Excel soveltuu erinomaisesti taulukoille ja tiedoille, mutta miten voit käyttää ja rakentaa niitä tarpeidesi mukaan? Lajittelutyökalun avulla voit nopeasti lajitella sarakkeita eri muodoissa tai voit luoda omia muotoja useille sarakkeille ja tietotyypeille. Lajittele -toiminnon avulla voit järjestää tietosi ja helpottaa niiden ymmärtämistä ja käyttöä.
Vaihe
Osa 1/3: Lajittelu aakkosjärjestyksessä tai numeron mukaan
Vaihe 1. Valitse tietosi
Voit napsauttaa ja vetää (napsauta ja vedä) valitaksesi sarakkeen, jonka mukaan haluat lajitella, tai voit napsauttaa sarakkeen solua aktiiviseksi ja antaa Excelin lajitella tiedot automaattisesti.
Kaikki sarakkeen tiedot on järjestettävä tyypin mukaan lajiteltavaksi (esimerkki: teksti, numerot, päivämäärät)
Vaihe 2. Etsi Lajittele -painike
Tämä painike sijaitsee Tiedot -välilehdessä Lajittele ja suodata -osiossa. Jos haluat lajitella nopeasti, käytä "AZ ↓" - ja "AZ ↑" -painikkeita.
Vaihe 3. Lajittele sarakkeet napsauttamalla asianmukaista painiketta
Kun lajittelet numerot, voit lajitella ne pienimmästä suurimpaan ("AZ ↓") tai korkeimmasta pienimpään ("AZ ↑"). Kun lajittelet tekstiä, voit lajitella sen aakkosjärjestykseen ("AZ ↓") tai päinvastaiseen aakkosjärjestykseen ("AZ ↑"). Kun lajittelet päivämäärät tai ajat, voit lajitella ne aikaisimmasta viimeiseen ("AZ ↓") tai aikaisimmasta aikaisintaan ("AZ ↑").
Jos lajittelemasi sarakkeen lisäksi on toinen sarake, joka sisältää tietoja, näkyviin tulee kysymysikkuna, jossa kysytään, haluatko syöttää tiedot lajittelua varten. Tilauksen tulos perustuu edelleen valitsemaasi sarakkeeseen, mutta sarakkeen vieressä olevat tiedot seuraavat järjestystä valitun sarakkeen tietojen mukaan
Vaihe 4. Ongelma sarakkeessa, joka ei lajittele
Jos saat virheilmoituksen lajiteltaessa, yleisin syy on tietojen muotoiluongelma.
- Jos lajittelet numeroita, varmista, että kaikki solut on muotoiltu numeroiksi eikä tekstiksi. Luvut voidaan vahingossa 'tuoda' tai lukea tekstinä tietyistä kirjanpito -ohjelmista tai -sovelluksista.
- Jos lajittelet tekstiä, virheitä voi syntyä välilyönneistä tai virheellisestä tietojen muotoilusta.
- Jos lajittelet päivämäärän tai ajan mukaan, ongelma johtuu yleensä tietojen muodosta. Jotta Excel voi lajitella päivämäärän mukaan, sinun on varmistettava, että kaikki tietosi on muotoiltu päivämääriksi.
Osa 2/3: Lajittele useiden ehtojen mukaan
Vaihe 1. Valitse tietosi
Oletetaan, että sinulla on laskentataulukko, jossa on luettelo asiakkaiden nimistä ja heidän kaupunkien sijainneista. Sitten haluat lajitella kaupungit aakkosjärjestykseen ja lajitella sitten jokainen asiakas aakkosjärjestykseen samoin. Voit tehdä tämän luomalla mukautetun lajittelun.
Vaihe 2. Napsauta Lajittele -painiketta
Se sijaitsee Tiedot -välilehden Lajittele ja suodata -osiossa. Näyttöön tulee ikkuna, jonka avulla voit luoda tietyn sekvenssin eri kriteereillä.
Jos sarakkeesi ensimmäisessä solussa on otsikoita, esimerkiksi "Kaupunki" ja "Nimi", muista tarkistaa Omat tiedot sisältävät otsikot -ruutu aiemmin näkyvän Lajittelu -ikkunan vasemmassa yläkulmassa
Vaihe 3. Tee ensimmäiset asetukset
Valitse haluamasi sarake napsauttamalla Lajitteluperuste -valikkoa. Tässä esimerkissä lajittelet ensin kaupungin, joten valitse sopiva sarake valikosta.
- Valitse "Lajittele" -valikosta "Arvot".
- Järjestä järjestys "A - Z" tai "Z - A" mieleiseksesi.
Vaihe 4. Tee toinen asetus
Napsauta Lisää tasoja -painiketta. Tämä lisää yhden asetuksen ensimmäisen asetuksen alle. Valitse toinen sarake (sarakkeen nimi tässä esimerkissä) ja säädä sitten asetuksia (helpottaaksesi lukemista valitse sama asetusvalikko kuin ensimmäisessä asetuksessa).
Vaihe 5. Napsauta OK
Luettelosi lajitellaan aiemmin tekemiesi asetusten mukaan. Näet kaupungit aakkosjärjestyksessä ja asiakkaiden nimet aakkosjärjestyksessä kussakin kaupungissa.
Tämä esimerkki on yksinkertainen esimerkki ja sisältää vain kaksi saraketta. Voit kuitenkin luoda monimutkaisia sekvenssejä ja halutessasi sisällyttää useita sarakkeita
Osa 3/3: Lajittele solun värin tai kirjaimen mukaan
Vaihe 1. Valitse tietosi
Voit napsauttaa ja vetää (napsauta ja vedä) valitaksesi sarakkeen, jonka mukaan haluat lajitella, tai voit napsauttaa sarakkeen solua aktiiviseksi ja antaa Excelin lajitella tiedot automaattisesti.
Vaihe 2. Napsauta Lajittele -painiketta
Se sijaitsee Tiedot -välilehden Lajittele ja suodata -osiossa. Lajittelu -ikkuna tulee näkyviin. Jos valitsemasi sarakkeen vieressä on toinen tietoja sisältävä sarake, sinulta kysytään, haluatko syöttää tiedot.
Vaihe 3. Valitse "Lajittele" -valikosta "Solun väri" tai "Fontin väri"
Tämän avulla voit valita ensimmäisen lajiteltavan värin.
Vaihe 4. Valitse ensin väri, jonka haluat lajitella
Tilaus -valikon avattavasta valikosta voit valita, minkä värin haluat laittaa ensin tai viimeisenä. Voit valita vain sarakkeessa olevan värin.
Värien lajittelulle ei ole oletus- tai oletusasetusta. Järjestelyt on tehtävä itse
Vaihe 5. Lisää toinen väri
Jokaiselle lajittelemallesi värille on lisättävä muita asetuksia. Lisää asetukset napsauttamalla Lisää taso. Valitse seuraava väri, jonka mukaan haluat lajitella, ja aseta sitten järjestelyt haluamassasi järjestyksessä.
Varmista, että jokainen asetuskomento on sama jokaiselle asetukselle. Jos esimerkiksi lajittelet ylhäältä alas, varmista, että Tilaus -valikossa on jokaiselle Päälle valitsemasi asetus
Vaihe 6. Napsauta OK
Jokainen asetus tulee voimaan erikseen ja sarakkeet lajitellaan asettamasi värin mukaan.
Vinkkejä
- Yritä lajitella tiedot eri tavalla; Eri näkökulmat voivat näyttää esitetyn tiedon eri puolia.
- Jos laskentataulukossasi on summia, keskiarvoja tai muita yhteenvetotietoja lajiteltavien tietojen alapuolella, älä myöskään lajittele niitä.
