3 tapaa olla tehokkaampia työssä

2024 Kirjoittaja: Jason Gerald | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2024-01-19 22:12

Tällä hetkellä työpaineet kiristyvät. Jokainen kokopäivätyötä tekevä tietää, että keskimääräinen työpäivä ei aina riitä kaiken tekemiseen. Tuottavuutta voidaan kuitenkin parantaa huomattavasti ottamalla käyttöön tapoja, jotka tehostavat työskentelyä. Tehokas työntekijä käyttää kaiken käytettävissä olevan ajan kiinnittäen täyden huomionsa tärkeimpiin tehtäviin. Tehokkuus työssä ei ainoastaan lisää tuottavuuttasi ja näytä tämä pomollesi - se tekee sinusta myös tyytyväisemmän, koska sinulla oli tuottava päivä.

Vaihe

Tapa 1 /3: Tarkennuksen luominen

Vaihe 1. Pidä työpaikka puhtaana ja siistinä

Tehokkuuden saavuttaminen työssä voi joskus olla yhtä helppoa kuin työpaikan siivoaminen. Epäsiisti ja puhdas työpaikka heikentää tuottavuutta. Jos sinulla on jatkuvasti vaikeuksia löytää työkaluja tai asiakirjoja tämän epäjärjestyksen vuoksi, aika on hukkaan heitetty. Säilytä vain päivittäin käyttämäsi tavarat - muut tavarat on pidettävä poissa työpöydältäsi, mutta ne voidaan silti hakea nopeasti.

• Jos työskentelet toimistossa, järjestä toimistotilosi ja työpöytäsi niin, että löydät nopeasti ja helposti mitä tarvitset työhösi. Jos et työskentele toimistossa, samat periaatteet pätevät edelleen. Jos esimerkiksi työskentelet polkupyörän korjaamossa, pidä työkalut puhtaina ja järjestyksessä, jotta löydät ne tarvittaessa. Lähes jokainen työpaikka hyötyy sen pitämisestä puhtaana.

  

• Toimistotyöntekijöiden ja muiden, jotka käsittelevät suuria määriä paperityötä, on luotava looginen ja siisti arkistointijärjestelmä. Pidä usein käyttämäsi asiakirjat lähellä. Tallenna muut asiakirjat aakkosjärjestykseen tai muuhun järjestykseen.

Vaihe 2. Varmista, että työpaikkasi on hyvin varustettu

Varmista, että sinulla on tarvittavat esineet ja työkalut työhösi. Toimistossa tämä tarkoittaa, että sinulla on oltava työkalut, kuten reikä, nitoja, laskin jne. Työhuoneen ulkopuolella työkalut ovat erilaisia, mutta periaate on edelleen sama - hanki työkalut, joita tarvitset tehokkaaseen työskentelyyn ennen kuin pääset töihin.

• Se tarkoittaa myös sitä, että sinulla on varastossa kaikki tarvitsemasi työkalut. Opettajat tarvitsevat liituja, puusepät nauloja jne.
• Varmista, että laitteesi on hyvässä kunnossa. Yksi tärkeä työkalu, joka katkaisee, voi häiritä koko päivän työnkulkua, jos et voi työskennellä ilman sitä! Säästä aikaa pitkällä aikavälillä varaamalla vähän aikaa laitteiden säännölliseen puhdistamiseen ja huoltoon.

Vaihe 3. Pidä aikataulu vakaana

Jos sinulla on suunnitelma, luulen tietysti, että työsi on tehokkaampaa. Jos haluat todella tehdä tehokkaan aikataulun, rajoitu vain yhteen suunnittelukirjaan (ja ylimääräiseen kalenteriin pitkällä aikavälillä). Älä vaikeuta työtäsi pitämällä useampaa kuin yhtä muistikirjaa. Sinun on kyettävä näkemään yhdessä paikassa, mitä sinun on tehtävä.

• Järjestä jokainen päivä tekemällä tehtäväluettelo. Aloita korkeimmalla prioriteetilla, jotta ne voidaan suorittaa ensin. Aseta vähemmän tärkeät tehtävät loppuun. Aloita luettelon yläosasta. Jos et suorita tehtävälistaa yhtenä päivänä, suorita keskeneräinen tehtävä seuraavana päivänä.

  

• Aseta määräajat tärkeimmille hankkeille ja ole realistinen tarvittavien aikataulujen kanssa. Et halua asettaa itsesi epäonnistumaan - on parempi pyytää lisäaikaa hankkeen alussa kuin pyytää sitä määräajan lähestyessä.

Vaihe 4. Poista henkilökohtaiset häiriötekijät

Eri työpaikoilla on erilaisia häiriötekijöitä - jotkut työt joutuvat meluisten työtovereiden kanssa. Toiset voivat olla hyvin hiljaisia, mikä häiritsee sinua pienimmälläkin äänellä. Tee mitä sinun on tehtävä keskittyäksesi. Jos sinulla on oikeus kuunnella musiikkia työpaikalla, ota mukaan mp3 -soitin. Voit jopa harkita muistiinpanojen lähettämistä työpaikallesi, jotta työtoverisi eivät häiritse sinua. Se voi näyttää karkealta, mutta se ei ole sitä. Tämä on järkevä ja tehokas tapa saada ihmiset jättämään sinut töihin. Muista, että voit seurustella taukojen ja lounasaikojen aikana.

• Yksi yleisimmistä ärsytyksistä on Internet -sivustot. Tutkimukset osoittavat, että kaksi kolmasosaa työntekijöistä viettää päivittäin vähintään jonkin aikaa muilla kuin työhön liittyvillä sivustoilla. Onneksi useimmat Internet -selaimet mahdollistavat ilmaisten tuottavuuden apuvälineiden lataamisen ongelmallisten sivustojen estämiseksi. Hae lisäyksiä selainkaupastasi avainsanoilla "verkkosivuston esto" tai "tuottavuuden tuki". Saat ilmaisia ja tehokkaita tuloksia.

  

• Toinen hyvä tapa välttää häiriötekijöitä on rajoittaa puhelujasi (välttää tarpeettomat puhelinkeskustelut) ja minimoida äkilliset kohtaamiset.

  

Vaihe 5. Käytä taukoja henkilökohtaisten asioiden hoitamiseen

Yllättäen nämä tauot voivat parantaa työpaikkasi tehokkuutta sen sijaan, että häiritsisivät. Ensinnäkin lepo virkistää ja väsyttää vähemmän. Toiseksi lepo antaa sinulle aikaa käsitellä häiriötekijöitä. Pidä taukoja tehdäksesi kaiken, mikä saattaa häiritä sinua työssä. Näetkö usein unta veljestäsi töissä? Soita heille taukojen aikana ja poista tämä häiriötekijä!

Menetelmä 2/3: Strategioiden toimiminen tehokkaasti

Vaihe 1. Jaa vastuusi hallittaviin osiin

Suuret projektit voivat olla pelottavia - jos ne ovat liian suuria, niistä on erittäin helppo päästä eroon ensin viettämällä aikaa vähemmän tärkeisiin töihin, kunnes joudut työskentelemään niiden kanssa määräajan lähestyessä. Tehokkaana työntekijänä sinun on ensin tehtävä tärkeät asiat, vaikka se tarkoittaisi, että teet pienen osan suuresta työstä. Ei tunnu kovin tyydyttävältä tehdä pieni pala isosta työstä, mutta se on fiksu tapa hyödyntää aikaasi. Pitkällä aikavälillä suoritat tärkeimmät tehtävät nopeammin, jos suoritat ne päivittäin pikkuhiljaa.

Jos esimerkiksi joudut pitämään suuren esityksen kuukaudessa, aseta tavoitteeksi hahmotella tänään. Se ei ole kovin aikaa vievää, joten se ei häiritse sinua työstäsi, mutta se on tärkeä ensimmäinen askel, joka tekee loput prosessista nopeampaa ja helpompaa

Vaihe 2. Kevennä työtäsi delegoimalla

Ellet ole työn alareunassa, sinulla on mahdollisuus jakaa joitakin toistuvia tehtäviä alaisesi kesken säästääksesi aikaa. Älä anna alaisilleen projektia, jos vain pystyt suorittamaan sen hyvin. Anna heille aikaa vievää, yksitoikkoista työtä, jotta voit keskittyä tärkeämpiin asioihin. Jos siirrät työtä, muista noudattaa määräaikaa. Ole aina kiitollinen, kun alaisesi auttavat sinua - jos he näkevät sinun arvostavan sinua, he työskentelevät todennäköisemmin seuraavan projektin parissa.

• Jos olet harjoittelija, alemman tason työntekijä, voit silti jakaa tämän yksitoikkoisen työn työntekijöillesi samalla tasolla kuin sinä (tietysti heidän luvallaan ja esimiehesi luvalla). Jos käytät kumppanisi apua, ole valmis palkitsemaan seuraavan kerran!

  

• Jos sinulla on hyvät suhteet pomosi kanssa, saatat jopa huomata, että hän siirtää osan työstä jollekin toiselle puolestasi!

  

Vaihe 3. Pidä sukkahousut ohuina

On syytä, miksi kaikki vihaavat kokouksia - vuoden 2012 kyselyn mukaan lähes puolet osallistujista koki, että kokoukset olivat työajan tuhlausta - enemmän kuin henkilökohtaisiin ja virkistysalueisiin vietetty aika. Kokoukset voivat olla elintärkeitä keskusteltaessa tavoitteista ja tulevaisuuden vision asettamisesta. Mutta usein tästä tulee tehoton kokous tuntikausia, jopa päiviä, tuottamatta mitään. Seuraavassa on muutamia vinkkejä kokousten tehostamiseksi:

• Luo esityslista ennen jokaista kokousta, jotta varattu aika maksimoidaan. Anna ajanjakso, jonka jokainen aihe on käsiteltävä. Seuraa agendasi mahdollisimman paljon. Jos jokin muu aihe tulee esille, suosittele sitä keskustelua varten myöhemmin.
• Kutsu mahdollisimman vähän ihmisiä. Kokousten läsnäolon pitäminen minimissä vähentää mahdollisuuksia, että keskustelu menee ohi aiheen. Se pitää myös ihmiset, joiden ei tarvitse olla paikalla työskennelläkseen työpöydillään.
• Pidä esitysdiat minimissä. Keskustelua siitä, onko esitysdiat (PowerPoint jne.) Auttavat tai estävät kokousten tehokkuutta, keskustellaan vähän. Se on melko ilmeistä: jos käytät esitys dioja, varmista, että ne ovat mahdollisimman ytimekkäitä ja informatiivisia. Käytä dioja näyttääksesi kuvia ja tietoja, joita ei voida välittää sanoillasi, ei koko esityksen sisältöä.
• Lopuksi pääperiaate, tiedä mitä haluat päättää ennen kuin aloitat kokouksen ja teet päätöksen mahdollisimman nopeasti.

Vaihe 4. Lopeta draama toimistossa

Työpaikka voi olla stressaava paikka. Jos temperamentti nousee, käsittele sitä välittömästi. Tämä voi olla sinä, henkilö, jonka kanssa olet tekemisissä, tai molempien osapuolten on pyydettävä anteeksi. Tee tämä mahdollisimman nopeasti. Jos annat taistelun venyä, tehokkuutesi kärsii ja se maksaa sinulle aikaa pitkällä aikavälillä, koska sinulla on tapana välttää tätä henkilöä. Mikä tärkeintä, älä anna draaman työssä tuhota tehokkuuttasi ja mielialaasi!

• Älä pelkää ottaa sovittelijaa mukaan. Me kaikki tiedämme, että draama ja loukkaantuneet tunteet voivat haittaa työnkulkua, joten monet palkkaavat ihmisiä, jotka on erityisesti määrätty ratkaisemaan konfliktit työpaikalla. Ota yhteyttä toimistosi henkilöstöön, jos olet turhautunut, surullinen tai peloissasi muiden työpaikalla olevien ihmisten vuoksi.
• Kun kaikki on ohi, sinun ei tarvitse olla ystäviä sen kollegan kanssa, jonka kanssa riidelit, mutta sinun pitäisi pystyä työskentelemään hänen kanssaan. Ole kohtelias ja huomaamaton työpaikallasi, jopa ihmisten kanssa, joita vihaat.

Tapa 3/3: Elämäntapamuutosten tekeminen

Vaihe 1. Lepää hyvin

Väsymys ei koskaan paranna kenenkään työn laatua. Väsymys hidastaa suorituskykyäsi, ja jos nukahdat helposti, se voi olla kiusallista tärkeässä kokouksessa. Lisäksi unen puute aiheuttaa monia terveysongelmia. Älä nukahda töissä tai jätä töitä väliin, koska olet sairas-nuku 7-8 tuntia päivässä parhaan laadun saavuttamiseksi.

Työväsymys voi olla vain pieni häiriötekijä. Mutta pahimmassa tapauksessa se voi olla vakava turvallisuusongelma. Jos sinulla on työ, jossa ihmisten henki on vaakalaudalla (esimerkiksi lentokentän virkailija tai kuorma -autonkuljettaja), on erittäin tärkeää hallita uniaikataulua

Vaihe 2. Harjoitus

Tiede on osoittanut, että liikunta parantaa mielialaa työssä ja tuottavuutta. Tämä on erittäin tärkeää erityisesti toimistotyöntekijöille, jotka viettävät vain paljon aikaa tietokoneen edessä. Harjoittelun myötä se tekee sinusta terveemmän, mutta myös onnellisemman, keskittyvämmän ja motivoituneemman.

Jos aloitat harjoitusrutiinin ensimmäistä kertaa, kokeile sydän- ja voimaharjoittelun yhdistelmää

Vaihe 3. Säilytä hyvä mieli

Jos yrität parantaa työtehokkuuttasi, sinun on työskenneltävä vakavasti. Usein tämä ei ole hyvä idea - voit lisätä tehokkuuttasi lyhyellä aikavälillä, mutta tämä ei tee sinua onnelliseksi työssä, kyllästyminen on erittäin helppoa, mikä johtaa uupumukseen ja motivaation puutteeseen. Yritä pysyä motivoituneena - jos tunnet olevasi onnellinen työssäsi, sinusta tulee motivoituneempi ja kunnianhimoisempi. Tee pieniä asioita mielialasi parantamiseksi, jotka eivät haittaa tuottavuutta, kuten musiikin kuuntelu, venyttely tai kannettavan tietokoneen siirtäminen taukotilaan hiljaisemman ja rauhallisemman ilmapiirin luomiseksi.

• Hyödynnä lounasaika - hyödynnä tilaisuus nauttia hyvä ateria ja vitsailla ystäviesi kanssa.
• Käytä kahvia varoen. Kahvi voi olla loistava piriste, jos tunnet olosi erittäin väsyneeksi, mutta jos käytät sitä joka päivä, voit tulla riippuvaiseksi siitä, eikä se hyödytä sinua pitkällä aikavälillä.

Vaihe 4. Motivoi itseäsi

On helpompaa työskennellä tehokkaammin, jos sinulla on hyvä syy työskennellä. Jos sinulla on usein vaikeuksia pysyä motivoituneena, mieti syitä, jotka saivat sinut etsimään tätä työtä - tavoitteitasi elämässäsi, unelmiasi tai omaa näkemystäsi. Yritä ajatella, että työsi on tie perimmäiseen päämäärään. Jos pidät työstäsi, mieti, miten työsi vaikuttaa tunteisiisi - tunnetko olosi tyytyväiseksi sen jälkeen?

• Ajattele hyviä asioita, joita työstäsi tulee. Ehkä sinulla voi olla oma auto tai talo tai voit lähettää lapsesi kouluun. Ajattele myös työsi etuja, kuten sairausvakuutusta ja hammaslääkäriä sinulle ja perheellesi.

  

• Ajattele seurauksia, jos et tee työtä. Mistä sinun pitäisi luopua, koska menetit tulolähteesi? Miten se on vaikuttanut perheeseesi ja läheisiisi?

Vaihe 5. Palkitse itsesi

Jos onnistut tehostamaan työtäsi, juhli sitä. Vanhojen tapojen rikkominen ja uusien omaksuminen ei ole helppoa, joten palkitse kovasta työstäsi. Ota olut töiden jälkeen perjantaina tai juhlia ystäviesi kanssa tai vain makaamalla sängyssä lukemassa kirjaa - mikä tekee sinut onnelliseksi pitkän viikon jälkeen. Tämä on erittäin tärkeää motivaation ylläpitämiseksi.

Lahjasi ei tarvitse olla liian suuri, eikä sen pitäisi olla taloudellinen taakka. Säästä ylelliset lahjasi erityistilaisuuksiin