Monet yritykset käyttävät Microsoft Exceliä osastojen tai koko yrityksen kustannusten seurantaan. Tällä hetkellä Excelistä on tullut oletusohjelma tietokoneissa, joissa on Windows -käyttöjärjestelmä. Joten voit käyttää tätä ohjelmaa laskujesi seuraamiseen. On olemassa useita malleja (tulosteita) Microsoftilta ja muilta sivustoilta, joilla voit seurata kuluja. Jopa uusimmissa Excel -versioissa nämä mallit ovat jo saatavilla ohjelmassa. Voit myös luoda omia laskentataulukoita laskujen seuraamiseen Excelissä. Tässä artikkelissa keskustellaan molemmista tavoista.
Vaihe
Tapa 1 /2: Excel -mallin käyttäminen
Vaihe 1. Valitse Excel -oletusmalli
Excelin uusimmassa versiossa on malleja henkilökohtaisten kulujen seurantaan ja yleisen liiketoiminnan malleja. Voit käyttää ja käyttää tätä mallia Excelin kulujen seuraamiseen.
- Valitse Excel 2003: ssa "Uusi" "Tiedosto" -valikosta. Valitse "Uusi työkirja" -tehtäväruudusta "Oma tietokone", jolloin esiin tulee "Mallit" -valintaikkuna.
- Valitse Excel 2007: ssä "Uusi" "Tiedosto" -valikosta avataksesi "Uusi työkirja" -valintaikkuna. Valitse "Asennetut mallit" -vaihtoehto vasemman ruudun "Mallit" -valikosta. Valitse keskimmäisen ruudun Asennetut mallit -kohdasta "Henkilökohtainen kuukausibudjetti" ja napsauta "Luo".
- Napsauta Excel 2010: ssä Tiedosto -tarraa ja valitse sitten Tiedosto -valikosta Uusi. Valitse "Mallimalleja" "Käytettävissä olevat mallit" -paneelin yläreunasta ja valitse sitten "Henkilökohtainen kuukausibudjetti" mallimallamallinäkymässä ja napsauta "Luo".
Vaihe 2. Valitse online -malli
Jos Microsoft Excelin sisäänrakennettu henkilökohtainen budjettimalli ei voi seurata kulujasi, kokeile käyttää Internetissä saatavia malleja. Voit ladata malleja kolmannen osapuolen sivustoilta tai muodostaa yhteyden Microsoft Office Onlineen Excelin avulla.
- Excel 2003: ssa voit valita sopivan mallin Microsoft Office Online -kirjastosta osoitteessa https://office.microsoft.com/en-us/templates/. (Täältä löydät myös malleja Excelin aiemmille versioille.)
- Valitse Excel 2007: ssä "Budjetit" "Uusi työkirja" -valintaikkunan Microsoft Office Online -osiosta. Sinulla on oltava Internet -yhteys, jotta voit muodostaa yhteyden Office -verkkomallikirjastoon.
- Valitse Excel 2010: ssä Käytettävissä olevat mallit -ruudun Office.com -osiosta Budjetit. Sinulla on oltava Internet -yhteys, jotta voit muodostaa yhteyden Office -verkkomallikirjastoon.
Vaihe 3. Kirjoita tiedot asianmukaisiin soluihin
Syötetyt tiedot riippuvat käytetystä laskentataulukkomallista.
Vaihe 4. Tallenna laskentataulukko
Voit käyttää mallin toimittaman laskentataulukon nimeä tai antaa haluamasi nimen. Tai voit yksinkertaisesti kirjoittaa muistiin työpaperin nimen ja valmistusvuoden.
Tapa 2/2: Luo oma laskentataulukko menojen seurantaa varten
Vaihe 1. Avaa Excel
Vaihe 2. Kirjoita laskentataulukon nimi soluun A1
Käytä selkeää nimeä, kuten "henkilökohtainen budjetti", "henkilökohtaisten menojen seuranta" tai jotain vastaavaa. (Älä käytä lainausmerkkejä kirjoittaessasi nimiä. Tässä lainausmerkeissä käytetään esimerkkejä).
Vaihe 3. Kirjoita rivin 2 sarakeotsikot
Tässä on joitain käyttämiäsi nimiä ja sekvenssejä, "Päivämäärä", "Maksettu", "Muistio", "Kulut", "Tulot" (tai "Tulot" tai "Talletus") ja "Saldo". Kirjoita nämä otsikot soluihin A2 - G2 ja säädä sarakkeen leveyttä niin, että kaikki teksti näkyy.
Kun olet määrittänyt sarakkeiden otsikot ja otsikot, käytä "Jäädytä ruudut" -toimintoa niin, että sarakeotsikot ovat yläreunassa, kun vierität sivua alaspäin. Pysäytä ruudut -vaihtoehto on Excel 2003: n ja uudempien "Näytä" -valikossa ja "Ikkuna" -ryhmässä Excel 2007: n ja 2010: n "Näytä" -valikkovalikossa
Vaihe 4. Kirjoita ensimmäinen kulu soluriville 3
Vaihe 5. Anna saldokaava soluun G3
Saldo määräytyy tulojen ja kulujen erotuksen perusteella, koska tämä on ensimmäinen saldo. Sen asettaminen riippuu siitä, haluatko nähdä budjetin kulupuolelta tai käteiselläsi.
- Jos haluat mukautetun laskentataulukon näyttävän kulut, saldokaava on = E3-F3, jossa E3 on kulusaldoa sisältävä solu ja F3 on tulotasa-solu. Jos kulusi ovat suurempia kuin tulosi, kokonaiskustannuksillasi on positiivinen luku, mikä helpottaa ymmärrystäsi.
- Jos haluat mukautetun laskentataulukon näyttävän rahat, saldokaava on = F3-E3. Näin ollen työpaperi näyttää positiivista kassavirtaa, jos kassa on enemmän kuin kulut, ja negatiivista, jos kulut ovat suurempia kuin tulot.
Vaihe 6. Kirjoita toinen kustannusmerkki soluriville 4
Vaihe 7. Anna saldokaava soluun G4
Koska toisen ja myöhempien merkintöjen saldo tallentaa nykyisen saldon, sinun on lisättävä tuloksena oleva kulujen ja tulojen ero edellisen kirjauksen saldoon.
- Jos haluat laskentataulukon näyttävän kulut erityisesti, saldokaava on = G3+(E4-F4), eli G3 on edellisen saldon sisältävä solu, E4 on kuluja sisältävä solu ja F4 on tuloa sisältävä solu.
- Jos haluat, että laskentataulukko näyttää käteisellä olevan rahan määrän, saldokaava on = G3+(F4-E4).
- Kaavan sulkuja, jotka osoittavat kustannusten ja tulojen välisen eron, ei itse asiassa vaadita. Kirjoitimme sen niin, että kaavan käsite tuli selkeämmäksi.
- Jos voit jättää saldoarvon solun tyhjäksi, kunnes kaikki merkinnät on suoritettu, käytä IF -sanaa kaavaan niin, että kun syötät päivämäärän, saldosolu ei näytä arvoa. Tämän menetelmän kaava toiselle merkinnälle on = IF (A4 = "", "", G3+(E4-F4)), jos haluat laskentataulukon valvovan latausta, ja = IF (A4 = "", "", G3+(F4-E4)), jos haluat työpaperin, joka seuraa kassavirtaa. (Kustannuksia ja tuloja koskevat hakasulkeet voidaan jättää pois, mutta ulkoisia hakasulkuja ei saa jättää pois.)
Vaihe 8. Kopioi saldokaava sarakkeen G toiseen kohtaan (Saldo -sarake)
Napsauta hiiren kakkospainikkeella solua G3 ja valitse "Kopioi" ponnahdusvalikosta. Sen jälkeen vieritä alaspäin sen alla olevaan soluun. Napsauta hiiren kakkospainikkeella valittua solua ja valitse "Liitä" ponnahdusvalikosta liittääksesi kaavan valittuun soluun (Valitse Excel 2010: ssä "Liitä" tai "Liitä kaavat" -vaihtoehto ponnahdusvalikosta.) Kaava päivittää soluviittaukset automaattisesti osoittamaan nykyisen rivin kustannus-, tulo- ja päivämääräviitteet (jos käytössä) ja nykyisen rivin yläpuolella olevan rivin viitesaldo.
Vaihe 9. Tallenna laskentataulukko
Anna laskentataulukollesi selkeä nimi, esimerkiksi "Kustannusten seuranta.xls" tai "Henkilökohtainen budjetti.xls". Voit syöttää tiedoston nimen ja vuoden samalla tavalla kuin laskentataulukon luomiseen. (Jälleen sinun ei tarvitse käyttää lainausmerkkejä, kun kirjoitimme ne vain selventääksesi esimerkkitiedostojen nimiä. Sinun ei tarvitse kirjoittaa tiedostopäätteen tyyppiä, koska Excel kirjoittaa sen automaattisesti.)
Excel 2003 ja aiemmat versiot tallentavat laskentataulukot.xls-muodossa, kun taas Excel 2007 ja 2010 tallentavat laskentataulukot uudemmassa XML-muodossa ".xlsx". Uusimmassa Excelissä on kuitenkin myös mahdollisuus tallentaa tiedostot.xls -muodossa. Jos sinulla on useita tietokoneita ja aiot tallentaa tämän laskentataulukon kaikkiin, käytä vanhaa muotoa, jos tietokoneessasi on Excel 2003 tai vanhempi. Käytä uusinta muotoa, jos kaikissa tietokoneissasi on vähintään Excel 2007
Vinkkejä
- Käytä automaattista täydennystä kulu- ja tuloluokissa, jotta kirjoitettu kirjoitusasu on oikea.
- Voit käyttää lihavoitua, tekstin väriä tai solujen varjostusta erottaaksesi maksamattomat, maksetut ja tulevat kulut.
- Jotta kaavat tai sarakkeiden otsikot eivät muutu vahingossa, on hyvä suojata solut muuttumiselta. Valitse solut, jotka haluat korvata (päivämäärä, maksunsaajan luokka, kulut, tulot ja muistio), ja avaa nämä solut ja käytä sitten suojausta koko laskentataulukkoon.
