Jos omistat yrityksen, sinun on ehkä kirjoitettava kirjeitä asiakkaille. Voit kirjoittaa jotain kertoaksesi asiakkaille uusista tapahtumista tai erikoistarjouksista tai vastata asiakkaiden valituksiin yrityksen puolesta. Riippumatta kirjeen syystä, sinun on aina säilytettävä ammattimainen tyyli.
Vaihe
Osa 1/2: Liikekirjeen muotoilu
Vaihe 1. Käytä ammattimaisia kirjelomakkeita
Liikekirje edustaa yritystäsi. Sen täytyy siis näyttää erilaiselta ja laadukkaalta. Liikekirjeen tulee sisältää myös yrityksesi logo tai brändi.
Voit luoda kirjelomakkeita käyttämällä esisuunniteltuja kirjelomakkeiden värinäytteitä Microsoft Wordissa. Muista käyttää kirjelomakkeessa olevaa logoa tai tuotemerkkiä
Vaihe 2. Avaa tekstinkäsittelyohjelma
Sinun tulee aina kirjoittaa liikekirjaimet tietokoneeseen.
- Luo uusi asiakirja ja aseta asiakirjalle 2,5 cm: n reunus.
- Käytä serif -kirjasintyyppiä, kuten Times New Roman, Georgia tai Ariel. Muista aina käyttää kirjasinkokoa, joka on enintään 12 pistettä ja vähintään 10 pistettä. Liikekirjeen pitäisi olla helppo lukea fontin valinnan tai fonttikoon vuoksi.
- Varmista, että asiakirja on asetettu yhteen tilaan.
Vaihe 3. Säädä lohkojen muoto
Lohkolomake on yleisin liikekirjeissä käytetty muoto. Tämä lomake on myös helpoin asentaa ja seurata. Jokainen otsikko on tasattava ja jokaisen otsikon välissä on oltava yksi välilyönti. Asiakirjan alaosasta alkaen liikekirjeessäsi on oltava seuraavat otsikot:
- Tänään tai kirjeen lähettämispäivä. Päivämäärä on tärkeä, koska sitä voidaan käyttää sekä muistiinpanona että vastaanottajan muistiinpanona. Lisäksi päivämäärillä voi olla laillista käyttöä. Varmista siis, että päivämäärä on tarkka.
- Palautusosoite. Tämä osio sisältää osoitteesi, joka on muotoiltu tavalliseen osoitetyyliin. Jos osoitteesi on jo kirjelomakkeessa, voit ohittaa tämän osan.
- Osoite sisäpuolella. Tämä osio sisältää kirjeen vastaanottaneen henkilön nimen ja osoitteen. Sanan Mr / Ms käyttö on vapaaehtoista. Joten jos esimerkiksi kirjoitit kirjeen Nina Marlinalle, voit kirjoittaa rouvan. hänen nimensä, jos et ole varma hänen siviilisäätystään.
- Terveiset. Tervehdyksissä voidaan käyttää sanoja "Hyvä rouva Marlina" tai "Rakas Nina Marlina". Jos et ole varma, kuka lukee kirjeen, käytä sanaa "Ystävällisin terveisin". Voit myös käyttää "Kiinnostuneille osapuolille", mutta vain viimeisenä keinona, jos et tiedä yleisöäsi.
- Kirjaimen runko. Keskustelemme tästä enemmän artikkelin seuraavassa osassa.
- Saatekirje, allekirjoitus. Voit käyttää sanoja "Terveisin" tai "Tervehdys".
Osa 2/2: Liikekirjeen kirjoittaminen
Vaihe 1. Tunnista yleisösi
Kirjeen tyylin tulee aina olla ammattimainen yleisöstä riippumatta. Voit kuitenkin muokata kieltäsi tai sanavalintasi kirjeesi vastaanottavan henkilön perusteella. Jos kirjoitat toisen yrityksen henkilöstöosastolle, sinun on ehkä käytettävä enemmän muodollista kieltä. Mutta jos kirjoitat tietylle asiakkaalle, voit käyttää epämuodollisempaa tai rentoampaa kieltä.
- Yleisön tunnistaminen tarkoittaa myös sitä, että estät yleisösi hämmennyksen. Vältä käyttämästä termejä, joita lukijasi eivät ymmärrä. Asiakkaat eivät todennäköisesti tiedä esimerkiksi yrityksesi avaruusohjelmassa käytettyjä lyhenteitä, joten vältä niiden käyttämistä kirjaimilla.
- Hyvän liikekirjeen kirjoittamisen sääntö yksi on, että sen on oltava selkeä, ytimekäs ja kohtelias.
Vaihe 2. Selitä ensimmäisen rivin kirjaimen tarkoitus
Harkitse kirjeen tarkoitusta. Haluatko kertoa asiakkaille uudesta sijainnistasi uudessa kaupungin osassa? Onko se muistuttaa asiakkaita maksamattomista laskuista tai saldoista? Tai vastatakseen asiakkaiden valituksiin? Kirjoita tämä tavoite mielessä ensimmäinen rivi, jonka avulla lukija tietää heti, mistä kirjeessä on kyse. Älä kirjoita kirjeen tarkoitusta, joka on epäselvä. Siirry suoraan asiaan.
- Aloita käyttämällä "I", jos ilmaiset mielipiteesi yrityksen omistajana. Käytä "me", jos kirjoitat yrityksen tai organisaation puolesta.
- Keskity suoriin lausuntoihin, kuten: "Tällä kirjeellä ilmoitamme sinulle" tai "Tällä kirjeellä pyydämme". Voit myös käyttää "I" -lausetta, jos kirjoitat kirjeen yrityksen omistajana. Esimerkiksi: "Otin sinuun yhteyttä koska" tai "Kuulin äskettäin… ja haluan tietää lisää …"
- Jos esimerkiksi sinä (yrityksen omistaja) kirjoitit Nina Marlinalle maksamattomasta laskusta viime kuusta lähtien, aloita kirje seuraavasti: "Otin sinuun yhteyttä, koska tililläsi on maksamaton saldo maaliskuun 2015 jälkeen."
- Tai jos olet yrityksen työntekijä ja kirjoitat vastataksesi asiakasvalitukseen yrityksen avaruusohjelmasta, aloita kirje seuraavasti: "Olemme vastaanottaneet valituksen Mars -avaruusohjelmastamme."
- Jos kirjoitat kirjeen ilmoittaaksesi lukijoille, että he ovat voittaneet kilpailun tai että heillä on paikka jatko -ohjelmassa, aloita lauseella: "Kerron mielelläni …" tai "Me haluaisin kertoa sinulle, että … ".
- Jos kerrot huonoja uutisia, aloita lauseella: "Raskaalla sydämellä kerromme sinulle, että …". Tai "Huolellisen harkinnan jälkeen olen päättänyt olla …".
Vaihe 3. Käytä aktiivisia lauseita, älä passiivisia
Käytämme passiivista ääntä koko ajan tavallisessa puheessa. Mutta passiivinen ääni voi tehdä kirjoituksestasi tylsän tai hämmentävän. Aktiiviset lauseet ovat paljon tehokkaampia liikekirjeissä, koska ne osoittavat vakuuttavampaa kielityyliä.
- Esimerkki passiivisesta lauseesta on: "Mitä valituksia voin käsitellä puolestasi?" Lauseen aihe, nimittäin asiakas ("sinä"), näkyy lauseen lopussa, ei lauseen alussa.
- Esimerkki aktiivisesta lauseesta olisi seuraava: "Mitä voin tehdä valituksen käsittelemiseksi?" Tämä lauseversio aktiivisella äänellä on paljon selkeämpi ja helpompi ymmärtää lukijalle.
- Passiivisen äänen käyttäminen voi olla hyvä tapa viedä viestisi eteenpäin kiinnittämättä huomiota vääriin tai epämiellyttäviin kohtiin. Käytä passiivista ääntä vain tässä tapauksessa. Yleensä aktiivinen ääni on paljon tehokkaampi liikekirjeessä.
Vaihe 4. Katso mahdolliset aikaisemmat tapahtumat tai aiempi viestintä lukijoiden kanssa
Olet saattanut ottaa yhteyttä Nina Marlinaan viimeisen kuukauden aikana ja varoittaa maksamattomasta laskustaan. Tai ehkä asiakkaat ovat ilmaisseet pettymyksensä avaruusohjelmasta viime kuussa konferenssissa. Jos olet ollut yhteydessä lukijoihin aiemmin, kerro siitä. Tämä muistuttaa lukijaa aiemmista yhteyksistäsi ja tekee liikekirjeestä kiireellisemmän ja tärkeämmän.
Käytä lauseita, kuten: "Edellisen kirjeeni mukaan maksamattomasta laskustasi …" tai "Kiitos maaliskuun maksusta". Tai "Kuuleminen avaruusohjelmaongelmista toukokuun konferenssissa oli erittäin hyödyllistä."
Vaihe 5. Pyydä apua tai tarjoa apua
Näytä positiivinen kielityyli lukijalle esittämällä kohtelias pyyntö tai tarjoamalla apua työsuhteen muodossa.
- Oletetaan, että olet yrityksen omistaja, joka yrittää saada asiakkaat maksamaan laskuja. Käytä lauseita, kuten: "Arvostan nopeaa huomiota maksamattomaan laskuusi."
- Oletetaan, että kirjoitat yrityksesi puolesta. Käytä lauseita, kuten: "Haluaisimme järjestää henkilökohtaisen tapaamisen sinun ja henkilöstöpäällikkömme kanssa."
- Sinun tulisi myös tarjota vastaus lukijoiden mahdollisiin kysymyksiin tai huolenaiheisiin. Käytä ilmauksia, kuten: "Vastaan mielelläni kaikkiin laskutusta koskeviin kysymyksiin tai huolenaiheisiin" Tai: "Haluatko, että annamme sinulle lisätietoja tästä ohjelmasta?"
Vaihe 6. Tee yhteenveto kirjeestä
Lisää toimintakehotus omalta tai lukijan puolelta. Tämä pyyntö voi olla maksupyyntö tiettyyn päivämäärään mennessä tai huomautus muodollisen kokouksen järjestämisestä lukijan kanssa.
- Lisää lause ja ota yhteyttä kirjeen vastaanottajaan tulevaisuudessa. "Odotan sinua ensi viikon budjettikokouksessa." Tai "Odotan innolla, että voisin keskustella tästä kanssasi vieraillessasi pääkonttorissamme."
- Kirjaa kirjeeseesi liittämäsi asiakirjat. Lisää lauseita, kuten "Liitetyt maksamattomat laskut" tai "Liitteenä kopio avaruuden laajennusohjelmastamme".
- Päätä kirje loppulauseella. Käytä "vilpittömästi" tai "vilpittömästi" asiakasta tai asiakasta.
- Käytä "Terveisiä" virallisiin kirjeisiin ihmisille, joita et tunne ollenkaan.
- Käytä vain terveisiä tai terveisin, jos kirjoitat jollekin hyvin tuntemallesi henkilölle tai sinulla on työsuhde.
Vaihe 7. Korjaa kirjain
Kaikki huolellinen muotoilu ja kirjoittaminen menee hukkaan, jos kirje on täynnä kirjoitusvirheitä!
- Etsi jokainen lause, joka käyttää passiivista ääntä, ja yritä muuttaa lause aktiiviseksi lauseeksi.
- Kiinnitä huomiota lauseisiin, jotka ovat liian pitkiä tai epäselviä ja suoria. Liikekirjeissä vähemmän on yleensä parempi, joten lyhennä lauseesi pituutta, jos mahdollista.
