Jos joudut poistumaan toimistosta hetkeksi tai aiot lähteä lomalle, saatat haluta antaa ihmisten lähettää sinulle sähköpostin siitä, että olet poissa. Jos sinulla on Exchange-tili, Outlookissa on sisäänrakennetut toiminnot. Jos sinulla ei ole Exchange -tiliä, voit silti vastata sähköposteihin automaattisesti luomalla muutamia sääntöjä. Määritä automaattiset vastauksesi tämän oppaan avulla riippumatta siitä, onko sinulla Exchange -tili vai ei.
Vaihe
Menetelmä 1/4: Outlook 2010/2013
Vaihe 1. Ota automaattiset vastaukset käyttöön
Valitse Exchange -kansio. Valitse kansio viestikaupastasi. Sinun on valittava Exchange -kansio nähdäksesi Automaattiset vastaukset -vaihtoehdon. Avaa Automaattiset vastaukset (Poissa toimistosta) -valikko. Löydät tämän valikon napsauttamalla Tiedosto -välilehteä ja valitsemalla sitten Tiedot -välilehden.
Vaihe 2. Määritä vastauksesi
Valitse Automaattiset vastaukset -valikosta Lähetä automaattiset vastaukset -valintaruutu. Voit asettaa avustajan aktiivisen ajan valitsemalla ruudun ja asettamalla ajan ja päivämäärän.
Vaihe 3. Kirjoita vastauksesi
Jos haluat lähettää sähköpostiviestejä Exchange -palvelimeltasi, käytä Inside My Organization -välilehteä. Jos haluat vastata muilta henkilöiltä saamiisi sähköposteihin, käytä Outside My Organization -välilehteä. Kun olet tyytyväinen vastaukseesi, napsauta OK.
Vaihe 4. Poista automaattiset vastaukset käytöstä
Jos asetat ajanjakson automaattiselle vastauksellesi, Assistant lopettaa automaattisesti, kun ajanjakso on ohi. Jos et aseta ajanjaksoa, se jatkuu, kunnes avaat Automaattiset vastaukset -valikon ja valitset Älä lähetä automaattisia vastauksia.
Tapa 2/4: Outlook 2007
Vaihe 1. Aktivoi Office Assistant
Napsauta Työkalut -välilehteä. Valitse Työkalut -valikosta Out of Office Assistant. Valitse valintaruutu, jossa lukee Lähetä poissa toimistosta automaattiset vastaukset. Voit asettaa avustajan aktiivisen ajan valitsemalla ruudun ja asettamalla ajan ja päivämäärän.
Vaihe 2. Kirjoita vastauksesi
Jos haluat lähettää sähköpostiviestejä Exchange -palvelimeltasi, käytä Inside My Organization -välilehteä. Jos haluat vastata muilta ihmisiltä saamiisi sähköposteihin, käytä Outside My Organization -välilehteä. Kun olet tyytyväinen vastaukseesi, napsauta OK.
Vaihe 3. Poista Out of Office Assistant käytöstä
Jos asetat ajanjakson automaattiselle vastauksellesi, Assistant lopettaa automaattisesti, kun ajanjakso on ohi. Jos et aseta ajanjaksoa, se jatkuu, kunnes avaat Automaattiset vastaukset -valikon ja valitset Älä lähetä automaattisia vastauksia.
Tapa 3/4: Outlook 2003
Vaihe 1. Aktivoi Office Assistant
Valitse Työkalut -valikosta Out of Office Assistant. Valitse ruutu, jossa lukee”Olen tällä hetkellä poissa toimistolta”.
Vaihe 2. Kirjoita vastauksesi
Kirjoita kenttään "Automaattinen vastaus vain kerran jokaiselle lähettäjälle, jossa on seuraava teksti:" Kirjoita vastaus, jota haluat käyttää sähköpostivastauksena.
Vaihe 3. Lisää sääntöjä
Voit lisätä Assistantille sääntöjä, kuten välittää viestejä tietyiltä lähettäjiltä muille vastaanottajille. Määritä määrittämäsi sääntö napsauttamalla Lisää sääntö… -painiketta. Voit esimerkiksi luoda säännön, joka välittää sähköpostit tietystä asiakkaasta kollegoillesi, jotta tärkeät sähköpostit eivät jää huomaamatta, kun olet poissa.
Vaihe 4. Poista Out of Office Assistant käytöstä
Poissa toimistosta -apuri jatkuu, kunnes avaat Automaattiset vastaukset -valikon ja valitset Älä lähetä automaattisia vastauksia.
Tapa 4/4: Automaattisten vastausten lähettäminen ilman Exchange -tiliä
Vaihe 1. Luo malli
Ilman Exchange -tiliä Automaattinen vastaus -vaihtoehto ei ole käytettävissä. Mutta silti on mahdollista määrittää automaattisia vastauksia mallin ja joidenkin sääntöjen avulla. Aloita luomalla uusi sähköposti. Tämä on automaattisen vastauksen malli.
- Valitse aihe, joka kuvaa tilannetta lyhyesti. Esimerkiksi "Poissa toimistosta asti". Voit myös kirjoittaa aiheeseen sanat "automaattinen vastaus", jotta vastaanottajat tietävät heti, että saamansa vastaus on automaattinen.
- Kirjoita lyhyt viesti. Kirjoita sähköpostin runkoon yleinen viesti, jota voidaan soveltaa kenelle tahansa sen vastaanottaneelle. Kerro vastaanottajalle, miten voit ottaa sinuun yhteyttä tai jollekin muulle, johon hän voi ottaa yhteyttä.
Vaihe 2. Tallenna malli
Kun olet tyytyväinen viestiin, valitse Tallenna nimellä… Valitse avattavasta Tallenna tyypiksi -valikosta Outlook -malli. Tämä tallentaa tiedoston mallina, joka ladataan Outlookiin.
Vaihe 3. Luo sääntö
Jotta automaattinen vastaus toimisi oikein, sinun on määritettävä joitakin sääntöjä prosessin automatisoimiseksi. Napsauta Office 2003/2007: ssä Työkalut -valikkoa ja valitse Säännöt ja hälytykset. Valitse Office 2010/2013: ssa Tiedosto -välilehti, valitse Tiedot ja valitse sitten Säännöt ja hälytykset. Tämä avaa Sähköpostisäännöt-valikon.
- Napsauta Uusi sääntö -painiketta. Sinua pyydetään valitsemaan malli. Valitse Aloita tyhjästä säännöstä -osiossa Tarkista viestit, kun ne saapuvat. Napsauta Seuraava.
- Päätä, mihin viestiin haluat vastata. Jos haluat vastata kaikkiin postilaatikkoosi saapuneisiin viesteihin, valitse”missä nimeni on Vastaanottaja” -ruutu. Voit kaventaa sitä määrittämällä tietyn lähetyksen tai sähköpostiviestin, jossa on tiettyjä sanoja sähköpostin aiheessa tai tekstissä. Napsauta Seuraava, kun olet tehnyt valintasi.
- Lataa malli. Valitse "vastaa käyttämällä tiettyä mallia" -ruutu seuraavassa ikkunassa ladataksesi aiemmin luomasi viestin. Napsauta "tietyn mallin" kuvausruudun linkkiä. Tämä avaa valintaikkunan, jossa kysytään minne tallennat mallin. Valitse "Käyttäjämallit tiedostojärjestelmässä". Avaa aiemmin luomasi viesti.
- Aseta poikkeuksesi. Kun malli on ladattu, voit määrittää ilmentymiä, jos et halua lähettää vastausta, esimerkiksi tietyille vastaanottajille tai tietyille viesteille. Napsauta Seuraava, kun olet tehnyt valintasi.
- Anna sääntösi nimi. Ennen kuin voit lopettaa, sinun on määritettävä sääntösi nimi. Käytä jotain helposti muistettavaa, jotta voit poistaa säännön nopeasti käytöstä tulevaisuudessa. Ota sääntö käyttöön valitsemalla Ota tämä sääntö käyttöön -ruutu ja napsauta sitten Valmis.
Vaihe 4. Poista sääntö käytöstä
Kun olet palannut töihin, voit poistaa säännön käytöstä avaamalla Säännöt ja hälytykset -valikon uudelleen. Valitse luomasi Out of Office -sääntö aktiivisten sääntöjen luettelosta ja napsauta sitten Poista -painiketta.
Vinkkejä
- Organisaatio määritellään yleensä yritykseksi, ja se sisältää ihmisiä, joilla on Exchange-palvelin tilejä sähköpostijärjestelmässäsi.
- Työkalut -valikko tulee näkyviin Outlookin pääikkunaan. Pääikkuna on sama ikkuna, joka tulee näkyviin, kun käynnistät Outlookin. Se sisältää Tiedosto-, Muokkaa-, Näytä-, Siirry-, Työkalut-, Toiminnot- ja Ohje -valikot. Ikkunassa ei ole Työkalut-valikkoa, jolla luot tai katselet kohteita, kuten sähköpostiviestejä, yhteystietoja tai tehtäviä.
- Jos valitset Automaattinen toisto organisaationi ulkopuolisille ihmisille -ruudun, Outside My Organization -välilehti näkyy (On) välilehden nimen vieressä.
- Yhteystiedon on oltava Exchange Serverin Yhteystiedot -kansiossa. Jos yhteystieto on vain kansiossa, joka on osa henkilökohtaisten kansioiden (.pst) tiedostoa, automaattista vastausviestiä ei lähetetä.
