Nykyään sähköposti on yksi yleisimmin käytetyistä viestintävälineistä SMS-, puhelin- ja pikaviestisovellusten lisäksi. Sähköpostin lähettämisestä on tullut hyvin yleistä toimintaa, joten monet ihmiset unohtavat hyvän sähköpostin kirjoittamisen. Hyvä sähköposti osoittaa ammattimaisuutta ja rehellisyyttä viestissä, joten sinun pitäisi tietää, miten muotoilla sähköpostiviesti.
Vaihe
Vaihe 1. Kirjoita sähköpostin aihe
Sähköpostiviestin aihe on lyhyt yhteenveto viestin sisällöstä. Sähköpostisi aiheen tulee olla kohdillaan, jotta se voi antaa vastaanottajalle vain muutaman sanan käsityksen sähköpostin sisällöstä.
- Jos esimerkiksi lähetät yritykseen liittyvää sähköpostia, älä tee siitä pitkää aihetta, jossa on liian paljon yksityiskohtia, kuten "Rakastan autoa. Se on myös kauniit siniset, hienot renkaat."
- Selitä, mitä tarkoitat lähettämällä sähköpostiviestin aiheessa, kuten "Kiinnostunut sinisen sedanin ostamisesta".
Vaihe 2. Käytä terveisiä
Älä aloita sähköpostia heti sillä, mitä haluat sanoa. Käytä yleisiä tervehdyksiä, kuten "Hyvää huomenta/iltapäivää" tai "Terveisiä". Et varmasti halua, että ihmiset pommittavat sinua kysymyksillä, joita et tunne? Sama etiketti koskee myös sähköpostia.
Jos haluat tehdä tervehdyksestä henkilökohtaisemman, lisää vastaanottajan sukunimi tervehdykseen
Vaihe 3. Kirjoita viestin runko
Viestin tyypistä ja vastaanottajasta riippuen voit kirjoittaa viestin haluamallasi tavalla.
- Jos kirjoitat sähköpostia läheisesti tuntemallesi henkilölle, voit kirjoittaa sähköpostin henkilökohtaisella äänellä. Jos kuitenkin kirjoitat yrityssähköpostia, yritä käyttää mahdollisimman ammattimaista kieltä.
- Kannattaa myös kiinnittää huomiota viestin muotoon. Älä käytä vaikeasti luettavaa tyyppiä, kokoa ja muotoilua ja vältä isoja kirjaimia. Kyberavaruudessa isot kirjaimet tarkoittavat vihaa.
Vaihe 4. Sisällytä viimeinen tervehdys - älä vain lopeta sähköpostia
Loppu tervehdys, kuten "Tervehdys" tai muu sopiva tervehdys, voidaan käyttää.
Sinun on valittava sähköpostisi vastaava tervehdys. Et varmasti halua kirjoittaa "Terveisiä" yrityssähköpostin loppuun, koska se olisi töykeä, eikö?
Vaihe 5. Lisää allekirjoitus
Vaikka sähköpostiosoitteesi sisältäisi nimesi jokaiseen lähettämääsi sähköpostiin, suosittelemme, että käytät allekirjoitusta kaikissa lähettämissäsi sähköpostiviesteissä. Voit käyttää allekirjoituksessasi pelkkää tekstiä tai kuvia (kuten logoja, merkkejä jne.).
Käytä "Allekirjoitus" -vaihtoehtoa sähköpostin sähköpostiohjelmassa tai palveluntarjoajalla, jota käytit allekirjoituksen luomiseen
Vinkkejä
- Sähköpostin muotoilun lisäksi sinun tulee käyttää myös asianmukaista sähköpostiosoitetta. Lapsuuden ystävällesi sähköpostitse lähettäminen "[email protected]" saattaa silti olla ok, mutta sinun ei pitäisi käyttää tätä sähköpostia lähettääksesi sähköpostiviestejä pomollesi.
- Käytä hyvää Internet -etikettiä kirjoittaessasi sähköposteja. Älä lähetä roskapostia tai viestejä tuntemattomille yhteyshenkilöille.
- Tarkista sähköpostisi ennen lähettämistä, jotta useita viestejä ei lähetetä samalle vastaanottajalle. Jos lähetät useita sähköpostiviestejä, viestisi voidaan merkitä roskapostiksi.
