Oletko tehnyt äskettäin kohtalokkaan virheen tai loukannut jonkun tunteita? Jos on, pyydä anteeksi vilpittömästi ja tehokkaasti, esimerkiksi kirjoittamalla kirje. Itse asiassa anteeksipyynnön kirjoittaminen - olipa se henkilökohtaista tai ammatillista - on varsin hyödyllistä virheiden korjaamiseksi sekä suhteesi asianomaiseen henkilöön. Varmista kuitenkin, että käytät alla olevia eri menetelmiä, jotta kirjeesi kuulostaa vilpittömältä ja asialliselta.
Vaihe
Tapa 1 /3: Luo henkilökohtainen anteeksipyyntö
Vaihe 1. Kysy, mitä voit tehdä tilanteen parantamiseksi
On todennäköistä, että kyseinen henkilö tietää tarkalleen, mitä sinun on tehtävä virheen korjaamiseksi. Heiltä mielipiteen pyytäminen osoittaa halukkuutesi tehdä kaikkensa hyväksyäksesi heidän anteeksipyyntönsä ja parantaakseen tilannetta.
Voit esimerkiksi sanoa: "Ymmärrän, että sekoitin juhlasi, koska en tullut paikalle, vaikka minulla oli tapaaminen. Haluatko, että tarjoilen sinut drinkille kahvilassa tai teen illallisen kotonani, niin et ole enää vihainen? Tiedätkö, ystävyytemme on minulle erittäin tärkeä."
Vaihe 2. Tarjoa mahdollisuus tapaamiseen pyytää anteeksi henkilökohtaisesti
Vaikka se todella riippuu ongelmasta, yritä pyytää häntä ulos, jotta voit pyytää anteeksi henkilökohtaisesti. Ennen kuin lopetat kirjeen, ilmaise haluavasi tavata hänet neutraalissa paikassa, jotta voit pyytää anteeksi henkilökohtaisesti. Vaikka hän voi hylätä tarjouksen, tarjoa se silti.
Voit esimerkiksi sanoa:”Halusin todella tavata sinut, jotta voisin pyytää anteeksi henkilökohtaisesti. Kerro sinulle sopiva aika, jooko?"
Vaihe 3. Käytä päättävä tervehdys, joka pystyy edustamaan tunteitasi
Jos kirje on henkilökohtainen, varmista, että käytät myös epävirallista ja emotionaalista päätöstervehdystä. Voit esimerkiksi kirjoittaa kirjeen loppuun "Tervehdys", "Anteeksi" tai "Tervehdys".
Tapa 2/3: Ammatillisen anteeksipyynnön luominen
Vaihe 1. Tarjoa ratkaisu siihen liittyvään ongelmaan
Jos anteeksipyyntö on osoitettu yritysasiakkaillesi, varmista, että he tietävät, että olet tosissasi korjaamassa virheen. Yritä esimerkiksi tarjota asiaankuuluvia ja toimivia ratkaisuja sen sijaan, että haluat vain kuulla asiakkaita.
Jos kirje on osoitettu yrityksesi asiakkaalle, yritä sanoa: "Korjataksemme aiemman toimitusvirheen palautamme saman tuotteen ilman toimitusta ja tarjoamme 30% alennuksen seuraavasta tilauksestasi."
Vaihe 2. Tee selväksi, että samanlainen tilanne ei toistu
Kuvaile viimeisessä kappaleessa erilaisia ennaltaehkäiseviä toimenpiteitä, joita olet tehnyt estääksesi samat virheet toistumasta tulevaisuudessa. Kerro tarkasti kaikista käyttämistäsi ehkäisymenetelmistä ja siitä, kuinka tehokkaita ne olivat saman ongelman ratkaisemisessa.
Voit esimerkiksi sanoa: "Tähän mennessä olen toteuttanut erilaisia menetelmiä estääkseni tulevia hankkeiden viivästyksiä. Yksi niistä on verkkokalenterin luominen muistuttamaan minua viikkoa, päivää ja 8 tuntia ennen projektia Olen myös tehnyt yksityiskohtaisemman luettelon työtehtävistä, jotta jokainen projekti, jonka parissa työskentelen, voidaan suorittaa ajoissa."
Vaihe 3. Laita oikea tervehdys
Jos kirje on liiketarkoituksiin, varmista, että käytät virallista tervehdystä, kuten "Ystävällisin terveisin" tai "Tervehdys" kirjeen sulkemiseksi.
Tapa 3/3: Kirjeen sävyn määrittäminen
Vaihe 1. Käytä kohteliasta ja ammattimaista ääniä anteeksipyyntösi liikekumppanille
Jos anteeksipyyntö on osoitettu esimiehellesi tai toiselle liikekumppanillesi, pidä sävysi kohtelias, muodollinen ja ammattimainen. Selitä tilanne ja pyydä anteeksi tarkasti, suoraan ja selkeästi. Älä käytä liian tuttua puhetyyliä siinä toivossa, että toinen henkilö voi antaa sinulle anteeksi helpommin jälkeenpäin.
- Voit esimerkiksi sanoa: "Pyydän vielä kerran vilpittömästi anteeksi tapahtunutta virhettä. Lupaan tulevaisuudessa ryhtyä erilaisiin ennaltaehkäiseviin toimiin varmistaakseni, ettei tällaista virhettä tapahdu uudelleen."
- Älä sano: "Olen todella pahoillani! Toivon, että annat minulle anteeksi". Lause kuulostaa liian epäviralliselta ammatilliselle anteeksipyyntökirjeelle.
Vaihe 2. Käytä vilpitöntä ja rehellistä ääniääntä
Jos anteeksipyyntö on osoitettu henkilölle, joka on tärkeä henkilökohtaisessa elämässäsi, varmista, että kirjeen sävy on henkilökohtainen, jotta kirjeesi tuntuu rehellisemmältä ja vähemmän pakotetulta.
Yritä esimerkiksi sanoa: "Olen todella pahoillani, että loukkasin tunteitasi menemällä liian pitkälle, kun vitsailit. En ajatellut ennen kuin puhuin, mutta nyt ymmärrän miksi olet vihainen. Olen pahoillani."
Vaihe 3. Älä tekosyitä
Jokainen virhe johtuu tilanteesta. Älä kuitenkaan käytä tilannetta tekosyynä perustellaksesi virheesi! Luota minuun, anteeksipyyntösi kuulostaa epärehelliseltä. Keskity tekemääsi virheeseen ja anteeksipyyntöön!
Esimerkiksi sen sijaan, että sanoisi:”Olen pahoillani, että tämä projekti jätettiin huomiotta. Mutta tuolloin poikani oli sairas ja sen jälkeen perheni vietti aikani, "yritä sanoa:" Olen pahoillani, että tämä projekti jätettiin huomiotta. Tämän kokemuksen perusteella olen suunnitellut erityisen suunnitelman estääkseni saman tilanteen toistumisen tulevaisuudessa."
Vaihe 4. Älä syytä muita
Ei ole väliä kuinka houkuttelevaa on syyttää jotakuta toista anteeksipyynnössäsi, älä tee sitä! Luota minuun, kaikki sanasi kirjeessä ovat merkityksettömiä, jos teet niin. Tämän seurauksena asianomaisen on vaikea hyväksyä anteeksipyyntösi jälkeenpäin.
Vaihe 5. Allekirjoita kirje
Ota aikaa lisätäksesi henkilökohtainen kosketuksesi (kuten allekirjoitus) kirjeeseen; osoita, että kirje on sinulle todella tärkeä. Sinun on tulostettava ja allekirjoitettava sekä henkilökohtaiset että ammatilliset kirjeet, ennen kuin annat ne kyseiselle henkilölle.
- Ammattimainen anteeksipyyntö tulee lähettää muodollisemman kanavan (kuten postin) kautta. Sillä välin voit lähettää ammattimaisen anteeksipyynnön asianomaiselle henkilölle.
- Jos sinulla on vaikeuksia allekirjoittaa kirje henkilökohtaisesti, liitä mukaan ainakin digitaalinen allekirjoitus. Jotkin tietokoneohjelmat tarjoavat erityisiä vaihtoehtoja digitaalisten allekirjoitusten luomiseen ja kiinnittämiseen eri asiakirjoihin. Halutessasi voit myös laittaa allekirjoituksesi paperille, skannata sen, tallentaa sen tietokoneellesi kuvamuodossa ja lisätä sen sitten vaadittuun asiakirjaan.
