Työmarkkinat kiristyvät päivä päivältä. Voidakseen kilpailla uusista työpaikoista arvokkain tuki on saada aiempien työnantajien/työnantajien myönteisiä ja kiitettäviä suosituksia. Jos haluat antaa positiivisen viitteen työntekijälle, sinun on harkittava huolellisesti, miten edustat kyseistä henkilöä. Kun pohdit, mitä aiot sanoa tai kirjoitat tälle henkilölle ja edustat sitä kaikkein myönteisimmällä ja ammattimaisimmalla tavalla, voit auttaa työntekijää tai jotakuta muuta saamaan unelmatehtävänsä.
Vaihe
Menetelmä 1/2: Kirjoittaminen
Vaihe 1. Anna positiivinen viitekirje
Jos työntekijä tulee luoksesi ja pyytää viittauskirjeen, sinun on ensin harkittava pyyntöä. Jos sinulla on hyvä kokemus työntekijästä ja voit tarjota myönteistä tukea hänen mahdollisuuksiensa saamiseksi töihin, anna positiivinen viite.
- Älä tarjoa viitekirjeen antamista, jos et voi kirjoittaa jotain positiivista. Älä anna sen tappaa mahdollisuuksiasi saada työtä.
- Hyväksy viittauspyyntö vain, jos olet työskennellyt työntekijän kanssa pidempään. Sinun on vaikea arvioida henkilön kykyjä ja työtä vain muutaman kuukauden kuluttua.
- Varmista, että olet oikea henkilö antamaan viitteen. Sinun on ehkä tarkistettava uudelleen yrityksen käytäntö viittauksista.
Vaihe 2. Kerää tiedot, jotka voit kirjoittaa muistiin viitekirjeelle
Pyydä työntekijältä tietoja työstä, jota hän hakee, ja muita asiaankuuluvia tietoja, jotka sinun pitäisi tietää, mukaan lukien hänen ansioluettelonsa. Sinun tulisi myös kerätä työntekijän työhön liittyviä tietoja, kuten suoritusarviointeja.
- Jos päätät kirjoittaa viittauskirjeen jollekulle, pyydä tietoja työstä, jota hän hakee, hänen viimeisimmän ansioluettelonsa ja muita tietoja siitä, mitä hän ajattelee panoksestaan tiettyyn yritykseen tai hankkeeseen ja miten hän hyötyy uudesta työstään.
- Harkitse sinun ja työntekijän välisen kirjeenvaihdon lukemista, jotta voit arvioida ammattitaitoa ja sen toimintaa. Voit myös käyttää suorituskyvyn arviointia tähän tarkoitukseen.
Vaihe 3. Vedä alkukirjain
Ennen kuin annat positiivisen viittauksen entiselle työntekijälle tai kollegalle, käytä keräämiäsi tietoja alkuperäisen kirjeen laatimiseen. Tämä vaihe auttaa varmistamaan, että kirjoittamasi viitekirje on positiivinen ja kattava.
- Viittauskirjeiden tulee olla yhden tai kahden sivun pituisia. Jos kirjoitat pidempään, mahdolliset työnantajat eivät välttämättä lue koko juttua ja saattavat menettää tärkeitä tietoja ehdokkaasta.
- Johdannon tulee olla lyhyt ja sisältää työntekijän nimen, työn, jota hän hakee, ja suosittelisitko häntä tähän tehtävään. Voit esimerkiksi kirjoittaa:”Suosittelen mielelläni Amir Priambodoa brändijohtajan tehtävään. Amir Priambodo on antanut suuren panoksen yrityksellemme, ja uskon, että hän on arvokas voimavara tiimillesi.”
- Kirjeen teksti voi koostua 1–3 kappaleesta, ja siinä tulisi kuvata, kuinka kauan olet tuntenut työntekijän, missä ominaisuudessa olet työskennellyt, kuvata ja korostaa hänen taitojaan ja selittää, miten hän vaikuttaa mahdolliseen työnantajaan. Sinun on toimitettava toimivia todisteita ja syitä, miksi työntekijä on paras ehdokas tehtävään.
- Voit myös kuvata työntekijän luonteen kirjeen rungossa, mutta sinun on oltava varovainen, ettet sisällytä henkilökohtaisia tietoja, jotka ovat paitsi epäilyttäviä mahdollisille työnantajille myös laittomia.
- Sulje kirje lyhyellä, ytimekkäällä kappaleella, jota suosittelet henkilölle, ja tarjoa apua, jos mahdollisella työnantajalla on kysyttävää. Esimerkiksi:”Amir Priambodon kanssa työskentelystä saadun kokemukseni perusteella suosittelen häntä Brand Manager, Inc: n brändijohtajaksi. Jos sinulla on kysyttävää tai huolenaiheita, ota minuun yhteyttä sähköpostitse tai puhelimitse.”
Vaihe 4. Käytä positiivisia, toimivia sanoja
Kun laadit ja sitten tarkistat, varmista, että käytät positiivista ja toimivaa kieltä, kun kuvaat ehdokkaita. Tämä toiminta voi auttaa mahdollisia työnantajia saamaan käsityksen ehdokkaasta ja voi myös edustaa positiivisempaa minäkuvaa.
- Käytä sanoja, kuten yhteistyötä, yhteistyötä ja kannustamista.
- Käytä substantiivit, kuten tiimipelaaja, omaisuus ja vastuu.
- Käytä adjektiiveja, kuten luotettava, älykäs, ystävällinen ja päättäväinen.
- Voit yhdistää nämä sanat lauseisiin, kuten”Amir ja minä teemme yhteistyötä markkinointiprojektin parissa ja hän on tärkeä voimavara uusien asiakkaiden saamisessa. Hän on erittäin vastuullinen, ystävällinen tiimipelaaja ja vaikuttaa myönteisesti yritykseesi.”
Vaihe 5. Ole rehellinen äläkä liioittele
Haluat mainostaa parasta mahdollista ehdokasta pysyen rehellisenä hänen pätevyydestään. Rehellisyyden ja liioittelun välillä on hieno raja, ja sinun tulisi välttää sitä, jotta mahdolliset työnantajat eivät epäilisi, että kirjeesi on kirjoitettu epärehellisesti.
Sinun ei tarvitse sanoa, että henkilö on paras tai suurin, elleivät he ole. Sen sijaan voit kirjoittaa esimerkiksi "Amir on yksi vastuullisimmista ja ystävällisimmistä työtovereista, ja nautin työskentelystä hänen kanssaan". Arvioidessasi jonkun teknisiä taitoja ja kykyjä voit kirjoittaa esimerkiksi”Amir kuuluu niiden 5%: n joukkoon brändijohtajista, joiden kanssa olen työskennellyt”
Vaihe 6. Tarkasta ja muokkaa viitekirjainta
Kirjeen alkuperäisen luonnoksen valmistuttua tarkista tekstiä sen vahvistamiseksi ja tarkista alueita, jotka vaativat edelleen kehittämistä. Tämän vaiheen avulla voit muokata kirjainta löytääksesi oikeinkirjoitus-, välimerkki- tai kielioppivirheitä.
- Varmista, että tarkistetussa luonnoksessa on asianmukainen johdanto -osa, runko ja rehellinen päätös, se sisältää positiivista sanastoa ja antaa parhaan kuvan ehdokkaasta.
- Harkitse kirjeen lukemista ääneen kuullaksesi mahdollisista virheistä ja varmistaaksesi, että se kuulostaa ammattimaiselta.
- Varmista, että kirjeessä antamasi tiedot ovat sopivia uutta työtä varten.
Vaihe 7. Muotoile kirje
Ennen kuin lähetät viittauskirjeen, sinun on käytettävä oikeaa muotoa. Tämä vaihe voi auttaa varmistamaan, että mahdolliset työnantajat ottavat viittauskirjeesi vakavasti.
- Varmista, että kirje on painettu paperille, jossa on yrityksen kirjelomake.
- Kirjoita päivämäärä ensimmäiselle riville.
- Kirjoita päivämäärän alle mahdollisen työnantajan osoite. Osoita kirje ehdokkaan esimiehelle tai henkilöstöosastolle.
- Liitä yhteysosoitteesi mahdollisen työnantajan tietojen alle.
- Muista allekirjoittaa tervehdys tervehdyksen jälkeen mustalla musteella ja tulostaa nimesi alle. Voit halutessasi lisätä tehtävänimikkeesi, sähköpostiosoitteesi ja puhelinnumerosi.
Vaihe 8. Tarkista merkki uudelleen
Lue teksti viimeisen kerran ennen viitekirjeen lähettämistä. Tämä vaihe varmistaa, ettet tee virheitä tai unohda tärkeitä tietoja.
Tapa 2/2: suullisen viittauksen tarjoaminen
Vaihe 1. Tarkista yrityksen suullisia viittauksia koskeva käytäntö
Jotkut yritykset sallivat työntekijöiden antaa vain perustietoja, kuten palvelusvuosia. Jotkut voivat antaa sinun antaa kirjallisia viittauksia. Yrityksen viittauspolitiikan noudattaminen voi auttaa sinua tarjoamaan parhaat suulliset viittaukset.
Vaihe 2. Hyväksy suulliset viittaukset
Jos työntekijä tai kollega pyytää sinua antamaan viitteen, varmista, että otat pyynnön myönteisessä valossa. Jos sinulla on hyviä kokemuksia työntekijästä, hyväksy hänen pyyntönsä viitata mahdollisiin työnantajiin.
- Älä tarjoa viitettä, jos et voi sanoa mitään positiivista työntekijästä. Älä anna sen pilata mahdollisuuksiasi saada työtä.
- Anna suostumus puhua mahdolliselle työnantajalle, jos olet työskennellyt henkilön kanssa jonkin aikaa. Sinulla voi olla vaikeuksia vastata työntekijää koskeviin kysymyksiin tai selittää hänen taitojaan, jos olet tuntenut hänet vain muutaman kuukauden ajan.
- Varmista, että olet oikea henkilö antamaan viitteen. Sinun on ehkä tarkistettava esimiehesi tai yrityksen käytäntösi viittauksista.
Vaihe 3. Pyydä tietoja työntekijästä käytettäväksi viitemateriaalina
Saatat myös tarvita työntekijältä perustietoja hakemastasi työstä ja muita asiaankuuluvia tietoja, jotka sinun pitäisi tietää.
- Pyydä tietoja hakijan hakemasta työstä ja ajantasainen ansioluettelo. Sinun on ehkä selvitettävä, mitä hänen mielestään hän on antanut yritykselle ja hankkeille, joilla hän työskentelee, ja miten hän vaikuttaa uuteen työpaikkaansa.
- Sinun on kerättävä kaikki työntekijän työhön liittyvät tiedot, kuten suorituskyvyn arviointi.
- Harkitse uudelleen kirjeenvaihtoa työntekijän kanssa arvioidaksesi hänen ammatillista tasoaan ja toimintaansa. Voit myös käyttää suorituskyvyn arviointia tähän tarkoitukseen.
Vaihe 4. Aikatauluta puhelinkeskustelu
Useimmat puhelinviittaukset annetaan puhelimitse, ja sinun on sovittava sopiva aika puhua ehdokkaan mahdollisen työnantajan kanssa. Jos varaat jonkin aikaa puhuaksesi ehdokkaasta, voit varmistaa, että voit tarjota kattavan, ammattimaisen ja positiivisen viittauksen.
- Pyydä ehdokasta antamaan yhteystietosi mahdolliselle työnantajalle tai pyydä asiaankuuluvia tietoja siitä, keneen otat yhteyttä uudessa yrityksessä.
- Varmista, että ajoitat keskustelun, kun tunnet olosi rennoksi etkä kiirehdi osallistumaan kokoukseen.
Vaihe 5. Tee muistiinpanoja puhelinviitteisiin
Kun olet määrittänyt keskustelujen aikataulun ja kerännyt asiaankuuluvat tiedot, kirjoita pieni muistiinpano ehdokkaasta. Tämä vaihe voi auttaa varmistamaan, että et unohda tärkeitä tietoja ehdokkaan taidoista tai käyttäytymisestä keskustelun aikana.
Koska et tiedä kysymyksiä, joita potentiaalinen työnantaja saattaa kysyä, muista tehdä muistiinpanoja ehdokkaan eri näkökohdista, kuten siitä, miten tutustuit häneen ja kuinka kauan, missä ominaisuudessa olet työskennellyt, ja arvioi hänen taitojaan
Vaihe 6. Vastaa kaikkiin kysymyksiin täysin ja rehellisesti
Suulliset viittaukset vaativat usein sinua vastaamaan kysymyksiin, joita mahdolliset työnantajat esittävät. Muistiinpanojen valmistelu ja yksityiskohtaisiin ja rehellisiin kysymyksiin vastaaminen voivat auttaa ehdokkaita pääsemään töihin.
- Varmista, että et yliarvioi henkilön pätevyyttä. Sinun ei tarvitse sanoa, että Hän on maailman paras ihminen”, mutta voit objektiivisesti sanoa:” Hän on yksi parhaista kollegoistamme/työntekijöistämme.”
- Muista, että epäilykset vastauksessasi antavat vaikutelman, että olet epärehellinen.
Vaihe 7. Käytä positiivisia, kuvaavia sanoja ja lauseita
Kun vastaat mahdollisen työnantajan kysymykseen, muista käyttää sanoja, jotka saavat ehdokkaan näyttämään houkuttelevalta. Tämä toimenpide saa ehdokkaan näyttämään paremmalta kuin muut ehdokkaat.
- Voit myös käyttää erilaisia verbejä, substantiivit ja adjektiivit kuvaamaan ehdokasta. Mitä selkeämpi kuvauksesi on, sitä todennäköisemmin se auttaa potentiaalisia työnantajia tekemään tietoon perustuvan päätöksen.
- Voit esimerkiksi sanoa esimerkiksi "Amir Priambodolla on kyky ratkaista ongelmia hyvin luovalla tavalla" tai "Hän osaa kommunikoida ajatuksensa selkeästi".
- Varmista, että annat tietoa taidoista, joita ehdokas tarvitsee uudessa tehtävässään.
Vaihe 8. Vältä henkilökohtaisia aiheita
Puhu vain ehdokkaan suoritukseen liittyvistä asioista, kuten ylivoimaisista johtamistaidoista tai kyvystä ratkaista työtovereiden välisiä konflikteja. Älä puhu henkilökohtaisesta elämästäsi sillä tavalla, ja sinä, näytät vähemmän ammattimaiselta mahdollisille työnantajille.
- Älä keskustele mistään henkilökohtaisesta, mukaan lukien uskonto, siviilisääty, ikä tai terveys.
- Henkilötietojen antaminen voi vaarantaa ehdokkaan mahdollisuudet saada työtä. Tämä saattaa olla laitonta, riippuen siitä, minkä tyyppisiä tietoja paljastat.
Vaihe 9. Lopeta suullinen viittaus
Täytä suullinen viittaus puhelimitse, kun olet vastannut kaikkiin mahdollisen työnantajan kysymyksiin. Voit esittää kysymyksiä, jos koet sen tarpeelliseksi tai voit antaa lisäselvityksiä ehdokkaasta. Muista kiittää potentiaalista työnantajaa ja tarjota tarvittaessa lisätietoja.
