Jokainen on varmasti pettynyt, koska hän on ostanut tai tilannut jotain, mutta ei saanut haluamaansa. Tällaisista tapauksista ei toisinaan kannata huolestua, mutta on aikoja, jolloin valituksen tekeminen on oikein. Jos haluat tehdä valituksen, sinun on varmistettava, että valitus kannattaa, olipa kyseessä rahat takaisin, korvaava tuote tai anteeksipyyntö. Lue alla olevasta oppaasta, miten voit tehdä vähemmän emotionaalisen mutta hedelmällisen valituksen.
Vaihe
Tapa 1 /2: Valituksen aloittaminen
Vaihe 1. Varmista, että valituksesi otetaan huomioon
Jos sinusta tuntuu, ettet saa mitä haluat tai sinua kohdellaan huonosti, sinun on puhuttava, jotta ongelmasi voidaan ratkaista. Valmistaudu olemaan hieman painostava ja puolusta väitteesi. Jos et tee itseäsi kuulluksi, on suuri mahdollisuus, että valituksesi jätetään huomiotta.
Vaihe 2. Tee valitus välittömästi
Tee valitus, kun tapahtuma on vielä tuoreessa muistissa ja asianosaiset ovat edelleen paikalla. Jos odotat ja teet sen myöhemmin, valituksen tekeminen on hieman vaikeampaa. Yritä tehdä valitus samana päivänä kuin tapahtuma- tai tapahtumapäivä. Jos tämä ei ole mahdollista, tee se saman viikon tai kuukauden aikana. Pohjimmiltaan mitä nopeammin, sen parempi.
Vaihe 3. Etsi joku, joka voi todella auttaa
Älä ole se, joka lennättää lentoemäntä, koska menetät kauttakulkusi. Lentoemäntä ei voi asialle mitään, ja sinä pahennat tilannetta. Sen sijaan, että valitat heti ensimmäiselle tapaamallesi henkilölle, mieti ensin tilannettasi ja sitä, kuka voi tehdä jotain ongelmasi ratkaisemiseksi, tai ainakin ota yhteyttä johonkin, joka voi auttaa.
- Monissa kaupoissa on tieto- tai neuvontapiste, jossa on yksi työntekijä, joka on aina valmiina auttamaan sinua, kun sinulla on ongelma. Ennen kuin teet heti valituksen myymälän kassalle, selvitä ensin, onko sinulla sopivampaa henkilöä, jolle voit puhua suoraan.
- Voit aloittaa nauhoituksen tekijästä tai sinua palvelevasta ravintolan tarjoilijasta. Mutta nämä ihmiset voivat yleensä auttaa sinua vain pienissä asioissa. Jos ongelmasi on suurempi kuin keittosi viat tai haluat palauttaa rikkoutuneet huonekalut, sinun on ehkä keskusteltava myymäläpäällikön kanssa.
- Jos soitat asiakaspalveluun, varmista, että sinulla on valitus, ja pyydä puhumaan oikean henkilön kanssa.
Vaihe 4. Kuvaile ongelma ja haluamasi ratkaisu
Kun olet löytänyt oikean henkilön, jolle puhua, selitä tilanne tai valituksesi selkeästi ja miten haluttu ratkaisu on. Jos haluat rahat takaisin, määritä summa. Jos ongelma on palvelu ja haluat selityksen, sano se. Ihmiset, jotka kuuntelevat valitustasi, voivat ratkaista ongelman helpommin, jos voit selittää sen täysin ja tarkasti.
- Kerro puhuttavan henkilön nimi ja esittele itsesi. Muodollinen esittely on loistava tapa saada toinen henkilö lopettamaan tekemänsä ja kuuntelemaan sinua tarkasti. "Hei, herra Arif, olen Budi. Mitä kuuluu? Katso, se ei ole Pak Arifin vika, mutta…”
- Puhu hänelle kuin hän olisi luottamusmies ja haluat kertoa hänelle salaisuuden. Aloita sanomalla, ettet syytä häntä henkilökohtaisesti ongelmasta tai virheestä, mutta olisit erittäin iloinen, jos hän voisi auttaa ratkaisemaan sen.
Vaihe 5. Hymyile
Tätä kohtaa ei voi korostaa selkeämmin. Sinua ei koskaan kutsuta hymyileväksi liian usein. Ihmiset vastaavat todennäköisemmin hymyileville. Saat taatusti ystävällisemmän ja lempeämmän vastauksen hymyillessäsi.
Vaihe 6. Älä tunne
Älä jatka ja selitä kuinka vihainen olet tästä. Älä nosta ääntäsi tai tee vihaisia eleitä. Avain halutun tilanteen saamiseen tilanteesta on saada valituksen vastaanottava henkilö auttamaan sinua löytämään ratkaisun. Jos toimintasi vaikuttaa uhkaavalta, et todennäköisesti saavuta haluamaasi.
- Hallitse kehonkieltäsi ja ilmeitäsi, jotta voit näyttää rauhalliselta ja valppaalta. Älä tee eleitä ja ilmauksia, kuten silmien pyörittäminen, käsien ristittäminen ja muita eleitä, jotka viittaavat siihen, että menetät malttisi.
- Odota kärsivällisesti. Jotta saat rahasi takaisin, pyydät anteeksipyyntöä tai mitä muuta pyydettiin, sinun on ehkä odotettava, kunnes asiakaspalvelun edustaja saa luvan esimieheltäsi. Lisää jännitystä kärsimättömyydellä on töykeä ja epäasianmukainen käyttäytyminen. Odota rauhallisesti ja kärsivällisesti, kun ongelmasi selvitetään.
Vaihe 7. Kiitä henkilöä, joka otti aikaa työskennellä kanssasi
Jos onnistut saamaan haluamasi, vilpitön kiitos on välttämätön. Jos et saa haluamaasi, sinun on päätettävä, haluatko tehdä lisävalituksen vai ei.
Varmista, että muistat ja/tai tallennat valituksen vastaanottaneen henkilön tai edustajan nimen, jotta tämä tietää, että olet vakava ja että hänet voidaan saattaa vastuuseen myöhemmin
Tapa 2/2: Lisävalitusten tekeminen
Vaihe 1. Kirjoita tiedot muistiin
Jos olet päättänyt, että tämän valituksen on aika ottaa mukaan pätevämpi henkilö yritykseen, kirjoita aluksi kaikki kyseisen tapahtuman yksityiskohdat. Kirjoita päivämäärä, käytetty rahamäärä ja kaikki tapahtumaan liittyvät tiedot. Kirjoita valituksesi vastaanottaneen työntekijän tai asiakaspalvelun virkamiehen nimi ylös ja kuvaile keskustelu ja sen tulokset.
Vaihe 2. Kirjoita virallinen valituskirje
Etsi valituksia vastaanottavan ja käsittelevän yrityksen osoite tai sähköpostiosoite. Kirjoita ystävällinen mutta luja kirje siitä, mitä tapahtui ja mikä olisi ratkaisusi. Ole selkeä kaikesta ja pyydä vastausta tietyn ajan kuluessa - yleensä viikko on paras aikaraja. Liitä mukaan yhteystietosi ja milloin sinut tavoittaa.
- Sähköposti on yleensä nopein tapa ottaa yhteyttä kirjallisesti. Mutta voit myös tulostaa kirjeesi ja lähettää sen postitse.
- Pidä kirjaa kirjeenvaihdosta asiasta tästä eteenpäin.
- Jos olet tyytyväinen saamaasi vastaukseen, kirjoita kiitoskirje ja kerro, että ongelmasi on ratkaistu. Jos et saa vastausta tai jos vastaus vaikuttaa vähäpätöiseltä ja sopimattomalta, jatka valittamista ja laajemmassa mittakaavassa.
Vaihe 3. Lähetä sähköpostia yrityksen toimitusjohtajalle
Älä pelkää tehdä valitus korkean tason yritykselle, jos et todellakaan voi ottaa yhteyttä tai saada mitä haluat yrityksen työntekijältä tai johtajalta. Jos yrityksen virheet ovat niin pahoja, että ne vaarantavat sinut, yrityksen toimitusjohtajan täytyy varmasti tietää siitä. Ole sitkeä. Lähetä sähköpostia yrityksen toimitusjohtajalle viikoittain, kunnes saat vastauksen.
Vaihe 4. Julkaise Facebookissa tai Twitterissä
Tästä on tulossa yhä tehokkaampi tapa saada huomiota sellaisten yritysten huomioon, joihin on vaikea ottaa yhteyttä tai tavoittaa. Luo viesti tai twiitti, joka selittää tapahtuneen ja pyytää apua. Varmista, että yrityksen Facebook- tai Twitter -tili näkee sen (esimerkiksi tunnisteilla tai maininnoilla). Koska valituksesi menee julkiselle foorumille, saat todennäköisesti vastauksen nopeasti.
- Älä käytä tätä menetelmää, ennen kuin olet yrittänyt ottaa yhteyttä yritykseen henkilökohtaisesti, mutta tuloksetta.
- Saat parempia tuloksia, jos et huijaa yritystä julkisilla foorumeilla. Varmista, että viestisi tai twiittisi on rauhallinen ja suora. Älä nalkuta.
Vaihe 5. Pyydä apua neuvonantajalta
Jos sinusta tuntuu, että ongelma on vakava ja että yritys riistää sinulta ansaitsemasi oikeudet, etsi ulkopuolinen osapuoli, joka voi auttaa sinua ratkaisemaan ongelmasi. Jos valittaminen yksin ei auta, tulokset voivat olla erilaisia, jos ulkopuoliset auttavat.
Vinkkejä
- Kuvaile ongelmasi lyhyesti ja selkeästi.
- Ole aina kohtelias.
- Hymy.
- Hanki ystäviä tai liittolaisia, älä vihollisia.
- Pysy rauhallisena.
- Älä käytä slangia tai suosittua kieltä
- Kuvaile myös haluamasi ratkaisu.
