Sekkitilin toiminta on helpompi tallentaa käyttämällä Microsoft Excelistä luotuja sektoreita. Voit määrittää sektoreita kulujen luokittelua varten, jotta voit seurata kaikkia käteismaksuja. Voit luoda kaavan selvittääksesi tilisi saldon. Hyödyllisyyden lisäksi luomalla tarkistusrekisterin Excelissä voit myös tietää Excelin perusteet.
Vaihe
Osa 1/5: Sarakkeiden luominen Excelissä
Vaihe 1. Tutustu Exceliin
Excel on laskentataulukko -ohjelmisto, jota käytetään tietojen hallintaan ja laskelmien tekemiseen kaavojen avulla. Excel -laskentataulukot on järjestetty sarakkeiden ja rivien mukaan.
- Excelin työpöytäversio voidaan asentaa PC- tai Mac -tietokoneeseen. Tietokoneelle, tabletille tai puhelimelle on myös ilmaisia online -sovelluksia. Kunkin version toiminnallisuus on vain hieman erilainen.
- Excel on ollut käytössä jo pitkään, ja joka vuosi on aina uusi versio. Jokainen versio toimii vain hieman eri tavalla.
- Excelissä rivit ovat vaakasuoria ja lajitellaan numeron mukaan. Sarakkeet ovat pystysuorat ja lajiteltu kirjaimen mukaan. Neliöitä, joissa rivit ja sarakkeet kohtaavat, kutsutaan soluiksi. Solut on nimetty rivien ja sarakkeiden mukaan. Sarakkeen D viidennen rivin solun nimi on D5 (sarake D, rivi 5).
- Tiedä ero laskentataulukon ja työkirjan välillä. Laskentataulukko on Excel -tiedosto, joka sisältää yhden tai useamman laskentataulukon. Jokainen laskentataulukko on työkirjan erillisissä välilehdissä. Työkirjoissa on yleensä kolme välilehteä, mutta ne voidaan lisätä tarvittaessa.
- Voit luoda yksinkertaisen tarkastusrekisterin yhdellä välilehdellä.
- Käytä kahta välilehteä luodaksesi kuormitusluokatoiminnon tarkistusrekisteriin.
Vaihe 2. Avaa tyhjä laskentataulukko
Laskentataulukon avaaminen riippuu käyttöjärjestelmästä ja käyttämästäsi tietokoneen tyypistä.
- Jos tietokoneessa on Windows 7 -käyttöjärjestelmä, napsauta työpöydän vasemmassa alakulmassa olevaa Käynnistä-valikkoa. Napsauta avautuvasta valikosta Ohjelmat. Napsauta seuraavassa valikossa Microsoft Office ja sitten Microsoft Office Excel. Tässä vaiheessa työpöydällesi ilmestyy tyhjä laskentataulukko.
- Jos käytössäsi on Windows 7 tai uudempi tietokone, napsauta näytön vasemmassa alakulmassa olevaa Windows-kuvaketta ja avaa Excel napsauttamalla Microsoft Excel -ruutua. Siellä on sivu, joka näyttää uudet tiedostot vasemmalla ja uudet asiakirjamallivaihtoehdot oikealla. Avaa uusi laskentataulukko napsauttamalla ensimmäistä mallivaihtoehtoa Tyhjä työkirja.
- Voit avata Excelin Macissa napsauttamalla telakalla Excel. Napsauta valikkorivillä "Tiedosto". Napsauta "Avaa" ja sitten "Uusi". Sinut ohjataan uuteen tyhjään laskentataulukkoon.
Vaihe 3. Luo saraketunnisteet
Käytä tarraa, joka yleensä löytyy rekisterin shekkikirjasta. Luo sarakkeita päivämäärälle, nro. shekki, maksunsaaja ja kuvaus tai muistio. Luo sitten sarakkeet veloille (eli maksuille tai nostoille), hyvityksille (eli talletuksille) ja termiinisaldoille.
- Kirjoita "DATE" soluun B1 (sarake B, rivi 1). Tapahtuman päivämäärä syötetään tähän.
- Siirrä yksi solu oikealle, solu C1 (sarake C, rivi 1). Kirjoita "ITEM #". Sekin numero tai tapahtumatyyppi syötetään tähän, kuten "pankkiautomaatti" tai "talletus".
- Siirrä yksi solu oikealle, solu D1 (sarake D, rivi 1). Kirjoita "PAYEE". Tämä on sekin vastaanottajan tai maksunsaajan nimi.
- Siirrä yksi solu oikealle, solu E1 (sarake E, rivi 1). Kirjoita "DESCRIPTION". Tiedot tapahtumasta lisätään tähän.
- Siirrä yksi solu oikealle, solu F1 (sarake F, rivi 1). Kirjoita "DEBIT". Tilille menevät rahat (ulosvirtaus) kirjataan tähän.
- Siirrä yksi solu oikealle, solu G1 (sarake G, rivi 1). Kirjoita "EXPENSE CATEGORY". Jätä tämä tyhjäksi ensin. Nämä sarakevaihtoehdot luodaan myöhemmin.
- Siirrä yksi solu oikealle, solu H1 (sarake H, rivi 1). Kirjoita "LUOTTO". Tilille menevät rahat (sisäänvirtaus) kirjataan tähän.
- Siirrä yksi solu oikealle, solu J1 (sarake J, rivi 1). Kirjoita "TULOLUOKKA". Nämä sarakevaihtoehdot luodaan myös myöhemmin.
- Siirrä yksi solu oikealle, solu K1 (sarake K, rivi 1). Kirjoita "BALANCE". Tämä on summa tilillä kaikkien tapahtumien kirjaamisen jälkeen.
Vaihe 4. Muotoile sarakkeiden otsikot
Lisää muotoilu tarrasarakkeeseen lihavoituna ja anna rekisterin tarrariveille eri taustaväri helpon lukemisen vuoksi. Valitse ensin solualue, jonka haluat muotoilla, ja valitse sitten muotoiluvaihtoehto.
- Etsi muotoiluvaihtoehdot työkalupalkin nauhan HOME -välilehdeltä. Tämä KOTI -välilehti on jo auki, kun avaat uuden työkirjan.
- Valitse solu B1 (DATE) ja vedä sitten kohdistinta kaikkien tarrojen kohdalle, kunnes solu K1 (BALANCE).
- Valitse lihavoitu muoto napsauttamalla työkalurivin vasemmassa yläkulmassa "B".
- Napsauta maalisäiliön kuvaketta nähdäksesi taustaväripaletin vaihtaaksesi taustaväriä.
Vaihe 5. Muuta useiden sarakkeiden kokoa
Yleensä sarakkeen koko on liian pieni syöttämiesi tietojen tallentamiseen. Esimerkiksi sarakkeissa "PAYEE" ja "DESCRIPTION" voi olla pitkiä nimiä tai pitkiä muistioita. Sarake A toimii vain erottimena, joten sen koko on hyvin kapea.
- Napsauta sarakkeen otsikkoa A valitaksesi koko sarakkeen. Napsauta "HOME" -nauhan työkalurivin oikeassa yläkulmassa olevaa "FORMAT" -painiketta. Valitse avattavasta valikosta "Sarakkeen leveys", kirjoita 2 ja napsauta OK. Sarake A on hyvin kapea.
- Laajenna sarake D, "PAYEE". Valitse sarake napsauttamalla sarakkeen D otsikko -osiota. Vie hiiri sarakkeiden D ja E. Kun tämä kohdistin näkyy, napsauta hiiren kakkospainikkeella ja vedä hiirtä oikealle tehdäksesi sarakkeesta niin leveä kuin haluat.
- Toista sama menettely laajentaaksesi saraketta "KUVAUS".
Vaihe 6. Keskitä rekisteritarra
Valitse koko ensimmäinen rivi. Napsauta hiiren kakkospainikkeella sivun vasemman reunan numeroa yksi. Napsauta työkalupalkin vasemmassa yläkulmassa HOME -valintanauhan keskikohdistuspainiketta. Kaikki valittujen solujen tiedot keskitetään. Kunkin solun saraketunnisteet on nyt keskitetty.
Osa 2/5: Solujen muotoilu
Vaihe 1. Anna joitakin tietoja
Näet tehdyt muodomuutokset kirjoittamalla soluihin neljä tietoriviä. Aloita alkusaldolla ja kirjoita sitten kolme muuta tapahtumaa.
- Lisää alkutaseen päivämäärä soluun B2, esimerkiksi 27.9.2015. Kirjoita solun D2 PAYEE -sarakkeeseen "Alkusaldo". Kirjoita solun K2 "TASE" -sarakkeeseen tilisi rahamäärä solun B2 päivämäärän mukaan.
- Lisää vielä kolme tapahtumaa. Yhdistä veloitustapahtumat (kuten shekkimaksut tai pankkiautomaattien nostot) ja luottotapahtumat (kuten talletukset).
- Huomaa jokaisen solun numeron epäjohdonmukainen muotoilu. Päivämäärän sarakkeen muoto voi muuttua muotoon "2015/09/27" tai "27. syyskuuta". Dollarin määrä -sarakkeessa voi olla väärä määrä desimaaleja. Muotoile se niin, että kaikki on puhdasta.
Vaihe 2. Muotoile päivämäärä
Varmista, että tässä sarakkeessa näkyvät yhdenmukaiset päivämäärät. Päivämäärien muotoiluun Excelissä on monia vaihtoehtoja. Valitse haluamasi.
- Napsauta otsikkoa sarakkeessa B, joka on "DATE". Koko sarake valitaan.
- Napsauta saraketta hiiren kakkospainikkeella ja valitse Muotoile solut. Muotoile solut -ikkuna tulee näkyviin.
- Valitse "Numerot" -välilehti. Valitse "Päivämäärä" kohdassa "Luokka". Valitse haluamasi päivämäärän muoto ja napsauta OK ikkunan oikeassa alakulmassa.
- Kun sarake on edelleen valittuna, keskitä tiedot näihin soluihin napsauttamalla työkalurivin vasemmassa yläkulmassa HOME-valintanauhan keskikohdistuskuvaketta.
Vaihe 3. Muotoile sarake "ITEM #"
Tämän sarakkeen tiedot on keskitettävä. Korosta koko C -sarake napsauttamalla sarakkeen otsikkoa. Napsauta keskikohdistuskuvaketta. Kiinnitä huomiota tähän sarakkeeseen syötettyihin tietoihin. Kirjoituksen tulee olla keskitetty.
Tarkista sarakkeiden D ja E, "PAYEE" ja "DESCRIPTION" muoto. Excel muotoilee solut yleensä siten, että tiedot jätetään tasattavaksi. Tämä muoto sopii tähän sarakkeeseen. Tarkista sarakkeen koko uudelleen. Näissä soluissa on nyt joitakin tietoja, joten säädä sarakkeen leveyttä, jotta sarake olisi leveämpi tai kapeampi tarpeen mukaan
Vaihe 4. Muotoile valuutta sarakkeissa F, H ja K tai "DEBIT", "CREDIT" ja "BALANCE FORWARD"
Valuutta käyttää kaksinumeroisia desimaaleja. On olemassa vaihtoehto dollarin merkin näyttämiseksi. Veloitusnumeron voi halutessaan muuttaa myös punaiseksi.
- Valitse sarake F. Napsauta hiiren kakkospainikkeella saraketta F ja valitse Muotoile soluja. Muotoile solut -ikkuna tulee näkyviin. Valitse "Numero" -välilehdeltä "Kirjanpito". Valitse "2" Desimaalit -vaihtoehdosta. Valitse dollarin merkki "Symboli".
- Toista yllä olevat vaiheet sarakkeille H ja K.
- Jos haluat veloituksen numeron näyttävän punaiselta, valitse koko sarake napsauttamalla sarakkeen F otsikkoa. Napsauta saraketta hiiren kakkospainikkeella ja valitse Muotoile solut. Valitse Fontti -välilehti, kun Muotoile solut -ikkuna tulee näkyviin. Napsauta tällä välilehdellä Väri-vaihtoehdon vieressä olevaa avattavaa valikkoa. Napsauta paletista punaista väriä.
Osa 3/5: Kaavojen luominen
Vaihe 1. Luo kaava nykyisen saldon laskemiseksi
Kirjoita matemaattinen operaatiokaava laskemaan nykyinen saldo sarakkeeseen K. Et tarvitse kaavaa solussa K2. Aloitussaldosi syötetään tähän.
- Napsauta solua K3. Napsauta laskentataulukon yläosassa olevaa kaavapalkkia. Kirjoita kaava suorittaaksesi laskutoimituksen. Anna = SUMMA (K2-F3+H3). Tämä kaava käskee laskentataulukon ottamaan alkusaldon (solu K2), vähentämään mahdolliset veloitukset (solu F3) ja lisäämään hyvityksiä, jos niitä on (solu H3).
- Jos alkusaldo on 200 dollaria ja ensimmäinen merkintäsi on 35 dollarin sekki, kirjaa 35 dollaria debitiksi soluun F3. Soluun H3 antamasi kaava ottaa alkutaseen ja vähentää veloituksen niin, että saldo on 165 dollaria.
Vaihe 2. Kopioi kaava
Valitse solu K3. Napsauta hiiren kakkospainikkeella ja valitse Kopioi. Valitse solut K4 ja K5, napsauta hiiren kakkospainikkeella ja valitse Liitä. Nyt kaava kopioidaan näihin soluihin. Nykyinen saldo on laskettu sarakkeessa K kaikille syötetyille tietoriveille.
Vaihe 3. Luo ehdollinen kaava nykyisen saldon sarakkeen tyhjentämiseksi
Voit kopioida yllä olevan kaavan soluun K6. Koska et ole syöttänyt tietoja, solun K5 nykyinen saldo näkyy myös solussa K6. Selvitä tämä luomalla ehdollinen kaava, joka tyhjentää solun, jos tapahtumia ei syötetä, mutta näyttää saldon, jos sellainen on.
Kirjoita soluun K6 kaava = IF (ISBLANK (B6), "", SUM (K5-F6+H6)). Tämä kertoo Excelille, että jos DATE -sarakkeen solu B6 on tyhjä, solun H6 on oltava tyhjä, mutta jos solu B6 ei ole tyhjä, saldo on laskettava
Vaihe 4. Laajenna kaava automaattisella täytöllä
Automaattinen täyttö -toiminto täyttää viereisten solujen kaavan, joten "TASAPAINO" -kaavaa ei tarvitse syöttää toistuvasti.
- Etsi automaattisen täytön vipu aktiivisesta solusta. Katso pieni tumma suorakulmio aktiivisen solun oikeassa alakulmassa. Vie hiiri sen päälle, kunnes se muuttuu automaattisen täytön kursoriksi, joka näyttää ohuelta.
- Napsauta solua K6. Vie hiiri automaattisen täytön vivun päälle ja kohdistin muuttuu ohutksi plusmerkiksi. Napsauta hiiren kakkospainikkeella ja pidä automaattisen täytön vipua painettuna. Vedä kohdistin soluun K100 (sarake K, rivi 100).
- Kaava kopioidaan nyt kaikkiin solujen sarakkeisiin K - rivit 100. Kunkin solun rivi- ja sarakenumeroita säädetään automaattisesti, jotta kaava voi laskea oikein.
Osa 4/5: Luokkien lisääminen
Vaihe 1. Luo tapahtumaluokka
Tapahtumaluokat ovat hyödyllisiä rahavirtojen ja tulotyyppien seuraamisessa. Luokat voivat liittyä tuloveroihin, kuten kiinteistöverot tai hyväntekeväisyyslahjoitukset. Luokkien avulla voidaan myös luoda kaavioita, jotka visualisoivat helposti tilin taloudellisen toiminnan.
Vaihe 2. Luo "Luokat" -välilehti
Tätä välilehteä käytetään kaikkien mahdollisten tulo- ja kulurekisteriluokkien tallentamiseen. Nimeä uudelleen yksi Luokat -työkirjan välilehdistä. Kaksoisnapsauta olemassa olevan välilehden otsikkoa niin, että se korostaa nimen. Nimi muuttuu "Sheet2" tai "Sheet3". Kun taulukon nimi on korostettu, kirjoita välilehdelle uusi nimi, kuten "Luokat".
Kirjoita soluun B4 "Luokat". Muotoile solut lihavoituiksi ja keskitä ne
Vaihe 3. Luo tuloluokat
Kirjoita soluun B5 "*** tulot ***". Kaikki tuloluokat, jotka sinulla on tai joista voit hyötyä tulevaisuudessa, sisältyvät tähän. Kirjoita kaikki tuloluokat solusta B6 alkaen alaspäin.
- Yleisin tuloluokka on "Palkka". Jaa eri palkkaluokat, jos töitä on enemmän kuin yksi.
- Taloudellinen tilanteesi on ratkaiseva tekijä muille tuloluokille. Luo osinko -luokka, jos omistat osakkeita. Luo tarvittaessa myös lastenkategorioita. Muut luokat, kuten "korkotulot", "lahjat" ja "sekalaiset".
Vaihe 4. Luo kuormitusluokat
Tyhjennä viimeisen tuloluokan solut. Siirrä yksi solu alas ja kirjoita sitten "*** Kulut ***". Kaikki kuormitusluokat ovat tässä osassa.
Kuormitusluokkien määrä räätälöidään olosuhteidesi mukaan, mukaan lukien "Asuntolaina", "Vuokra", "Vakuutus", "Auton maksu", "Kaasu", "Sähkö", "Puhelin" tai "Viihde"
Vaihe 5. Nimeä luokka sisältävä solualue
Valitse solu B5 ja korosta sitten solusta B5 kaikki tulo- ja kululuokat. Etsi solun nimen ruutu ikkunan vasemmasta yläkulmasta, joka on kaavakentän vasemmalla puolella. Korostetun alueen ensimmäisen solun nimi näyttää "B5". Napsauta solun nimen ruutua ja kirjoita "Luokat". Tämä on tarkistusrekisterissä käytettävän solualueen nimi.
Vaihe 6. Käytä sekkirekisterin kulu- ja tuloluokkia
Palaa takaisin välilehdelle, jonka loit tarkistusrekisterin. Nyt sarakkeet "KULULUOKKA" ja "TULOLUOKKA" lisätään avattavaan valikkoon.
- Valitse solu G2 rekisteri -välilehden tarkistuksessa. Tämä on "KULULUOKKA" -sarakkeen ensimmäinen solu.
- Valitse työkaluriviltä "DATA" -nauha. Napsauta "Tietojen validointi" -painiketta. Valitse avattavasta valikosta "Tietojen validointi". "Tietojen validointi" -ikkuna avautuu.
- Etsi "Tietojen vahvistus" -ikkunan "Asetukset" -välilehdestä avattava "Salli" -valikko. Napsauta alanuolta ja valitse "Lista". Kirjoita "= Luokat" "Lähde" -kohtaan. napsauta OK.
- Pieni nuoli tulee solun G2 viereen. Napsauta tätä nuolta näyttääksesi luettelon luokista. Napsauta rivitapahtumaa vastaavaa luokkaa.
- Kopioi kaava solusta G2 soluun G100 automaattisen täytön avulla.
- Siirry soluun J2 toistaaksesi "TULOLUOKKA" -sarakkeen prosessin.
Osa 5/5: Tarkistusrekisterin suojaaminen
Vaihe 1. Lukitse kaavasolut ja suojaa laskentataulukko
Laskentataulukon suojaaminen tarkoittaa, että et voi korvata lukittujen solujen tietoja, joten sinun ei tarvitse huolehtia siitä, että tulevat saldolaskelmat ovat väärässä kaavavirheiden vuoksi. Voit myös lisätä salasanan, jotta sekkirekisterisi on paremmin suojattu muilta käyttäjiltä. Varmista, että salasana on helppo muistaa, tai kirjoita se turvalliseen paikkaan. Laskentataulukko ei ole käytettävissä, jos unohdat salasanasi.
Vaihe 2. Avaa solun lukitus
Kun laskentataulukko on suojattu, kaikki solut lukitaan. Siksi sinun on avattava syötettävien tietosolujen lukitus, vaikka laskentataulukko olisi suojattu.
- Valitse solut B2 - J100. Nämä ovat kaikkien tarkistusrekisterisarakkeiden soluja lukuun ottamatta viimeistä saraketta K, joka on "TASAPAINO" -sarake. Tiedot on syötettävä näihin soluihin, vaikka laskentataulukko olisi suojattu.
- Napsauta hiiren kakkospainikkeella valitulla solualueella. Valitse Muotoile solut.
- Valitse Muotoile solut -ikkunassa Suojaus -välilehti. Poista valinta "Lukittu" -ruudusta ja napsauta OK.
Vaihe 3. Ota suojaus käyttöön laskentataulukossa
Tämä tarkoittaa, että kaikki solut pysyvät lukittuina, mukaan lukien sarakkeen K solut ("TASAPAINO"), joten niitä ei voida korvata.
- Avaa "REVIEW" -nauha työkaluriviltä. Napsauta "Suojaa arkki" avataksesi "Suojaa arkki" -ikkuna.
- Jos haluat suojata laskentataulukon, lisää salasana tähän. Jos ei, jätä se tyhjäksi.
- napsauta OK. Tarkista rekisterit ovat nyt suojaamattomia.
Vaihe 4. Poista laskentataulukon suojaus, jotta voit muuttaa lukittuja soluja
Voit muuttaa tämän prosessin myöhemmin, jos haluat muuttaa lukitun solun kaavaa. Avaa "REVIEW" -nauha työkaluriviltä. Napsauta "Poista arkin suojaus", kunnes "Poista suojausarkki" -ikkuna tulee näkyviin. napsauta OK.
