Liike -elämässä liiketoimintatavoitteiden saavuttaminen ei tarkoita kohteliaisuuden tai ystävällisyyden uhraamista. Itse asiassa hyvään käyttäytymiseen liittyy usein viisaita liiketoimintakäytäntöjä. Kuittaus on yksi hyvä esimerkki sen kuvaamiseksi; hyvästä käyttäytymisestä on hyötyä myös suhteiden vahvistamiseen, huomion herättämiseen ja muistojen luomiseen sinusta kilpailukykyisessä liike -elämässä. Ystävällisyyden ja ammattitaidon tasapainottaminen ei kuitenkaan ole aina helppoa. Seuraavat vaiheet tarjoavat yksinkertaisen tavan suorittaa tämä haastava (mutta yleisesti hyödyllinen) tehtävä.
Vaihe
Tapa 1/1: Kirjoita oma kiitos
Vaihe 1. Älä viivytä
Lähes kaikissa liiketoimintatilanteissa kiitoskirjeen lähettämisen suurin etu on, että se luo pysyvän positiivisen vaikutelman liikekumppaneiden, mahdollisten työnantajien, asiakkaiden tai rahoittajien mieleen. Mitä kauemmin viivyttelet kiitoskirjeen lähettämistä työhaastattelun, sopimuksen tai työsuorituksen jälkeen, sitä vähemmän tehokas se on.
Vaihe 2. Valitse oikea muoto
Yleensä paperiposti on parempi kuin sähköposti. Jos edustat tiettyä yritystä, kiitoskirjeen kirjoittaminen virallisella kirjelomakkeella on ammattimaisin vaihtoehto. Käsinkirjoitetut kortit tekevät kuitenkin henkilökohtaisen vaikutelman ja voivat olla hyvä valinta tietyissä tilanteissa- esimerkiksi, jos olet pienyrittäjä tai kun kiität suuresta lahjoituksesta. Käsin kirjoitettu tervehdys on myös hyvä vaihtoehto kiittää potentiaalista työnantajaa sen jälkeen, kun sinua on haastateltu tiettyä paikkaa varten. Jos päätät kirjoittaa tervehdyksen käsin:
- Valitse yksinkertainen ja moderni kortti. Valkoinen tai norsunluun kortti, jossa lukee "Kiitos" etupuolella, on yleensä turvallinen valinta. Vältä kortteja, joissa on painettu tervehdys sisäpuolella, ja kortteja, joissa on liioiteltu tai "söpö" kuvio.
- Harkitse käsialaa. Jos et ole varma käsinkirjoituksesi laadusta tai selkeydestä, näytä ystäväsi tai työtoverisi näytekirjoitus. Jos et osaa kirjoittaa selkeästi ja siististi, harjoittele ennen kuin kirjoitat lähetettävälle kortille. Jos sinun on pakko, voit pyytää jotakuta muuta kirjoittamaan viestisi (älä unohda allekirjoittaa sitä itse).
- Jos et löydä fyysistä osoitetta, sähköposti tai sähköposti ovat ainoat vaihtoehtosi. Sähköposti on hyvä valinta, kun sitä on esimerkiksi käytetty ensisijaisena viestintälinjana sinun ja kiittämäsi henkilön välillä. Suurin kiitos sähköpostin haittapuolena on, että se on vaarassa jäädä lähettämättä tai huomiotta ja mahdollisesti houkutella huomiota. Muista, että jotkut ihmiset (erityisesti yritysjohtajat) voivat saada satoja sähköpostiviestejä päivässä. Tässä mielessä saatat haluta luoda silmiinpistävän sähköpostin tai lähettää sähköisen kortin kolmannen osapuolen sivuston kautta. Lyhyesti sanottuna, älä-tämä saa sähköpostisi näyttämään mainoksilta ja lisää riskiä, että ne jätetään huomiotta tai hylätään. Pidä sähköpostisi lyhyinä, yksinkertaisina, huomaamattomina ja jälleen ajankohtaisina. On hyvä idea kirjoittaa sähköpostin otsikko, joka kuvaa tiettyjä tietoja liikesuhteestasi tai kiitoskohteestasi - esimerkiksi "Kiitos, että harkitsit työhakemustani".
Vaihe 3. Valitse oikea tervehdys
Jos osoitat tiettyä henkilöä, osoita hänelle asianmukainen nimi tai lempinimi ja sukunimi - esimerkiksi "Arvoisa herra Kinkaid". Jos haluat kiittää useampaa kuin yhtä henkilöä, kirjoita kaikki heidän nimet ja lempinimet tai tittelit tervehdysriville. Vältä yleisiä tervehdyksiä, kuten "Huomioi herra / rouva". Kirjeen muodollisuuden aste riippuu siitä, kuinka läheinen suhteenne on ja millaista liiketoimintaa teette henkilön kanssa.
Vaihe 4. Aloituslauseessa sano kiitos ja kerro selvästi kiitoksen kohde
Aloituslauseessa ei tarvitse esipuhdistaa - vältä avauksia, kuten "Kirjoitan tämän kirjeen kiittääksesi sinua …" tai "Haluan kiittää sinua …", ja valitse yksinkertaisia, yksinkertaisia lauseita, "Kiitos yhteisöpalveluprojektiemme tukemiseksi."
On tärkeää mainita kiitoksen kohde, mutta älä mainitse rahaa suoraan, jos kiitoksen kohde on lahjoitus. Vaihda käteisen nimellisarvoa sanoilla, kuten "anteliaisuutesi", "ystävällisyytesi" tai "lahjoituksesi"
Vaihe 5. Keskustelkaa kiitoksen kohteen välittömästä vaikutuksesta tai merkityksestä
- Kun kommunikoit rahoittajien kanssa, kerro, mitä yrityksesi voi saavuttaa avustuksen avulla.
- Kun kommunikoit potentiaalisten työnantajien kanssa haastattelun jälkeen, saatat haluta käyttää tämän tilaisuuden ilmaistaksesi kiinnostuksesi etsimääsi työpaikkaa kohtaan. Älä kuitenkaan käytä kiitosviestiä tekosyynä korostaaksesi, miksi olet "oikea valinta työhön". Käytä sopivaa lähestymistapaa, kuten "Olen iloinen voidessani tavata sinut ja olen erittäin kiinnostunut tästä työstä".
- Kun kommunikoit liikekumppanin tai neuvonantajan kanssa, sanot esimerkiksi "Oli ilo työskennellä kanssasi" tai "ehdotuksesi auttoivat meitä saavuttamaan osastomme vuotuiset suorituskykytavoitteet" voi edistää positiivisia suhteita ja osoittaa halua jatkaa yhteistyötä.
Vaihe 6. Kehu, mutta älä liioittele sitä
Tämä osa on joskus erittäin vaikea tehdä kiitoskirjeen kirjoittamisen yhteydessä, eikä se ole aina oikea tai tarpeellinen. Käytä yleisiä ylistyslauseita-esimerkiksi "Teit erittäin hyvää työtä" tai "Sinulla on erittäin hyvät taidot tilinhallinnassa".
Vaihe 7. Puhu tulevaisuudesta
Täällä voit ilmaista toiveesi jatkaa liikesuhdetta tai luoda pitkäaikainen työsuhde. Kun puhut potentiaalisille työnantajille, tämä on hyvä tilaisuus ilmaista luottamuksesi yrityksen tekemiin päätöksiin. Voit sanoa "Odotan vastaustasi".
Vaihe 8. Toista kiitoskirje
Käytä yksinkertaisia lauseita toistamaan aiemmin sanomasi kiitos (mutta käytä eri sanoja). Sano vain "Kiitos vielä kerran …".
Vaihe 9. Sulje tervehdyksellä ja allekirjoituksella
Yleensä olisi tarkoituksenmukaista käyttää "vilpittömästi" tai vastaavaa lausetta kiitoksen sulkemiseen. Vaikka kiitoskirjeesi olisi kirjoitettu, allekirjoita se aina kynällä. Tietyissä tilanteissa kirjoita otsikko tai otsikko ja yrityksen nimi nimesi alle.
Vaihe 10. Tarkista ja tarkista kiitoskirjeesi
Tilanteesta riippuen tämän puheen tulisi olla lyhyt ja suhteellisen yksinkertainen (noin puoli sivua kirjoitettuna). Jos se tuntuu pitkältä, tarkista, käytätkö tarpeettomia sanoja-kiitos -lauseen lisäksi älä toista mitään muuta. Varmista, että intonaatiosi on johdonmukainen. Pyydä yhtä tai kahta ihmistä tarkistamaan lauseesi ja oikeinkirjoituksesi, sillä pienimmätkin virheet voivat jättää negatiivisen vaikutelman.
Vaihe 11. Kun olet varma kiitoksestasi, lähetä se välittömästi
Jälleen kerran aika on tärkeintä-mitä nopeammin lähetät kiitoskirjeen, sitä syvempi vaikutelma on.
Vinkkejä
- Älä sisällytä: henkilökohtaisia tietoja tai uutisia yrityksestäsi. Muista, että tämän tervehdyksen tarkoituksena on välittää arvostusta ja kiitollisuutta, ei imartella saavutuksiasi. Älä myöskään käytä kiitosviestiä tilaisuutena mainostaa itseäsi tai yritystäsi. Jos kirjoitat "Jos pidät tuotteestamme X, saatat olla kiinnostunut myös tuotteista Y ja Z (myynnissä tällä hetkellä!)", Kiitos kuuluu epärehellisesti.
- Voit halutessasi sisällyttää tervehdykseen käyntikortin, mutta tämä ei ole välttämätöntä, jos tunnet henkilön jo hyvin tai olet antanut käyntikorttisi aiemmin. Joskus on tarkoituksenmukaista sisällyttää käyntikortti, kun kommunikoit potentiaalisten työnantajien kanssa, mutta sinulla on hyvät mahdollisuudet törmätä teeskentelyyn. Jos et ole varma, älä tee sitä- nimesi, otsikkosi ja yhteystietosi pitäisi olla jo saatavilla. Jos kiitoskirjeesi on kirjoitettu, voit kirjoittaa nämä tiedot kirjeen päähän sivun vasempaan reunaan ja sen jälkeen vastaanottajan nimen ja osoitteen kaksi välilyöntiä alla.
