Niille teistä, jotka työskentelevät henkilöstöosastolla, pätevien hakijoiden hylkääminen parempien ehdokkaiden palkkaamisen puolesta on varmasti vaikea vastuu. Älä kuitenkaan huolestu, koska itse asiassa on olemassa muutamia yksinkertaisia vinkkejä, joita voit käyttää helpottamaan prosessia. Esimerkiksi jos kyseinen ehdokas on käynyt läpi haastatteluvaiheen, on parasta ilmoittaa hylkääminen puhelimitse. Jos ei, ei ole koskaan haittaa ilmoittaa hylkäämisestä virallisella sähköpostilla. Valitset minkä tahansa välineen, pidä päätöksesi suoranaisena tinkimättä kohteliaisuudesta.
Vaihe
Tapa 1 /2: Ota yhteyttä ehdokkaaseen puhelimitse
Vaihe 1. Ota yhteyttä hakijaan puhelimitse
Vaikka työhakemuksen hylkääminen sähköpostitse tuntuu mukavammalta etenkin mahdollisen epämukavuuden välttämiseksi, puhelimessa puhuminen tuntuu silti kohteliaammalta ja ammattimaisemmalta. Siksi valitse tämä vaihtoehto, jos haluat hylätä hakijat, jotka olet tavannut henkilökohtaisesti haastatteluprosessin aikana.
Soita kyseiselle hakijalle virka -aikoina varmistaaksesi, että hän ei syö illallista, kun sitä kutsutaan
Vaihe 2. Älä jauhaa sanoja
Pidä keskustelu lyhyenä ja ytimessä, mieluiten alle 5 minuuttia. Osoita arvostavasi aikaasi etkä halua tuhlata sitä mainitsematta hänen henkilökohtaista elämäänsä, vitsailemalla tai kysymällä säästä!
Esimerkiksi olisi tietysti töykeää sanoa:”Hei Beni! Tämä on Susan Vitamin Worldista. Oli ilo haastatella sinua eilen. Ai niin, millainen sää siellä nyt on? Sanoiko, että oli voimakas tuuli varoitus? Alueesi on turvassa, eikö?"
Vaihe 3. Selitä, että yritys on päättänyt antaa tehtävän toiselle ehdokkaalle
Selitä kohteliaasti, että olet onnellinen siitä, että tapasit hakijan haastatteluprosessin aikana ja että todella harkitsit häntä tehtävään, vaikka päätit siirtää tehtävän toiselle ehdokkaalle. Kaikki tämä on hyvä sanoa heti, kun sanot "Hei", jotta keskustelu ei pääty liian pitkään.
Yritä sanoa:”Hei Ruth, olen Dika Firza AAA Technology Companystä. Henkilökohtaisesti haluan kiittää teitä siitä, että suostuitte osallistumaan viime viikon työhaastatteluun. Nautimme todella tapaamisesta ja olemme samaa mieltä siitä, että työhistoriasi on erittäin vaikuttava. Valitettavasti olemme päättäneet antaa tehtävän toiselle ehdokkaalle.”
Vaihe 4. Kuvaile lopulta valitsemasi ehdokkaan vahvuudet tai vahvuudet
Yleensä melko monet hakijat todella haluavat tietää valitun ehdokkaan edut verrattuna siihen, mitä heillä on tarjottavaa yritykselle. Vaikka valitun ehdokkaan työhistorian yksityiskohtainen selittäminen on itse asiassa ajanhukkaa, sinun on silti selitettävä joitakin valitun ehdokkaan tärkeitä etuja, jotta siitä tulee aineisto heidän pohdiskeluaan varten.
- Voit esimerkiksi sanoa: "Vaikka arvostamme suuresti laajaa kokemustasi, valitsemallamme ehdokkaalla on maisterin tutkinto ja ehdokkaan koulutustaso on meille erittäin tärkeä tekijä."
- Tai: "Valitsemamme ehdokas on työskennellyt samassa asemassa toisessa yrityksessä, joten uskomme, että siirtymäprosessi on helpompi tulevaisuudessa."
Vaihe 5. Selitä, että kyseisten hakijoiden lisäksi on edelleen monia ehdokkaita, jotka eivät ole yhtä päteviä
Periaatteessa hakijat, jotka tietävät olevansa päteviä, voivat tuntea itsensä petetyiksi, kun hakema yritys hylkää ne. Joissakin tapauksissa on myös hakijoita, joiden mielestä hylkääminen on henkilökohtaista. Tämän ratkaisemiseksi älä unohda muistuttaa asianomaista hakijaa siitä, että hän kilpailee monien yhtä pätevien henkilöiden kanssa!
Yritä sanoa:”Vaikka olet erittäin vahva ehdokas tämän tehtävän täyttämiseen, meidän on myönnettävä, että kilpailu ehdokkaista on tällä kertaa erittäin tiukka. Olen pahoillani, ettet onnistunut voittamaan tätä kilpailua, okei?”
Vaihe 6. Kutsu heitä ottamaan yhteyttä yritykseesi sosiaalisessa mediassa
Koska hylkääminen on niin epämiellyttävä aihe puhua, yritä keventää mielialaa kutsumalla heidät ottamaan yhteyttä yritykseesi verkossa. Näin teet myös vahvistuksen siitä, että hylkääminen on ammattimaista eikä henkilökohtaista.
- Voisit sanoa:”Harkitsemme sinua uudelleen, jos yrityksessä on toinen avoin paikka. Haluatko lähettää kaverikutsun HR LinkedIn -tilillemme?”
- Tai voit myös sanoa:”Itse asiassa yrityksemme suunnittelee mielenkiintoisia ohjelmia, jotka toteutetaan lähitulevaisuudessa. Jotta et menetä tietoja, voit jatkaa latausten tarkistamista Facebookissa tai Twitterissä, okei!”
Vaihe 7. Lopeta keskustelu, jos kyseinen hakija yrittää kiistää päätöksesi
Joissakin tapauksissa hylätyt hakijat voivat sanoa:”Anna minulle uusi mahdollisuus haastatteluun. Vakuutan, että päätöksesi muuttuu!” tai "Yrityksesi teki virheen, koska olin paras ehdokas." Jos tällainen tilanne ilmenee, älä aloita pitkää keskustelua yrityksen päätöksistä tai hakijan työhistorian vahvuuksista ja heikkouksista.
Lopeta keskustelu kohteliaasti sanomalla:”Vaikka olemme palkanneet jonkun toisen, se ei tarkoita, että sinulla olisi mitään vikaa. Olen varma, että löydät oikean työn lähitulevaisuudessa.”
Vaihe 8. Kannusta korkeasti päteviä ehdokkaita hakemaan uudelleen myöhemmin
Se, että hakija ei sovellu täyttämään etsimääsi virkaa, ei tarkoita, ettei hän sovellu täyttämään kaikkia yrityksesi tehtäviä. Jotta et mene hukkaan hänen kanssaan solmittua suhdetta, yritä selittää hänelle, että vaikka hän ei sovellu haettuun tehtävään, haluat silti luoda hyvän ammatillisen suhteen hänen kanssaan. Selitä myös, että paremmat työmahdollisuudet yrityksessäsi avautuvat jälleen tulevaisuudessa.
Yksi lause, jonka voit sanoa, on:”Älä epäröi hakea uudelleen, jos yrityksemme avaa uuden avoimen työpaikan tulevaisuudessa! Olit lähellä hyväksyntääsi tähän tehtävään, joten sinun on yritettävä uudelleen, jos tilaisuus avautuu uudelleen.”
Tapa 2/2: Hylkäävän sähköpostin kirjoittaminen
Vaihe 1. Lähetä hylkäysviesti kyseiselle hakijalle heti, kun päätät palkata toisen ehdokkaan
Kun sinä tai joku muu ammattilainen on valinnut ehdokkaan täyttämään asianmukaisen tehtävän, lähetä heti hylkäysviesti hylätylle hakijalle sen jälkeen. Näin hakija saa varmuuden ja voi heti etsiä uusia työpaikkoja.
Ihannetapauksessa hylkäyskirjeet lähetetään yhden työpäivän kuluttua päätöksen tekemisestä
Vaihe 2. Kirjoita enintään 3-4 lauseen pituinen sähköposti
Koska kyseinen hakija ei ole vielä käynyt haastatteluvaihetta, ei ole syytä epäröidä antaa lyhyt ja suora kielto. Aloita sähköpostiviesti hakijan koko nimellä ja kirjoita sitten lausunto, kuten:”Kiitos hakemuksestasi ABC -mainostoimiston luovaksi johtajaksi. Vaikuttavasta työhistoriastasi huolimatta olemme päättäneet siirtää tehtävän toiselle ehdokkaalle. Toivotamme sinulle kaikkea hyvää tulevalle urallesi."
Kirjoita koko nimesi sähköpostin loppuun ja lähetä sitten sähköposti, kun olet varma, ettei siinä ole merkittäviä virheitä
Vaihe 3. Sinun ei tarvitse pyytää anteeksi antamaasi hylkäämistä
Hakemasi yrityksen hylkäämisen hyväksyminen ei ole helppoa, mutta ammattitaidon asettamiseksi etusijalle älä pyydä anteeksi tai toimi ikään kuin et hyväksyisi yrityksen päätöstä olla palkkaamatta kyseistä hakijaa. Vaikka yrityksen sisäpiirissä olisi eriäviä mielipiteitä, älä kerro hakijalle siitä.
Älä esimerkiksi kirjoita: "Vaikka haluaisin palkata sinut, henkilöstöosaston johtajalla on valitettavasti eri mielipide."
Vaihe 4. Anna lyhyt ja suora vastaus, kun hakija esittää kysymyksen vastaussähköpostissa
Jos hakija vastaa sähköpostisi kysymykseen valitun ehdokkaan ominaisuuksista, joita hänellä ei ole, vastaa vain kysymykseen 3-4 lyhyellä lauseella. Muista, että sähköpostisi tulee olla lyhyt, suoraviivainen ja objektiivinen, jotta sähköpostinvaihto ei kestä liian kauan.
Anna esimerkiksi vastaus: "Vaikka työhistoriasi ja kokemuksesi ovat erittäin lupaavia, olet valitettavasti melko usein työtön pitkään aikaan, ja siksi työnantajat palkkaavat muita ehdokkaita."
Vinkkejä
- Älä anna puhelinkeskustelun jatkua liian kauan. Muistuta vain hakijoita, että he kilpailevat todella monien kilpailijoiden kanssa ja vaikka he epäonnistuisivat tällä kertaa, he voivat silti hakea muita tulevaisuudessa avattuja tehtäviä. Toisin sanoen pidä puhelinkeskustelu lyhyenä ja ytimessä ja lopeta keskustelu kohteliaasti alle 5 minuutissa.
- Aina kun yrityksesi avaa avoimen työpaikan, on parasta haastatella vain 5-6 henkilöä. Tällä tavoin sinun tarvitsee vain tavoittaa 4-5 henkilöä puhelimitse ilmaistaksesi kieltäytymisesi.
- Älä koskaan valehtele hakijoille kieltäytymisen syistä. Entä jos kyseinen henkilö hylätään, koska hänen suorituskyky haastattelun aikana on erittäin huono? Yritä edelleen välittää tietoa sivistyneemmällä tavalla.
