Kirjelomake saa asiakirjasi näyttämään ammattimaisemmalta ja virallisemmalta, eikä sinun tarvitse kuluttaa paljon rahaa pyytääksesi jotakuta tekemään sen. Voit helposti luoda oman kirjelomakkeen, ja tarvitset vain tekstinkäsittelyohjelman, kuten Microsoft Wordin. Tämä artikkeli opastaa sinua luomaan omat kirjelomakkeet sekä käyttämään ohjelman sisäänrakennettuja kirjelomakemalleja, jos haluat luoda kirjelomakkeet nopeasti.
Vaihe
Tapa 1 /2: Luo oma kirjelomake Microsoft Wordissa
Vaihe 1. Valmistele luonnos haluamastasi kirjelomakkeesta
Ennen kuin teet kirjelomakkeen Microsoft Wordissa, on hyvä piirtää se ensin selvittääksesi, kuinka hyvin kirjelomakkeen jokainen elementti vastaa. Piirrä kirjelomake valkoiselle paperiarkille.
- Jos haluat luoda yrityksen kirjelomakkeen, varmista, että annat paikan, jossa näkyy yrityksen logo, nimi ja osoite sekä muut yhteystiedot.
- Voit myös lisätä lyhyen kuvauksen tai yrityksen iskulauseen, jos sinulla on sellainen. Sloganin (tunniste) lisäämistä suositellaan yritysten nimille, joissa ei mainita tai mainita tarjottua päätuotetta tai -palvelua.
- Voit myös sisällyttää yrityksen logon.
- Saatat pystyä käyttämään Microsoft Wordin sisäistä mallia, jos haluat tavallisen kirjelomakkeen.
- Ammattimaisen kirjelomakkeen luomiseen ei tarvita graafista suunnittelutaustaa. Kuitenkin on hyvä idea kääntyä ammattisuunnittelijan puoleen, jos sinulla on vaikeuksia luoda täydellinen kirjelomake.
Vaihe 2. Suorita Microsoft Word
Microsoft Word tarjoaa kaikki työkalut oikean mallin luomiseen. Voit helposti lisätä elementtejä kirjelomakkeeseen.
Vaihe 3. Avaa uusi Word -asiakirja ja tallenna se mallina
Käytä nimeä "kirjelomakemalli 1" tai jotain vastaavaa, jotta löydät sen helposti, ja tallenna tiedosto mallikansioon. Voit avata asiakirjan ja tulostaa suunnitellun kirjelomakkeen aina tarvittaessa.
Vaihe 4. Lisää asiakirjan otsikko (otsikko)
Jos sinulla on Word 2007, valitse "Lisää" -valikko ja napsauta "Otsikko". Luo tyhjä asiakirjan otsikko, joka toimii kirjepaperin "kankaana".
Jos sinulla on Word 2003, voit tarkastella asiakirjan otsikkoa napsauttamalla "Lisää" -välilehden "Otsikko" -komennon alla olevaa nuolta. Napsauta avattavan luettelon alaosassa olevaa "Muokkaa otsikkoa"
Vaihe 5. Kirjoita kirjelomakkeen teksti
Kirjoita yrityksen kirjelomakkeelle yrityksesi nimi, osoite, puhelinnumero, faksinumero, verkkosivusto ja yleinen sähköpostiosoite (asiakkaiden tiedusteluihin) tekstikenttiin. Kirjoita henkilökohtaisia kirjelomakkeita varten yhteystiedot, jotka haluat sisällyttää.
- Lisää uusi rivi painamalla Enter -näppäintä jokaisen osion/tiedon jälkeen, jotta kaikki kirjelomakkeen elementit tai tiedot on järjestetty pinoon.
- Voit jättää verkkosivuston osoitteen tyhjäksi, jos osoite on jo sisällytetty logon suunnitteluun.
- Säädä fontin, värin ja tekstin kokoa kullekin elementille/tiedolle. Yritysten nimissä tekstin on oltava kaksi pistettä suurempi kuin osoiteteksti, ja se voi käyttää erilaisia fontteja ja värejä vastaamaan logon otsikkoa. Puhelinnumeron, faksinumeron ja sähköpostiosoitteen on oltava kaksi pistettä pienempiä kuin osoitemerkinnät, mutta niiden on käytettävä samaa fonttia.
Vaihe 6. Aseta logo asiakirjan otsikkoon
Valitse "Kuva" -vaihtoehto "Lisää" -välilehdestä. Etsi digitaalinen kopio logostasi, valitse logotiedosto (.jpg-,.bmp- tai-p.webp
Vaihe 7. Aseta lisätyn logon koko ja sijainti
Varmista, että logo on selkeä ja näyttää tasapainossa kirjelomakkeen tekstin kanssa.
- Vie hiiri logon yhden kulman päälle. Kohdistin muuttuu diagonaaliseksi kokokohdistimeksi (diagonaalinen koon muuttaminen). Napsauta ja vedä kuvan kulmaa pienentääksesi tai suurentaaksesi logoa.
- Tasaa logon koko asiakirjan otsikon vasemmassa yläkulmassa olevan yhteystietotekstin kanssa.
- Siirrä logo uudelleen napsauttamalla sitä ensin valitaksesi kuva, napsauta ja vedä sitten logo haluttuun kohtaan.
Vaihe 8. Lisää halutessasi muita visuaalisia elementtejä
Voit esimerkiksi erottaa yrityksen tiedot muusta sivusta lisäämällä yhtenäisen viivan, joka kulkee vasemmalta oikealle marginaaliin asiakirjan otsikon alle. Voit myös käyttää värimaailmaa edustamaan yritystäsi tai henkilökohtaista tyyliäsi.
- Napsauta avattavaa "Muodot" -nuolipainiketta "Lisää" -välilehdessä ja valitse ensimmäisen rivin vaihtoehto "Rivit" -segmentistä. Luo sitten viiva napsauttamalla ja vetämällä kohdistinta.
- Napsauta viivaa hiiren kakkospainikkeella ja säädä sen väri ja paksuus vastaamaan logoa käyttämällä Muotoile automaattisia muotoja -vaihtoehtoa. Valitse Keskitys -valintanappi Asettelu -välilehdeltä.
- Napsauta riviä hiiren kakkospainikkeella uudelleen ja ota kopio. Liitä kopio mihin tahansa asiakirjan osaan.
Vaihe 9. Yritä lisätä iskulause tai otsikko asiakirjan alareunaan
Halutessasi voit tasapainottaa asiakirjan ylätunnisteen sisällyttämällä asiakirjan alareunaan tietoja, kuten iskulauseen, puhelinnumeron tai logon.
- Napsauta avattavaa ruutua "Lisää" -välilehden "Alatunniste" -vaihtoehdon alla.
- Napsauta”Koti” -välilehden kappalesegmentin keskitetyn tekstin vaihtoehtoa.
- Kirjoita iskulause. Säädä fonttia ja kokoa. Yleensä iskulauseet kirjoitetaan kursiivilla ja käytetään otsikkokirjainta (isot kirjaimet jokaisen tärkeän tai pääsanan ensimmäisenä kirjaimena).
Vaihe 10. Tarkista luotu kirjelomake
Paina”Esc” -näppäintä sulkeaksesi asiakirjan pää- (”Otsikko”) - ja jalka- (”Alatunniste”) -segmentit. Näytä kirjelomakkeet koko näytön tilassa tai tulosta asiakirjat live-tarkistusta varten.
Vaihe 11. Tallenna kirjelomake tietokoneen kiintolevylle
Jos haluat luoda uuden asiakirjan tällä kirjelomakkeella, avaa kirjelomaketiedosto ja napsauta "Tallenna nimellä" Office Windowsin logopainikkeessa.
Tapa 2/2: Microsoft Wordin sisäänrakennettujen mallien käyttö
Vaihe 1. Käynnistä Microsoft Word
Kun ohjelma avataan, näyttöön tulee laaja valikoima uusia Word -asiakirjalajeja.
Vaihe 2. Valitse Kirjelomakkeet -luokka
Tämän jälkeen näytetään luettelo Microsoft Wordin sisäänrakennetuista kirjelomakemalleista. Näiden mallien avulla voit helposti luoda ammattimaisia kirjelomakkeita.
- Voit myös ladata muokattavan mallin viralliselta Microsoft Word -sivustolta. Siirry Microsoft Word -sivustolle, kirjoita hakukenttään "kirjelomakemallit" ja lataa haluamasi malli.
- Löydät laajan valikoiman ilmaisia kirjelomakemalleja Microsoft Wordista ja sen verkkosivustolta.
Vaihe 3. Muokkaa olemassa olevaa kirjelomaketta
Avaa malli Microsoft Wordissa ja aloita sen muokkaaminen. Päivitä yrityksesi nimi, yhteystiedot ja yrityksen logo.
Vaihe 4. Tarkista muutettu kirjelomake
Paina Esc -näppäintä poistuaksesi asiakirjan pää- (”ylätunniste”) ja jalka- (”alatunniste”) -segmentistä. Näytä kirjelomakkeet koko näytön tilassa tai tulosta asiakirjat live-tarkistusta varten.
Vaihe 5. Tallenna kirjelomake tietokoneen kiintolevylle
Jos haluat luoda uuden asiakirjan tällä kirjelomakkeella, avaa kirjelomaketiedosto ja napsauta "Tallenna nimellä" Office Windowsin logopainikkeessa.
Vinkkejä
- Tulosta useita kopioita kotitekoisesta kirjelomakkeestasi toimistokirjoittimella varmistaaksesi, että kirjelomake on oikea.
- Voit helposti luoda kirjekuorilla vastaavia kirjekuoria. Merkitse kirjepaperi napsauttamalla yrityksen nimeä ja osoitetta ja valitse sitten Kopioi. Valitse sen jälkeen "Kirjekuoret" -painike "Postitukset" -välilehdeltä ja kirjoita kopioitu teksti palautusosoite -segmenttiin. Muokkaa tekstin fonttia, kokoa ja väriä vastaamaan kirjelomaketta.
- Käytä kirjelomakkeita, jotka sopivat käyntikorttisi kanssa.
