Sähköposti ei ole luonteeltaan niin muodollinen kuin kirjallinen kirje. On kuitenkin aikoja, jolloin sinun on käytettävä muodollisempaa sävyä sähköpostiviestejä kirjoittaessasi. Mieti, kuka vastaanottaja on, ja valitse sitten oikea tervehdys. Sen jälkeen voit ajatella tervehdysmuotoa ja kirjoittaa aloituslauseen.
Vaihe
Osa 1/3: Vastaanottajien huomioon ottaminen
Vaihe 1. Päätä, kuinka muodollinen sinun on oltava
Vaikka kirjoitat "muodollisen" sähköpostin, muodollisuuksien taso riippuu siitä, kuka sen saa. Esimerkiksi luennoitsijalle lähetettävän sähköpostin muodollisuus ei ole sama kuin työhakemuksen sähköposti.
Käytä ensimmäisessä kontaktissa turvallisuuden vuoksi muodollisempaa sävyä
Vaihe 2. Etsi vastaanottajan nimi
Tee tutkimusta löytääksesi vastaanottajia, joita et tunne. Nimen tunteminen tekee tervehdyksestä henkilökohtaisemman, vaikka käytät muodollista tekniikkaa.
Vaihe 3. Noudata vastaanottajan esimerkkiä
Jos vastaanottaja lähettää sinulle sähköpostia, voit kopioida hänen käyttämänsä tervehdyksen. Jos hän käyttää esimerkiksi "Hei" ja etunimeäsi, voit vastata samaan tyyliin käyttämällä "Hei" ja hänen etunimeään.
Osa 2/3: Terveisten valinta
Vaihe 1. Käytä "Rakas"
Tervehdys "Rakas". (jota seuraa vastaanottajan nimi) käytetään jostain syystä hyvin yleisesti. Tämä tervehdys on muodollinen olematta ylimielinen ja niin tuttu, ettei se saa paljon huomiota, ja se on hyvä. Et halua tervehdystä, joka erottuu, koska se ei ole paikallaan.
Vaihe 2. Kokeile "Ystävällisin terveisin", jos et tiedä vastaanottajan nimeä
Tätä tervehdystä käytetään suhteellisen muodollisesti yrityssähköposteissa, varsinkin jos et tiedä vastaanottajan nimeä. On kuitenkin hyvä etsiä nimi ensin, jos mahdollista.
Voit käyttää myös "Kenelle se voi koskea" -painiketta, jos sähköposti on hyvin muodollinen etkä tiedä vastaanottajan nimeä. Tämä tervehdys kuitenkin joskus loukkaa ihmisiä, koska se ei ole henkilökohtainen
Vaihe 3. Harkitse "Hei" tai "Hei" vähemmän muodollisessa sähköpostissa
Sähköpostit näyttävät yleensä vähemmän muodollisilta kuin kirjeet yleensä. Joten voit käyttää tervehdystä, kuten "Hei" melko muodollisessa sähköpostissa. Jos esimerkiksi kirjoitat sähköpostin luennoitsijalle, etenkin tutulle, joudut silti tervehtimään.
Vaihe 4. Älä käytä "Hei"
Vaikka "hei" on hyväksyttävissä puolimuodollisissa sähköpostiviesteissä, "hei" on erilainen tarina. Tämä tervehdys on hyvin rento, jopa suorassa puheessa. Joten sinun pitäisi välttää sitä. Vaikka tunnet pomosi hyvin, vältä käyttämästä hei -sanaa hänelle osoitetuissa sähköpostiviesteissä.
Vaihe 5. Käytä tarvittaessa otsikkoa nimen sijasta
Joskus, kun kirjoitat sähköpostia jollekin, tiedät vain hänen asemansa yrityksessä tai organisaatiossa. Käytä tässä tapauksessa vain otsikkoa nimen sijasta, kuten "Rakas. Henkilöstöpäällikkö, “Hyvä. Rekrytointikomitea”tai” Hyvä. Professori".
Vaihe 6. Lisää tervehdys, jotta sähköpostista tulee muodollisempi
Jos mahdollista, lisää "Sir", "Isä", "Äiti", "Dr." tai”professori” ennen vastaanottajan nimeä muodollisemman vaikutelman saamiseksi. Käytä myös sukunimeäsi tai koko nimeäsi, älä vain etunimeäsi.
Osa 3/3: Kirjoita ja aloita sähköposti
Vaihe 1. Aseta tervehdys ensimmäiselle riville
Ylärivillä on valitsemasi tervehdys ja sen jälkeen vastaanottajan nimi. Käytä otsikkoa tai otsikkoa, jos mahdollista, kuten "herra", "äiti" tai "tohtori", jota seuraa etu- ja sukunimesi.
Vaihe 2. Käytä pilkkuja
Yleensä sinun tulee käyttää pilkkua tervehdyksen jälkeen. Virallisessa kirjeessä voit käyttää kaksoispistettä, mutta tämä on yleensä liian muodollista sähköpostille. Pilkku riittää, mutta voit käyttää kaksoispistettä, jos kirjoitat sähköpostin avauskirjeen.
Vaihe 3. Jatka seuraavalle riville
Salamilla on oma paikkansa huipulla. Paina sen jälkeen Enter -näppäintä jatkaaksesi seuraavalle riville. Jos käytät välilyöntejä uusille kappaleille lauseiden sisennyksen sijasta, aseta tyhjä rivi tervehdyksen ja ensimmäisen kappaleen väliin.
Vaihe 4. Esittele itsesi tarvittaessa aloituslauseessa
Esittele itsesi ensimmäisessä sähköpostissa, vaikka tiedät vastaanottajan tosielämässä. Antamalla henkilökohtaisia tietoja vastaanottajia kannustetaan lukemaan sähköpostisi.
- Esimerkiksi: "Nimeni on Jessica Hartono ja olen ABC Companyn markkinointijohtaja." Voit myös esitellä itsesi vastaanottajalle, kuten "Nimeni on Rama Susanto ja otan markkinointitunnisi (markkinointi 101 joka tiistai ja torstai -iltapäivä)."
- Jos tunnet vastaanottajan ja olet lähettänyt hänelle sähköpostia, voit käyttää ensimmäistä virkettä tervehdyksenä. Esimerkiksi "Kiitos tällaisesta nopeasta vastauksesta" tai "Toivotan sinulle hyvää terveyttä".
Vaihe 5. Kirjoita sähköpostin tekstiosa
Useimmat viralliset sähköpostit ovat suoraan asian ytimessä. Tämä tarkoittaa sitä, että ensimmäisessä ja toisessa virkkeessä on käsiteltävä, miksi kirjoitat vastaanottajalle. Muista kertoa tavoitteestasi mahdollisimman lyhyesti.
