Varautumissuunnitelmat, jotka tunnetaan paremmin hätätilannesuunnitelmina, ovat erittäin hyödyllisiä ennakoitaessa tapahtumia, jotka johtavat operatiivisen toiminnan lopettamiseen. Organisaation hallinnassa voi itse asiassa esiintyä erilaisia riskejä, jotka alkavat teknisistä häiriöistä (esim. Tietojen häviäminen) luonnontilanteisiin (esim. Tulvat). Siksi jokaisen organisaation on kehitettävä tehokas varautumissuunnitelma, jotta se voi olla valmis käsittelemään erilaisia haittatapahtumia.
Vaihe
Osa 1/3: Erilaisten riskien ennakointi
Vaihe 1. Valmistele ennen varautumissuunnitelman laatimista
Valmiussuunnitelman laatimisen päätarkoitus on ylläpitää organisaation operatiivisen toiminnan jatkuvuutta katastrofin sattuessa.
- Määrittele ensin muodollinen politiikka, jonka mukaan organisaation on laadittava varautumissuunnitelma.
- Tee suunnitelma, joka on yksinkertainen ja käytännöllinen. Käytä helposti ymmärrettäviä sanoja ja anna ohjeita, joita lukijan on helppo soveltaa, koska tämän suunnitelman on oltava organisaation koko henkilöstön toteuttama.
- Määritä erityiset syyt, joiden vuoksi sinun on laadittava varautumissuunnitelma. Ajattele indikaattoreita, jotka toimivat vertailukohtina varautumissuunnitelman onnistuneen toteuttamisen määrittämisessä, jotta organisaatio voi jatkaa toimintaa tavalliseen tapaan. Määritä operatiivinen toiminta, jolla on tärkeä rooli liiketoimintasi jatkuvuudessa.
Vaihe 2. Luo valmiussuunnitelma vastaamalla kolmeen tärkeään kysymykseen
Suunnitelman luominen, joka voi vastata kaikkiin kolmeen kysymykseen, on tapa varmistaa, että et menetä yhtä harkittavaa näkökohtaa.
- Mitä tapahtumia voi tapahtua?
- Mihin toimiin ryhdymme sen ratkaisemiseksi?
- Mitä meidän on tehtävä valmistautuaksemme?
Vaihe 3. Selvitä, mitä riskejä organisaatiollasi todennäköisesti on
Mahdollisten riskien määrittäminen on yksi varautumissuunnitelman laatimisen tärkeistä näkökohdista. Prosessi on kuitenkin erilainen kunkin organisaation tilanteen ja tilan mukaan. Sinun on myös otettava huomioon oman organisaatiosi olosuhteet, kun määrität riskejä. Varautumissuunnitelmia tarvitaan liiketoimintariskien ennakoimiseksi seuraavasti:
- Esimerkiksi luonnonkatastrofit: tulvat, hurrikaanit ja kuivuus. Muut riskit: talouskriisit, työtapaturmat, henkilöstöongelmat (esim. Organisaation johtajan kuolema tai lakko), tietojen menetys, hallintokaaos ja tuoteongelmat (esim. Vialliset tuotteet).
- Keskity suunnitelmien laatimiseen johtamisen, viestinnän, rahoituksen, koordinoinnin, logistiikan ja teknisen ongelmanratkaisun näkökohdista.
- Tekniset ongelmat kohtaavat yleensä viestintäinfrastruktuuria hoitava tiimi. Sinun on otettava huomioon tietojen tai asiakkaiden menettämisen riski.
Vaihe 4. Harkitse riskejä ensisijaisuuden mukaan
Määritä riskiluokitus riskin todennäköisyyden suuruuden perusteella. Yleensä varautumissuunnitelmilla ei voida ennakoida kaikkia riskejä, koska niiden esiintymismahdollisuudet eivät ole samat. Yritä selvittää riskit, joilla on suurin mahdollisuus tapahtua ja jotka vaikuttavat suuresti operatiiviseen toimintaan.
- Keskity tapahtumiin, joilla on kohtalokkaimmat seuraukset. Kirjoita muistiin kaikki toimintaan vaikuttavat tapahtumat ja anna arvosana 1-10. Ajattele kunkin tapahtuman vaikutusta, esimerkiksi: moottoripalojen luokitus on pienempi kuin tehdaspalojen.
- Määritä sen jälkeen luottoluokitus riskin esiintymistiheyden perusteella. Esimerkiksi: anna luokitus 1 riskille, joka esiintyy kerran kuukaudessa, ja luokitus 10 riskille, joka esiintyy kerran 100 vuodessa. Kerro kaksi numeroa saadaksesi kokonaispistemäärän, joka osoittaa riskin suuruuden ja sen vaikutuksen organisaatioon.
- Laadi varautumissuunnitelma alkaen tapahtumasta, jolla on korkeimmat pisteet. Valmista ratkaisuja näiden tapahtumien ennakoimiseksi. Lisäksi voit parantaa vähäpisteisten tapahtumien työprosesseja. Perusnäkökohtien, jotka takaavat organisaation toiminnan jatkuvuuden, on oltava etusijalla, esimerkiksi kassavirran hallinta, markkinaosuuden kehittäminen ja työntekijöiden suorituskyvyn parantaminen.
Osa 2/3: Useiden skenaarioiden määrittäminen
Vaihe 1. Määritä skenaario tapahtumalle, jolla on suurin riski
Tehokkaan varautumissuunnitelman kehittämiseksi määrittele realistiset skenaariot kullekin riskille. Luo erityinen kehys ennakoidaksesi, mikä vaikutus olisi, jos suurin riski esiintyisi.
- Voit määrittää vaikutuksen, kun olet laatinut skenaarion perusteellisesti. Ajattele kunkin skenaarion suurinta vaikutusta yksityiskohtaisesti.
- Valmistele skenaariosta useita suunnitelmaversioita, joiden vaikutuksen intensiteetti on luokiteltu, esimerkiksi: lievä vaikutus, kohtalainen vaikutus ja vakava vaikutus.
Vaihe 2. Tee aikataulu suunnitelman toteuttamiselle skenaarion mukaisesti
Määritä, kuka henkilöstö on vastuussa mistäkin toiminnasta ja milloin. Valmistele myös päivitetty luettelo tai yhteystietoluettelo ja määritä, kenen on toimitettava ilmoituksia.
- Laadi aikataulu, jotta kaikki vastuuhenkilöt tietävät, mitä heidän on tehtävä ensimmäisenä päivänä tai ensimmäisen viikon aikana. Laadi oma aikataulu kullekin skenaariolle.
- Tee aikataulu skenaarion mukaisesti ennakoidaksesi esteiden ilmaantumista organisaation eri osa -alueilla, esimerkiksi työmahdollisuuksien (infrastruktuurirajoitukset), organisaation (hätätilanteita varten ei ole varoitusjärjestelmää tai ammattitaitoista vastausryhmää) ja instituutioiden suhteen (esimerkiksi: rahoituslähteiden tai ulkopuolisten kumppaneiden puute). Määritä henkilöstö, jonka pitäisi olla vastuussa tietyistä näkökohdista.
Vaihe 3. Ajattele tärkeimpiä tekijöitä liiketoiminnan käynnistämiseksi uudelleen
Keskustele tästä yksityiskohtaisesti tarkistamalla organisaation valmiudet ja haavoittuvuudet. Onko organisaatiolla riittävät valmiudet käsitellä tai käsitellä jokaista riskiä?
- Esimerkiksi: katastrofi, joka voi tapahtua, on tulva, koska joen vesi virtaa ja upottaa asuntoja joen rannalla. Huono infrastruktuuri voi laukaista haavoittuvuuden ja ammattitaitoisen henkilöstön saatavuus on organisaatiokyky.
- Tee rehellinen resurssiarvio. Määritä, mitä on muutettava tai vähennettävä resurssien rajallisuuden vuoksi? Suorita analyysi vaikutusten määrittämiseksi liiketoimintaan, jotta pystyt määrittämään toimenpiteet, jotka on toteutettava, jotta organisaatio jatkaa toimintaansa ja pystyy saavuttamaan tavoitteensa.
Vaihe 4. Määritä, miten voit vähentää riskiä
Kun olet tehnyt varautumissuunnitelman, älä istu alas ja toivoa, ettei mitään pahaa tapahdu. Ryhdy erilaisiin toimenpiteisiin riskien vähentämiseksi ja ennaltaehkäisyyn.
- Ota selvää, onko kollegoita valmiita auttamaan. Onko olemassa paikallisia resursseja, joita voidaan käyttää onnettomuuden sattuessa? Onko naapureita valmiita auttamaan?
- Tehokas varautumissuunnitelma pystyy paljastamaan useita parannettavia näkökohtia, jotta alun perin erittäin hyödyllinen suunnitelma ei ehkä enää olisi tarpeen.
- Esimerkiksi: ymmärrät vakuutusturvan tarpeen tai suoritat katastrofinhallintasimulaation. Asenna tietojen varmuuskopiointijärjestelmä tietojen menetyksen estämiseksi. Tee suunnitelma jokaiselle skenaariolle.
Osa 3/3: Valmiussuunnitelman toteuttaminen
Vaihe 1. Ilmoita varautumissuunnitelma kaikille työntekijöille
Sinun on ilmoitettava varautumissuunnitelmasta kaikille organisaation johdon tasoille mahdollisimman aikaisin ennen hätätilannetta.
- Selitä kunkin henkilöstön roolit ja vastuut, jotta he eivät hämmentyisi, kun tämä suunnitelma on toteutettava paniikin välttämiseksi.
- Tarjoa hyödyllistä koulutusta, jotta jokainen henkilöstö voi hoitaa tehtävänsä suunnitelman mukaisesti. Suorita tarvittavat simulaatiot ja tee säädöt havaintojen jälkeen.
Vaihe 2. Testaa suunnitelmasi
Suorita testaus neljässä vaiheessa tehokkaammaksi. Jos osastojen välisiä ongelmia tai ristiriitoja ilmenee, muokkaa suunnitelmaa ja testaa uudelleen.
- Järjestä tapaamisia ylemmän henkilökunnan kanssa. Anna hänen asettaa päivämäärä ja kellonaika kokoukselle, jotta hän voi tarkastella varautumissuunnitelmaa kokonaisuudessaan ja arvostaa ihmisiä, jotka ovat tehneet työn loppuun.
- Pidä osastojen välisiä kokouksia tarkastellaksesi osastojen suunnitelmia. Tässä vaiheessa sinun on kohdennettava resurssit ja tunnistettava syntyvät konfliktit.
- Etsi syy ratkaiseviin järjestelmähäiriöihin. Suunnitelman arviointi voidaan tehdä osastolla simuloimalla järjestelmän ja/tai toimittajan vikoja. Skenaariosimulaatioita voidaan suorittaa sammuttamatta laitteita tai viivyttämättä prosesseja, joiden on jatkuttava.
- Tee koeajo. Sinun on kuitenkin testattava varautumissuunnitelma keskeyttämällä toiminnot väliaikaisesti.
Vaihe 3. Säilytä varautumissuunnitelma turvallisessa ja helposti saatavilla olevassa paikassa
Onnettomuuden sattuessa älä anna suunnitelman syttyä palamaan tai joutua tulviin. Jotta sinun olisi helppo päästä käsiksi tarvittaessa, älä pidä suunnitelmatiedoston tallennusta salassa.
- Säilytä suunnitelmatiedosto ja kopiot useissa paikoissa, jotta niitä voidaan käyttää mahdollisimman pian tarvittaessa.
- Säilytä kopio suunnitelmasta eri paikoissa kuin alkuperäinen. Kerro joillekin valtuutetuille henkilöille, miten voit käyttää sitä.
Vaihe 4. Luo säännöllinen aikataulu tarkastusten suorittamiselle
Muutoksia tapahtuu jatkuvasti, joten suunnitelman laatimisen taustalla olevat oletukset eivät enää ole päteviä. Riski voi olla suurempi kuin suunnitelman laatimishetkellä.
- Ota useita ihmisiä mukaan suunnitelmien laatimiseen ja säätämiseen. Esimerkiksi: pyydä uusia työntekijöitä antamaan panosta tai tekemään parannuksia eri näkökulmasta.
- Vertaa kaikkia suunnitelmaa laadittaessa käytettyjä oletuksia nykyisiin tietoihin tai pyydä kolmannen osapuolen tarkistusta. Tietokoneesi varmuuskopiointijärjestelmä voi tallentaa vähemmän tietoja kuin luulet.
Vinkkejä
- Älä unohda varautumissuunnitelman tärkeyttä, jotta et luo sitä!
- Laadi valmiussuunnitelmia eri tilanteissa.
- Aloita suunnittelu muodostamalla komitea ja nimittämällä puheenjohtaja. Valitse ihmiset, joilla on taidot, työkalut ja tiedot, jotta jokainen osasto voi kehittää omia suunnitelmiaan.
- Lue uudelleen suunnitelmat, jotka on tehty löytääksesi unohdettuja asioita.
