Päivittäisten toimintojen ajoittaminen auttaa hallitsemaan aikaa tehokkaammin. Voit saada enemmän aikaan, unohtaa tehtävät harvemmin tai houkutella tekemään asioita, joilla ei ole oikeastaan väliä. Vaikka saatat aluksi ajatella, että pystyt suorittamaan käsillä olevan tehtävän, saatat tuntea olosi hämmentyneeksi, hämmentyneeksi ja unohtamaan kaiken. Aikataulun tekeminen ja siitä pitäminen vaatii totuttelua, mutta olet hetkessä kiitollinen siitä. Aikataulu auttaa vähentämään stressiä ja saa sinut tuntemaan paremmin hallitsevan elämääsi. Päivittäisten toimintojen ajoittamisen avulla voit myös säätää ja seurata omaa käyttäytymistäsi seuraamalla, mitä sinun on tehtävä ja mitä olet tehnyt.
Vaihe
Osa 1/2: Aikataulun tekeminen
Vaihe 1. Osta kalenteri tai esityslista
Varmista, että kalenterissa on tilaa, joka voidaan täyttää tehtävälistallasi. Joissakin kalentereissa on viikoittaiset, päivittäiset tai jopa tuntiohjelmat. Voit myös käyttää muistikirjaa. Valitse se, joka parhaiten vastaa tarpeitasi ja toiveitasi. Mitä tahansa valitsetkin, ota siitä kaikki irti. Älä käytä yhtä esityslistaa työhön, yhtä koulutehtäviin jne. Tallenna kaikki toiminnot yhteen paikkaan.
- Digitaalinen kalenteri on käytettävissä myös kannettavalla tietokoneella tai matkapuhelimella. Tämä kalenteri voidaan myös synkronoida kaikkien sähköisten laitteidesi kanssa, jotta tapahtumakalenteriasi voidaan käyttää mistä tahansa. On myös useita sovelluksia, joiden avulla voit ajoittaa muistutuksia ja ajastimia sisältäviä toimintoja
- Paperikalenterit tai digitaaliset kalenterit, joiden avulla voit sovittaa muistiinpanot aikatauluusi, voivat toimia vielä paremmin. Tällainen kalenteri voi seurata paitsi mitä olet tehnyt, myös sitä, miten olet tehnyt sen ja/tai miltä sinusta tuntuu. Voit esimerkiksi lisätä kalenterisi "mene kuntosalille" -aikataulun merkitsemisen alle alle merkintä "juoksu 1,5 km pidemmälle tänään ja se oli hauskaa!" jotta käyttäytymistäsi voidaan seurata paremmin.
- Jos siirryt paperikalenterista digitaaliseen kalenteriin, ensimmäiset 1 tai 2 päivää saattavat tuntua hieman kiireiseltä, kunhan vielä totut uuteen järjestelmään. Ota molemmat kalenterit mukaasi ensimmäisten päivien aikana ja tarkista, etteivät suunnitellut toiminnot jää kaipaamaan tai kirjoittamasta uudestaan ja uudestaan.
Vaihe 2. Järjestä tehtävät
Sähköisten kalenterien avulla voit myös merkitä eri tehtävät eri väreillä. Voit esimerkiksi merkitä toimistotyön punaisella, koulutehtävät sinisellä, kotitehtävät vihreällä, lomat oranssilla ja urheilun vaaleanpunaisella. Voit tehdä tämän myös helposti paperikalenterin tai esityslistan avulla. Merkitse se värikkäällä kynällä tai korostuskynällä. Kun olet merkinnyt eri tehtävät eri väreillä, voit määrittää tärkeysjärjestyksen.
Tehtävien järjestäminen ja merkitseminen eri väreillä auttaa myös visualisoimaan ja ymmärtämään, kuinka paljon aikaa käytetään. Saatat esimerkiksi huomata, että aikataulussasi on paljon punaista (työ) ja vihreää (kotitehtävät), mutta hyvin vähän vaaleanpunaista (urheilu). Liikunnan puutteen tunnistaminen voi auttaa motivoimaan sinua lisäämään harjoitusaikataulua
Vaihe 3. Aseta prioriteetit
Tärkeimpien tehtävien määrittäminen ja ne on tehtävä ensin ja mitkä tehtävät voidaan siirtää. Seuraavassa on esimerkki, joka auttaa sinua ymmärtämään prioriteettiasetuksen. Oletetaan, että 2 koketta, 1 harjoitusraportti ja 1 essee- ja esittelytehtävä suoritetaan 1 viikossa. Oho!
- Kysy itseltäsi, mitä sinun on tehtävä ensin ja kuinka kauan se kestää: mitkä tehtävät on lähetettävä ensin? mitkä tehtävät ovat arvokkaimpiin verrattuna? Kuinka paljon esimerkiksi tentit, laboratorioraportit, esseet ja esitykset ovat viimeisellä arvosanallasi? Mikä tehtävä on vaikein suorittaa?
- Viime kädessä sinun on määritettävä prioriteettisi suorittamisen määräaika, tarvittava aika tai aikataulutettujen tehtävien suhteellinen arvo. Tätä varten sinun on tunnettava itsesi ja parhaat kykysi. Luo itsellesi sopiva ensisijainen järjestelmä.
Vaihe 4. Merkitse priorisoitavat tehtävät
Kun olet määrittänyt tehtävien priorisoinnin, merkitse ne aikatauluun. Voit avata päiväaikataulusi ja kirjoittaa kirjaimen "A" tärkeiden tehtävien viereen, jotka on suoritettava ensin, kirjaimen "B" niiden tehtävien viereen, jotka on suoritettava ennen huomista, ja kirjaimen "C" tehtävien viereen, jotka on suoritettava on suoritettava perjantaihin tms.
Vaihe 5. Aikaa kullekin tehtävälle
Kirjoita ylös, kuinka kauan aiot kestää kunkin tehtävän suorittamiseen. Voit esimerkiksi suunnitella päivän ajan opiskeluun (2 tuntia), liikuntaan (1 tunti), kirjoittaa kaksi sähköpostia (30 minuuttia) ja kävellä koirasi kanssa (30 minuuttia). Tämä on tärkein vaihe jaettaessa kunkin tehtävän suorittamiseen kuluva aika. Tunnet stressiä, jos teet aikataulun, joka on liian tiukka etkä jaa aikaa realistisesti.
Muista sisällyttää matka -ajat matka -aikoihin. Onko sinun esimerkiksi ajettava kirjastosta, jossa opiskelet, kuntosalille?
Vaihe 6. Varaa lisäaikaa aikatauluun
Useimmat ihmiset aliarvioivat yleensä tehtävän suorittamiseen kuluvan ajan. Kun otat huomioon tietyn tehtävän valmisteluun kuluvan ajan ja rentoudut hetken sen jälkeen, voit suunnitella päivittäiset toiminnot tarkemmin.
- Yritä aina pidentää tehtävän suorittamisaikaa muutamalla minuutilla. Yritä lisätä 25% ajastamastasi ajasta tehtävän suorittamiseen. Voit esimerkiksi suunnitella tehtävän, joka voidaan teknisesti suorittaa 4 minuutissa 5 minuutiksi, ja tehtävän, joka voidaan teknisesti suorittaa 8 minuutissa 10 minuutin ajan, ja niin edelleen. Nämä muutamat ylimääräiset minuutit kertyvät ja antavat sinulle lisäaikaa viivästysten tai viivästysten välttämiseksi.
- Kysy itseltäsi, onko isossa tehtävässä pieniä tehtäviä, jotka tulisi ottaa huomioon aikataulua laadittaessa? Pitääkö esimerkiksi käydä suihkussa harjoituksen jälkeen? Keskusteletko usein ystäviesi kanssa 15 minuuttia pukuhuoneessa? Useimmat ihmiset kokevat, että 1 tunnin harjoitusaikataulu kuluu 2 tuntiin.
Vaihe 7. Keskeytä aikataulussa
Varaa aikataulun lopussa vapaa-aikaa vähäprioriteettisille tehtäville. Jos sinulla on aikaa tänään tai millä tahansa viikonpäivällä, voit aloittaa näiden tehtävien käsittelyn ja aloittaa aikaisin. Nämä lisätehtävät esimerkiksi järjestävät kaappeja tai arkistoivat verotulot kotona. Nämä matalan prioriteetin tehtävät saadaan lopulta päätökseen, vaikka ne eivät olisikaan kiireellisiä tai tietyn aikarajan sitomia.
Osa 2/2: Aikataulun noudattaminen
Vaihe 1. Tarkista kalenteri/tehtävät
Ota tapa tarkistaa kalenterisi joka aamu ja ilta valmistautuaksesi huomiseen. Sinun tulisi myös varata muutama minuutti joka päivä, ehkä aamukahvin jälkeen tai työmatkalla, tarkastella, mitä päivän aikana on tehtävä, ja lisätä uusia tehtäviä tai ylittää vanhat.
- Aikataulun tarkistaminen ja tarkistaminen muutaman minuutin ajan ennen kuin teet mitään, voi olla tehokas tapa aloittaa päivä hyvällä tuulella!
- Käytä puhelimen tai tietokoneen hälytyksiä muistutuksena tietyistä tehtävistä tai tapaamisista. Esimerkiksi monet lääkärin ja hammaslääkärin aikataulut laaditaan kauan etukäteen. Joten muistutuksen käyttäminen, joka sammuu noin viikkoa etukäteen, voi auttaa. Näin suunnitelmasi voidaan räätälöidä.
Vaihe 2. Suorita tehtävät tärkeysjärjestyksessä
Kun olet antanut aikataululle tärkeysjärjestyksen, pidä siitä kiinni.
Vaihe 3. Säädä aikataulua tarpeen mukaan
Vaikka sinun pitäisi yrittää pitää kiinni aikataulustasi mahdollisimman paljon, joskus voi tapahtua asioita, jotka pakottavat sinut sopeutumaan. Siirrä joustavammat tai vähemmän kiireelliset tehtävät seuraavaan päivään hätätilanteen, ongelman tai häiriötekijöiden sattuessa.
Vältä vain kasaamasta tehtäviä ja siirtämästä niitä liian usein seuraavaan päivään. Jos koet tämän liian usein, yritä varata enemmän aikaa jokaiselle tehtävälle, joka sinun on suoritettava yhdessä päivässä, sen sijaan että sinun pitäisi muuttaa aikataulua seuraavien päivien aikana
Vaihe 4. Kumoa tehdyt tehtävät
Tämä toiminta helpotti monia! Muista siirtää tämän päivän keskeneräiset tehtävät huomisen aikatauluun.
Vaihe 5. Palkitse itsesi
On tärkeää kannustaa itseäsi positiivisesti tehtävien suorittamisen ja aikataulun noudattamisen jälkeen. Päivän tehtävien suorittamisen jälkeen palkitse itsesi liottamalla kylpyammeessa, katsomalla suosikkiohjelmasi tai nauttimalla makea välipala. Tunnet olosi menestyväksi ja ansaitset palkinnon, jonka eteen olet työskennellyt.
Vaihe 6. Tarkista ja säädä aikataulua tarpeen mukaan
Sinun tulisi tarkistaa aikataulu silloin tällöin ja selvittää aikataulun hyödyt toiminnallesi. Yksi tapa tehdä tämä on katsoa esityslistanne ja samalla seurata tunteitasi ja mielialasi. Näetkö, että suurin osa aikataulustasi on ylitetty ja tuntuu positiiviselta ja tuottavalta? Jos vastaus on "kyllä", aikataulustasi on todennäköisesti hyötyä.
- Jos kuitenkin sinusta tuntuu siltä, että liikaa aikataulustasi on siirretty seuraavalle päivälle (ja toiselle päivälle ja niin edelleen) ja menetät vain mielen, sinun pitäisi tehdä joitain muutoksia aikatauluusi.
- Tunnista ongelmat tarkistamalla esityslista ja etsimällä, mitä jäi jälkeen. Sinun on ehkä arvioitava prioriteetit uudelleen ja järjestettävä ne uudelleen, jos unohtamasi asia on sinulle tärkeä (esim. Harjoittelu). Sinun on ehkä myös muutettava kullekin tehtävälle varattua aikaa. Esimerkiksi lyhennä aamulla valmistautumisaikaa 2 tunnista 1 tuntiin 3 päivänä viikossa ja varaa 30 minuutin lenkki jäljellä olevan ajan avulla.
- Tiedä, että uudelleenjärjestely on yleistä ja normaalia. Ennen kuin totut parhaaseen aikatauluun, se tietysti vie aikaa.
Vinkkejä
- Aikasi on erittäin arvokas. Aikataulun luominen auttaa sinua saamaan kaiken irti.
- Aikataulun noudattaminen voi saada sinut tietoiseksi aiemmin havaitsemattomista kuvioista. Esimerkiksi olet ehkä jatkuvasti väsynyt herätessäsi joka torstai, koska vietät aikaa kahvilassa töiden jälkeen joka keskiviikko -ilta. Näin sitä voi muuttaa, kun sen tajuaa. Ehkä sen sijaan, että viettäisit aikaa kahvilassa kerran viikossa, voit vähentää taajuutta kerran kahdessa viikossa. Joten voit silti pitää hauskaa työtovereidesi kanssa, mutta sinun ei tarvitse tuntea uupumusta joka torstai.
- Aikataulun luominen ja siitä pitäminen voi auttaa sinua työskentelemään tehokkaammin ja tuottavammin, koska varaat aikaa kullekin tehtävälle. Tämä tarkoittaa, että voit välttää "ei tarpeeksi aikaa!"
