Pivot -taulukot ovat interaktiivisia taulukoita, joiden avulla käyttäjät voivat ryhmitellä ja tehdä yhteenvedon suurista tietomääristä pienessä taulukkomuodossa, joka helpottaa raportointia ja analysointia. Nämä taulukot voivat lajitella, laskea ja lisätä tietoja, ja ne ovat saatavilla eri laskentataulukko -ohjelmissa. Excelin avulla voit luoda pivot -taulukoita helposti vetämällä ja pudottamalla asiaankuuluvat tiedot asianmukaisiin laatikoihin. Voit sitten suodattaa ja lajitella tietoja löytääksesi malleja ja suuntauksia.
Vaihe
Osa 1/3: Pivot -taulukon luominen
Vaihe 1. Lataa laskentataulukko, joka on pivot -taulukon luomisen perusta
Pivot -taulukoiden avulla voit luoda visuaalisia raportteja laskentataulukon tiedoista. Voit suorittaa laskutoimituksia syöttämättä kaavoja tai kopioimatta soluja. Pivot -taulukon luomiseen tarvitset vain laskentataulukon, jossa on useita merkintöjä.
Voit myös luoda pivot -taulukon Excelissä käyttämällä ulkoista tietolähdettä, kuten Accessia. Voit lisätä pivot -taulukon uuteen Excel -laskentataulukkoon
Vaihe 2. Varmista, että tietosi vastaavat vaadittua pivot -taulukkoa
Pivot -taulukot eivät välttämättä aina ole etsimäsi vastaus. Jotta voit käyttää pivot -taulukon ominaisuuksia, laskentataulukon on täytettävä useita perusedellytyksiä:
- Laskentataulukossasi on oltava vähintään yksi sarake, jossa on päällekkäisiä arvoja. Pohjimmiltaan se tarkoittaa vain sitä, että ainakin yhdessä sarakkeessa on toistuvia tietoja. Seuraavassa osassa käsitellyssä esimerkissä "Tuotetyyppi" -sarakkeessa on kaksi merkintää: "Taulukko" tai "Tuoli".
- Laskentataulukon on sisällettävä numeerisia tietoja. Näitä tietoja verrataan ja lasketaan yhteen taulukossa. Seuraavan osan esimerkissä Myynti -sarakkeessa on numeerisia tietoja.
Vaihe 3. Suorita ohjattu pivot -taulukon asennus
Napsauta "Lisää" -välilehteä Excel -ikkunan yläosassa. Napsauta Lisää -nauhan vasemmalla puolella olevaa "PivotTable" -painiketta.
Jos käytät Excel 2003: ta tai aiempaa, napsauta "Data" -valikkoa ja valitse "Pivot -taulukko ja PivotChart -raportti …"
Vaihe 4. Valitse käytettävät tiedot
Oletuksena (oletus) Excel valitsee kaikki aktiivisen laskentataulukon tiedot. Voit napsauttaa ja vetää valitaksesi laskentataulukon tietyn osan tai kirjoittamalla solualueen manuaalisesti.
Jos käytät ulkoista tietolähdettä, napsauta Käytä ulkoista tietolähdettä -vaihtoehtoa ja valitse sitten Valitse yhteys…. Etsi tietokoneellesi tallennettu yhteystietokanta
Vaihe 5. Valitse pivot -taulukon sijainti
Kun olet määrittänyt alueesi, valitse sijaintivaihtoehto samasta ikkunasta. Oletusarvoisesti Excel sijoittaa taulukon uuteen laskentataulukkoon, jonka avulla voit vaihtaa edestakaisin napsauttamalla ikkunan alaosassa olevia välilehtiä. Voit myös sijoittaa pivot -taulukon samalle arkille kuin tiedot, jotta voit valita, mitkä solut sijoitetaan.
Kun olet tyytyväinen valintoihisi, napsauta OK. Pivot -taulukko sijoitetaan ja käyttöliittymä muuttuu
Osa 2/3: Pivot -taulukoiden määrittäminen
Vaihe 1. Lisää rivikenttiä
Kun luot pivot -taulukon, lajittelet periaatteessa tiedot rivien ja sarakkeiden mukaan. Se, mitä lisäät tiettyyn paikkaan, määrittää taulukon rakenteen. Vedä kenttä oikealla olevasta kenttäluettelosta pivot -taulukon Rivikentät -osioon lisätäksesi sen tiedot.
- Oletetaan, että yrityksesi myy kahta tuotetta: pöytiä ja tuoleja. Sinulla on laskentataulukko, jossa on viiden myymälän (Store) jokaisen myydyn tuotteen (tuotetyyppi) numerot (myynti). Haluat nähdä, kuinka paljon jokainen tuote myydään kussakin myymälässä.
- Vedä Store -kenttä Kenttäluettelosta Pivot -taulukon Rivikentät -osioon. Näkyviin tulee luettelo myymälöistäsi, joista jokainen on oma rivi.
Vaihe 2. Lisää sarakekenttiä
Kuten rivit, myös sarakkeet mahdollistavat tietojen lajittelun ja näyttämisen. Yllä olevassa esimerkissä Store -kenttä lisätään Rivikentät -osioon. Näet kunkin tuotetyypin määrän vetämällä Tuotetyyppi -kentän Sarakekentät -osioon.
Vaihe 3. Lisää arvokenttä
Nyt kun olet asettanut tilauksen, voit lisätä taulukossa näytettävät tiedot. Napsauta ja vedä Myynti -kenttä pivot -taulukon Arvokentät -osioon. Näet taulukon, jossa näkyvät kummankin tuotteen myyntitiedot kussakin myymälässäsi. Yhteensä -sarake on oikealla.
Kaikissa yllä olevissa vaiheissa voit vetää kentät ikkunan oikealla puolella olevan kenttäluettelon alla olevaan ruutuun taulukon sijaan
Vaihe 4. Lisää osioon useita kenttiä
Pivot -taulukoiden avulla voit lisätä useita kenttiä kuhunkin osioon kerralla, jotta voit hallita yksityiskohtaisemmin tietojen näyttämistä. Oletetaan yllä olevan esimerkin avulla, että luot useita erilaisia pöytiä ja tuoleja. Laskentataulukko kirjaa, onko tuote pöytä tai tuoli (tuotetyyppi), sekä mitä pöydän tai tuolin malli myytiin (malli).
Vedä Malli -kenttä Sarakekentät -osioon. Sarakkeet näyttävät nyt myynnin erittelyn mallikohtaisesti ja yleisen tyypin mukaan. Voit muuttaa näiden tarrojen näyttöjärjestystä napsauttamalla ikkunan oikeassa alakulmassa olevien ruutujen vastaavien kenttien vieressä olevia nuolinäppäimiä. Muuta järjestystä valitsemalla "Siirrä ylös" tai "Siirrä alas"
Vaihe 5. Muuta tietojen esitystapaa
Voit muuttaa arvojen näyttötapaa napsauttamalla Arvot -ruudun arvon vieressä olevaa nuolikuvaketta. Valitse "Arvokenttäasetukset" muuttaaksesi arvojen laskentatapaa. Voit esimerkiksi näyttää nämä arvot prosentteina kokonaismäärän sijasta tai laskea ne keskiarvon sijaan.
Voit hyödyntää tätä mahdollisuutta lisäämällä saman kentän Arvo -ruutuun useita kertoja. Yllä olevassa esimerkissä näytetään kunkin myymälän kokonaismyynti. Lisäämällä Myynti -kentän uudelleen voit muuttaa tätä arvoasetusta siten, että toinen myynti näkyy prosentteina kokonaismyynnistä
Vaihe 6. Opi useita tapoja käsitellä arvoja
Kun muutat arvojen laskentatapaa, sinulla on useita vaihtoehtoja tarpeidesi mukaan.
- Summa (summa) - Tämä on arvokentän oletusarvo. Excel laskee yhteen kaikki valitun kentän arvot.
- Luku - Tämä laskee valitun kentän tietoja sisältävien solujen määrän.
- Keskiarvo - Tämä laskee valitun kentän kaikkien arvojen keskiarvon.
Vaihe 7. Lisää suodattimia
Raportin suodatin -alue sisältää kenttiä, joiden avulla voit tarkastella yleiskatsausta pivot -taulukossa näytetyistä tiedoista suodattamalla tietojoukon. Nämä kentät toimivat raportin suodattimina. Jos esimerkiksi asetat suodattimeksi Kauppa -kentän (ei Rivitunniste), voit valita yksittäisiä kauppoja tarkastellaksesi myymälökohtaista kokonaismyyntiä tai tarkastella useita kauppoja samanaikaisesti.
Osa 3/3: Pivot -taulukoiden käyttö
Vaihe 1. Lajittele ja suodata tulokset
Yksi pivot -taulukoiden tärkeimmistä ominaisuuksista on sen kyky lajitella tuloksia ja tarkastella dynaamisia raportteja. Jokainen tarra voidaan lajitella ja suodattaa napsauttamalla otsikon otsikon vieressä olevaa alanuolta. Voit sitten lajitella luettelon ja suodattaa sen näyttämään vain tietyt merkinnät.
Vaihe 2. Päivitä laskentataulukko
Pivot -taulukko päivittyy automaattisesti, kun muutat peruslaskentataulukkoa. Tämä ominaisuus on tärkeä laskentataulukoiden seurannassa ja muutosten seurannassa.
Vaihe 3. Viilaa pivot -taulukon kanssa
Pivot -taulukoiden avulla voit helposti muuttaa kenttien sijaintia ja järjestystä. Kokeile vetää eri kenttiä eri paikkoihin saadaksesi pivot -taulukon, joka sopii juuri sinun tarpeisiisi.
Tästä nimi Pivot Table tulee. Tietojen siirtäminen eri paikkoihin tunnetaan nimellä "kääntö". Tiedot näytetään, kun muutat suuntaa
Vaihe 4. Luo pivot -kaavio
Pivot -kaavioiden avulla voit näyttää dynaamisia visuaalisia raportteja. Pivot -kaaviosi Valmis pivot, joten kaavion luominen on vain hetkellinen.
Vinkkejä
- Jos käytät Tietojen tuonti -komentoa, sinulla on enemmän vaihtoehtoja tuoda erilaisia tietoja Office -tietokantayhteyksistä, Excel -tiedostoista, Access -tietokannoista, tekstitiedostoista, ODBC DSN: stä, verkkosivuista, OLAP: sta ja XML/XSL: stä. Voit sitten käyttää tietojasi samalla tavalla kuin Excel -luetteloa.
- Jos käytät automaattista suodatinta (kohdassa "Tiedot", "Suodattimet"), poista tämä ominaisuus käytöstä, kun luot pivot -taulukkoa. Voit ottaa sen uudelleen käyttöön pivot-taulukon luomisen jälkeen.
