Ennen kuin otat uuden tehtävän työssäsi, esimiehesi tai esimiehesi pyytää sinua yleensä seuraamaan työtäsi jatkavaa työntekijää. Halukkuutesi auttaa siirtymäkaudella tekemällä ennakoivasti yksityiskohtaisia valmisteluja ja luovutuksia on tapa varmistaa yrityksen sujuva toiminta ja rakentaa erinomainen maine, kun vaihdat työpaikkaa tai otat uuden tehtävän.
Vaihe
Osa 1/3: Työnvaihdon valmistelu
Vaihe 1. Kutsu pomosi keskustelemaan luovutussuunnitelmasta
Tapaa pomosi ja keskustele yksityiskohtaisesti siitä, mitä sinun on tehtävä siirtymisen aikana. Työstäsi ja esimiehesi johtamistyylistä riippuen hän voi pyytää sinua osallistumaan paljon luovutuksen aikana, esimerkiksi jos sinua pyydetään opettamaan tai kouluttamaan sijaistyöntekijää muutaman päivän tai muutaman viikon ajan.
- Yleensä sinun on valmisteltava asiakirjat todisteeksi muodollisesta luovutuksesta.
- Keskustele tästä suunnitelmasta pomosi kanssa. Kysy, kuinka paljon hän toivoo voivansa osallistua ja mitä sinun pitäisi priorisoida siirtymisen aikana.
Vaihe 2. Laadi luovutusasiakirja
Kun tiedät pomo odotukset yksityiskohtaisesti, valmistele luovutusasiakirjan luonnos. Tämä asiakirja sisältää valmistautumisen lisäksi myös tehtäviä ja tietoja, jotka on palautettava siirtymisen aikana. Luovutusasiakirjaan on sisällytettävä seuraavat tiedot:
- Yksityiskohtaiset tiedot päivittäisistä toiminnoista, työstä ja työn prioriteeteista.
- Kuvaus tärkeistä tehtävistä ja vastuista, jotka sinun on täytettävä nykyisessä tehtävässäsi.
- Mitä odotetaan sinua korvaavalta henkilöltä.
- Luettelo sisältää tärkeät lähetettävät tiedostot, kuten sopimuksen tai työohjelman.
Vaihe 3. Suorita keskeneräiset tehtävät
Jos sinun on vaihdettava työpaikkaa välittömästi, yritä suorittaa kaikki käynnissä olevat työt loppuun. Sen lisäksi, että olet tyytyväinen tähän saavutukseen, autat myös muita aloittamaan työnsä alusta. Näin voit jättää positiivisen vaikutelman ja rakentaa hyvän maineen.
- Vaikka se onkin vaikeaa, työskentele kovemmin, jos jokin tehtävä lähestyy määräaikaa.
- Määräaikaa lähestyvän uuden tehtävän suorittaminen voi olla hyvin vaikeaa ihmisille, jotka eivät vielä ymmärrä monimutkaisuuksia.
Vaihe 4. Keskustele työtovereidesi kanssa
Ennen siirtymäkauden alkua varaa aikaa keskustellaksesi työtovereidesi kanssa luovutussuunnitelmasta ja kysy, mitkä ovat prioriteettisi. Jos sinulla on uusi ongelma, josta et ole tietoinen, käytä tätä tilaisuutta etsiäksesi tietoa ja löytääksesi ratkaisun.
- Uusilla asioilla ei yleensä ole suurta vaikutusta ennen muuttoa, mutta ne voidaan siirtää henkilölle, joka korvaa sinut, jos tiedät siitä jo.
- Käytä tilaisuus ja kerro suunnitelmasi ja muuttoajankohdat työtovereidesi kanssa. Kerro heille myös siirtymäkaudesta, jotta he voivat valmistautua itse.
- Sinun on kerrottava työtovereillesi muutossuunnitelmista, koska työn tuottavuus yleensä heikkenee siirtymäkauden aikana.
Vaihe 5. Valmistele muodollinen luovutusasiakirja kirjallisesti
Viimeinen vaihe siirtymäkauden valmistelussa on muodollisen luovutusasiakirjan laatiminen. Luonnosta valmistellessasi luetteloi ja selitä kaikki tärkeät tiedot ja keskustele siitä sitten esimiesten ja johdon kanssa, joita tämä suunnitelma koskee. Täytä luovutuspaperit ja lähetä ne seuraajallesi muutama päivä ennen kuin hän aloittaa työn. Sisältö voi vaihdella työn mukaan, mutta luovutusasiakirjan tulee sisältää ainakin seuraavat asiat:
- Luettelo tehtävistä ja työaikataulu.
- Tietoja käynnissä olevista töistä.
- Kalenteri sisältää suunnitellut toimet ja määräajat.
- Avainsanatiedot ja kirjautumismenettelyt.
- Luettelo työhön liittyvistä kontakteista.
- Opas tiedostojen ja hakemistojen käyttämiseen tietokoneella.
Osa 2/3: Siirtymän läpikäyminen
Vaihe 1. Käytä mahdollisimman paljon aikaa
Kun sinua korvaava työntekijä on aloittanut työskentelyn, et ehkä ole muuttanut ja sinua on pyydetty seuraamaan häntä, kunnes hän ymmärtää työnsä. Siirtymäajan pituus on epävarma, se voi olla päiviä tai viikkoja. Kuitenkin mitä enemmän aikaa annat itsellesi, sitä enemmän voit välittää tietoa.
Varmistaaksesi, että annat täydelliset tiedot ja ettet jää mistään paitsi, ota sijaisesi mukaan erilaisiin päivittäisiin toimintoihin
Vaihe 2. Lähetä tärkeät asiakirjat suoraan
Siirtymäkauden aikana sinun on luovutettava tärkeät tiedot ja asiakirjat henkilökohtaisesti. Näin voit varmistaa, että tärkeät asiat tehdään oikein ja prioriteetit on määritelty selkeästi. Lisäksi teillä molemmilla on vielä aikaa keskustella tiedoista, joista on keskusteltava tarkemmin ennen muuttoa.
- Käytä tätä tilaisuutta selittääksesi hänelle tärkeitä tietoja, ja hän voi pyytää erittäin hyödyllisiä asioita hyvän luovutuksen tekemiseksi.
- Keskustellessasi käytä aikaa, jotta saat yleiskuvan työtilanteesta ja selität keskustelun kontekstin, jotta mitään tietoja ei menetetä.
Vaihe 3. Pyri tarjoamaan apua
Jos työskentelet edelleen samassa toimistossa, ole tukeva ja ennakoiva. Jos on ongelma, anna apua tunnistamalla syy ja etsimällä ratkaisu yhdessä. Uudet työntekijät tuntevat olonsa yleensä epämukavaksi tai epämukavaksi ensimmäisinä päivinä eivätkä häiritse sinua esittämällä kysymyksiä.
- Tee selväksi, että voit tarvittaessa antaa tukea ja apua.
- Tällä tavalla kumpikin voi tukea toisiaan velvollisuuksien täyttämisessä siirtymän aikana.
Vaihe 4. Pidä viimeinen kokous keskustellaksesi luovutuksesta
Ennen kuin jatkat ja teet täydellisen luovutuksen, tapaa henkilö, joka korvaa sinut. Pyydä häntä valmistelemaan kysymyksiä ja tekemään muistiinpanoja asioista, joita hän on käsitellyt. Tämä kokous on hyvä tilaisuus varmistaa, että hän ymmärtää roolinsa ja vastuunsa.
- Kaikki asiat, jotka kaipaavat lisäselvitystä, voidaan keskustella kokouksessa.
- Riippuen siitä, missä työskentelet, harkitse, kutsutko pomosi kokoukseen.
- Sinun on kerrottava esimiehellesi, milloin ja missä kokous pidetään. Kysy häneltä, onko hänellä ehdotuksia tai tietoja, jotka hän haluaisi jakaa.
Osa 3/3: Pitkän aikavälin kehityssuunnitelman laatiminen
Vaihe 1. Kuvaile yrityksen tarjoamaa tukea ja koulutusta
Luovuttaessasi osoita haluasi osallistua avaamalla muille parhaat mahdollisuudet menestyä. Sen sijaan, että vain luopuisit tehtävistä ja työstä, anna korvaava neuvosi, jotta hän voi kehittyä ammatillisesti ja tukea entistä pomoaan, jotta hän on aina terve ja menestyvä työssä.
- Anna työhön liittyviä koulutusohjelmatietoja.
- Kun aloitat työskentelyn, olet saattanut osallistua koulutukseen tietojesi säätämiseksi ja lisäämiseksi.
- Älä unohda välittää näitä tietoja työsi jatkajalle ja kannustaa häntä hyödyntämään tilaisuus parhaalla mahdollisella tavalla.
Vaihe 2. Älä ohita työkulttuuria
Jos sinulla on vielä jonkin aikaa aikaa työskennellä paikkasi ottavan henkilön kanssa, älä keskity pelkästään työn teknisiin näkökohtiin. Jokaisella toimistolla on ainutlaatuinen työympäristö ja kulttuuri, joka voi olla ylivoimainen tai hämmentävä tulokkaille. Ota aikaa selittää asioita ja todellisia toimistotilanteita.
- Vie hänet ympäri toimistoa ja esittele hänet kaikille työntekijöille.
- Selitä uusien ja nykyisten työntekijöiden roolit ja vastuut.
- Jos uusi työntekijä saa erilaisia tehtäviä tai hänen vastuunsa ja työprioriteettinsa keskittyvät eri asioihin, varmista, että vanha työntekijä ymmärtää tämän.
Vaihe 3. Anna yksityiskohtaiset yhteystiedot
Jos haluat auttaa uutta työntekijää, kerro hänelle, miten voit ottaa sinuun yhteyttä ja kerro, että hän voi ottaa sinuun yhteyttä, jos hänellä on vakava ongelma tai hän tarvitsee tietoja. Kaikki eivät kuitenkaan ole valmiita auttamaan, kun he vaihtavat työpaikkaa tai ottavat uuden tehtävän. Tähän vaikuttavat yleensä suhteet entisiin esimiehiin.
- Usein ongelmat voidaan ratkaista yksinkertaisesti kommunikoimalla sähköpostitse.
- Vaikka olisit muuttanut, auttamisen halukkuus tekee hyvän vaikutelman ja parantaa mainettasi.
