Ystävällisten muistutussähköpostien kirjoittaminen voi olla hankalaa. Et halua vaikuttaa painostavalta tai kärsimättömältä, mutta viestisi on saatava perille. Käytä ystävällistä sävyä sähköposteissa lempeillä tervehdyksillä ja ilmaisuilla. Ilmoita syy, miksi lähetät muistutusviestin, jotta vastaanottajat tietävät, mitä haluat. Varmista, että sähköpostiviesteissä ei ole virheitä, jotta et vaikuta vain ystävälliseltä, vaan myös ammattimaiselta.
Vaihe
Osa 1/3: Ystävällisen äänen käyttö
Vaihe 1. Tervehdi vastaanottajaa
Liiketoimintatilanteessa voit "käyttää" muodollista tervehdystä, kuten "Hyvä". Henkilökohtaista sähköpostia käytetään kuitenkin yhä useammin. Jotkut sähköpostitervehdykset, jotka voivat auttaa luomaan ystävällisen sävyn, ovat:
- Hei!
- Hei ystävä
- Pitkästä aikaa
- Hei!
Vaihe 2. Viittaa suhteeseesi vastaanottajan kanssa
Jos keskityt vain muistutukseen, viestisi näyttää kylmältä. Viittaa henkilökohtaiseen suhteeseen vastaanottajan kanssa sisällyttämällä lauseita, jotka heijastavat ystävyyssuhteita ja yhteisiä kokemuksia. Tämä sisältää:
- Miten koulussa menee?
- Hei ystävä kuinka voit?
- Viime viikonloppu oli niin hauska.
- Milloin puhuimme viimeksi kuukausi sitten?
- Viimeinen matkamme oli todella hauska! Meidän on tehtävä se uudelleen.
Vaihe 3. Tarkenna ilmaisua
Tämä on erityisen tärkeää sähköpostin muistutusosion kannalta. Jos et ole ollut yhteydessä vastaanottajaan pitkään aikaan, on parasta pyytää anteeksi tai antaa tekosyy vain soittaa hänelle muistuttaakseen häntä. Joitakin esimerkkejä hienovaraisista ilmauksista ovat:
- Tiedän, ettemme ole puhuneet pitkään aikaan, mutta halusin muistuttaa teitä…
- Uuden vauvan saapuminen on pitänyt minut kiireisenä, muistin vain muistuttaa sinua…
- Tiedän, että olet kiireinen, joten en halua häiritä sinua, mutta halusin lähettää muistutuksen…
Vaihe 4. Ole kohtelias
Jos muistutus on tärkeä, saatat tuntua painostavalta. Muista, että vastaanottaja on kiireinen elämässään. Sano aina "kiitos" ja "kiitos" asianmukaisilla ilmaisuilla. Voit sisällyttää kohteliaita lauseita, kuten:
- Anteeksi, että häiritsen sinua, mutta halusin varmistaa…
- Vastaa tähän sähköpostiin mahdollisimman pian …
- Kiitos, että käytit aikaa tämän muistutusviestin lukemiseen ja siihen vastaamiseen. Olen todella kiitollinen.
- Odotan vastaustasi.
Osa 2/3: Listausvaatimukset
Vaihe 1. Käytä sarakkeiden otsikoita
Sinun ei tarvitse kirjoittaa älykästä otsikkosaraketta. Selkeät ja yksiselitteiset sarakeotsikot ovat hyödyllisempiä. Näin vastaanottaja voi tietää sähköpostin tarkoituksen yhdellä silmäyksellä. Joitakin yleisiä vaihtoehtoja ystävällisille muistutusviesteille ovat:
- Tarkistaa
- Nopea muistutus…
- Tulevat matkat/tapahtumat.
- Matkan/tapahtuman osallistujia lasketaan.
Vaihe 2. Muista sisällyttää muistutus
Kun yrität olla niin kohtelias ja ystävällinen, saatat unohtaa jotain tärkeää, kuten muistutuksen. Kirjoita paketin muistutus sähköpostin alkuun tervehdyksen ja henkilökohtaisen suhdelauseen jälkeen. Esimerkiksi:
- "Hei ystävä, Emme ole puhuneet pitkään aikaan, Ben. Miten vaimosi ja lapsesi voivat? Vaimoni ja lapseni ovat pitäneet minut kiireisenä, mutta halusin kysyä sinulta…”
-
Hei!
Isoäiti, olen aikonut lähettää tämän viestin jo pitkään. Olen pahoillani, että olen liian kiireinen. Haluan muistuttaa isoäitiä lounaastamme…”
Vaihe 3. Käytä ytimekästä kieltä
On totta, että kohtelias kieli vaatii pidempiä lauseita. Esimerkiksi lause "Työskentele kovemmin" olisi kohteliaampi, jos kirjoittaisit "Olisi parempi, jos työskentelisit enemmän." Vaikka kohtelias, pitkät lauseet voivat tehdä sähköpostisi painopisteen epäselväksi.
Käytä sähköposteillesi yksinkertaisempaa rakennetta. Ehkä jotain tällaista: Tervehdys (avaus) → Henkilökohtaiset suhteet → Muistutus → Lopetustervehdys (sulkeminen)
Vaihe 4. Muokkaa tarpeettomia tietoja
Kysy itseltäsi jokaisesta lauseesta ja sen osasta:”Onko tämä tarpeellista?” Joissakin tapauksissa sanalla”välttämätön” voi olla laaja merkitys, kuten”Tämä on tarpeen, jotta sähköpostini ei kuulosta kylmältä.” Poista tarpeettomat osat. sähköpostista.
Yleensä adverbit (kuten "hyvin", "hyvin", "todella", "kerran" ja "tietysti") voidaan poistaa, jotta sähköpostistasi tulee lyhyempi
Vaihe 5. Lopeta sähköpostiviesti viimeisellä tervehdyksellä
"Siunaukset" tarkoittaa "hyvästi". Viimeinen tervehdys sisältää ilmaisuja, kuten "Tervehdys", "Terveisin", "Terveisin" ja "Tervehdys". Allekirjoituksesi on kirjoitettava tervehdyksen jälkeen. Tällainen yleinen tervehdys saattaa vaikuttaa muodolliselta. Haluat ehkä kokeilla jotain seuraavista:
- ystäväsi
- ystäväsi
- lähettää terveisiä menestykselle
- Hauskaa päivän jatkoa
- sinun vuorosi
- odotan innolla kuulevani sinusta
Osa 3/3: Varmista, ettei sähköpostissa ole virheitä
Vaihe 1. Tarkista sähköpostisi
Jopa sähköpostin selaaminen kerran tai kahdesti vähentää perusvirheitä, joita saattaa ilmetä kirjoittaessasi. Kun olet kirjoittanut sähköpostisi, tarkista sähköpostin oikeinkirjoitus ja kielioppi.
- Monilla sähköpostipalveluntarjoajilla on oikeinkirjoituksen ja kieliopin tarkistustoiminnot. Ominaisuuden laatu riippuu sähköpostin tarjoajasta. Joissakin tapauksissa tämä ominaisuus ei ehkä ole kovin tarkka.
- Muista tarkistaa otsikko-, tervehdys- ja sulkemiskentät. Luultavasti unohdat tämän ja keskityt vain sähköpostin sisältöön.
Vaihe 2. Lue sähköpostiviesti ääneen
Jos kirjoitat tärkeää sähköpostia tai haluat näyttää kohteliaalta ja ystävälliseltä jollekulle, lue sähköpostisi alusta loppuun. Kuulostaako se keskustelulta? Jos näin on, sähköpostisi on valmis lähetettäväksi.
Kirjoita lauseet tai kohdat, jotka kuulostavat hankalalta. Käytä parasta harkintaasi arvioidessasi tätä. Jokaisella ihmisellä on erilainen näkemys puhumisesta riippuen
Vaihe 3. Pyydä joku muu lukemaan sähköpostisi
Tärkeissä viestinnöissä, kuten liiketoiminnallisissa tarkoituksissa, voit pyytää jotakuta muuta tarkistamaan muistutussähköpostin ennen sen lähettämistä. Jos sähköpostisi on ytimekäs, se kestää yleensä vain lyhyen ajan ja pienetkin virheet on helppo havaita.
- Tarkista online -viestipalvelut. Lähetä sähköpostia ystävillesi verkossa ja kysy esimerkiksi: "Hei, voitko lukea lyhyen sähköpostiviestin, jonka minun on lähetettävä? Ei mene kauan."
- Muista aina kiittää kaikkia, jotka lukevat sähköpostisi. Loppujen lopuksi he auttavat sinua.
