Microsoft Outlookin Out of Office- tai Outdoors Assistant -ohjelman avulla voit määrittää automaattiset vastaukset, jotka lähetetään ihmisille, jotka ottavat sinuun yhteyttä, kun olet passiivinen tai poissa toimistolta. Poissa -ominaisuus on vain Microsoft Exchange -tilin käyttäjien käytettävissä. Kuitenkin jopa kotikäyttäjät, joilla ei ole Exchange -tiliä, voivat silti luoda "poissa" -malleja ja luoda ohjelmalle sääntöjä, jotta Outlook voi lähettää vastaukset automaattisesti.
Vaihe
Menetelmä 1/4: Outlook 2013 ja 2010
Vaihe 1. Napsauta "Tiedosto" -valikkoa ja valitse sitten "Info" vasemmasta sivupalkista
Vaihe 2. Valitse”Automaattiset vastaukset (Poissa toimistosta)”
Automaattiset vastaukset -valintaikkuna avautuu tämän jälkeen.
Jos tämä vaihtoehto ei ole käytettävissä, käytät ehkä muuta kuin Exchange-tiliä. Määritä automaattiset vastaukset muille kuin Exchange-tileille noudattamalla tämän artikkelin neljännessä menetelmässä kuvattuja vaiheita
Vaihe 3. Valitse Lähetä automaattiset vastaukset -vaihtoehto
Vaihe 4. Valitse "Lähetä vain tämän ajanjakson aikana" -vaihtoehto ja valitse sitten haluttu aloitusaika ("Aloitusaika") ja päättymisaika ("Päättymisaika")
Jos esimerkiksi aiot viettää kahden viikon loman, valitse lomasi pituus.
Vaihe 5. Napsauta "Organisaationi" -välilehteä ja kirjoita sitten automaattinen viesti, joka lähetetään työtovereille (samassa toimistossa tai yrityksessä), jotka haluavat ottaa sinuun yhteyttä
Vaihe 6. Napsauta "Organisaationi ulkopuolella" -välilehteä ja kirjoita sitten automaattinen viesti, joka lähetetään organisaation tai toimiston ulkopuolisille henkilöille, jotka haluavat ottaa sinuun yhteyttä
Kirjoita esimerkiksi viesti, jossa selität, että olet kiireinen, ja ohjaa viestin lähettäjä esittämään kysymyksiä ja keskustelemaan asioista muiden toimiston yhteyshenkilöiden kanssa.
Vaihe 7. Napsauta “OK”
Ihmiset, jotka lähettävät sinulle sähköpostia, kun et ole toimistossa, saavat luomasi automaattisen viestin.
Tapa 2/4: Outlook 2007
Vaihe 1. Napsauta Työkalut -valikkoa ja valitse sitten Poissa -avustaja
Poissa -avustaja -valintaikkuna avautuu.
Jos tämä vaihtoehto ei ole käytettävissä, käytät ehkä muuta kuin Exchange-tiliä. Määritä automaattiset vastaukset muille kuin Exchange-tileille noudattamalla tämän artikkelin neljännessä menetelmässä kuvattuja vaiheita
Vaihe 2. Valitse Lähetä poissa -toiminnon automaattiset vastaukset -vaihtoehto
Vaihe 3. Valitse "Lähetä vain tämän ajanjakson aikana" -vaihtoehto ja valitse sitten haluttu aloitusaika ("Aloitusaika") ja päättymisaika ("Lopetusaika")
Jos esimerkiksi aiot olla poissa toimistolta yhden päivän, valitse sopiva päivämäärä (esimerkiksi lomapäiväsi tai saapumatta jättämispäiväsi).
Vaihe 4. Napsauta "Organisaationi" -välilehteä ja kirjoita sitten automaattinen vastaus, jonka haluat lähettää työtovereillesi (samassa toimistossa tai yrityksessä), jotka haluavat ottaa sinuun yhteyttä
Selitä esimerkiksi, että et ole toimistossa yhden päivän ajan, ja johtaja on vastuussa työstäsi, kun olet poissa.
Vaihe 5. Napsauta "Organisaationi ulkopuolella" -välilehteä ja kirjoita sitten automaattinen viesti, jonka haluat lähettää organisaation tai toimiston ulkopuolisille henkilöille, jotka haluavat ottaa sinuun yhteyttä
Vaihe 6. Napsauta”OK”
Ihmiset, jotka lähettävät sinulle sähköpostia, kun et ole toimistossa, saavat luomasi automaattisen viestin.
Tapa 3/4: Outlook 2003
Vaihe 1. Napsauta Työkalut -valikkoa ja valitse sitten Poissa -avustaja
Poissa -avustaja -valintaikkuna avautuu.
Jos tämä vaihtoehto ei ole käytettävissä, käytät ehkä muuta kuin Exchange-tiliä. Määritä automaattiset vastaukset muille kuin Exchange-tileille noudattamalla tämän artikkelin neljännessä menetelmässä kuvattuja vaiheita
Vaihe 2. Valitse”Olen tällä hetkellä poissa toimistolta” -vaihtoehto
Vaihe 3. Kirjoita näytön "Automaattinen vastaus vain kerran kullekin lähettäjälle -kenttään" -kenttään viesti, jonka haluat lähettää automaattisesti ihmisille, jotka ottavat yhteyttä sinuun
Ihmiset, jotka lähettävät sinulle sähköpostia, saavat automaattisia vastauksia, kunnes palaat töihin.
Vaihe 4. Napsauta”OK”
Kaikki osapuolet, jotka ottavat sinuun yhteyttä sähköpostitse, saavat automaattisen "Poissa" -viestin määrittelemättömäksi ajaksi tai kunnes toistat tämän menetelmän ensimmäisen vaiheen ja valitset "Olen tällä hetkellä toimistossa".
Tapa 4/4: Ei-Exchange-tili
Vaihe 1. Suorita Microsoft Outlook henkilökohtaisessa tietokoneessa
Vaihe 2. Napsauta "Koti" -valikkoa ja valitse "Uusi sähköposti"
Vaihe 3. Kirjoita vastaus, jonka haluat lähettää automaattisesti ihmisille, jotka ottavat sinuun yhteyttä viestin rungossa
Myöhemmin tätä viestiä käytetään "poissa" -mallina.
Vaihe 4. Napsauta "Tiedosto" -valikkoa ja valitse "Tallenna nimellä"
Tallenna nimellä -valintaikkuna avautuu myöhemmin.
Vaihe 5. Valitse avattavasta Tallenna tyypiksi -valikosta Outlook-malli
Vaihe 6. Kirjoita viestipohjan nimi ja napsauta sitten Tallenna
Tätä mallia voidaan nyt käyttää aina, kun sinuun ei saada yhteyttä sähköpostitse henkilökohtaisella Outlook -tililläsi.
Vaihe 7. Napsauta "Etusivu", valitse "Säännöt" ja valitse "Hallitse sääntöjä ja hälytyksiä"
Jotta malli lähetetään automaattisesti viestin lähettäjille, kun et ole yhteydessä, sinun on luotava sääntö, joka kehottaa Outlookia vastaamaan automaattisesti mallin avulla vastaanotettuihin kirjeisiin.
Vaihe 8. Valitse”Uusi sääntö” ja sitten”Käytä sääntöjä vastaanottamiini viesteihin””Aloita tyhjästä säännöstä” -osiosta
Vaihe 9. Luo sääntö napsauttamalla "Seuraava" ja valitsemalla sitten "Seuraava" uudelleen
Vaihe 10. Valitse "Mitä haluat tehdä viestille?" -Kohdasta "vastaa käyttämällä tiettyä mallia".”.
Vaihe 11. Valitse "tietty malli" -vaihtoehto "Muokkaa säännön kuvausta (napsauta alleviivattua arvoa") -osiosta
Vaihe 12. Valitse avattavasta "Katso" -valikosta "Käyttäjämallit tiedostojärjestelmässä"
Vaihe 13. Valitse esivalmistettu malli, jota käytetään automaattisena "poissa" -vastauksena, ja valitse sitten "Avaa"
Vaihe 14. Napsauta”Seuraava” ja lisää tarvittaessa poikkeuksia
Voit esimerkiksi välittää sähköpostit yhdeltä lähettäjältä toiselle sähköpostitilille.
Vaihe 15. Napsauta”Seuraava” ja kirjoita sitten luotavan automaattisen vastauksen säännön nimi
Vaihe 16. Napsauta "Valmis"
Jokainen, joka lähettää sinulle sähköpostia, saa automaattisen viestin luomastasi mallista.
