostavat samalta, kuten kirjaimet B ja P. Kun kirjoitat Budin nimen, lausuta kirjain B selittämällä "balilaisen sanan B".
Vaihe 3. Tervehdi soittajia ammattimaisesti
Sen sijaan, että tervehtisit soittajaa etunimellä, muista sanoa "isä" tai "äiti" ennen kuin sanot heidän nimensä, kuten "herra Jon", varsinkin jos et tunne soittajaa henkilökohtaisesti. Yritä muistaa nimi ja sanoa se koko keskustelun ajan.
Kirjoita muistiin soittajan nimi heti, kun hän kertoo sinulle nimen, jotta et unohda
Vaihe 4. Yhdistä soittajat tarvittaessa muihin ihmisiin
Joku, joka soittaa yritykseen tai toimistoon, tarvitsee yleensä apua, koska hän haluaa löytää tietoja tai hänellä on ongelma. Jos et pysty vastaamaan kysymykseen tai keksimään ratkaisua, kysy, haluaako hän keskustella jonkun kanssa, joka voi auttaa. Tämä vaihe osoittaa, että välität soittajasta ja haluat auttaa ratkaisemaan ongelman nopeasti.
- Toimistopuhelimet käyttävät yleensä järjestelmää puheluiden siirtämiseen. Selvitä, ovatko toimistosi puhelimet siirrettävissä ja miten ne toimivat. Jos ei, selvitä sen henkilön puhelinnumero, jolle haluat soittaa, ja kerro se soittajalle.
- Kysy soittajalta kohteliaasti, voitko yhdistää hänet toiseen. Esimerkiksi "Anteeksi, en voi vastata kysymykseesi. Entä jos siirrän puhelinlinjan, jotta voit puhua suoraan Pak Bambangin kanssa? Hän voi tarjota ratkaisun." Varmista, että soittaja suostuu, ennen kuin siirrät puhelinlinjan.
- Jos henkilö, joka voi auttaa, ei ole toimistossa, kysy, haluaako soittaja jättää viestin. Älä unohda välittää viestiä päteville ihmisille.
Vaihe 5. Lopeta keskustelu ammattimaisesti
"Kiitos" tai "Hyvää huomenta/iltapäivää/iltaa" sanominen on tapa ilmoittaa soittajalle, että keskustelu on päättynyt ja hän voi lopettaa puhelun. Älä hämmenny siitä, jatkuuko keskustelu edelleen vai ei.
Odota, että soittaja lopettaa puhelun. Jos sinä vastaanotat puhelun, anna soittajan sanoa kaikki, mitä hän haluaa sanoa, kunnes he ovat valmiita. Saatat törmätä töykeäksi tai menetät tietoja, jos lopetat puhelun, kun hän ei ole puhunut
Vinkkejä
- Älä vastaa henkilökohtaisiin puheluihin töissä. Olet toimistossa töissä, et keskustele ystävien kanssa. Jos haluat keskustella tai lähettää tekstiviestin ystävällesi, siirrä sitä, kunnes lounastauko tai työaika on ohi.
- Vältä häiriötekijöitä. Saadaksesi soittajan tuntemaan itsesi hoidetuksi, lykätä käynnissä olevaa työtä ja keskity soittajaan. Älä häiritse tai näytä liian kiireiseltä vastaamaan kysymyksiin tai antamaan apua.
- Älä puhu syömisen, juomisen tai purukumin aikana puhelimen aikana, koska puheesi on vaikea ymmärtää ja saa soittajan tuntemaan itsensä arvottomaksi.
- Vaikka soittaja tekisi valituksen tai olisi töykeä, osoita empatiaa, ole rauhallinen ja vastaa ammattimaisesti.
