Muistioita käytetään yleensä välittämään tiettyjä tietoja ihmisryhmälle, esimerkiksi toiminnoista, käytännöistä tai käytettävissä olevista resursseista, ja pyytämään heitä ryhtymään toimiin. Sana "muistio" tarkoittaa jotain, joka on muistettava tai johon on kiinnitettävä huomiota. Voit kirjoittaa hyvän, helposti ymmärrettävän muistion tutkimalla näitä vinkkejä.
Vaihe
Osa 1/4: Muistiopäätteiden kirjoittaminen
Vaihe 1. Kirjoita muistio kirjoittamalla paperin yläosaan”MEMORRANDUM”
Selitä ensin, että tämä asiakirja on muistio. Kirjoita ensimmäisellä rivillä lihavoitu kirjain”MEMORDUM” 3 cm: n päähän paperin yläreunasta. Tämä sana voidaan sijoittaa suuremman kirjaimen keskelle tai vasemmalle.
Ohita kaksi tyhjää riviä ennen seuraavan rivin kirjoittamista
Vaihe 2. Kirjoita muistion vastaanottajan nimi muistiin oikein
Koska muistio on muodollinen viestintäkeino, vastaanottajan on myös oltava virallisesti luetteloitu. Kirjoita muistion vastaanottajan koko nimi ja nimi.
Jos tämä muistio on osoitettu koko henkilöstölle, kirjoita:”Vastaanottaja: Kaikki työntekijät”
Vaihe 3. Kirjoita myös muut vastaanottajat”CC” -riville
”CC” -rivillä (kohteliaisuuskopio) kirjoitetaan sen henkilön tai henkilöiden nimi, jotka saavat muistion kopion, ei sen henkilön, jolle muistio lähetetään. CC -rivillä mainittu nimi on osapuoli, jolle on ilmoitettava muistiossa kuvatusta käytännöstä tai ongelmasta.
Vaihe 4. Kirjoita nimesi Lähettäjä -riville
Muistion kirjoittajan ja lähettäjän nimen on oltava muistion otsikossa. Kirjoita koko nimesi ja otsikkosi tähän riviin.
Vaihe 5. Anna päivämäärä
Kirjoita muistion laatimispäivämäärä kokonaisuudessaan muotoon päivämäärä, kuukausi, vuosi. Esimerkiksi: "Päivämäärä: 9. joulukuuta 2015" tai "9.9.2015".
Vaihe 6. Määritä muistion aihe ja kirjoita se erilliseksi riviksi otsikolla”Tietoja”
Muistion aihe antaa sinulle käsityksen siitä, mitä muistiossa keskustellaan. Valitse tietty, mutta lyhyt aihe.
Esimerkiksi sen sijaan, että kirjoittaisit aiheeksi "Muurahaiset", valitse jotain tarkempaa, esimerkiksi: "Muurahaisvirhe toimistossa"
Vaihe 7. Tunne muistion otsikon muoto hyvin
Muistion otsikon tulee olla vasemman reunan yläosassa. Voit käyttää isoja tai pieniä kirjaimia sanoille "Vastaanottaja:", "Lähettäjä", "Päivämäärä:" ja "Tietoja:".
-
Muistion otsikko näyttää seuraavalta esimerkiltä:
Vastaanottaja: Vastaanottajan nimi ja nimi
Lähettäjä: Nimesi ja tittelisi
Päivämäärä: Muistion kirjoittamisen päivämäärä
Aihe: Muistiossa käsitellyt aiheet (käytä lihavoitua tai tiettyä väriä asioissa, joita pidät tärkeinä).
- Kun kirjoitat muistion otsikkoa, aseta välilyönti kaksoispisteen jälkeen, jotta se näyttää siistimmältä.
- Kun olet kirjoittanut muistion otsikon, ohita rivi ennen kuin jatkat muistion kirjoittamista erottaaksesi muistion otsikon muistion rungosta.
Osa 2/4: Muistion runon kirjoittaminen
Vaihe 1. Harkitse yleisöä, joka vastaanottaa muistion
Jotta voit kirjoittaa muistion, joka saa ihmiset kiinnostumaan lukemisesta ja vastaamisesta, sinun on määritettävä selityksesi tyyli, pituus ja muodollisuus muistion tekstiosassa sen yleisön perusteella, joka lukee sen. Tätä varten sinun on tiedettävä, kuka vastaanottaa tämän muistion ja lukee sen.
- Selvitä muistion vastaanottajan prioriteetit ja huolenaiheet.
- Yritä ennakoida muistion lukijoiden esittämät kysymykset. Tue selitystäsi antamalla esimerkkejä, todisteita tai muita tietoja, jotka voivat vaikuttaa lukijaan.
- Ottaen huomioon yleisön, joka lukee muistion, voit välittää muistioon oikeita tietoja tai mielipiteitä.
Vaihe 2. Älä anna muodollista tervehdystä
Muistion ei tarvitse alkaa tervehdyksellä, kuten "Arvoisa herra Anwar". Kirjoita sen sijaan vain aloituslause selittääksesi aiheen, jonka haluat käsitellä.
Vaihe 3. Ilmoita ongelma tai ongelma ensimmäisessä kappaleessa
Kuvaile lyhyesti sen toiminnan taustaa, jonka haluat tehdä. Kuten opinnäytetyön lähettämisen yhteydessä, selitä aihe ja perustele miksi tämä toimenpide on tärkeä. Voit käyttää tätä johdantolausea tiivistelmänä tai muistion tiivistelmänä.
Yleisenä ohjeena avausosa on kirjoitettava yhteen kappaleeseen
Vaihe 4. Voit esimerkiksi kirjoittaa muistion alkuun:
”PT XYZ panee 1.1.2016 alkaen täytäntöön uuden terveyssuojapolitiikan. Kaikki työntekijät ja heidän perheenjäsenensä saavat BPJS -luokan 1 terveysetuja joka kuukausi.”
Vaihe 5. Kuvaile muistiossa esiin nostamasi ongelman asiayhteys
Lukijat saattavat tarvita tietoja esittämäsi ongelman taustasta. Selitä lyhyesti asiayhteys ja sano vain mikä on tärkeää.
Jatka tarvittaessa muistion kirjoittamista ja selitä, miksi haluat tämän käytännön sovellettavan. Kirjoita esimerkiksi: "Hallitus on antanut asetuksen, jonka mukaan jokaisen yrityksen on rekisteröitävä työntekijänsä ja heidän perheenjäsenensä BPJS Kesehatanin osallistujiksi"
Vaihe 6. Tue suunnitelmaasi antamalla selitys keskusteluosioon
Kuvaile lyhyesti tekemäsi toimet. Esitä todisteet ja loogiset perusteet ehdotuksesi tueksi. Aloita välittämällä tärkeimmät tiedot ja anna sitten konkreettisia tai tukevia tosiasioita. Kerro, mitä hyötyä lukija saa ehdotetusta toiminnasta tai haittaa, joka aiheutuu, jos tätä toimenpidettä ei toteuteta.
- Jos haluat luoda pidemmän muistion, esitä myös asiaankuuluvia ja vakuuttavia kaavioita, luetteloita tai kaavioita.
- Pidemmille muistioille voit antaa lyhyen otsikon, joka kuvaa kunkin osion sisällön. Kirjoita esimerkiksi otsikon "Käytäntö" luomisen sijaan "Uusi käytäntö kaikille työntekijöille". Tee otsikko täsmällinen ja lyhyt, jotta lukija voi heti tietää muistion tärkeät asiat.
Vaihe 7. Ehdota lukijan toimenpiteitä
Muistion kautta pyydät muita toimimaan tietyssä asiassa, olipa kyseessä sitten ilmoitus uudesta tuotteesta, uusi kuluraportointipolitiikka tai lausunto siitä, miten yritys ratkaisee ongelman. Selitä, mitä toimenpiteitä tulisi tehdä päätöskappaleessa tai lauseessa.
- Kirjoita esimerkiksi: "Kaikkien työntekijöiden on käytettävä uutta kirjanpitojärjestelmää 1.3.2016 alkaen".
- Esitä myös ehdotuksesi tueksi todisteita.
Vaihe 8. Sulje muistio antamalla positiivinen ja tukeva yhteenveto
Viimeisessä kappaleessa tulisi kuvata seuraava vaihe, joka voisi ratkaista ongelman. Välitä myös tukisanoma organisaation solidaarisuudesta.
- Voit sanoa: "Olen valmis keskustelemaan tästä ehdotuksesta edelleen ja panemaan täytäntöön päätöksen, josta olemme sopineet".
- Tai voit sulkea muistion kirjoittamalla:”Olemme erittäin innoissamme suunnitelmasta lisätä tuotantolinja. Uskomme, että tämä suunnitelma kehittää yritystä ja varmistaa toimintamme jatkuvuuden.”
- Sulje muistio vain yhdellä tai kahdella lauseella.
Osa 3/4: Muistion lopettaminen
Vaihe 1. Tiedä muistion muoto hyvin
Käytä vakiomuistimuotoa helpottaaksesi lukemista. Kirjoita muistio Times New Roman- tai Arial -kirjasimella, koko 12 ja 3 cm vasemmalla, oikealla ja alareunalla.
Käytä vasemmalle kohdistettua kappalemuotoa. Ohita kaksi tyhjää riviä kappaleen lopussa, eikä sinun tarvitse jättää välilyöntiä kappaleen alkuun
Vaihe 2. Tarkista muistio
Lue ja muokkaa muistio varmistaaksesi, että se on oikea, selkeä, ytimekäs ja vakuuttava. Varmista, että käytät oikeaa kirjoitustyyliä. Poista tarpeettomat tieteelliset termit tai ammattikieli.
- Tarkista uudelleen, onko kirjoitus-, kielioppi- ja keskusteluvirheitä edelleen. Kiinnitä huomiota nimien, päivämäärien ja numeroiden kirjoittamiseen.
- Varmista, että muistio on tarpeeksi lyhyt ja poista tarpeettomat tiedot.
Vaihe 3. Alusta nimesi vieressä
Muistiota ei tarvitse allekirjoittaa, mutta sinun on alustettava se kuulakärkikynällä muistion otsikossa aivan nimesi vieressä. Kirjaimet osoittavat, että olet hyväksynyt tämän muistion.
Vaihe 4. Käytä paperia kirjelomakkeella
On kirjepapereita, jotka on painettu kirjelomakkeilla, jotka on erityisesti suunniteltu muistioille tai joissa käytetään vain tavallista kirjepaperia.
Jos loit muistion tietokoneella (ja lähetit sen sähköpostitse), luo oma kirjelomake Word -ohjelmalla, jossa näkyy yrityksen logo ja yhteystiedot. Käytä tätä muistilomaketta tulevien muistioiden lähettämiseen
Vaihe 5. Päätä muistion lähettäminen
Valitse paras tapa jakaa muistio. Voit tulostaa ja jakaa sen tai lähettää sen sähköpostitse.
Jos haluat lähettää muistioita sähköpostitse, voit muuntaa muistion Word -asiakirjasta HTML -muotoon tai PDF -muotoon ja lähettää sen sähköpostin liitteenä
Osa 4/4: Muistimallien käyttäminen
Vaihe 1. Etsi muistion malli
Muistioita voidaan luoda malleilla sen sijaan, että rakennettaisiin ne alusta. Tätä varten etsi hyviä muistiinpanomalleja Internetistä, esimerkiksi Microsoft Wordista. Käytetyt muodot ovat yleensä lähes samat, mutta kirjasinkoko, pituus ja muotoilu voivat vaihdella.
- Lataa malli, joka parhaiten vastaa tarpeitasi.
- Muista lukea säännöt ennen kuin käytät malleja miltä tahansa verkkosivustolta.
Vaihe 2. Avaa tietokoneellesi ladattu malli
Latauspainikkeen napsauttamisen jälkeen malli joko ladataan suoraan tietokoneellesi tai sinun on tehtävä useita vaiheita. Jos tuloksena on zip -tiedosto, sinun on ensin purettava tämä tiedosto ja avattava se sitten Microsoft Wordissa.
Suosittelemme, että käytät Microsoft Word -ohjelman uusinta versiota, jotta sinulla ei ole ongelmia ja tämä malli toimii hyvin sinulle. Jos käytät edelleen Microsoft Word -ohjelman aiempaa versiota, päivitä se ennen tiedostojen lataamista
Vaihe 3. Määritä oma kirjelomakkeesi
Kaikkia malleja voidaan muuttaa. Muistio -mallin jokaisen osan voit muokata tarpeidesi mukaan. Lisää esimerkiksi logo ja tavaramerkin rekisteröintimerkki kirjelomakkeen osioon. Kirjoita yritystiedot napsauttamalla kirjelomaketta.
Vaihe 4. Täytä mallikentät muistion otsikossa
Sinun on täytettävä Vastaanottaja-, Lähettäjä-, CC- ja Tietoja -kentät. Ole varovainen täyttäessäsi jokaista kenttää, jotta et sekoitu, jää huomaamatta tai kirjoita väärin tässä osassa.
Vaihe 5. Kirjoita viestisi
Kirjoita johdanto, konteksti, keskustelu ja yhteenveto muistion runkoon. Voit kirjoittaa muistioita luettelomuodossa välittääksesi kohtakohtaisia tietoja.
- Käytä samaa mallimuotoa pitääksesi muistion kaikki kappaleet siististi järjestyksessä oikeilla marginaaleilla ja kirjasinkokolla.
- Voit käyttää taulukkoa tarvittaessa muistio -mallin avulla. Tästä voi olla enemmän hyötyä, varsinkin jos luettelossa tai muussa muodossa laadittu muistio näyttää huolimattomalta tai vaikealta lukea.
- Muista poistaa sanat mallista. Tarkista huolellisesti uudelleen ennen lähettämistä.
Vaihe 6. Tarkista myös romujalat
Muistion alareuna on muistion alareunassa, ja sitä käytetään yleensä lisätietojen antamiseen, esimerkiksi yrityksen tietojen tai puhelinnumeron kirjoittamiseen. Tarkista huolellisesti, että kaikki nämä tiedot on kirjoitettu oikein. Tietenkin haluat lähettää hyvän muistion ilman vääriä yhteystietoja tai puuttuvia tietoja.
Vaihe 7. Säädä näyttöä
Yksi mallin eduista on mahdollisuus muuttaa asiakirjan väriä. Muistion näyttö voidaan säätää persoonallisuuden mukaan ja tehdä siitä houkuttelevamman näköinen. Lisäksi voit valita nykyiseen tilanteeseen parhaiten sopivan värin, jotta se kiinnittäisi enemmän huomiota, mutta silti ammattimainen.
Vaihe 8. Tallenna muistio uutena asiakirjana
Varmista, että säilytät kopion tästä muistio tiedostosta, jotta saat digitaalisen varmuuskopion todisteeksi kaikesta liiketoimintaviestinnästäsi.
Vaihe 9. Tallenna tämä malli, jotta voit käyttää sitä uudelleen
Aina kun haluat luoda muistion hieman eri aiheesta, korvaa sen tiedot lähetettävän muistion aiheella. Ajan säästämisen lisäksi voit luoda muistioita yhtenäisessä muodossa, jotta ne näyttävät ammattimaisilta. Näin lukijat kiinnittävät enemmän huomiota ja lukevat huolellisesti lähettämäsi muistion.
Vinkkejä
- Älä anna liikaa syitä. Sinun on selitettävä, miksi tiettyjä toimia on toteutettava, mutta älä liioittele sitä.
- Muistioon kirjoitetut selitykset/tiedot on esitettävä lyhyesti.
Aiheeseen liittyvä artikkeli
- Yritysmuistion kirjoittaminen
- Kuinka kirjoittaa kirje
- Kuinka kommunikoida tehokkaasti
- Kuinka kirjoittaa lukijan kirje
