Liiketoimintaraportit ovat yksi tehokkaimmista viestintävälineistä nykymaailmassa. Liiketoimintaraporteista on monia etuja. Yritykset tai yksityishenkilöt voivat tehdä liiketoimintaraportteja tehdäkseen tärkeitä päätöksiä. Jos haluat kirjoittaa hyvän liikeraportin, opi ja ymmärrä raportin kirjoittamisen tarkoitus.
Vaihe
Osa 1/2: Päätä, minkä tyyppisen liiketoimintaraportin haluat kirjoittaa
Vaihe 1. Käytä liiketoimintaraportteja ideoiden välittämiseen
Tätä raporttia kutsutaan "perustelu-/suositusraportiksi". Tämän raportin avulla voit jakaa ideoita esimiehellesi tai johtajallesi. Yleensä sinun on laadittava yhteenveto ja raportin runko. Yhteenveto on tapa välittää ideoita. Keho sisältää tietoa eduistasi, kustannuksistasi, riskeistäsi ja muuta ideasi sisältöä.
Haluat esimerkiksi ostaa tulostimen osastollesi. Voit vakuuttaa johtajan siitä, että tulostinta todella tarvitaan, laatimalla perustelu-/suositusraportti tulostimen ostopyynnön virallisesta lähettämisestä hallitukselle
Vaihe 2. Esitä liiketoimintamahdollisuuteen liittyvät riskit
"Tutkimusraportit" auttavat päätöksentekijöitä pohtimaan riskejä, jotka on kohdattava, kun he haluavat ryhtyä tiettyihin toimiin, jotta johto pystyy ennakoimaan tahattomat vaikutukset. Tämä raportti koostuu johdannosta, tekstistä ja johtopäätöksestä. Esipuhe sisältää tärkeää tietoa tutkittavasta asiasta. Elin sisältää selityksen tosiseikoista ja tutkimuksen tuloksista. Johtopäätös sisältää yhteenvedon raportista.
Esimerkiksi lääkeyhtiö X haluaa tehdä yhteistyötä lääkeyhtiön Y kanssa, jolla on ongelma. Yritys X ei halua tehdä yhteistyötä sellaisten yritysten kanssa, joilla on tällä hetkellä tai joilla on ollut taloudellisia ongelmia. Siksi yritys X etsii täydellistä tietoa yrityksestä Y ja laatii sitten tutkimusraportin keskustellakseen yrityksen Y taloudellisista tiedoista talousjohtajan kanssa
Vaihe 3. Esitä vaatimustenmukaisuustiedot valtion virastoille
Tämä raportti, jota yleisesti kutsutaan "noudattamisraportiksi", on hyödyllinen osoittamaan yritysten vastuullisuutta osoittamalla valtion virastoille (kaupunki, maakunta, keskus jne.), Että johto toimii sovellettavien lakien/asetusten mukaisesti ja hallinnoi taloutta menettelyjen mukaisesti. Tämä raportti koostuu johdannosta, tekstistä ja johtopäätöksestä. Esipuhe sisältää selityksen raportin tärkeimmistä aiheista. Runko sisältää tietoja, tosiasioita ja muita tietoja, jotka valtion virastojen on tiedettävä. Johtopäätös sisältää yhteenvedon raportista.
Esimerkiksi valtion vakuutusyhtiön hallituksen on esitettävä valtiovarainministerille, että yhtiön johto hoidetaan vuonna 2019 voimassa olevien lakien ja asetusten mukaisesti. Tätä varten hallitus valmistelee vuosittain vaatimustenmukaisuusraportti, jossa esitetään yhtiön toiminta vuoden 2019 aikana
Vaihe 4. Esitä ehdotetun idean tai hankkeen toteutettavuus
Raporttia, joka sisältää selityksen siitä, onko idea hyväksytty vai hylätty, kutsutaan "toteutettavuusraportiksi". Tämä raportti koostuu yhteenvedosta ja osasta. Yhteenveto sisältää ideoita, kun taas elin hahmottaa ehdotetun idean edut, mahdolliset ongelmat, kustannukset ja muut kysymykset. Johto voi käyttää toteutettavuusselvitystä seuraaviin kysymyksiin:
- Voiko tämä hanke saada päätökseen talousarvion puitteissa?
- Onko tämä hanke kannattava?
- Voidaanko tämä projekti saattaa päätökseen ennalta määrätyn aikataulun mukaisesti?
Vaihe 5. Esittele tutkimuksen tulokset
"Tutkimusraportissa" esitetään hyvin yksityiskohtaisen tutkimuksen tulokset hyvin erityisestä asiasta tai ongelmasta. Tämä raportti koostuu tiivistelmästä, esipuheesta, käytetyistä menetelmistä, tutkimustuloksista, johtopäätöksistä ja ehdotuksista. Kun teet raporttia, sinun on ilmoitettava tutkimusten tulokset, joita käytetään viitteinä.
Esimerkiksi johto haluaa tehdä tutkimuksen, johon osallistuu koko henkilöstö päättääkseen, onko tarpeen kieltää työntekijöiden tupakointi yrityksen ruokalassa. Tutkimuksen tekijä kirjoittaa raportin tutkimustuloksista
Vaihe 6. Auta yritystä parantamaan käytäntöjään, tuotteita tai menettelyjään johdonmukaisella valvonnalla
Valmistele sitten "määräaikainen raportti", joka kirjoitetaan joka tietty aikajakso, esimerkiksi viikoittain, kuukausittain, neljännesvuosittain jne. Tässä raportissa esitetään yrityksen tehokkuustaso, tulos/tappio ja muut tietyn ajanjakson tiedot.
Esimerkiksi apteekin omistaja pyytää myyjää esittämään kuukausittaisen myyntiraportin seuraavan kuukauden joka kolmas
Vaihe 7. Anna raportti tietyissä tilanteissa
Toisin kuin määräaikaisraportit, "tilannekatsauksia" kirjoitetaan erityistarpeita varten, kuten yksinkertaisesti tiedon antamiseksi kokouksissa tai raportoinnista luonnonkatastrofien selviytymisestä. Tämä raportti koostuu johdannosta, tekstistä ja johtopäätöksestä. Johdanto sisältää selityksen raportoiduista tapahtumista ja lyhyen yleiskatsauksen raportissa käsitellyistä asioista. Lopuksi selitä ratkaisut, jotka on tehty ja toteutetaan.
Esimerkiksi kuvernööri pyytää pormestaria antamaan tilanneraportin sen jälkeen, kun hänen vastuullaan olevalla alueella on hirmumyrsky
Vaihe 8. Esitä joitakin ratkaisuja ongelman ratkaisemiseksi
Vertailuraportissa esitetään useita ratkaisuvaihtoehtoja päätösten tekemiseen. Tarkoituksensa mukaan kirjoittaja suosittelee useita toimenpiteitä, jotka on toteutettava. Tämä raportti koostuu johdannosta, tekstistä ja johtopäätöksestä. Esipuhe selittää raportin kirjoittamisen tarkoituksen. Vartalo ilmaisee tilanteen tai ongelman sekä useita ratkaisuvaihtoehtoja. Johtopäätös on paras ratkaisu.
Esimerkiksi autoyhtiö haluaa rakentaa tehtaan Aasiaan. Vertailuarvoraporttia kirjoittaessasi luettele enintään 3 maata yrityksen tarpeiden mukaan ja ehdota paras sijainti päätelmässä
Osa 2/2: Liiketoimintaraportin kirjoittaminen
Vaihe 1. Määritä raportin tarkoitus ja muotoile raportti
Kysy itseltäsi, miksi haluat kirjoittaa yritysraportin. Valitse raporttityyppi yllä olevasta luettelosta saavutettavien tavoitteiden mukaan.
- Olipa syy mikä tahansa, muista asettaa lyhyet ja selkeät tavoitteet. Raporttien lukijat hämmentyvät, jos tavoitteiden muotoilu on pitkälle menevää niin, että raportin uskottavuus epäillään.
- Esimerkiksi osastosi tarvitsee lisärahoitusta. Kun kirjoitat raporttia, keskity tällä hetkellä käytettävissä olevaan budjettibudjettiin ja esitä tehokas työsuunnitelma, jolla voit hyödyntää lisärahat parhaalla mahdollisella tavalla.
Vaihe 2. Mieti yleisöä, joka lukee raportin
Raporttien lukijat voivat tulla yrityksen ulkopuolelta (ei työntekijöiltä) tai yrityksen sisältä. Kun kirjoitat raporttia, harkitse, kuinka hyvin lukija ymmärtää tai hänellä on tietoa käsiteltävästä asiasta. Mieti myös, kuinka hyödyllisiä raportissa esitetyt tiedot ovat lukijalle.
- Kuka tahansa lukee raportin, taloudellinen näkökohta on aina johdon tai asiakkaiden ensisijainen tavoite.
- Haluat esimerkiksi toteuttaa työnjako -ohjelman osastollasi. Tätä varten sinun on kirjoitettava liiketoimintakertomus, jonka lukevat henkilöstöjohtaja, operatiivinen johtaja ja toimitusjohtaja. Harkitse mahdollisuutta, että he jo tietävät ohjelmasta, jotta voit antaa asiaankuuluvia tietoja raportissa. Jos johto ei ole koskaan keskustellut työnjako -ohjelmasta, raporttisi on informatiivinen ja hyödyllinen. Jos yritys on jo suunnitellut tämän ohjelman, raporttisi on tehoton ja vähemmän vakuuttava.
Vaihe 3. Määritä, mitä on opittava
Vaikein vaihe liiketoimintaraportin valmistelussa on kirjoittaminen. Johtopäätösten tekeminen ja tukitietojen kerääminen on vaikeinta. Sinulla on oltava laaja taito, esimerkiksi tietojen kerääminen ja markkinoiden analysointi. Mitä sinun ja johdon on tiedettävä voidakseen tehdä tietoon perustuvia päätöksiä raportissa käsitellyistä aiheista?
Vaihe 4. Kerää raporttiin tarvittavat tiedot
Varmista, että antamasi tiedot ovat tutkimuksen tulosta. Muuten voit menettää uskottavuutesi. Tiedonkeruu määräytyy myös kirjoitettavan raportin tyypin mukaan. Varmista, että käytät tietoja, jotka ovat tarkkoja ja olennaisia raportin kirjoittamisen kannalta.
- Sisäisistä lähteistä saadut tiedot kerätään yleensä nopeammin. Esimerkiksi tuotteiden myyntitietoja voi pyytää myyntiosastolta puhelimitse. Tiedot vastaanotetaan välittömästi ja sisällytetään raporttiin.
- Ulkoista tietoa voi saada yritykseltä. Jos muut yksiköt ovat keränneet ja analysoineet kuluttajatietoja, pyydä niitä, jotta sinun ei tarvitse tehdä omaa tutkimustasi. Tarvittavien tietojen on oltava räätälöityjä liiketoiminta -alueelle, mutta yritysraporttien kirjoittajien ei yleensä tarvitse tehdä tutkimusta ensin.
- Jos esimerkiksi haluat kirjoittaa perustelu-/suositusraportin, tee joitakin tutkimuksia selvittääksesi esitettyjen ideoiden hyödyt ja sisällytä sitten tutkimuksen tulokset raporttiin.
Vaihe 5. Päätä raportin rakenne ennen sen kirjoittamista
Raportin kirjoittamisen tarkoitus vaikuttaa tähän päätökseen. Esimerkiksi vaatimustenmukaisuusraportin ja toteutettavuusselvityksen laatiminen eroavat toisistaan. Aloita kirjoittaminen, kun voit selvittää, miten raportti laaditaan.
- Lajittele tukitiedot useisiin ryhmiin. Yritysraportit sisältävät yleensä runsaasti dataa. Tietojen jakaminen ryhmiin on avain hyvän liiketoimintaraportin kirjoittamiseen. Esitä esimerkiksi myyntitiedot erillään asiakastiedoista ja sisällytä otsikko jokaiselle tietojen yhteenvedolle.
- Laadi raportteja lajittelemalla yhteenvedon tiedot otsikon mukaan, jotta se on helppo lukea ja ymmärtää. Esitetyt tiedot voivat siis tukea raportin kirjoittamisen päätarkoitusta.
- Joskus sinun on odotettava, että joku muu analysoi tai syöttää tietoja. Odottaessasi voit käsitellä koko tietojoukon.
Vaihe 6. Tee johtopäätökset ja tee konkreettisia ehdotuksia
Varmista, että teet loogisia johtopäätöksiä raportin sisältämien tietojen perusteella. Selitä toimenpiteet, jotka on suoritettava näiden päätelmien perusteella.
Jokaisen ehdottamasi ratkaisun on seurattava erityisiä, mitattavia toimia. Kuvaile kaikki muutokset työnkuvaukseen, aikatauluun tai uuden työsuunnitelman toteuttamiseen tarvittavien varojen jakamiseen. Varmista, että ehdotuksesi tukevat tietoja, jotka osoittavat, että johto pystyy saavuttamaan tavoitteet toteuttamalla raportissa esitetyt ratkaisut
Vaihe 7. Valmistele yhteenveto
Tämä yhteenveto on yritysraportin ensimmäinen sivu, mutta se kirjoitetaan aivan lopussa. Tiivistelmä on tapa esitellä tutkimuksen tulokset ja johtopäätökset, jotta raportin sisältö voidaan nähdä, jos jollain ei ole aikaa lukea sitä loppuun. Esimerkkinä tiivistelmä on kuin elokuvan traileri tai opinnäytetyön tiivistelmä.
Tätä raporttia kutsutaan yhteenvetoksi, koska kiireiset johtajat voivat lukea vain tämän yhteenvedon. Välitä tärkeitä tietoja esimiehille 200-300 sanalla tiivistelmän muodossa. Hän voisi lukea pidemmälle, jos halusi tietää yksityiskohdat
Vaihe 8. Käytä infografioita tietyn tiedon välittämiseen
Joskus sinun on annettava määrällisiä tietoja kaavioiden tai kaavioiden avulla. Esitä tiedot eri väreillä, jotta se olisi houkuttelevampi ja helpompi ymmärtää. Käytä luettelomerkkejä, järjestysnumeroita tai taulukoita tietojen lukemisen helpottamiseksi. Tämä vaihe saa datan esittämisen näyttämään erilaiselta sen merkityksen osoittamiseksi.
- Yleensä kuvat saavat yritysraportit näyttämään houkuttelevammilta. Raportit vaikuttavat yksitoikkoisilta, jos ne sisältävät vain tekstiä ja numeroita. Esitä asiaankuuluvia ja hyödyllisiä infografioita, mutta älä liioittele sitä.
- Kirjoita tiedot laatikoihin sivulle, joka on lähes kokonaan tekstiä, ei taulukoita tai numeroita. Koko tekstin sivut ovat yleensä tylsiä. Yhteenveto tärkeistä tiedoista voidaan esittää laatikossa.
Vaihe 9. Listaa tietolähteet
Riippuen tekemästäsi tutkimuksesta saatat joutua luettelemaan tiedon tarjoajan. Yritysraportissa bibliografian tai lähdesivun tarkoituksena on antaa lukijalle tietoa, jos hän haluaa tarkistaa tai etsiä muita tietoja.
Käytä oikeaa muotoa, kun lisäät viittauksia raportteihin liiketoimintatyypin mukaan
Vaihe 10. Tarkista raportti 2 kertaa
Et vaikuta vakavalta, kun ilmoitat oikeinkirjoitus- tai kielioppivirheistä. Nämä virheet asettavat tutkimuksen uskottavuuden kyseenalaiseksi. Esitä lisäksi selkeät ja yksiselitteiset tiedot.
- Älä esimerkiksi käytä vaikeasti ymmärrettäviä sanoja tai liian pitkiä lauseita.
- Vältä erilaisia keskusteluja.
- Jos raportinlukija toimii samassa liiketoiminnassa, voit käyttää ammattikieltä tai teknisiä termejä, mutta älä liioittele sitä.
- Yleensä yritysraportit kirjoitetaan passiivisella äänellä. Tämä raportti on yksi esimerkki siitä, että passiivilauseilla kirjoittaminen on parempi kuin aktiiviset lauseet.
- Raportteja tarkistettaessa virheet voidaan jättää huomiotta, koska kirjoitit itse. Pyydä tukevaa työtoveria lukemaan raporttisi ja pyytämään sitten palautetta. On paljon parempi tietää työtovereiden virheet kuin esimiehiltä. Paranna raportteja hyödyntämällä vertaispanoksia ja ota samalla ehdotukset huomioon.
Vaihe 11. Luo sisällysluettelo
Kirjoita yritysraportti virallisen muodon mukaisesti luomalla sisällysluettelo, josta on hyötyä viitteenä tiettyä sivua etsittäessä. Sisällytä sisällysluetteloon raportin kunkin osan sivunumerot, erityisesti yhteenveto ja johtopäätös.
Vaihe 12. Aika sitoa raportti
Paras tapa parantaa raporttia, joka tarjoaa hyödyllisen täydellisen katsauksen, on sitoa se mahdollisimman hyvin, esimerkiksi käyttämällä kierrelankaa, sideaineita tai pahvikansia. Raportti näyttää siis siistiltä ja houkuttelevalta, joten muut haluavat lukea sen loppuun.
