Vuonna 2013 Yhdysvalloissa havaittiin 78 000 työntekijän varastaneen noin 55 miljoonaa dollaria työnantajiltaan. Tiedot ottavat huomioon vain vähittäiskaupan työntekijät. Tämä toimistovarkauksien suuntaus ei ole ilman uhreja. Näiden yritysten palvelemat yritykset ja yhteisöt häviävät, koska voittojen pienentyessä yritykset joutuvat nostamaan hintoja niin, että ne vaikuttavat kuluttajiin. Onneksi on olemassa tapoja, joilla kaikki yritykset alhaisimmista työntekijöistä yritysten omistajiin voivat saada kiinni epärehellisiä työntekijöitä ja lopettaa varkaudet työpaikalla.
Vaihe
Menetelmä 1/3: Epärehellisten työntekijöiden saaminen esimiehiksi
Vaihe 1. Kerää kaikki todisteet varkaudesta huolellisesti
Jotta varas kiinni töissä, sinulla on oltava tietoa. Kerää heti haun yhteydessä tietoja, joiden avulla voit selvittää, milloin, missä ja jos mahdollista, kenen ympärillä varkaus tapahtui.
-
Tietoja, joita haluat mahdollisesti kerätä, ovat:
- Rahan/tavaroiden menetyksen tarkka päivämäärä ja kellonaika;
- Kunkin kassakoneen alku- ja lopputase (rahan varastamisen yhteydessä);
- Varasto ja myynti yhteensä (tavaroiden varastamisen yhteydessä);
- Sen työntekijän nimi, joka oli töissä varkauden tapahtuessa;
- Käytä kortin pyyhkäisytietoja aina kun mahdollista;
- Työntekijöiden kuluraportit; ja
- Huomautuksia laitteiden käytöstä.
- Jos sinulla ei ole tietoja, aloita tallennus, kun epäilet varkautta. Tallennus riittää yleensä tulevien varkauksien estämiseksi, mutta jos varkaus jatkuu, olet paremmin valmistautunut varassa kiinni.
Vaihe 2. Etsi viat muistiinpanoista
Katso muistiinpanojasi ja löydä mitään, mikä ei näytä järkevältä, tai aukkoja, joissa rahaa tai esineitä voi kadota. Mitä parempi kirjanpito, sitä todennäköisemmin löydät todisteita varkaudesta.
Esimerkiksi kun tarkistat varastotietoja, saatat huomata, että päivän alussa olevat 20 älypuhelinta olivat laskeneet 10: een, mutta vain 9 myytiin. Näiden laskelmien tulokset ovat varmasti kysymysmerkki, ja sinun pitäisi tutkia
Vaihe 3. Kiinnitä huomiota kassakoneen toimintaan
Työntekijät, jotka varastavat kassakoneista, käyttävät yleensä erilaisia taktiikoita peittääkseen jälkensä, yleensä joidenkin toimintojen avulla saadakseen mahdollisuuden varastaa. Esimerkiksi epärehellinen työntekijä voi varastaa kassakoneen myyntitoimintoa. Kun ostaja antaa rahaa, kassakoneeseen merkitään myyntikielto, jotta kone avautuu. Työntekijät antavat muutosta asiakkaille ja ottavat rahaa kassalta. Asiakkaalla ei olisi mitään keinoa tietää tätä ovelaa, eikä myyntiä myöskään kirjataisi.
-
Kassakoneen toiminnot, jotka sinun on tiedettävä, ovat:
- Ei alennusta
- Maksun palautus
- $ 0 Myynti
- Raportit (epärehelliset työntekijät voivat tasoittaa myyntituotot, jotka tapahtuvat, kun kassakone tulostaa raportin).
- O'Dell Restaurant Consultingilla on kattava opas, joka sisältää tavallisia työntekijöiden varkaustemppuja ja joista osa hyödyntää kassakoneen erityistoimintoja. Lue opas tästä linkistä. Vaikka linkki keskittyy ravintoloihin, monet oppaassa mainitut temput koskevat myös monia muita alueita, kuten vähittäiskauppaa.
Vaihe 4. Jos rahaa varastetaan, laske rahat kassalla
Yksi yleisimmistä tavoista käsitellä rahanvarkauksia on saada työntekijät laskemaan rahat kassalla vuoron alussa ja laskemaan ne takaisin vuoron lopussa. Laskutuloksia verrataan myyntiraporttiin. Järjestelmä on suhteellisen helppo ottaa käyttöön, ja vaikka ei ole taattu pysäyttää rahan varastamista kassakoneesta, räikeät varkaudet voidaan helposti saada kiinni.
-
Vakiotaulukoiden käyttö helpottaa omistajien ja valvojien tämän järjestelmän käyttöönottoa. Sisällytä taulukkoon seuraavat rivit:
- Alku tasapaino
- Käteisen myynti
- Luottokortti/sekki myynti
- Myynti yhteensä
- Loppusaldo
Vaihe 5. Jos mahdollista, käytä videotallenteiden tietoja
Jos yritykselläsi on CCTV -turvajärjestelmä, katso kuvamateriaalista todisteita varkaudesta, varsinkin jos kamera osoittaa varkauspaikkaan, kuten kassakoneeseen. Käytä näitä tietoja tapahtuman ajan ja paikan rajaamiseen ja odota sitten varkauden piileviä merkkejä, kuten:
- Työntekijöiden kädet siirtävät rahaa kassasta taskuun.
- Rahat siirtyvät kassasta vihjeen haltijalle.
- Outoja tapoja kassakonealueella (esimerkiksi epärehellinen työntekijä voi merkitä kassakoneen huolellisesti muistamaan, kuinka paljon hän varasti kassalta, jotta hän voisi muuttaa tilinpäätöstä).
- Myydään tavaroita, jotka siirtyvät taskuihin, lompakoihin, laukkuihin jne.
- Vielä myytävissä olevat tuotteet siirretään roskakoriin.
- Luvaton pääsy rahastoihin, tallelokeroihin jne.
- Vierailut toimistoon työajan ulkopuolella,
Vaihe 6. Kysy työntekijöiltä yksi kerrallaan
Vaikka varas ei tunnusta kuulustelussaan, rehellinen työntekijä voi antaa sinulle vihjeen. Harkitse työntekijöiden kutsumista toimistoosi rehelliseen ja avoimeen keskusteluun varastamisesta toimistossa. Voit kysyä, tietävätkö he varastavista työntekijöistä, tai pyytää heitä auttamaan lopettamaan varkauden. Voit myös muistuttaa työntekijöitäsi varkauteen liittyvistä säännöistä toimistossasi.
- Kutsu työntekijöitä puhumaan yksi kerrallaan huoneessasi. Työntekijäsi voivat tuntea olonsa turvallisemmaksi, jos he eivät ole tekemisissä muiden työntekijöiden kanssa.
- Voit myös keskustella mahdollisimman monen työntekijän kanssa, jopa kaikkien työntekijöiden kanssa, jos mahdollista. Näin ollen jos varastanut työntekijä erotettaisiin, hänen olisi vaikea tietää, kuka vuotaa tietoja hänen käyttäytymisestään.
Vaihe 7. Harkitse sisäisen tarkastuksen suorittamista kolmannen osapuolen tutkijan avustuksella
Omistajat ja valvojat eivät ole yksin tekemisissä varkauden kanssa toimistossa. Monet riippumattomat toimistojen turvallisuutta ja varkauksien ehkäisyä koskevat konsultit ja tutkijat voivat auttaa sinua. Vaikka kustannukset ovat liian korkeat pienelle tapaukselle, jos varkaus jatkuu ja siitä tulee suuri ongelma, tämän konsultin palvelut ovat erittäin merkityksellisiä.
Sisäinen tarkastus on erittäin hyödyllinen, kun kirjanpitotasolla tapahtuu petoksia. Kirjanpitotyöntekijät voivat varastaa paljon yritykseltä jäämättä kiinni, joten ulkopuoliset tarkastajat voivat olla erittäin hyödyllisiä
Vaihe 8. Kohtaa varas vain, jos sinulla on vakuuttavia todisteita
Älä syytä tai ammu ilman todisteita, koska se vain alentaa työntekijöitä ja osoittaa, että voit ampua mielivaltaisesti, varsinkin jos myöhemmin todistetaan, että irtisanottu työntekijä ei varastanut. Tämän välttämiseksi odota, kunnes voit todistaa varkauden, ennen kuin ammut.
Lisäksi, jos irtisanot viattoman työntekijän ja työntekijän työsopimus sisältää aseman turvalausekkeen, toimintaasi kuuluu perusteeton irtisanominen, joka voi johtaa syytteeseenpanoon. Useimmat Yhdysvaltojen työsopimukset mahdollistavat kuitenkin irtisanomisen työntekijältä milloin tahansa, joko ilman syytä tai syytä
Tapa 2/3: Suojaa yritykset varkauksilta
Vaihe 1. Luo anonyymi palautejärjestelmä
Jos haluat vapauttaa huonojen työntekijöiden toimiston, auta hyviä työntekijöitä tekemään se. Anonyymi palautejärjestelmä tekee työntekijöillesi turvallisemman ilmoittaa varkauksista tai muista väärinkäytöksistä työssä. Lisäksi työntekijät voivat myös esittää huolenaiheita, kritiikkiä ja ehdotuksia työpaikkansa parantamiseksi.
-
Anonyymit palautejärjestelmät voidaan toteuttaa eri tavoin, esimerkiksi:
- Ehdotuslaatikko huomaamattomassa tilassa (esim. Taukohuoneessa), jotta työntekijät voivat kirjoittaa muistiinpanoja huomaamatta.
- Sähköpostitili, joka sensuroi automaattisesti sen työntekijän nimen, joka lähettää sähköpostia tähän osoitteeseen.
- Kolmannen osapuolen anonyymit palauteohjelmat, kuten 3sixty, Suggestionox jne.
Vaihe 2. Asenna poikkeusten käsittelyohjelmisto kassajärjestelmään
Työntekijöiden mahdollisuudet varastaa kassalta ovat pienemmät, jos he tietävät, että kassakoneen poikkeustoiminnon käytöstä raportoidaan pomolle. Harkitse ohjelmistoa, joka raportoi automaattisesti poikkeuksista tai vaatii johtajan valtuutuksen ennen kuin voidaan tehdä poikkeuksia kassan suojaamiseksi.
- Poikkeusten käsittelytoiminnot ovat yleensä osa nykyaikaista kassakoneohjelmistoa. Jos yrityksesi kassakone on vanha, harkitse kassan päivittämistä turvallisuussyistä.
-
Suositeltavia kassaohjelmia ovat:
- AmberPOS
- POS -myyjät
- Valonopeuden vähittäiskauppa
- iVend Retail
- NCR Counterpoint POS ja vähittäiskaupan hallinta
Vaihe 3. Asenna videoturvajärjestelmä, jos toimistossasi ei vielä ole sitä
Epärehellisille työntekijöille valvonta on suurin motivaatio lopettaa varastaminen. Sijoita kamerat haavoittuvaan paikkaan (kuten kassakoneet, kalliiden tavaroiden alueet jne.) Varkauksien vähentämiseksi ja varmojen todisteiden saamiseksi varkauden sattuessa.
On myös osoitettu, että väärennetyt kamerat voivat vähentää varkauksien määrää toimistossa. Tämä riippuu tietysti siitä, tietävätkö työntekijät, että asentamasi kamera on väärennös. Fake -kameroita suositellaan kuitenkin vain katselualueen "vahvistamiseksi", ei alkuperäisen kameran korvaamiseksi kokonaan
Vaihe 4. Harkitse muita oikeudellisia valintavaihtoehtoja
Videotallennus ei ole ainoa laillinen tapa yrityksille seurata työntekijöiden suorituksia. Saatavilla on myös useita muita valintavaihtoehtoja, ja niiden käyttö riippuu siitä, kuinka vakava varkausongelma toimistossa on. Varmista kuitenkin, että käyttämäsi valvonta ei riko alueesi lakeja tai sinun ja työntekijöidesi tekemiä sopimuksia. Varmista myös, että työntekijäsi ovat tietoisia tekemästäsi valvonnasta ennen seurannan aloittamista.
-
Lisävalvonta, jonka voit tehdä, voi olla seuraava:
- Internet -selaushistorian tarkistus;
- Viestinnän tarkistaminen epäilyttävien avainsanojen varalta;
- Viestien, sähköpostien, Wi-Fi-yhteyksien seuranta henkilökohtaisilla laitteilla jne.
- Turvallisuusjoukkojen lisääminen; ja
- Pyyhkäise kortin käyttöoikeuksien kirjaamista arkaluontoisilla alueilla.
- Työntekijöiden liian tarkka seuranta voi kuitenkin olla vaarallista. Pomon liiallinen valvonta voi saada työntekijät pelkäämään, jolloin heidän moraalinsa heikkenee, varsinkin jos valvontasi on paljon tiukempaa kuin liiketoimintaryhmäsi standardit.
Vaihe 5. Yritä luoda henkilökohtainen suhde jokaisen työntekijän kanssa
Useimmat yritykset tietävät työntekijän varkauksien kolme pääasiallista syytä: työntekijällä on paljon kiireellisiä tarpeita, työntekijä kokee yrityksen laiminlyöneen ja työntekijä varastaa mahdollisuuden vuoksi. Vaikka et voi hallita ensimmäistä syytä, ja kolmatta voidaan käsitellä tiukemman kirjanpidon ja valvonnan avulla, toinen on tunteen asia. Lyhyesti sanottuna työntekijät eivät varasta, jos heitä arvostetaan työssä ja kuten heidän esimiehensä.
-
Voit kehittää hyviä suhteita työntekijöihin seuraavilla tavoilla:
- Keskustele epävirallisesti työntekijöiden kanssa elämästä, toiveista jne.
- Tarjoaa bonuksia ja palkintoja hyvästä suorituksesta.
- Yritä keskustella, vaikkakin vähän, jokaisen työntekijän kanssa.
- Harkitse sosiaalisia tapahtumia työn ulkopuolella (lomat, perhematkat jne.).
- Ota osaa työntekijöiden valituksiin ja turhautumiseen.
- Ajattele tätä: Vuonna 1976 tehdyssä kyselyssä lähes puolet vastaajista vastasi varastaneensa toimistoistaan tuntematta syyllisyyttä. Älä ole ärsyttävä pomo, jotta ihmiset voivat varastaa ilman syyllisyyttä, mutta ole ystävä työntekijöillesi, jotta he eivät varasta.
Vaihe 6. Irtisanomisen jälkeen järjestä organisaation turvallisuus uudelleen
Vaikka se on harvinaista, irtisanotut työntekijät voivat varastaa vanhasta toimistostaan, varsinkin jos heillä on edelleen avaimet, kirjautumistiedot ja niin edelleen. Välttääksesi tämän tapahtuvan, nollaa toimiston turvajärjestelmä tiettyjen työntekijöiden irtisanomisen jälkeen. Toimi seuraavasti liiketoimintasi tyypistä riippuen:
- Vaihda rakennuksen lukko.
- Vaihda elektroninen lukituskoodi.
- Vaihda yrityksesi sähköpostitilin salasana, Wi-Fi-salasana jne.
- Hae irtisanotun työntekijän avain, avainkoodi tai muut kirjautumistiedot.
Vaihe 7. Kokeile muita epätavallisia ratkaisuja
Kasvava varkausongelma on käynnistänyt eri yritysten luovia ideoita sen ratkaisemiseksi. Vaikka kaikki seuraavat ajatukset eivät sovi tilanteeseesi, ne ovat osoittautuneet tehokkaiksi estämään varkauksia tietyissä tapauksissa.
- Käytä kirkasta muovijätettä. Työntekijät voivat piilottaa varastetut tavarat roskakoriin ja kiinnittää ne sitten roskakoriin. Kirkkaalla muovijätteellä tämä on vaikeampaa tehdä.
- Tee säännöksi, että jokainen laatikko on tasattu ennen kierrätystä, jotta varastaminen on helpompaa aiemmin käsitellyn roskakorimenetelmän kautta.
- Järjestä huonekalut uudelleen tai järjestele toimisto uudelleen estääksesi näkymättömän tilan. Jos pimeää huonetta ei ole, työntekijöiden on vielä vaikeampaa varastaa.
- Suorita äkillinen kassakoneen tarkastus tai tarkastus. Vaikka työntekijät eivät pidä siitä, tämä menetelmä on varsin tehokas, koska jos he tietävät, että kassakone voidaan tarkastaa milloin tahansa, he eivät todennäköisesti varasta.
- Anna lahjoja säännöllisesti. Tavaroiden, jotka eivät myy hyvin, jakaminen ilmaiseksi työntekijöille on tapa vähentää varkauksia. Jos esimerkiksi ravintolasi työntekijät varastavat usein ruokaa, anna heidän ottaa ruokaa, joka ei myy hyvin.
Tapa 3/3: Auta lopettamaan varkaus työntekijänä
Vaihe 1. Jos huomaat jotain epäilyttävää, ota yhteyttä esimieheesi
Työntekijänä sinulla ei ole valtaa muuttaa järjestelmiä ja lopettaa varkauksia, mutta se ei tarkoita, ettet voisi auttaa. Jos näet, kuulet tai tiedät jotain, joka voi johtaa varkauteen, ota välittömästi yhteyttä esimieheesi. Älä ole hiljaa, koska monien yritysten sääntöjen mukaan hiljaisuuden varastamisyritykset voivat viedä sinut mukaansa.
Monissa yrityksissä, etenkin niissä, joilla on alhainen työtyytyväisyys, tai yrityksissä, joilla on suuri etäisyys ylimmän johdon ja työntekijöiden välillä, saattaa olla hiljaisuuden kulttuuria. Varastavat työntekijät odottavat varkauksiensa jäävän ilmoittamatta ja saattavat kiusata työntekijöitä, jotka uskaltavat tehdä niin. Älä tässä tapauksessa tuhoa suhdettasi muihin työntekijöihin ilmoittamalla heidän käytöksestään esimiehellesi työssä. Ota yhteyttä esimieheesi sähköpostitse, puhelimitse tai nimettömästi alla
Vaihe 2. Käytä anonyymiä palautejärjestelmää
Valitettavasti joissakin yrityksissä on huono asia saada "vuotava ämpäri" -maine varkauksien ilmoittamisesta. Jos joudut tähän tilanteeseen, on suositeltavaa ilmoittaa varkaudesta nimettömästi. Ilmoittamalla nimettömästi, johto voi käsitellä varkausongelman, mutta varas ei voi syyttää sinua ilmiantajasta.
-
Asioita, joita voit yrittää ilmoittaa varkaudesta nimettömästi, ovat:
- Liu'uta tuntematon muistiinpano pomon toimiston oven alle;
- Kirjoita tiedot nimettömään palautejärjestelmään;
- Kirjoita pomolle sähköpostiviesti kertakäyttöisellä osoitteella;
- Keskustele pomon kanssa työajan ulkopuolella keskustellaksesi varastamisesta.
Vaihe 3. Kerää tiedot huolellisesti, mutta älä liioittele niitä
Jos näet mahdollisuuden tallentaa varkaus muistiinpanoilla, valokuvilla tai videolla, tee se, mutta ole varovainen, kun tallennat sen. Jos varas huomaa, että hänet tallennetaan, hän saattaa välttää sinua ja vaikeuttaa sinun todistamista. Pahimmassa tapauksessa sinut voidaan leimata "vuotavaksi kauhaksi" ja suhteesi muihin työkavereihin huononee.
Muista, että useimmissa tapauksissa riittää, että muistat tapahtuman paikan ja ajan sekä asianomaiset ihmiset. Jos pomo luottaa sinuun ja kuvauksesi vastaa heidän ennätystään, esimiehelläsi voi olla tarpeeksi tietoa toimiakseen, jopa ilman muita todisteita
Vaihe 4. Vältä syyttämästä impulsiivisesti
Työntekijöiden on todellakin ilmoitettava varkaudesta pomolle, mutta muiden työntekijöiden syyttäminen ilman todisteita ei todellakaan ole sallittua. Lisäksi, vaikka on näyttöä siitä, että varkauden on tehnyt tietty työntekijä, työntekijää ei saa nöyryyttää muiden työntekijöiden tai asiakkaiden edessä.
Sen lisäksi, että syytökset ilman todisteita voivat olla kiusallisia, ne voivat myös heikentää moraalia. Väitteet ilman todisteita saavat työntekijät tuntemaan, että johto voi syyttää heitä milloin tahansa
Vinkkejä
Harkitse akateemisten tietokantojen selaamista löytääksesi tieteellisiä tutkimuksia ja kyselyitä työpaikalla tapahtuvista varkauksista löytääksesi uusia strategioita varkauksien estämiseksi. Esimerkiksi Google Scholarilla on satoja aihetta käsitteleviä artikkeleita, jotka ovat luettavissa osoitteessa
Varoitus
- Älä yritä valvoa epäiltyjäsi työn ulkopuolella, sillä sinut nähdään vainoojana ja saatetaan syytteeseen.
- Älä yritä tuomita varasta työpaikalla ilman esimiehesi lupaa, koska jos epäonnistut, varas tuntee itsensä tarkkailtavaksi tai saatat joutua vaikeuksiin sen vuoksi. Lisäksi varastamisesta kiinni jääneet työntekijät voivat toimia impulsiivisesti tai suuttua ja aiheuttaa konflikteja toimistossa. Tämä konflikti voi vähentää moraalia.
