Me kaikki tiedämme, että työn organisointi on tärkeää, mutta useimpien ihmisten on vaikea tehdä sitä. Usko tai älä, järjestäytyminen ei ole niin vaikeaa kuin miltä se näyttää. Muutamat korjaukset ja ratkaisut auttavat sinua tulemaan järjestäytyneeksi ihmiseksi kuin luulet.
Vaihe
Tapa 1 /4: Paikan ja ajan asettaminen
Vaihe 1. Seuraa toimintaa
Vietä muutaman päivän päiväkirjaa tai seuraa päivittäistä toimintaa. Pitämällä päiväkirjaa näet, mitä olet tehnyt, mitä et ole aiemmin ymmärtänyt. Lisäksi päiväkirjaaminen voi myös antaa sinulle pienen käsityksen puutteistasi asioiden järjestämisessä ja tuottavuudessa. Tämä harjoitus on tehtävä suuri tavoite mielessä. Toimintalokien kautta näet, mitkä toiminnot ovat ajanhukkaa ja mitkä toiminnot voivat tukea sinua tavoitteidesi saavuttamisessa.
Vaihe 2. Määritä tuottava aika
Jotkut meistä ovat varhain herääviä ja toiset eivät. Luultavasti tiedät jo, milloin tuottava aika on. Halusitpa sitten illat, aamu- ja lounasajat, jopa ennen tai jälkeen työpäivän ruuhka -aikojen, hyödynnä nämä ajat maksimoidaksesi tuottavuutesi.
Vaihe 3. Priorisoi työsi
Me kaikki tiedämme, että jotkut tehtävät ovat tärkeämpiä kuin toiset, mutta emme aina priorisoi niitä oikein. Kehitä siis sijoitusjärjestelmä merkitsemällä tehtävät tärkeiksi ja ole rehellinen ja joustava. Käytä muistutuksia joko käyttämällä digitaalista kalenteria tai muistilappuja tietokoneellasi tai työpöydälläsi. Omista enemmän aikaa ja energiaa asioille, jotka ovat listallasi tärkeimpiä. Esimerkkejä ovat aikaherkät tehtävät, kuten tehtävät, jotka on suoritettava tänään tai huomenna. Sinun tulisi myös priorisoida vastaaminen asiakkaille, pomoille tai kenelle tahansa muulle, joka maksaa palkkasi. Jos olet epävarma tehtävän arkaluonteisuudesta ja tärkeydestä, on parempi kysyä joltain.
Vaihe 4. Suorita pienet tehtävät välittömästi
Kaikkia tehtäviä ei tarvitse priorisoida ja ajoittaa suoritettavaksi tietyn ajan kuluessa. Jotkut tehtävät eivät vaadi suunnittelua tai ajoitusta, koska ne voidaan suorittaa heti. Jos näin on, voit suorittaa tehtävän nopeasti heti. Joten tee se nyt! Kun teet heti kevyitä tehtäviä, et viivyttele.
Vaihe 5. Järjestä työkalut ja työvälineet
Työpöytämme voivat helposti mennä sotkuisista rikkoutuneisiin veneisiin, mikä voi estää sinua olemasta järjestäytynyt. Joillakin ihmisillä on jopa puhtaan pöydän käytäntö. Vaikka se ei todellakaan ole välttämätöntä, on parempi puhdistaa työalue.
- Siisti pöytä. Vie kaikki roskat ja järjestä tarvitsemasi asiat järjestelmällisesti. Puhdista työpöytä aina kun mahdollista: kun toimistolla ei ole töitä, taukojen aikana tai tehtävien välillä.
- Puhdista roskat välittömästi. Näin muistat aina puhdistaa työpöytäsi. Lisäksi voit välttyä ärsyttämästä kertyneestä roskasta.
- Säilytä tarvitsemasi tavarat helposti saatavilla olevassa paikassa. Kaikki ympärilläsi ei tietenkään ole roskaa. Kun pidät tarvitsemasi työkalut lähellä, voit myös säästää arvokasta aikaa ja työtilaa.
Vaihe 6. Aikatauluta aktiviteetit ja kokoukset
Jotkut ajoittavat vain kokouksia, mutta eivät tehtävälistalla olevien toimintojen kanssa. Tärkeiden tehtävien ja kokousten ajoittaminen voi olla erittäin hyödyllistä. Voit esimerkiksi ryhmitellä päiväsi pitämällä kokouksia vain tiistaisin ja torstaisin. Tee aikataulustasi tilaa”luovaan aikaan” tai arvaamattomaan.
- Käytä aikataulu- ja kalenterinhallintaa. Voit luoda oman aikataulujen hallinnan paperilla ja kynällä, tai ne voivat olla ohjelmistoja ja sovelluksia, kuten iCalendar tai Google Now.
- Luokittele toimintasi. Toimintojen luokittelu tai värikoodaus voi olla visuaalinen muistutus tärkeistä asioista. Luomasi luokat voivat esimerkiksi olla: kirjeenvaihto, projektit, tapahtumat, kokoukset, aivoriihi, tauot ja harjoitusaika.
- Käytä tekniikkaa aikataulusi hallintaan. Online-aikataulujen hallintaohjelmat ja sähköpostialustat, kuten Outlook, voivat yhdistää tehtävälistoja, kalentereita ja osoiteluetteloita. Tämä aikataulujen hallinta ei ainoastaan paranna tehokkuuttasi, vaan voi myös yksinkertaistaa ajattelua.
- Käänny töihin aina kun mahdollista. Kiireisenä työpäivänä unohdat, ettei sinun tarvitse tehdä kaikkea yksin. Jätä työsi avustajalle, tai jos olet todella täynnä työtä, pyydä työtovereitasi auttamaan sinua tietyssä tehtävässä. Voit palauttaa suosion kollegallesi, kun työ alkaa loppua.
Tapa 2/4: Sähköpostien järjestäminen järjestelmällisesti
Vaihe 1. Tarkista sähköpostisi aikataulun mukaisesti
Sinun ei tarvitse aina tarkistaa postilaatikkoasi, koska useimmat viestit eivät ole niin tärkeitä kuin luulisi. Jos työskentelet työssä, joka ei vaadi nopeaa seurantaa, tarkista sähköpostisi säännöllisin väliajoin, noin 3-4 kertaa päivässä.
Vaihe 2. Järjestä sähköposti
Hyödynnä kansiot ja liput -ominaisuutta sen sijaan, että annat viestisi kasaantua postilaatikkoosi. Esimerkiksi Outlookin kansiot ja alikansiot tai Gmailin useat tunnisteet ja postilaatikko -ominaisuudet voivat olla kannattavia. Jos olet toimittaja, tiedostojesi nimi voi olla "Uusimmat uutiset", "Tulevaisuuden uutiset", "Vanhat uutiset", "Haastattelut ja resurssit" ja "Ideat".
Poista ja arkistoi sähköpostisi. Arkistoi tärkeät ja vanhat kirjeet ja poista loput. Kuten yllä oleva esimerkki,”Vanhat uutiset” on toimittajan arkisto. Kun alat poistaa vanhoja sähköpostiviestejä, näet, kuinka monta sähköpostia kannattaa heittää pois sen sijaan, että se lähetettäisiin. Jotkut ihmiset jopa päättävät, että heillä on nolla postilaatikko, eli postilaatikossasi ei ole lukemattomia sähköposteja tai sähköpostiviestejä. Tiedostojen ja tunnisteiden käytön lisäksi voit tyhjentää postilaatikkosi arkistointityökalulla, poistamalla vanhoja sähköposteja ja käyttämällä sähköpostinpuhdistussovellusta
Vaihe 3. Käytä muita tehokkaampia viestintämuotoja
Joskus nopea puhelu vastaa 10 sähköpostin lähettämistä ja vastaanottamista. Jos on, soita! Jos tiedät, että sähköpostiviestien vaihtaminen voi estää keskustelua ja se on tehtävä edestakaisin, on parasta kommunikoida puhelimitse. Saat lisätietoja soittamalla sen sijaan, että kävisit pitkiä, runsaita ja aikaa vieviä sähköpostikeskusteluja. Voit lähettää sähköpostia työtovereillesi ja sanoa:”Minulla on paljon kysymyksiä tästä. Ehkä puhelimessa puhuminen olisi helpompaa? Voinko soittaa sinulle kello 5?"
Vaihe 4. Rajoita keskeytyksiä
Strategiset tauot voivat todella auttaa, mutta keskeytykset työaikana ovat päinvastaisia. Keskeytykset voivat hidastaa työtäsi, rikkoa rytmiäsi ja menettää keskittymisen. Yritä siis käyttää vastaajaa, kun olet kiireinen. Nämä työkalut eivät ole vain silloin, kun et ole toimistossa; näitä työkaluja voidaan käyttää myös silloin, kun olet kiireinen. Monilla ihmisillä on”avoin ovi” -käytäntö, mutta sinun ei tarvitse pitää ovea auki koko ajan. Voit jättää oveen viestin, jossa sanotaan: "Puhelun aikana" tai "Huone on käytössä. Tule takaisin tai lähetä sähköpostia.”
Vaihe 5. Hyödynnä pilvi
Pilvipalveluja kannattaa harkita, koska ne ovat halvempia, skaalautuvia, tehokkaampia ja helpompia päivittää. Pilvessä oleva sisältö on erittäin hyödyllistä, koska sitä voidaan käyttää eri laitteilla: tietokoneilla, tableteilla, älypuhelimilla ja muilla. Pilvitallennus toimii myös digitaalisen varmuuskopioinnin ensisijaisena ja toissijaisena muotona. Keskustele ICT -päällikön tai ohjelmistotoimittajan kanssa, sillä sinulla voi olla jo vapaata tallennustilaa pilvessä tai se on saatavana alhaisesta vuosimaksusta.
Vaihe 6. Käytä online -kirjanmerkkejä
Useimmissa selaimissa on kirjanmerkkitoiminto, jolla voit tallentaa ja järjestää suosikki- tai usein käyttämäsi verkko -osoitteet, jotta niihin pääsee helposti ja nopeasti. Hyödynnä tätä ominaisuutta, jotta et unohda tärkeitä sivustoja, jotta voit tarkistaa viimeisimmät uutiset.
Tapa 3/4: Hyödynnä aika
Vaihe 1. Vältä tekemästä useita asioita samanaikaisesti (moniajo)
Kaikki asiantuntijat uskovat tähän. Vaikka tämä saattaa näyttää nopealta ja siistiltä televisiossa, monien asioiden tekeminen samanaikaisesti on tehotonta ja voi häiritä järjestäytymistesi tehokkuutta. Sen sijaan sinun on parempi omistaa koko huomiosi ensin yhteen tehtävään, käsitellä se ja siirtyä muihin luettelossa oleviin asioihin.
Vaihe 2. Tee aikataulu itsellesi
Onneksi useimmat työt eivät vaadi päivittäisen aikataulun luomista minuuttien perusteella. Päiväaikataulusi ja päivän tärkeiden tehtävien tai tapahtumien merkitseminen voi kuitenkin pitää sinut keskittyneenä tehtäviin.
- Aseta aikarajat tietyille toiminnoille. Jotkut tehtävät eivät vaadi aikarajan asettamista, mutta toiset tulisi parametroida tuottavuuden lisäämiseksi. Ajattele joitakin tehtäviä, jotka vievät enemmän aikaa kuin on tarpeen, ja aseta niille aikaraja myöhemmin.
- Varaa ylimääräistä aikaa muuhun toimintaan. Jotkut tehtävät, kuten opit kokemuksesta, kestävät yleensä pidempään kuin pitäisi, mutta se ei ole huono asia. Varaa tällaiselle toiminnalle ja erityisesti tärkeille tapahtumille ja kokouksille lisäaikaa ennen ja jälkeen.
Vaihe 3. Käytä ajastinta, sekuntikelloa tai herätyskellosovellusta
Nämä esineet voivat olla tehokkaita, kun niitä käytetään oikein. Jotkut ihmiset haluavat asettaa hälytyksen 10, 15 tai 30 minuuttia ennen vaadittua aikaa antaakseen heille riittävän varoituksen ennen toiminnan aloittamista. Voit myös asettaa muistutustyökalun (muistutuksen).
Vaihe 4. Älä viivyttele
Kysy itseltäsi, pitäisikö sinun todella lykätä toimintaa tai haluatko vain olla laiska. Jos sinusta tuntuu löysältä, älä viivyttele - tee se! Jos toiminnan viivästyminen on kuitenkin väistämätöntä, muista tehdä muistiinpanoja ja ajoittaa toiminta uudelleen konkreettisella suunnitelmalla. Tai voit ajatella improvisoitua suunnitelmaa. Jos sinun on esimerkiksi peruutettava henkilökohtainen kokous, haluat ehkä soittaa neuvottelupuhelun tai verkkoneuvottelun.
Menetelmä 4/4: Fyysisen ja mielenterveyden ylläpito
Vaihe 1. Pidä tauko
Mielen lepo on välttämätöntä tuottavuuden ja mielenterveyden ylläpitämiseksi. Olemme yleensä liian kiireisiä töissä, jotta meillä ei ole aikaa levätä. Pidämme tauon antaaksemme tarvitsemamme tauon tuottavuuden lisäämiseksi. Tauot tarjoavat kuitenkin myös mahdollisuuden pysähtyä ja kysyä, käytämmekö aikamme hyväksi vai ei.
Vaihe 2. Nuku paremmin
Ilman kunnon yöunia tunnet huimausta, väsymystä tai uneliaisuutta seuraavana päivänä. Tämä voi häiritä aikataulua ja tehokkuutta työssäsi. Tavoitteena on saada 7-8 tuntia keskeytymätöntä unta joka yö.
Vaihe 3. Älä vertaa itseäsi työtovereihisi
Suurin osa työtovereidesi työstä on erilaista kuin sinun tehtäväsi, ja jokaisella on oma tapa järjestää työnsä. Menetelmä, joka on järkevä ja tehokas työtovereillesi, ei välttämättä toimi sinulle ja päinvastoin.
Vaihe 4. Hyväksy, että järjestäytyminen on jatkuva prosessi
Älä odota olevani täydellinen. Tilaus on pitkä prosessi, joka vaatii jatkuvaa huomiota. Sinua ei organisoida optimaalisesti joka päivä, mutta säännöllisen ihmisen yrittäminen voi parantaa tehokkuuttasi.
