Johdantokirjeitä käytetään yleisimmin yritysviestinnässä, yhteydenpitoon, tietojen pyytämiseen tai yleiskatsauksen luomiseen uudesta tuotteesta tai palvelusta. Yleensä kirjoitat johdantokirjeen henkilölle, jota et tunne henkilökohtaisesti, mikä tekee siitä hieman vaikean tunteen tai tyylin kannalta. Voit kuitenkin oppia muutamia nopeita vinkkejä, joiden avulla saat kirjeestäsi niin tiiviin, luettavan ja tehokkaan kuin haluamasi johdanto.
Vaihe
Osa 1/3: Johdannon kirjoittaminen
Vaihe 1. Osoita kirjeesi tietylle henkilölle aina kun mahdollista
Johdantokirje on osoitettava mahdollisimman hyvin jollekulle, joka lukee sen. Jos lähetät tietoja yleiselle tilille tai vuokrausyritykselle ja olet epävarma, voit lähettää kirjeen "Kaikille asianomaisille" tai vuokrauspäällikölle tai nimenomaiselle haltijalle.
Aloita kirjeesi kertomalla asema, otsikko tai rooli ja syy kirjeen kirjoittamiseen. Yleensä sinun ei tarvitse sisällyttää nimeäsi kirjeeseen, koska nimesi on allekirjoituksessa
Vaihe 2. Ilmoita tavoitteesi selkeästi
Sinun on kerrottava kirjeen kirjoittamisen syy mahdollisimman aikaisin. Mitä haluat? Miksi kirjoitit kirjeen? Jos tällaisia kysymyksiä tulee joskus pomo tai yritys mieleen, kirjeesi on todennäköisesti päätynyt roskakoriin haastattelupuhelun sijaan.
Lopeta metsästys: "Kirjoitan tiedustellakseni uudesta rahoitusvalvojan avoimesta työpaikasta" tai "Kirjoitan kuvaillakseni uutta tuoteominaisuutta, jonka yritykseni on äskettäin julkaissut" ovat todella tehokkaita tarkoituksia, jotka ovat yksi ensimmäisistä lauseista. kirje
Vaihe 3. Luo kirjeelle sopiva tunnelma tai tyyli
Kun kirjoitat johdantokirjeen, on parasta olla johdonmukainen ja pätevä tyyli, joka kuulostaa oudolta tai kuulostaa liian pahalta tai tekniseltä. Johdantokirjeen kirjeen tulee olla ammattimainen, mutta ei kylmä tai jäykkä. Kirjeeseen on sisällytettävä osa ihmisen lämpöä pitäen samalla sisällön ammattimaisena.
- Kokemattomien kirjoittajien yleinen virhe on yrittää epätoivoisesti välttää lyhenteitä, jotka johtavat siihen vaikutelmaan, että kirje on käännös, ei kirjoitettu kirje. Käytä lyhenteitä/supistuksia, anna sen kuulostaa juoksevalta keskustelun tavoin, mutta silti ammattimaisesti. Anna kirjeen edustaa sinua.
- Älä yritä kuulostaa fiksulta korvaamalla yleisesti käytetyt sanat tesauruksen/sanakirjan sanoilla. Tämä ei ole pro gradu -tutkielma, vaan johdantokirje. Käytä tarkkoja ja ytimekkäitä sanoja.
Vaihe 4. Luo henkilökohtainen yhteys
Selitä, miten sait tietää työpaikasta, avoimesta työpaikasta tai etsimästäsi yrityksestä, ja luo yhteys. Kun luet esittelykirjeen, työnantajalla tai rekrytointikoordinaattorilla pitäisi olla selkeä kuva siitä, kuka olet, miksi haluat työpaikan ja soveltuuko työhön vai ei. Jos tämä yhteys on riittävän vahva, sinut kutsutaan haastatteluun ja se antaa sinulle mahdollisuuden päästä työhön.
Jos sinulla on yhteyksiä kenenkään kanssa, joka työskentelee yrityksessä, tai sinut jopa kutsuttiin hakemaan tai vaikka tiedät jonkun, joka on saanut apua toimistoltasi heidän työssään, on hyvä esitellä itsesi kirjeen sisältä. Tämä voi herättää jonkun muistin ("Voi, tämä on henkilö, josta Joko puhui!") Tai saada hänet muistamaan alusta alkaen
Osa 2/3: Kirjeen sisällön kirjoittaminen
Vaihe 1. Yhdistä pätevyytesi haettuun tehtävään
Jos yrität kuvata pätevyyttäsi, osaamistasi tai kykyäsi käsitellä työtä tai projektia, on hyvä tehdä selkeä linkki muutamalla virkkeellä ja selittää, miten kokemuksesi liittyy kykyysi tehdä tämä, onko se uusi asema, siirto tai uusi työ. täysin uusi.
- Kuvaile kokemustasi alalta tai teollisuudesta kirjeessä olevan viittauksen mukaisesti. Jos olet ohjannut esittelykirjeesi, kuten aiemmin mainittiin, se keskittyy jonkinlaiseen ammattiin tai teollisuuteen. Kirjeen tehostamiseksi on hyvä sisällyttää tiettyjä taitoja ja kokemusta.
- Työn haluaminen ei ole sama asia kuin pätevyyden saaminen. Jos johdannossasi selität, että haluat saada kutsun työhaastatteluun, koska sinusta tuntuu todella sopivalta, sinun ei tarvitse toistaa sitä viisikymmentä kertaa. Kirjoittaminen, että "todella tarvitset tätä työtä", ei tee sinusta huomiota herättävää ehdokasta.
Vaihe 2. Ole mahdollisimman tarkka
Määritä aika, jonka voit tavata henkilökohtaisesti, tai ilmaise mitä toivot myöhemmin vastaavasi kirjeeseesi. Jos haluat puhua enemmän pätevyydestäsi haastattelussa, sano se vain. Jos todella haluat työpaikan, sano se vain. Opi kaikki rekrytointiprosessista tai kirjoittamastasi hakuprosessista ja kysy sitten prosessin seuraavasta vaiheesta.
Keskitä saatekirjeesi tiettyyn työtasoon. Työn tai tehtävän tyyppiä ei tarvitse ilmoittaa nimenomaisesti, mutta muista, millaisia tuloksia etsit pitääksesi kirjeen osuvana
Vaihe 3. Älä sisällytä CV: si jo tietoja
On huono idea laittaa otsikot, kunnianosoitukset ja kuuluisat nimet kirjeeseen. Helposti näkyvien tietojen toistaminen ansioluettelossa tuhlaa tilaa kirjeessä. Älä kirjoita muistiin tietoja, jotka voidaan kerätä nopeasti ja helposti muualta. Kirjoitat myydäksesi itsesi ja luodaksesi mahdollisuuksia.
Vaihe 4. Kirjoita haastattelupuhelu
Ehkä et saa työtä tai mitään pelkästään kirjeen avulla. Kirjeen kirjoittaminen vie sinut kotiovellesi, tilaisuuden todistaa itsesi ja kykysi olla henkilö tai työntekijä, jota kirjeenlukija tarvitsee. Tästä syystä on hyvä siirtyä suoraan asiaan, keskittyä pätevyyteesi ja suhteeseesi tehtävään ja edetä prosessin seuraavaan vaiheeseen, olipa kyse haastattelusta tai muusta palkkausvaiheesta.
Toista tärkeimmät tiedot päätösosassa. Ennen kuin suljet kirjeen tervehdyksellä, on hyvä toistaa lyhyesti mitä haluat suoraan
Osa 3/3: Kirjeiden tarkistaminen ja parantaminen
Vaihe 1. Tarkista ja korjaa kirjeesi
Kirjeen luonnoksen kirjoittamisen jälkeen sinun on tarkistettava kirjeesi uudelleen ja parannettava sitä lauserakenteesta ja niin edelleen. Kaikki hyvät kirjoittajat tietävät, että teosta ei voida kutsua valmiiksi ennen kuin sitä on tarkistettu. Kun olet kirjoittanut kirjeen, vaikein osa on ohi, mutta vielä on aikaa tarkentaa ja tarkentaa sitä.
- Korjaaminen on enemmän kuin vain kirjoitusvirheiden poistaminen tai kirjoitusvirheiden korjaaminen. Katso kirjeesi uudelleen ja varmista, että aihe ja verbi vastaavat toisiaan, merkitys on selvä ja kirjeesi saavuttaa aiotun tarkoituksensa.
- Kun luulet kirjoittaneeni, voit alkaa tarkistaa ja etsiä "viimeisiä tärkeitä asioita", viime hetken asioita, jotka sisältävät kirjoitusvirheiden korjaamisen, kirjoitusvirheet ja kirjeen muotoilun.
Vaihe 2. Tee yksinkertainen ja ytimekäs kirje
Yleensä johdantokirje ei saa olla pidempi kuin sivun etuosa tai 300–400 sanaa. Syystä riippumatta, on hyvä mahdollisuus kirjoittaa jollekin, jonka on käsiteltävä paljon paperia tiettynä päivänä, eikä hän halua nähdä pitkää, tarpeetonta esittelykirjettä. On sääli, että kova työsi päätyy roskakoriin, joten pidä se lyhyenä. Keskity vain yrittämään välittää kirjeesi tärkeimmät tiedot.
Vaihe 3. Muotoile kirjain sellaisena kuin se on
Kirjeet tulee suunnata oikein sivulle, ja niissä on oltava erityinen johdanto, tekstiosa ja ytimekäs sulkeminen. Jos kirjoitat lyhyen kappaleen ilman yhteystietoja tai terveisiä, et saa työtä tai et pääse esittelyyn.
- Liitä sopiva CV tai ansioluettelo esittelykirjeen liitteenä. Esittelykirjeen tulee olla sovelluspaketin ensimmäinen.
- Liitä mukaan hyvät yhteystiedot. Tee esittelykirjeen viimeiset muokkaukset ja varmista, että olet lisännyt tärkeät yhteystiedot, jotka on yleensä sijoitettu kirjelomakkeen oikeaan yläkulmaan. Liitä mukaan sähköpostiosoite, puhelinnumero ja muut perustiedot.
Vaihe 4. Harkitse muistiinpanojen lisäämistä
Jotkut opettajat kirjoittavat liikekirjeitä ja viestintäasiantuntijat ehdottavat, että kirjeen muistiinpanoon lisätään tärkeimmät tai kiireellisimmät tiedot. Syynä on se, että tämä toimii usein hyvin siinä, miten ihmiset käsittelevät viestin kirjeen muodossa. Sen sijaan, että laitat tärkeät tiedot loppuun, tärkeä huomautus tai huomautus voi olla tehokkaampi. Vaikka tämä saattaa kuulostaa epäviralliselta joillekin, se voi olla tehokas tapa korostaa tärkeitä tietoja ja tehdä kirjeestäsi erottuva.
