Jotta voisit kommunikoida tehokkaammin, sinun on kyettävä välittämään asiat erityisesti (erityisesti välttääksesi lauseiden epäselvyyden tai toisen henkilön sekaannuksen). Selkeät ja kuvaavat tiedot - olivatpa ne kirjallisia tai suullisia - auttavat sinua välittämään viestitetyt kohdat selkeämmin, mutta myös helpottavat toisen ymmärtämistä. Ei tarvitse kiirehtiä; käytä aikaa viestisi jäsentämiseen ja nauti tarkemman viestinnän eduista.
Vaihe
Osa 1 /2: Tietojen välittäminen
Vaihe 1. Valitse hyvä aihe
Mitä enemmän tiedät aiheesta, sitä helpompi on välittää tiettyjä tosiasioita ja lukuja.
- Jos et tunne aihetta, tee vähän tutkimusta (lue kirja, selaa Internet -sivuja jne.), Jotta voit välittää tai kirjoittaa aiheesta tarkemmin. Kattavan kirjoitus- tai puhemateriaalin tuottamiseksi sinun on tehtävä pieni tutkimus.
- Jos et ole varma kyvyistäsi, yritä yhdistää aihe johonkin tuttuun. Voit myös ajatella osa -aluetta, jonka ymmärrät paremmin. Jos sinua pyydetään esimerkiksi puhumaan ilmastonmuutoksesta, yritä valita yksi tietty näkökohta, jonka ymmärrät ja osaat hyvin, mutta joka kuuluu ilmastonmuutoksen aihepiiriin (kuten rakkautesi jääkarhuihin ja sen vaikutus ilmastonmuutoksesta elinympäristössään).
Vaihe 2. Määritä”toimintakehotus”
Tämä vaihe saattaa kuulostaa monimutkaiselta, mutta kannattaa yrittää rajata väitteesi painopiste ja korostaa kirjoituksesi tai puheen tarkoitusta kuuntelijalle tai lukijalle. Toisin sanoen ilmaise selkeästi, millaisia toimia lukijan tai kuuntelijan tulisi tehdä kuultuasi tai lukemasi väitteesi. Riippumatta valitsemastasi materiaalista (fiktio tai filosofinen argumentti), muista miettiä, millaista reaktiota odotat kuuntelijalta tai lukijalta. Älä unohda tätä vaihetta materiaalia laadittaessa.
- "Toimintakehotus" on markkinointimaailmassa yleisesti käytetty termi, mutta sitä voidaan soveltaa myös kirjoitus- tai puhemateriaalin luomiseen. Aiheestasi riippumatta, mieti, kuinka esseetä voidaan käyttää markkinointielementtinä tietyn viestin välittämiseen ja kannustamaan ihmisiä toimimaan odotustesi mukaisesti.
- Jotkut yleiskäyttöiset kehotukset toimintaan: tiedottaa jotain, kannustaa jotakuta tekemään jotain, suositella jotain, keskustella jostakin, tukea väitettä, selittää jotain, ohjata jotain ja taistella jotain vastaan.
- Jos haluat kirjoittaa jääkarhuista ja ilmastonmuutoksesta, toimintakehotuksesi liittyy todennäköisesti toimiin, joita kuuntelijat tai lukijat voivat tehdä ilmastonmuutoksen vaikutusten käsittelemiseksi.
Vaihe 3. Varmista, että vastaat aiheeseen liittyviin kysymyksiin
Olipa tavoitteesi mikä tahansa (kysymykseen vastaaminen, argumentin kumoaminen tai tehtävän suorittaminen), mieti tarkkaan, mitä kysymyksiä sinun on vastattava aiheeseen liittyen. Voit tietysti lisätä joitain edelleen tärkeitä tietoja. Varmista kuitenkin ensin, että olet vastannut tärkeimpiin kysymyksiin.
Harkitse kysymyssanaa, joka aloittaa kysymyksen. Jos sinua esimerkiksi pyydetään kuvaamaan, mitä teet työssäsi, saatat houkutella selittämään muita aiheeseen liittyviä asioita, kuten miten teit työssäsi tai miksi valitsit kyseisen työn. Nämä tiedot - vaikka ne ovatkin mielenkiintoisia ja tärkeitä kuulla - eivät ole ydintietoja, jotka sinun on esitettävä. Varmista, että vastaat ydinkysymykseen ennen kuin lisäät muita tietoja
Vaihe 4. Mieti kirjoittamisen tai puheen pituutta
Jos sinulla on oikeus kirjoittaa enintään 500 sanaa tai puhua 15 minuuttia, varmista, että pystyt välittämään kaikki tärkeät tiedot ja perustelut näissä rajoissa. Jos kirjoittamisen tai puhumisen pituutta ei ole määritelty, mieti tarkkaan, mitä viestiä sinun on välitettävä, mitä aiheita haluat ottaa esiin ja kuka on kohdeyleisösi tai lukijasi. Tämä auttaa sinua määrittämään kirjoitus- tai puheajan pituuden. Varmista, että kaikki tärkeät tiedot voidaan välittää tekemättä kuuntelijaa tai lukijaa tylsää ja vaikeaa kuunnella.
- Kokeile käänteistä pyramidiperiaatetta. Käänteinen pyramidi asettaa kaikki tärkeät tiedot yläreunaan ja vähemmän tärkeät tiedot alareunaan. Jos välität kuuntelijan huomionkestävyydestä, opi soveltamaan tätä periaatetta. Tämä periaate ei tietenkään koske kaikentyyppistä kirjoittamista tai puhetta. Mutta ainakin, jos haluat oppia kommunikoimaan tärkeitä kohtia, käänteinen pyramidiperiaate kannattaa kokeilla.
- Jos sinulla on aikaa jäljellä (suullinen viestintä) tai sivuja (ei -sanallinen viestintä), älä lisää vain merkityksettömiä sanoja. Yritä ajatella muita tietoja tai esimerkkejä, jotka liittyvät aiheeseesi; välittää yksityiskohtia, jotka ovat hyödyllisiä kuuntelijalle tai lukijalle.
- Anna asiaankuuluvia taustatietoja. Epäolennaiset yksityiskohdat vain tekevät väitteestäsi vähemmän keskittyneen.
Vaihe 5. Anna esimerkki
Olipa kyse suullisesta tai ei -sanallisesta, molemmat edellyttävät, että muodostat argumentin ja annat esimerkkejä väitteen tueksi. Muista, että tietyt tiedot on aina tarkistettava.
- Esimerkiksi poliittisessa puheessa tai tieteellisessä työssä esimerkit on esitettävä suorassa ja spesifisessä muodossa, kuten "Esimerkki …". Rennompi tyylilajit, kuten luova kirjoittaminen, esimerkit toimitetaan implisiittisemmässä muodossa. Esimerkiksi selittääksesi, että hahmosi on erittäin muodin taitava, sinun on kuvattava, millaisia vaatteita hän käyttää tai mikä on hänen suosikki vaatekauppa.
- Älä liioittele esimerkkien kanssa. Jos annat liian monta asiaan liittyvää esimerkkiä, kuuntelijasi tai lukijasi unohtavat pääaiheesi. Vältä tätä mahdollisuutta arvioimalla esittelemäsi esimerkin kaikki yksityiskohdat; varmista, että antamasi esimerkin ja pääväitteesi välillä on selvä yhteys.
Vaihe 6. Selitä mahdollisuuksien mukaan kaikki kysymykset
Ellei materiaalisi ole kovin lyhyt, harkitse materiaalin kysymyksiä, kuka, mitä, milloin ja missä. Tätä menetelmää on erityisen tärkeää soveltaa liikekommunikaatioon. Jos haluat jotain joltakulta, sinun on tietysti ilmoitettava, mitä tarvitset, kuka tarvitsee sitä, milloin se on täytettävä ja missä se voidaan täyttää.
Kysymyssanat "miten" ja "miksi" voivat olla tai eivät ole tärkeitä (viestisi sisällöstä riippuen). Mieti tarkkaan, miten kuuntelijat tai lukijat tulkitsevat viestisi; Älä koskaan oleta, että he ymmärtävät, jos et kerro heille
Vaihe 7. Älä yleistä aihetta
Yleistyksiä tehdään usein, kun et tiedä mitä muuta sanoa (yleensä tapahtuu sanattomassa/kirjallisessa viestinnässä). Yleisiä esimerkkejä ovat lauseet "Kauan sitten …" tai "Monet ihmiset ajattelevat …". Näiden lauseiden voidaan sanoa olevan liian abstrakteja ja laajoja, joten totuutta on vaikea perustella.
Esimerkiksi sen sijaan, että aloittaisit esseesi sanomalla: "Teknologia pahentaa nykypäivän elämää", voit sanoa: "Joidenkin asiantuntijoiden mukaan tekniikka aiheuttaa kommunikaatio -ongelmia ihmisten välillä ja lisää yksinäisyyden tunnetta."
Osa 2/2: Sanojen valitseminen
Vaihe 1. Käytä asianmukaisia adjektiiveja ja adverbeja
Kuvaavat lauseet helpottavat kuuntelijan tai lukijan yleensä ymmärtämään, mitä tarkoitat. Lisäksi tällaiset lauseet ovat yleensä mielenkiintoisempia kuulla tai lukea. Älä kuitenkaan käytä kuvaavia lauseita liian usein; pelätään, että nämä lauseet ovat itse asiassa tarpeettomia ja vaikuttavat vähemmän kuuntelijoihin tai lukijoihin.
- Mieti, miten kuuntelija tai lukija kuvittelee sanavalintasi. Jos sanasi eivät luo selkeää kuvaa heidän mielessään, olet todennäköisesti valinnut liian epäselviä sanoja. Jos esimerkiksi sanot yksinkertaisesti: "Tuo henkilö meni kotiin", kuuntelijan on todennäköisesti vaikea kuvitella sitä. Yritä sen sijaan sanoa:”Väsynyt vanha mies tuli kotiin pimeään ja tyhjään taloonsa”; Tällainen kuvaus helpottaa kuuntelijan tai lukijan tilanteen ymmärtämistä.
- Lause "Hän änkyttää ja änkyttää" sisältää tarpeettoman adverbin, koska sana "änkyttäminen" voidaan jo tulkita puhehäiriöksi, joka saa ihmisen puhumaan ajoittain.
- Jos et ole varma, onko käytetty kieli tarpeeksi kuvailevaa, pyydä läheistäsi lukemaan ja arvioimaan kirjoituksesi. Kysy heiltä, onko kirjoituksesi tarpeeksi yksityiskohtainen ja onko käyttämäsi kieli riittävän selkeä.
- Sen sijaan, että kuvaisit kaikkia mainitsemiasi kohteita, keskity vain viestisi tärkeimpiin kohteisiin.
Vaihe 2. Käytä oikeaa substantiivia
Älä jätä lukijoitasi tai kuulijojasi hämmentyneiksi; yritä aina mainita tietty nimi, titteli ja sijainti.
Vaihe 3. Anna tietoja ajasta
Varmista, että kuuntelija tai lukija pystyy ymmärtämään välittämäsi ajan adverbin; Sen sijaan, että sanoisit "ensi viikolla" tai "pian", käytä tarkempia termejä, kuten "maanantaina" tai "ennen puoli viittä".
Vaihe 4. Käytä "älä kerro" -kirjoitustekniikkaa
Luovassa kirjoittamisessa kuvaavien sanojen ja lauseiden käyttö perustuu viiteen aistiin: näkö, haju, maku, kuulo ja kosketus. Tämä menetelmä on hyödyllinen myös muissa kirjallisissa tai suullisissa puheissa, varsinkin kun kuuntelijat tai lukijat voivat "kokea" tilanteen ja tehdä omat johtopäätöksensä.
- Esimerkiksi lause "Deshawn on erittäin onnellinen" puuttuu edelleen yksityiskohtaisesti. Lukijat eivät ymmärrä sitä onnellisuutta, mitä Deshawn tuntee. Yritä sen sijaan kirjoittaa:”Deshawn tunsi sydämensä hyppivän, kun hän lopulta tapasi Erikan. Hän ei malta odottaa, että hän voi kertoa juuri saamansa hyvät uutiset vanhan ystävänsä kanssa. "Nämä konkreettiset ja tarkat yksityiskohdat Deshawnin tunteista antavat lukijan ymmärtää Deshawnin tunteita paremmin.
- Jotta voisit selittää asiat paremmin, opi tarkkailemaan asioita tarkemmin. Aloita tarkkailemalla pieniä yksityiskohtia jokapäiväisessä elämässäsi; teroittaa viittä aistiasi.
Vaihe 5. Tiedä milloin parafraasi
Jos haluat lainata jonkun toisen sanoja, harkitse varsinaisen lauseen lainaamista. Valitettavasti tämä menetelmä toimii vain, jos lainaus on selkeä ja ytimekäs. Jos lainaamasi lause on liian monimutkainen tai vaikeasti ymmärrettävä, harkitse sen uudelleenkäsittelyä (selittämistä uudelleen omin sanoin), jotta kuulijoiden tai lukijoiden on helpompi ymmärtää.
Vuoropuhelu on olennainen osa luovan kirjoittamisen juonen ja luonteen kehittämistä. Muista siis kirjoittaa se vuoropuhelumuotoon, ei parafraasiin
Vaihe 6. Laajenna sanastoa
Laaja sanasto voi auttaa sinua kommunikoimaan paremmin. Mitä enemmän sanoja tiedät, sitä helpompi on valita sanat, jotka parhaiten vastaavat yksityiskohtia, jotka haluat välittää.
- Tietyissä tilanteissa saatat joutua käyttämään monimutkaisia sanavalintoja. Vältä kuitenkin sanoja, jotka eivät ole yleisiä ja vaikeasti ymmärrettäviä. Muista, että viestinnän tärkeä osa on viesti, ei sanaston valinta. Sinun on myös oltava varovainen teknisen ammattikielen valinnassa; pelätään, että ammattikieli ei ole tuttu kuulijoiden tai lukijoiden mielessä.
- Kielisanakirjat ja tesaurus ovat esineitä, jotka todella auttavat sinua selittämään jotain. Jos olet epävarma valitsemistasi sanoista, tarkista aina sanakirjan sanojen merkitys.
Vaihe 7. Vältä liian monimutkaisia lauserakenteita
Varmista, että sijoitat jokaisen sanan oikeaan järjestykseen. Varmista myös, että käytät oikeaa lauserakennetta, jotta viestisi tuntuu sujuvalta, selkeältä ja ytimekkäältä. Yritä verrata alla olevia lauseita:
- "Teollinen vakoilu sekä tietokoneiden lisääntyvä käyttö yritysten tietojen tallentamiseen ja käsittelyyn kasvaa nopeasti." Tämä viesti tuntuu epäselvältä, koska lisätyt lausekkeet hämmentävät lauseen pääidean.
- "Teollinen vakoilu kasvaa nopeasti, kun tietokoneiden käyttö yritysten tietojen tallentamiseen ja käsittelyyn lisääntyy." Tämä viesti tuntuu selkeämmältä, koska pääidea esitetään lauseen alussa.
