Hyvän kirjeen kirjoittamisen ymmärtäminen on yksi perustaidoista, joita voidaan soveltaa eri aloilla sekä liike -elämän, akateemisten että henkilökohtaisten suhteiden aloilla. Kuten tiedätte, kirjeet ovat yleinen viestintätapa, jota käytetään tiedon, hyvän tahdon tai yksinkertaisesti lähettäjän kiintymyksen välittämiseen kirjeen vastaanottajalle. Jos haluat tietää, kuinka kirjoittaa hyvä ja oikea kirje, yritä lukea tämä artikkeli!
Vaihe
Menetelmä 1/2: Virallisen kirjeen kirjoittaminen
Vaihe 1. Ymmärrä oikea aika kirjoittaa virallinen äänikirje tai virallinen kirje
Yleensä viralliset kirjeet on osoitettu ihmisille, joiden kanssa sinulla on vain ammatillisia suhteita, kuten liikekumppaneille tai tietyille viranomaisille, eikä niille, joiden kanssa sinulla on henkilökohtaisia suhteita.
- Sitten virallinen kirje voidaan kirjoittaa tekstinkäsittelyohjelmistolla, kuten Microsoft Word, OpenOffice tai Text Edit, ja tulostaa sitten ennen lähettämistä. Jos kirje on vastaanotettava välittömästi tai jos vastaanottaja haluaa vastaanottaa sähköpostin, suosittelemme kirjeen lähettämistä sähköpostitse.
- Jos vastaanottaja on nykyinen pomosi tai työtoverisi, saatat haluta käyttää vähemmän jäykkää muotoa. Yleensä tällaiset kirjeet voidaan lähettää sähköpostitse, eikä niihin tarvitse liittää osoitetta kirjeen yläosassa.
Vaihe 2. Kirjoita kirjeen yläosaan osoite ja päivämäärä, jolloin kirje on kirjoitettu
Kirjoita erityisesti nimesi ja osoitteesi kirjeen vasempaan kulmaan. Jos kyseessä on virallinen liikekirje, lisää yrityksen nimi ja osoite tai kiinnitä yrityksen kirjelomake samaan paikkaan. Anna sen jälkeen kahden rivin väli ennen kirjeen kirjoittamispäivän kirjoittamista.
- Sisällytä koko päivämäärä oikeaan muotoon, kuten 19. syyskuuta 2021. On parasta välttää vähemmän muodollista muotoa, kuten 19.9.2021 tai 19.9.21.
- Päivämäärää ei tarvitse sisällyttää sähköpostitse lähetettyyn kirjeeseen.
Vaihe 3. Kirjoita kirjeen vastaanottajan nimi ja osoite
Jos kirjettä ei lähetetty sähköpostitse, jätä kahden rivin tauko ja lisää vastaanottajan yhteystiedot tyhjään kohtaan. Luettele erityisesti kaikki nämä tiedot erilliselle riville:
- Kirjeen vastaanottajan koko nimi ja nimi
- Organisaation ja yrityksen nimi, jos sellainen on
- Kirjeen vastaanottajan täydellinen osoite (lisää kaksi tai useampia ylimääräisiä rivejä tarpeen mukaan)
Vaihe 4. Liitä mukaan tervehdys
Keskeytä yksi rivi ja lisää sitten tervehdys, kuten "Rakas", jota seuraa nimesi kirjeen vastaanottajana. Voit halutessasi lisätä koko nimesi, sukunimesi tai vain etunimesi. Liitä tarvittaessa myös henkilön virallinen osoite tai virka.
- Jos tiedät vain henkilön aseman toimistossa, mutta et tiedä hänen nimeään, kirjoita "Hyvä, terveyspäällikkö:" tai vastaava lause. Yleensä kuitenkin tehtävän täyttäneen henkilön nimi voi olla haettu verkossa, joten voit kokeilla sitä ensin.
- Jos et todellakaan tunne kirjeen vastaanottajaa tai et tiedä hänen asemaansa, kirjoita yksinkertaisesti ylös: "Arvoisa vastaanottaja:" tai yksinkertaisesti "Rakas:". Tällaiset tervehdykset kuulostavat kuitenkin tylsiltä ja vanhanaikaisilta. ja sitä tulee välttää, jos se on mahdollista..
Vaihe 5. Kirjoita kirje
Viralliset kirjeet tulisi avata selkeällä tarkoituksella (SOP). Vältä erityisesti lyhenteitä ja käytä muodollisia kysymyksiä, kuten”Oletko kiinnostunut…” sen sijaan, että”Oletko kiinnostunut…?” Lue sitten kirjeen runko toisen henkilön kanssa tai ilman sitä varmistaaksesi, ettei siinä ole kirjoitus- tai kielioppivirheitä.
Jos kirjoitat virallista liikekirjettä, varmista, että kirje on aina lyhyt ja ytimekäs. Jos kirje on osoitettu sukulaiselle tai läheiselle ystävälle uutisten vaihdon vuoksi, käytä rennompaa ja/tai juoksevaa virkettä. On kuitenkin hyvä varmistaa, että kirjeesi pituus ei ylitä yhtä sivua
Vaihe 6. Sisällytä viimeinen tervehdys
Päättävä tervehdys sisältyy yleensä kirjeen lopettamiseen positiivisella tavalla ja syvemmän yhteyden luomiseksi kirjeen vastaanottajalle. Siksi kirjoita viimeisen kappaleen kirjoittamisen jälkeen viimeinen tervehdys, joka sopii kirjaintyyppiin. Jos haluat virallisen kirjeen, yritä sisällyttää viimeinen tervehdys, kuten "Ystävällisin terveisin", "Tervehdys" tai "Onnea". Kirjoita sitten koko nimesi sen alle seuraavien ohjeiden mukaisesti:
- Jätä muodollisesti kirjoitetuille kirjaimille noin neljä välilyöntiä tervehdyksen ja koko nimesi väliin. Tulosta sitten kirje ja kiinnitä allekirjoituksesi sinisellä tai mustalla musteella tyhjään kohtaan.
- Muodosta viralliset sähköpostit koko nimesi juuri viimeisen tervehdyksen alle.
- Jos haluat, voit lisätä tervehdyksen nimesi eteen, erityisesti viralliseen kirjeeseen. Jos olet esimerkiksi naimisissa, lisää viimeisen tervehdyksen alle nimi "Bu Amanda Surya".
Vaihe 7. Taita kirjain (valinnainen)
Jos kirje on postissa, yritä taittaa se kolmanneksiksi. Temppu on taittaa alempi puolisko keskelle, kunnes se peittää 2/3 kirjainalueesta, ja sitten taita yläosa keskelle, kunnes kirjealue ei ole enää avoin. Tällä tavalla kirjeen koko sopii useimpiin markkinoilla oleviin kirjekuoriin.
Vaihe 8. Kirjoita vastaanottajan osoite kirjekuoren etuosaan (valinnainen)
Etsi kirjekuoren keskikohta ja kirjoita sitten vastaanottajan täydellinen osoite sinne seuraavasti:
- Herra Joko Susilo
- Jl. ABC nro 123
- Jakarta, 12345
Vaihe 9. Kirjoita palautusosoite kirjekuoren takaosaan (valinnainen)
Tällä menetelmällä posti voi palauttaa postin, jota he eivät jostain syystä voi lähettää osoitteeseesi ilman lisäkustannuksia. Käytä samaa menetelmää kuin kirjoitit kirjeen vastaanottajan osoitteen, mutta lisää vain lempinimi koko nimesi sijaan.
Tapa 2/2: Epävirallisten kirjeiden kirjoittaminen
Vaihe 1. Tunnista kirjeen virallinen taso
Periaatteessa kirjeen sävy riippuu suhteesi läheisyydestä kirjeen vastaanottajan kanssa. Selvitä kirjeesi muodollisuus noudattamalla seuraavia ohjeita:
- Jos kirje on osoitettu kaukaiselle sukulaiselle, ikääntyneelle sukulaiselle tai työmarkkinaosapuolelle, yritä käyttää puolimuodollista sävyä. Jos henkilö on jo lähettänyt sinulle sähköpostia, lähetä hänelle sähköpostia. Jos ei, kirjainten kirjoittaminen manuaalisesti on turvallisin vaihtoehto.
- Jos kirje on osoitettu läheiselle ystävälle tai sukulaiselle, kirjoita se manuaalisesti tai lähetä se sähköpostitse.
Vaihe 2. Aloita kirje tervehdyksellä
Käytetty tervehdys riippuu suuresti läheisestä suhteesta sinun ja kirjeen vastaanottajan välillä sekä kirjeen muodollisuudesta. Joitakin mahdollisuuksia, joita voit harkita:
- Jos kirje on osittain muodollinen, voit käyttää tervehdystä, kuten "Hei". Noudata sitten tervehdystä vastaanottajan lempinimellä, jos te kaksi ette ole liian kaukana toisistaan, tai vastaanottajan nimi, joka alkaa tervehdyksellä, kuten "Sir" tai "Madam", jos vastaanottaja on paljon vanhempi kuin sinä.
- Jos kirje on epävirallinen, voit käyttää myös tervehdystä, kuten "Hei" tai rennompaa tervehdystä, kuten "Hei" tai "Hei". Seuraa tervehdystä vastaanottajan nimen kanssa.
Vaihe 3. Aloita kirjeen tekstin kirjoittaminen
Siirry seuraavalle riville ja aloita kirjoittaminen. Jos kirje on tarkoitettu henkilökohtaiseksi viestintävälineeksi, yritä aloittaa vahvistamalla vastaanottajan tiedot. Voit esimerkiksi käyttää muodollisia lauseita, kuten "Toivottavasti voit hyvin" tai epävirallisia lauseita, kuten "Kuinka voit?" Käytä erityisesti sanoja, jotka sanoisit, jos kirjeen vastaanottaja olisi edessä sinä.
Vaihe 4. Listaa asiat, jotka on ilmoitettava
Koska kirjeen päätehtävä on viestintäväline, kirjoita mukaan asiat, jotka kirjeen vastaanottajan mielestä sinun on tiedettävä, kuten yksityiskohdat elämässäsi tapahtuneista tapahtumista. Jos kirje on esimerkiksi isoäidillesi, älä vain kirjoita: "Kiitos lahjasta!" Näytä sen sijaan, kuinka paljon lahja merkitsee sinulle, kuten sanomalla:”Viime yönä ystäväni ja minä emme voineet nukkua, koska pelasimme mummon lähettämää peliä. Kiitos!" Olipa kirjeen aihe mikä tahansa, pääpaino tulisi olla halussa jakaa tietoja.
Ymmärrä tiedot, joita ei pitäisi sisällyttää. Pohjimmiltaan kirjettä, joka on kirjoitettu vihan ilmaisuksi tai armoyritykseksi, ei tule lähettää. Jos olet jo kirjoittanut tällaisen kirjeen, mutta et ole varma, haluatko lähettää sen, anna sen istua muutama päivä. Ehkä ne muutamat päivät voivat muuttaa päätöstäsi
Vaihe 5. Lopeta kirje
Lopeta epävirallinen kirje käyttämällä viimeistä tervehdystä, joka heijastaa läheisyyttäsi suhteeseen vastaanottajan kanssa. Jos kirje on osoitettu aviopuolisolle, ystävälle tai lähisukulaiselle, käytä viimeistä tervehdystä, kuten "Tervehdys", "Tervehdys rakkaudesta" tai yksinkertaisesti "Rakas". Sillä välin käytä puoliksi muodollista kirjettä lämpimällä, mutta silti varsin muodollisella viimeisellä tervehdyksellä, kuten "Tervehdys" tai "Tervehdys".
- Oletko koskaan kuullut termistä "valediction"? Itse asiassa valediction on muodollinen ilmaisu englanniksi, jota käytettiin muinaisina aikoina yleisesti tervehdyksenä. Jos kirjoitat englanninkielistä kirjettä ystävällesi ja haluat sulkea sen typerällä tyylillä, voit käyttää tätä menetelmää. Laita esimerkiksi viimeinen tervehdys lomakkeen muodossa, kuten "Minä pysyn, kuten aina, omistettu palvelijasi", joka päättyy nimesi.
- Jos haluat lisätä tietoja kirjeen kirjoittamisen jälkeen, käytä kuvatekstiä P. S, joka englanniksi tarkoittaa jälkikirjoitusta ("kirjoittamisen jälkeen").
Vaihe 6. Lähetä kirje
Laita kirje kirjekuoreen, laita leima, sisällytä vastaanottajan osoite ja lähetä se heti postitoimiston kautta.
Vinkkejä
- Yritä keskittää kirjeen aihe aiheeseen, joka kiinnostaa vastaanottajaa.
- Yleensä terveisiä seuraa aina pilkku. Muodollisissa kirjeissä välimerkit ovat kuitenkin yleensä kaksoispiste pilkun sijaan.
- Käytä aina kohteliasta kieltä ja järkeviä argumentteja, kun kirjoitat valituskirjeen. Näin lisäät mahdollisuuksiasi saada positiivinen vastaus.
- Jos haluat tulostaa hyvin muodollisen kirjeen, suosittelemme käyttämään paperia, joka on hieman painavampaa kuin tavallinen kopiopaperi.
- Jos haluat lähettää muodollisen tai puolivirallisen sähköpostin, käytä aina ammattimaisen kuuloista sähköpostiosoitetta. "Sweetstar189": n lähettämiä sähköposteja ei todellakaan oteta niin vakavasti kuin "jeni.sandra" lähettämiä sähköposteja, eikö?
- Kirjoita aina kirjaimia sinisellä tai mustalla musteella.
- Varmista, että lueteltu osoite on oikea.
- Aloita kappale aina lauseella, joka on kirjoitettu tai kirjoitettu sisennettynä.
- Tarkista kirjeesi sisältö vähintään kahdesti.
- Jos kirje on kirjoitettu manuaalisesti, varmista, että käytät aina kuulakärkikynää, joka ei vuoda mustetta.
