Oikean kirjainmuodon valitseminen riippuu pääasiassa siitä, minkä tyyppisen kirjeen haluat kirjoittaa ja kenelle osoitat kirjeen. Kirjeen muoto, jota voit käyttää ystävälle kirjoittaessasi, on hyvin erilainen kuin muodollisten kirjeiden kirjoittamiseen käytetty muoto. Lisäksi postitse lähetetty perinteinen kirjeformaatti on erilainen kuin sähköpostiviesti. Jatka lukemista saadaksesi lisätietoja siitä, miten muotoilla kirje oikein, jota voit käyttää seuraavan kirjeen kirjoittamiseen.
Vaihe
Tapa 1 /4: Liiketoiminta- tai virallisen kirjeen muotoilu
Vaihe 1. Kirjoita nimesi ja osoitteesi kirjeen yläosaan
Sisällytä katuosoitteet, kaupungit, maakunnat ja postinumerot lohkoihin vasemmalle tasattuna ja yksitellen.
- Kaupunki, maakunta ja postinumero on kirjoitettu yhdelle riville ja katuosoitteet omalle rivilleen.
- Jos lähetät kirjeen kirjelomakkeella, joka sisältää jo nämä tiedot, ohita tämä vaihe. Älä lisää palautusosoitetta kahdesti.
Vaihe 2. Kirjoita päivämäärä suoraan osoitteesi alle
Kirjoita päivämäärä, jolloin kirje on kirjoitettu tai päivämäärä, jolloin kirje valmistui, se on sinun valintasi.
- Päivämäärä kirjoitetaan vasemmalle, sama kuin sen yläpuolella oleva osoite.
- Kirjoita päivämäärä "kuukausi-päivä-vuosi" -muodossa. Kirjoita kuukausi kirjaimilla, mutta kirjoita päivä ja vuosi numeroilla. Esimerkiksi: 9. helmikuuta 2013.
Vaihe 3. Jätä tyhjä rivi päivämäärän ja kirjeen seuraavan osan väliin
Tämä erottaa osoitteen seuraavasta osasta, mikä helpottaa lukemista.
Vaihe 4. Kirjoita tarvittaessa vertailulinja muistiin
Jos kirje on kirjoitettu viittaamalla tiettyyn kohtaan, se voi auttaa lukijaa kirjoittamaan viittauksen, joka alkaa "Re:"
- Viiteviivat kirjoitetaan vasemmalle tasattuna ja yritetään koostua vain yhdestä rivistä.
- Kirjoita viittausrivi muistiin, kun vastaat kirjeisiin, avoimiin työpaikkoihin tai pyydät tietoja.
- Jos kirjoitat viittausriviä, jätä sen jälkeen tyhjä rivi erottaaksesi viittauksen muusta kirjaimesta.
Vaihe 5. Kirjoita vastaanottajan osoite muistiin
Kirjoita vastaanottajan nimi ja virka sekä yrityksen nimi, katuosoite, kaupunki, osavaltio ja postinumero.
- Kaikki nämä tiedot on jätetty tasattavaksi ja yksi väli. Vastaanottajan nimi kirjoitetaan erilliselle riville sekä vastaanottajan nimi, yrityksen nimi ja katuosoite. Kaupunki, maakunta ja postinumero on kirjoitettu yhdelle riville.
- Jos lähetät kirjeen toiseen maahan, kirjoita maan nimi isoilla kirjaimilla erilliselle riville vastaanottajan osoitteen alle.
- Osoita kirje tietylle henkilölle, jos mahdollista, ja kirjoita henkilön nimi sopivalla nimikkeellä, kuten "herra" tai "äiti". Jos et tiedä vastaanottajan sukupuolta, sinun ei tarvitse kirjoittaa otsikkoa muistiin.
- Jätä tyhjä rivi vastaanottajan koko osoitteen alle.
Vaihe 6. Aloita kirjeen runko kohteliaalla tervehdyksellä
Yleinen tervehdys alkaa yleensä sanalla "Dear Sir", jota seuraa vastaanottajan nimi ja sukunimi. Aseta pilkku vastaanottajan sukunimen jälkeen.
- Tervehdykset kirjoitetaan vasemmalle tasattuna.
- Jos et tiedä vastaanottajan sukupuolta, voit puhua vastaanottajalle hänen täydellisellä nimellään tai kirjoittaa vastaanottajan tehtävän ja hänen sukunimensä.
- Jätä tyhjä rivi tervehdyksen jälkeen.
Vaihe 7. Kirjoita halutessasi aiherivi
Kirjoita aiherivi isoilla kirjaimilla tervehdyksen alle, vasemmalle tasattuna.
- Pidä aiherivi lyhyenä, mutta kuvaavana. Yritä koostua vain yhdestä rivistä.
- On huomattava, että tämä on epätavallinen eikä sitä tule käyttää usein.
- Älä lisää aiheriviä, jos olet jo lisännyt viittausrivin.
- Jätä tyhjä rivi aiherivin jälkeen, jos lisäät aiherivin.
Vaihe 8. Aloita kirjeen teksti lyhyellä johdannolla, joka selittää kirjeesi tarkoituksen
Kirjeen kohdat on kirjoitettu vasemmalle tasattuna, mutta kunkin kappaleen alku on sisennetty.
Vaihe 9. Seuraa kirjeen esittelyä kirjeen pidemmän tekstin kanssa
Tässä osassa tulisi selittää kirjeen tarkoitus ja sisältää myös päätelmä, joka tiivistää kaiken kirjeessä olevan.
Kirjoita lyhyesti kirjeen runko. Jokainen kappale on välilyönninen, mutta jätä yksi tyhjä rivi jokaisen kappaleen väliin ja viimeisen kappaleen jälkeen
Vaihe 10. Lopeta kirjeesi kohteliaalla päätöstervehdyksellä
Esimerkkejä kohteliaista päätös tervehdyksistä ovat "Ystävällisin terveisin", "Tervehdys" tai "Kiitos". Muista kirjoittaa viimeinen tervehdys vasemmalle tasattuna ja sen jälkeen pilkku.
Vain viimeisen tervehdyksen ensimmäisen sanan ensimmäinen kirjain on iso
Vaihe 11. Seuraa nimesi tervehdystä
Jätä kuitenkin kolme tyhjää riviä viimeisen tervehdyksen alle ennen koko nimesi kirjoittamista ja työnimikkeesi alla olevalle riville.
Vaihe 12. Listaa kirjeen lopussa olevat liitteet
Jos liität liitteen, kirjoita”Liitteet” /”Liite” yhden rivin nimesi ja otsikkosi alle ja kirjoita kirjeen mukana tulevat liitteet.
- Huomaa, että tämä ei ole pakollista, jos et liitä liitteitä.
- Liitteet on kohdistettu vasemmalle ja niissä on yksi väli.
Vaihe 13. Syötä tarvittaessa konekirjoittajan nimikirjaimet
Jos joku muu kirjoittaa kirjettä ja sinä sanot, kirjoita kirjoituskoneen etu- ja sukunimi kirjeesi alareunaan, yksi rivi liitteen alle.
Vaihe 14. Allekirjoita kirjain tulostuksen jälkeen
Allekirjoita kirje kynällä lopputervehdyksen ja nimesi väliin. Kirjeen allekirjoittaminen kynällä osoittaa vastaanottajalle, että käytät omaa aikaasi lähettääksesi tämän kirjeen heille ja että tämä on tärkeää.
Tapa 2/4: Kirjeen muotoilu läheiselle ystävälle tai sukulaiselle (henkilökohtainen kirje)
Vaihe 1. Kirjoita päivämäärä muistiin
Kirjoita kirjeen kirjoituspäivä tai kirjeen valmistumispäivä kirjeen oikeaan yläkulmaan.
- Kirjoita päivämäärä "kuukausi-päivä-vuosi" -muodossa. Kuukauden kirjoittaminen kirjaimilla on yleensä vakiomuoto, mutta tämän tyyppisille kirjeille voit kirjoittaa koko päivämäärän numeroina.
- Päivämäärä on kirjoitettu oikealle.
Vaihe 2. Kirjoita ystävällinen tervehdys
"Hyvä" tervehdys on edelleen yleisimmin käytetty tervehdys, mutta riippuen suhteestasi vastaanottajan kanssa, voit ehkä kirjoittaa vastaanottajan nimen ilman muodollisuuksia.
- Tervehdys kirjoitetaan vasemmalle tasattuna ja sen jälkeen pilkku.
- Kun kirjoitat ystävälle tai kollegalle, voit yleensä kirjoittaa vain hänen etunimensä. Esimerkiksi: "Rakas Jane".
- Jos haluat vielä henkilökohtaisemman kirjeen, sinun kannattaa korvata "Rakas" rennolla tervehdyksellä, kuten "Hei", "Hei" tai "Hei".
- Jos kirjoitat vanhemmalle tai jollekin, jota sinun on todella kunnioitettava, lisää vastaanottajan henkilökohtainen nimi ja sukunimi. Esimerkiksi: "Rakas rouva Roberts"
- Jätä tyhjä rivi tervehdyksen ja kirjeen päätekstin väliin.
Vaihe 3. Kirjoita kirjeesi päätekstiin johdanto, teksti/teksti ja johtopäätös
Johdannon ja johtopäätöksen tulisi olla vain yksi lyhyt kappale, mutta kirjeen teksti on yleensä paljon pidempi.
- Kirjeen pääteksti on tasattu vasemmalle, mutta jokaisen kappaleen ensimmäinen rivi on sisennetty.
- Kirjeen koko pääteksti on yksirivinen. Et yleensä jätä kappaleita kappaleiden väliin henkilökohtaisessa kirjeessä, mutta voit, jos se helpottaa kirjeesi lukemista.
- Jätä tyhjä rivi päätekstisi viimeisen virkkeen jälkeen erottaaksesi päätekstin viimeisestä tervehdyksestä.
Vaihe 4. Sulje sopiva lopetus tervehdys
"Vilpittömästi" käytetään edelleen melko yleisesti, jopa henkilökohtaisissa kirjeissä. Jos kirje on kuitenkin riittävän rento, voit kuitenkin sisällyttää vähemmän tavanomaisen lopetustervehdyksen. Kokeile jotain "Nähdään myöhemmin!" tai "Nähdään myöhemmin!" jos kirjoitat läheiselle ystävällesi.
- Kirjoita pilkku tervehdyksen jälkeen, mutta älä kirjoita nimeäsi sen jälkeen.
- Loppu tervehdys on kirjoitettu rinnakkain kirjaimen pään kanssa.
Vaihe 5. Allekirjoita kirjeesi
Allekirjoita kirjeesi viimeisen tervehdyksen alla. Yleensä nimesi kirjoitetaan käsin tulostimen sijaan.
Jos yleensä kutsut toisiaan etunimiin kirjeen vastaanottajan kanssa, voit vain kirjoittaa etunimesi muistiin ja olla valmis. Jos vastaanottaja ei kuitenkaan tiedä etunimestäsi, kuka olet, varmista, että lisäät myös sukunimesi
Tapa 3/4: Virallisen tai yrityssähköpostin muotoilu
Vaihe 1. Aloita kirjoittamalla lyhyt mutta tarkka kuvaus sähköpostisi tarkoituksesta
Tämä kuvaus sijaitsee sähköpostisi aiheessa, ei sähköpostin rungossa.
Jos sähköpostin vastaanottaja on odottanut sähköpostiasi, tämä kuvaus voi olla vain viittaus käsiteltävään aiheeseen. Jos tätä sähköpostia ei odoteta, kuvauksen kirjoittaminen voi olla hieman vaikeaa. Kuvauksen kirjoittamisen tarkoituksena on, että lukijat voivat arvata, mistä sähköpostistasi on kyse, kun he avaavat ja lukevat sähköpostisi. Tämä tarkoittaa, että kuvauksen on motivoitava lukijoita avaamaan ja lukemaan sähköpostisi
Vaihe 2. Aloita sähköpostin kirjoittaminen virallisella tervehdyksellä
Se alkaa yleensä sanalla "Hyvä" ja sen jälkeen tulee sähköpostin vastaanottajan tai lähettämäsi yrityksen virallinen nimi.
- Osoita kirje tietylle vastaanottajalle, jos mahdollista. Vältä kirjeiden lähettämistä nimettömille vastaanottajille. Käytä "kenelle se voi koskea" vain, jos muuta vaihtoehtoa ei ole.
- Itse asiassa sopivin välimerkki tervehdyksen jälkeen on edelleen kaksoispiste. Kuitenkin nykyään useimmat ihmiset käyttävät pilkkua tervehdyksen jälkeen kirjoittaessaan virallisia sähköpostiviestejä.
- Jos et ole varma, tervehditkö vastaanottajaa "äidillä" tai "isällä", kirjoita vastaanottajan koko nimi.
- Jätä tyhjä rivi muodollisen tervehdyksen jälkeen.
Vaihe 3. Kirjoita kirjeen pääteksti ja pidä se lyhyenä, mutta informatiivisena
Kuten minkä tahansa kirjeen, myös päätekstin tulee sisältää johdanto, teksti ja johtopäätös. Pidä kaikki osat, myös kehon osat, mahdollisimman lyhyinä ja tarkkoina.
- Pääteksti on tasattu vasemmalle.
- Jokaisen kappaleen alkua ei tarvitse sisennellä.
- Pääteksti on yksirivinen, mutta jätä tyhjä rivi jokaisen kappaleen väliin ja viimeisen kappaleen jälkeen.
Vaihe 4. Käytä kohteliasta päätöstervehdystä
Kirjoita kirjeen päätekstin jälkeen "Terveisin" tai muu yhtä kohtelias päätös tervehdyksestä ja seuraa sitä pilkulla.
- Muista kirjoittaa viimeinen tervehdys vasemmalle tasattuna ja vain tervehdyksen ensimmäisen sanan ensimmäinen kirjain kirjoitetaan isolla kirjaimella.
- Muita virallisia päätösterveyksiä, joita voidaan käyttää, ovat "Kiitos", "Tervehdys" ja "Tervehdys".
Vaihe 5. Kirjoita nimesi juuri viimeisen tervehdyksen alle
Toisin kuin paperille kirjoitetut/painetut kirjeet, et voi allekirjoittaa sähköpostiasi kynällä.
Nimesi on tasattu vasemmalle
Vaihe 6. Kirjoita yhteystietosi alareunaan
Jätä tyhjä rivi nimesi jälkeen ja kirjoita sitten fyysinen osoitteesi, puhelinnumerosi, sähköpostiosoitteesi ja verkkosivustosi tai blogisi, jos sinulla on sellainen.
Kaikki tiedot on kirjoitettu vasemmalle tasattuna ja yksi väli. Jokainen yhteystieto kirjoitetaan erilliselle riville
Tapa 4/4: Sähköpostien muotoilu ystäville
Vaihe 1. Aloita kirjoittamalla lyhyt mutta tarkka kuvaus sähköpostisi aiheesta sähköpostin aihe -osiossa
Tämän kuvauksen avulla vastaanottajat saavat yhdellä silmäyksellä tietää sähköpostisi aiheen ennen sen avaamista ja antaa heille tarpeeksi tietoa, jotta he voivat arvata, mistä sähköpostistasi on kyse.
Vaihe 2. Aloita kirjoittamalla kohtelias tervehdys tai tervehdys sähköpostin tekstiosaan
Voit kirjoittaa mitä tahansa kohteliasta tervehdystä, kuten "Rakas". Seuraa tätä vastaanottajan nimellä.
- Tervehdykset kirjoitetaan vasemmalle tasattuna.
- Jos kirjoitat läheiselle ystävällesi, voit jättää tervehdyksen kokonaan pois tieltä ja aloittaa vain hänen etunimellään ja pilkulla.
- Jätä tyhjä rivi tervehdyksen ja sähköpostin tekstin väliin.
Vaihe 3. Kirjoita sähköpostisi tekstiosa
Kuten kaikentyyppiset kirjeet, sähköpostisi tekstin tulee sisältää johdanto, teksti ja johtopäätös. Jos kuitenkin kirjoitat sähköpostia läheiselle ystävällesi, tämäntyyppinen muoto ei välttämättä ole välttämätön.
Vaihe 4. Lopeta sähköpostisi viimeisellä tervehdyksellä
Kun suljet sähköpostiviestin ystävällesi, päättämistervehdyksen ei tarvitse olla muodollista, mutta sen pitäisi olla merkki siitä, että sähköpostisi päättyy.
Jos kirjoitat hyvin läheiselle ystävällesi, joskus on hyvä vain lopettaa sähköpostisi nimesi sijasta, että kirjoitat lopullisen tervehdyksen
Vinkkejä
- On huomattava, että Yhdysvaltojen virallisten kirjeiden ja Yhdistyneen kuningaskunnan virallisten kirjeiden välillä on pieniä eroja. Isossa -Britanniassa palautusosoite ja päivämäärä ovat oikeassa linjassa ja aiherivi, jos sellainen on, on keskitetty. Lisäksi päivämäärä on kirjoitettu "päivä-kuukausi-vuosi" -muodossa ja tervehdyksen jälkeen pilkku, ei kaksoispiste.
- Jos et pidä tässä kuvatusta muodosta, jota joskus kutsutaan lohkoformaatiksi, voit käyttää myös muokattua lohkon muotoa ja puolilohkon muotoa. Nämä muodot sisältävät pohjimmiltaan samat tiedot, ja vain sijainnit ovat erilaisia.
