Palaute on yksi tärkeimmistä näkökohdista, joka voi auttaa työntekijöitä ja opiskelijoita parantamaan itseään. Sen lisäksi, että palautetta pidetään tärkeänä, se on myös pakollinen osa useimmissa toimistoissa ja luokkahuoneissa. Tämä näkyy erityisesti, jos sinulla on työntekijöitä tai jos olet vastuussa muiden opettamisesta. Palautteen kirjoittaminen sähköpostilla on yhä tärkeämpää, kun yhä useammat työntekijät kommunikoivat ja työskentelevät etänä. Jos olet työntekijän suoritusohjaaja, kirjoita palautetta heidän suorituksistaan. Jos olet opettaja, kirjoita palautetta oppilaillesi.
Vaihe
Tapa 1 /3: Palautteen kirjoittaminen työntekijöille sähköpostitse
Vaihe 1. Kerro syy, miksi lähetät työntekijälle sähköpostin (sähköpostin)
Voit kertoa hänelle sähköpostin otsikossa tai sähköpostin tekstissä. On kuitenkin hyvä laittaa se sähköpostin aiheeseen, jotta hän tietää, mitä sähköpostia aiotaan lukea.
Kirjoita esimerkiksi”Projektiehdotuksen palaute - hyvä alku!” sähköpostin aiheesta
Vaihe 2. Aloita sähköposti ystävällisellä lauseella
Tämä näyttää työntekijöille, että annat ystävällistä, ei kriittistä palautetta. Lisäksi tämä lisää todennäköisyyttä, että sähköpostin lukijat lukevat ja saavat rakentavaa palautetta.
Kirjoita esimerkiksi "Hyvää päivää!"
Vaihe 3. Arvioi työntekijän tekemää työtä
Yleensä palautteen vastaanottaja on tehnyt tehtävän, jonka arvioisit erittäin kovasti, joten onnittele häntä sähköpostin alussa kertoaksesi hänelle, että arvostat hänen ponnistelujaan.
Voisit sanoa:”Kiitos, että teit kovasti töitä tämän ehdotuksen parissa. Ehdotus on erittäin hyvä.”
Vaihe 4. Anna työntekijöille ensin positiivista palautetta
Positiivinen palaute saa kovan kritiikin kuulostamaan pehmeämmältä. Ole rehellinen, mutta älä unohda myös kiittää häntä. Sinun tulisi keskittyä hänen nykyiseen työhönsä tai aiemmin suoritettuun tehtävään.
Sano: "Tämä ehdotus on erittäin hyvä. Olet kirjoittanut erittäin vaikuttavan tavoitteen, ja näen myös, että käytettyjä menetelmiä on kehitetty paljon.”
Vaihe 5. Kirjoita ehdotukseksi negatiivinen palaute
Itse asiassa ehdotusten kirjoittaminen siitä, mitkä kohdat on vaihdettava, on tehokkaampaa, mutta lukija ei voi ottaa tällaisia neuvoja kovin hyvin. Lopulta hän olisi voinut tuntea itsensä masentuneeksi. Kirjoita siksi palautteesi näkökulmastasi ja siitä, miten muuttaisit sitä, jos kirjoittaisit ehdotuksen.
Voit kirjoittaa:”Vaihdan osan ensimmäisen osan toiseen ja sitten selitän kolmannen osan uudelleen, jotta myös budjettiosa voidaan kirjoittaa sinne. Lisäksi voit sanoa "poistan toisen kappaleen, mutta lisään katsauksen meneillään olevaan projektiin"
Vaihe 6. Selitä annettu negatiivinen palaute
Selitä tarvittaessa hänen ongelmansa ja missä se on. Jos hänen kritiikkinsä koskee odotusten tai suunnan muutosta, kerro hänelle. Sisällytä myös yksityiskohtaiset syyt siihen, miksi kyseiseen kohtaan pitäisi tehdä muutoksia.
- Sano:”Teemme suuria muutoksia yhtiössä, joten meidän on kirjoitettava yksityiskohtaisempi ehdotus kehittämällä sitä useisiin osiin. Olen jo antanut yleiskuvan siitä, mitä osia on kehitettävä edelleen.
- Jos haluat kirjoittaa palautetta, joka liittyy henkilön asenteeseen, älä unohda antaa konkreettista esimerkkiä siitä, mitä tarkoitat. Jos esimerkiksi haluat kritisoida sopimattomien vaatteiden käyttöä, kun osallistut kokoukseen asiakkaan kanssa, sinun on annettava esimerkki hänen tekemästään virheestä. Esimerkiksi:”Viimeksi kun tapasimme asiakkaan, sinulla oli varvastossut ja sitä ennen t-paita. Tällaiset vaatteet eivät heijasta yrityksen ammattitaitoa, jota näytämme aina.”
Vaihe 7. Anna hänelle ehdotuksia siitä, miten hän voi parantaa
Palautteesi on hyödytön, jos et anna hänelle ulospääsyä. Nämä ehdotukset voivat olla mitä tahansa tietystä panosluettelosta yleiseen saavutusehdotusten luetteloon.
- Voit antaa esimerkin, jotta hän voi ratkaista ongelman. Tämä on loistava vaihtoehto, jos sinulla on konkreettinen ehdotus mielessäsi. Sano esimerkiksi:”Käytä seuraavassa esityksessäsi neutraaleja värejä äläkä käytä siirtymiä diojen välillä. Lisäksi kokouksessa on asiakkaita, joten älä käytä myös yrityksen ammattikieltä.”
- Vaihtoehtoisesti voit kysyä häneltä, mitä ratkaisuja hän haluaisi tehdä ongelman korjaamiseksi. Tämä vaihtoehto on erinomainen tapa edetä, jos haluat puhua ongelmasta, johon voi olla useita ratkaisuvaihtoehtoja. Esimerkiksi "Millä tavoilla voit parantaa seuraavaa esitystäsi?" tai "Mitä muutoksia haluat tehdä seuraavassa esityksessäsi?".
Vaihe 8. Muistuta häntä mahdollisista seurauksista
Jotkin työpaikalla ilmenevät ongelmat voivat vahingoittaa yrityksen nimeä, joten työntekijöille on tiedotettava tästä. Joissakin tilanteissa ei ole paljon seurauksia, jos työntekijä tekee virheen. On kuitenkin myös tilanteita, joissa olet menettänyt asiakkaan tai et pysty tarjoamaan tehokasta palvelua työntekijöiden puutteen vuoksi. Joskus seurauksia on myös työntekijöille, jos he eivät paranna tilannetta. Ilmoita työntekijöillesi välittömästi, jos ongelmia ilmenee.
- Kerro hänelle esimerkiksi, että olet huolissasi siitä, että asiakas lähtee paperivirheen vuoksi.
- Vaihtoehtoisesti kerro työntekijälle, että häntä ei ehkä oteta mukaan seuraavaan projektiin, jos hänen kykynsä kirjoittaa asiakirjoja ei parane.
Vaihe 9. Lopeta sähköposti tarjouksella selventää ja selittää palautetta
Tämä on hyvä tapa lopettaa sähköposti ja osoittaa hänelle, että tuet häntä. Lisäksi tämä saa hänet tuntemaan olonsa mukavaksi, kun hän haluaa pyytää selvennystä asioista, joita hän ei ymmärrä.
Kirjoita esimerkiksi lause "Kerro minulle, jos sinulla on muita kysymyksiä tai tarvitset selvennystä tähän asiaan."
Tapa 2/3: Palautteen kirjoittaminen arvosteluista
Vaihe 1. Määrittele suorituskyvyn arvioinnin tavoitteet
Tästä syystä arviointia tehdään. Työntekijä tietää, mitä hän aikoo lukea, jos hän tietää, mitä tavoitteita sinulla on ja auttaa sinua suunnittelemaan palautetta hänelle.
- Keskitytkö esimerkiksi työntekijöiden suorituskyvyn parantamiseen? Teetkö koko yrityksen kattavaa arviointia sen määrittämiseksi, mitä ammatillista koulutusta tarvitaan? Teetkö neljännesvuosikatsauksia?
- Kerro työntekijälle tästä tavoitteesta, kun annat hänelle palautetta. Voit sanoa:”Yhtiö suunnittelee järjestävänsä ammatillisia koulutustilaisuuksia työntekijöiden tarpeiden perusteella. Siksi annan suorituskyvyn arvioita jokaiselle työntekijälle.
Vaihe 2. Tarkista edellinen palaute
Tämä voidaan ottaa huomioon aiemmin toimitettujen arviointien sekä arviointijakson aikana annetun epävirallisen palautteen perusteella. Sinun tulee myös tarkistaa, mitä työntekijä on tehnyt palautteen antamisen jälkeen. Onko hän käyttänyt sitä parantaakseen itseään? Tuleeko palaute vain oikeaan korvaan ja poistuu vasemmasta korvasta?
- Jos hän tekee muutoksia aiemman palautteen perusteella, sisällytä tämä kohta häntä koskevaan positiiviseen arvosteluun.
- Jos hän jättää huomiotta vanhan palautteen, keskustele hänen kanssaan aiemmista ongelmista ja aloitteen puutteesta ehdotusten noudattamiseksi.
Vaihe 3. Kuvaile positiivista palautetta ja lisää konkreettisia esimerkkejä
Aloita palaute aina jättämällä positiivinen kommentti. Kehu työntekijää siitä, mitä hän on tehnyt hyvin, ja anna konkreettisia kommentteja saavutuksista. Ole rehellinen ja yritä antaa sama määrä palautetta kuin negatiivisten kommenttien määrä.
- Anna esimerkki, kuten:”Osoitit aloitteellisuuden vapaaehtoisesti johtamaan projektia. Lisäksi osoitat myös hyviä johtamistaitoja koordinoidessasi tiimin jäsenten kanssa, kuuntelemalla muiden ehdotuksia ja antamalla ihmisiä heidän tehtäviinsä.”
- Ylistys hyvästä asenteesta ja tarve jatkaa sitä.
Vaihe 4. Anna rakentavaa kritiikkiä ja anna konkreettisia esimerkkejä
Keskity kritiikkiin, joka voi tuottaa eniten hyötyä yritykselle tai kohdetyöntekijälle. Kerro työntekijälle, mitkä alueet ovat hänen mielestään vaikeita ja miksi tämä on hänelle ongelma.
Anna konkreettisia esimerkkejä. Esimerkiksi:”Kolme viimeistä esitystä unohdit esittää arvioidun budjetin ja projektin hidastumisen” tai”Viimeisen neljänneksen aikana valmistuneiden hankkeiden keskimääräinen lukumäärä oli 6, mutta tällä kertaa voit suorittaa vain kaksi. Luulen, että suorituksesi on alle keskiarvon."
Vaihe 5. Määritä suoritustavoitteet seuraavalle arviointijaksolle
Tämä auttaa työntekijöitä tietämään, mitä alueita on parannettava. Lisäksi ymmärrät myös, mitä yritys tarvitsee työntekijöiltään. Työntekijä pitää myös tätä palautetta hyödyllisempänä, koska hän tietää arvioinnin perusteella, mitä yritys haluaa häneltä.
- Tavoitteiden tulee olla lyhyitä ja täsmällisiä. Esimerkiksi "Työntekijöiden tulisi myydä 4 tuotetta päivässä", "Työntekijöiden tulisi parantaa viestintää asiakkaiden kanssa" tai "Työntekijöiden tulisi osallistua johtajuuskoulutukseen".
- Varmista, että suoritat nämä tavoitteet seuraavassa arvioinnissa, koska työntekijät odottavat tätä.
Vaihe 6. Tarjoa mahdollisuuksia ammatilliseen kehittymiseen
Tee suosituksia antamasi rakentavan kritiikin perusteella. Nämä suositukset voivat perustua olemassa oleviin lähteisiin, kuten työpajoihin, koulutuskursseihin, sisäiseen koulutukseen tai työntekijöiden väliseen mentorointiin. Lisäksi voit myös ehdottaa ilmaisia kursseja verkossa, jos resurssit ovat vähissä.
- Ole avoin, jos sinun on muutettava ehdotusta keskusteltuasi työntekijän kanssa. Työntekijät voivat esimerkiksi pyytää ammatillista koulutusta, jota et ole koskaan ajatellut ennen.
- Harkitse työntekijän työn tavoitteita. Jos esimerkiksi työntekijäsi haluavat siirtyä johtotehtäviin, voit valita esimieskoulutuksen ammatilliseksi koulutusvaihtoehdoksi. Vaihtoehtoisesti, jos hän on kiinnostunut graafisesta suunnittelusta, anna hänen osallistua kurssille, jotta hän voi käyttää taitojaan yrityksellesi.
Vaihe 7. Kannusta työntekijää päättämään palauteistunto
Riippumatta siitä, kuinka loistava työntekijän suorituskyvyn arviointi on, kukaan ei halua, että hänelle kerrotaan, mitä häneltä puuttuu tai mitä on parannettava, joten lopeta istunto kannustamalla työntekijää saamaan hänet tuntemaan olonsa mukavaksi ja vähemmän lannistuneeksi tai rasittuneeksi.
Sano esimerkiksi:”Viimeisellä neljänneksellä meillä oli arvaamattomia vaikeuksia, mutta olet tehnyt erinomaista työtä työmäärän säätämisessä. Rakastamme työtäsi ja odotamme innolla, että näemme lisää tällaista työtä kuluvalla vuosineljänneksellä.”
Vaihe 8. Kannusta kuulijaa vastaamaan
Tämä vastaus voi olla suullinen, kun olet keskustellut siitä hänen kanssaan, tai voit antaa palautelomakkeen täytettäväksi. Saat paremman vastauksen, jos työntekijöillä on aikaa miettiä suorituskykyarviointejaan ja kirjoittaa vastauksensa poissa ollessasi.
Pyydä henkilöltä palautetta hänelle jättämästäsi arvostelusta. Esimerkiksi: "Onko sinulla ehdotuksia minulle, mitä minun pitäisi parantaa palautetta antaessani? Ja oliko palautteeni tarpeeksi selkeää ja hyödyllistä?
Tapa 3/3: Palautteen antaminen opiskelijoille
Vaihe 1. Keskity opiskelijoiden oppimistuloksiin
Palautteen tarkoitus on auttaa oppilaita oppimaan. Anna siis myönteisiä kommentteja, jotka ohjaavat häntä parantamaan ponnistelujaan sen sijaan, että kritisoisivat virheitään. Käytä tätä istuntoa ohjeiden antamiseen äläkä arvostele niitä.
Voit antaa kirjallista palautetta oppilaiden tehtävistä, mukaan lukien kirjalliset tehtävät, esitykset ja projektit
Vaihe 2. Anna palautetta tehtävän sisällöstä ja toimitusmekanismista
Molemmat ovat tärkeitä opiskelijalle, koska hänen on tiedettävä, miten näitä kahta osaa voidaan parantaa. Lisäksi on monia opiskelijoita, jotka menestyvät paremmin yhdellä alueella kuin toisella. Esimerkiksi oppilaalla voi olla hyvä idea kehittää ideaa, mutta hän ei osaa kirjoittaa oikein, käyttää välimerkkejä oikein ja hänellä on paljon epätäydellisiä ja epätarkkoja lauseita.
- Jos annat palautetta suullisesta projektista tai esityksestä, muista antaa palautetta jokaisesta tehtävän osasta.
- Esimerkiksi suulliset esitykset tarvitsevat palautetta sisällöstä ja julkisen puhumisen taidoista. Samaan aikaan projektit vaativat palautetta sisällön, luovuuden ja toimitustavan suhteen.
Vaihe 3. Anna erityistä positiivista ja negatiivista palautetta
Kommentteja, kuten "hyvä työ", "parannus" tai "parannus", ei pidetä riittävän tarkkoina; oppilaat eivät tiedä, mitä osia pitäisi parantaa ja mitkä asiat ovat riittävän hyviä. Kerro oppilaille, mitkä alueet tarvitsevat parannusta ja mitkä ovat riittävän hyviä.
- Kirjoita jotain tällaista:”Opinnäytetyö on selkeä, hyvin kirjoitettu ja käyttää tutkittua muotoa. Aloituslause on kuitenkin korjattava, koska se ei liity väitöskirjaasi."
- Ehdota: "Ideasi on hyvin kehittynyt, mutta suosittelen, että otat lisää istuntoja parantaaksesi pilkkujen käyttöä ja harjoitella täydellisten lauseiden kirjoittamista".
- Anna yhdistelmä positiivisia kommentteja ja rakentavaa kritiikkiä.
Vaihe 4. Ehdota kyvyn parantamista virheen korjaamisen sijaan
Voit merkitä joitain virheitä, mutta älä muokkaa liikaa opiskelijatyötä. Kirjoita ylös mahdolliset ongelmat, joita näet opiskelijatyössä, kuten pilkkojen liiallinen käyttö. Ehdota sen jälkeen, mitä sillä voisi parantaa.
Esimerkiksi: "Käytit esseessäsi liikaa pilkkuja. Tarkista pilkkujen käytön säännöt ja lauseiden yhdistäminen pilkuihin. Jos tulet ylimääräiseen istuntoon, voimme harjoitella hyvän kappaleen kirjoittamista yhdessä
Vaihe 5. Priorisoi seuraava luonnos tai tehtävä
Tällaisten prioriteettien asettaminen auttaa opiskelijoita keskittymään muihin saavutettaviin asioihin. Voit priorisoida oppimistavoitteesi tai opiskelijoiden tarpeesi työstäsi riippuen.
Sano: "Nyt sinun pitäisi keskittyä käyttämään aktiivisia lauseita äläkä käytä epätäydellisiä lauseita."
Vaihe 6. Rajoita palaute yhdelle alueelle tai yhdelle kyvylle, jos tämä on suurin ongelma
Keskity nykyisiin oppimistavoitteisiin tai arvioitavien opiskelijoiden tarpeisiin. Varmista, että oppilas tietää, että arvioit vain joitain hänen esseensä osia, jotta hän ei oleta, että muu essee on täydellinen.
- Merkitse alueet, joihin palautteesi kohdistuu.
- Ennen kuin palautat oppilastyön, kerro heille, että annat palautetta vain tietyistä tehtävän osista.
- Voit antaa oppilaiden valita, mitä taitoja tai osioita he haluavat kommentoida.
Vaihe 7. Älä hukuta oppilaita
Jos virheitä on liikaa, älä korjaa niitä kaikkia yhdellä palauteistunnolla. Jos jätät liian monta kommenttia yhteen istuntoon, oppilaat voivat tuntea olonsa ylikuormitetuksi ja lopulta lannistuneeksi. Jätä siis kommentti helpoimmasta ja yksinkertaisimmasta korjattavasta asiasta.
- Voit esimerkiksi aloittaa tavoilla välttää kirjoittamasta epätäydellisiä lauseita ja etsiä sanoja sanakirjasta, jos hän ei osaa kirjoittaa niitä.
- Lisäksi voit keskittyä tehtävän oppimistavoitteisiin.
Vaihe 8. Motivoi oppilaita jatkamaan oppimista
Lopeta palaute positiivisilla sanoilla ja kannusta häntä jatkamaan yrittämistä. Voit myös muistuttaa häntä hänen saavutuksistaan muissa tehtävissä, jotta hän jatkaa yrittämistä entisestään.
