Työsuunnitelma on joukko tavoitteita ja prosesseja, jotka voivat auttaa tiimiä ja/tai henkilöä saavuttamaan tämän tavoitteen. Lukemalla työsuunnitelman voit ymmärtää paremmin projektin laajuuden. Olipa niitä käytetty työpaikalla tai akateemisessa ympäristössä, työsuunnitelmat auttavat sinua pitämään projektit järjestyksessä. Työsuunnitelman avulla voit jakaa prosessin pieniksi, kevyiksi tehtäviksi tietäen, mitä haluat saavuttaa. Opi luomaan työsuunnitelma, jotta olet paremmin valmistautunut seuraavaan projektiin.
Vaihe
Vaihe 1. Päätä työsuunnitelmasi
Työsuunnitelman laatimiseen on monia syitä. Aseta tämä tavoite etukäteen, jotta voit valmistautua projektiin hyvin. Muista, että useimmat työsuunnitelmat ovat voimassa tietyn ajan, esimerkiksi 6 kuukautta tai 1 vuosi.
- Toimistossa työsuunnitelma auttaa esimiestäsi tietämään, mihin projekteihin aiot työskennellä seuraavien kuukausien aikana. Pomosi tarvitsee nämä tiedot yleensä vuosittaisen suorituskyvyn tarkastelun jälkeen tai kun tiimisi työskentelee suuren projektin parissa. Työsuunnitelma voi olla myös tulos strategisesta suunnitteluistunnosta, jonka yritys tekee uuden kalenterin tai tilikauden alussa.
- Akateemisessa maailmassa työsuunnitelmat soveltuvat opiskelijoiden käytettäväksi suurissa projekteissa tai opettajat suunnittelemaan opetusohjelman lukukautta kohti.
- Henkilökohtaisissa projekteissa työsuunnitelma antaa sinulle käsityksen siitä, mitä aiot tehdä, miten aiot tehdä sen ja milloin aiot sen toteuttaa.
Vaihe 2. Kirjoita johdanto ja tausta
Ammatillista työsuunnitelmaa varten sinun on kirjoitettava johdanto ja tausta. Esimiehesi tai esimiehesi saavat tarvittavat tiedot työsuunnitelman ymmärtämiseksi. Toisaalta akateemiset työsuunnitelmat eivät yleensä tarvitse esittelyä ja taustaa.
- Johdannon tulee olla lyhyt ja mielenkiintoinen. Muista pomollesi, miksi teit tämän työsuunnitelman. Esittele hänelle projekti, jonka parissa työskentelet tietyn ajan.
- Taustan pitäisi korostaa, miksi loit työsuunnitelman. Voit tehdä tämän esimerkiksi esittämällä yksityiskohtia tai tilastoja viimeisimmästä raportista, tunnistamalla ongelmat, jotka on käsiteltävä, tai muita syitä, jotka perustuvat aiempien hankkeiden parissa työskentelemääsi palautteeseen ja palautteeseen.
Vaihe 3. Määrittele tavoitteet
Tavoitteet ja tavoitteet ovat kaksi toisiinsa liittyvää asiaa. Työsuunnitelmassa molemmat johtavat tulosten saavuttamiseen. Ero on siinä, että tavoitteet ovat yleisiä, kun taas tavoitteet ovat tarkempia.
- Tavoitteet ovat projektisi kokonaiskuva. Kirjoita ylös, mitä lopputuloksia haluat työsuunnitelmasta. Varmista, että peittoalue on laaja. Oletetaan esimerkiksi, että haluat suorittaa tutkimuspaperin tai oppia kirjoittamaan.
- Tavoitteiden tulee olla konkreettisia ja konkreettisia. Toisin sanoen sinun pitäisi pystyä ylittämään tavoitelistan vaiheet, kun olet suorittanut ne. Haastateltavien lähteiden löytäminen tutkimuksellesi on hyvä esimerkki tavoitteesta.
- Jos nykyiset tavoitteet ovat liian erilaisia, voit jakaa ne pitkän aikavälin tavoitteisiin lyhyt, piste keskipitkälläja termi pitkä. Esimerkiksi yrityksen lyhyen aikavälin tavoite kasvattaa yleisömäärää 30% kolmessa kuukaudessa eroaa pitkän aikavälin tavoitteesta vahvistaa brändin näkyvyyttä sosiaalisessa mediassa vuoden ajan.
- Kohteet kirjoitetaan yleensä aktiivisilla lauseilla käyttämällä toimintaverbejä, joilla on erityinen merkitys. Esimerkiksi "suunnitella", "kirjoittaa", "parantaa" ja "mitata". Vältä verbejä, joilla on epämääräinen merkitys, kuten "oppia", "ymmärtää" ja "tietää".
Vaihe 4. Laadi työsuunnitelma, jossa on "SMART" -kohteita
SMART on lyhenne, jota käytetään yleisesti etsimään konkreettisempia ja toimivampia tuloksia työsuunnitelmista.
- Erityinen tarkoittaa yksityiskohtaista. Mitä tarkalleen ottaen teemme kenelle? Kuvaile väestöä, jota palvelet, ja kaikkia erityisiä toimia, joita käytät heidän auttamiseen.
- Mitattavissa tarkoittaa mitattavaa. Onko tavoite määrällinen ja mitattavissa? Voitko laskea tuloksen? Suunnittelitteko työtä niin, että "Etelä -Afrikan terveydentila paranee vuonna 2012"? Vai rakenteletteko sen siten, että "vastasyntyneiden HIV-/aids -tartuntojen määrä vähenee Etelä -Afrikassa 20% vuoteen 2020 mennessä"?
- Saavutettavissa tarkoittaa saavutettavissa. Pystytkö suorittamaan sen varatussa ajassa käytettävissäsi olevilla resursseilla? Kun otetaan huomioon kaikki olemassa olevat rajoitukset, tavoitteesi on oltava realistinen. Myynnin lisääminen 500% on järkevää, jos yrityksesi on pieni. Myynnin kasvattaminen 500% on lähes mahdoton tavoite markkinoilla hallitsevalle yritykselle.
- Asiaankuuluva liittyy etuihin. Onko tavoitteella vaikutusta haluttuun tavoitteeseesi tai strategiaasi? Vaikka se on tärkeää yleiselle terveydelle, onko totta, että lukiolaisten pituuden ja painon mittaaminen voi johtaa suoraan muutoksiin mielenterveysmenettelyissä? Varmista, että tavoitteesi ja työmenetelmät liittyvät selkeästi ja intuitiivisesti.
- Aika sidottu on aika sidottu. Milloin tavoite saavutettiin ja/tai milloin tiesit saavuttaneesi sen? Määritä projektin päättymispäivä. Mainitse myös, jos sellainen on, millainen lopputulos olisi voinut saada projektisi päättymään aikaisin kaikkien saavutettujen tulosten kanssa.
Muista, että perusnumero on määritettävä muutoksen laskemiseksi. Jos et tiedä kuinka monta vastasyntynyttä Etelä -Afrikassa on saanut HIV-/aids -tartunnan, miten voit varmistaa, että tapausten määrä vähenee 20%?
Tietyissä tilanteissa saatat joutua neuvottelemaan asiantuntijan kanssa varmistaaksesi, että työsuunnitelmasi tavoitteet ovat saavutettavissa
Vaihe 5. Listaa käytettävissä olevat resurssit
Kirjoita tähän luetteloon kaikki mitä tarvitset tavoitteidesi saavuttamiseksi. Resursseja on erilaisia, riippuen siitä, mihin työsuunnitelma on tarkoitettu.
- Toimiston resursseja ovat talousarviot, työntekijät, konsultit, rakennukset tai huoneet ja kirjat. Voit liittää yksityiskohtaisen talousarvion, jos työsuunnitelma on muodollisempi.
- Akatemian resursseihin kuuluu pääsy kirjastoihin; tutkimusmateriaalit, kuten kirjat, sanomalehdet ja lehdet; tietokone ja Internet -yhteys; sekä professoreita tai muita ihmisiä, jotka voivat auttaa sinua, kun sinulla on kysyttävää.
Vaihe 6. Tunnista olemassa olevat rajoitukset
Rajat ovat esteitä, jotka voivat estää pyrkimyksiäsi saavuttaa tavoitteesi. Esimerkiksi kun teet tutkimustehtäviä koulussa tai korkeakoulussa, aikataulusi osoittautuu liian tiukkaksi, joten et voi tutkia ja kirjoittaa hyvin. Siksi rajasi on kiireinen aikataulu. Yritä poistaa muut sitoumukset lukukauden aikana, jotta voit suorittaa työsuunnitelmasi tehokkaasti.
Vaihe 7. Kuka on vastuussa?
Vastuullisuus on olennainen osa hyvää suunnitelmaa. Kuka on vastuussa kunkin tehtävän suorittamisesta? Vaikka tehtävän parissa työskentelee tiimi, yhden henkilön on oltava vastuussa siitä, että tehtävä suoritetaan ajallaan.
Vaihe 8. Kirjoita strategia
Noudata työsuunnitelmaasi ja päätä sitten, miten käytät resurssejasi ja voitat rajoitukset tavoitteidesi saavuttamiseksi.
- Kirjoita yksityiskohtainen luettelo toimista. Selvitä, mitä on tehtävä joka päivä tai joka viikko tavoitteidesi saavuttamiseksi. Luettele myös, mitä muiden tiimin jäsenten tulisi tehdä. Voit järjestää nämä tiedot projektinhallintaohjelmistolla tai henkilökohtaisella kalenterilla.
- Tee aikataulu. Vaikka saatat tehdä alustavan työaikataulun, odottamattomia tapahtumia tai tilanteita voi sattua ajoittain. Varaa siis aikataulustasi tilaa viivästysten välttämiseksi.
Vinkkejä
- Määritä virstanpylväät, jos projektisi on suuri. Virstanpylväät ovat hankkeen pisteitä, jotka korostavat tiettyjen tavoitteiden saavuttamista. Voit myös pitää sitä pohdiskelupaikkana, kun seuraat prosessin edistymistä ja samalla varmistat, ettei se poikkea työsuunnitelmasta.
- Luo itsellesi sopiva työsuunnitelma. Se voi olla yksityiskohtainen, se voi olla laaja toiveistasi tai tarpeistasi riippuen. Voit kirjoittaa paperille tai ammattimaisella ohjelmistolla käyttämällä kuvia ja värejä. Käytä kaikkea luonnollista ja tehokasta sinulle.
