Tarvitseeko sinun kirjoittaa hyvä, virheetön ammattikirje? Useimmat liikekirjeet noudattavat kiinteää, helposti opittavaa muotoa, jota voit soveltaa kaikenlaiseen sisältöön. Liikekirjeiden tulee aina sisältää päivämäärä, lähettäjän ja vastaanottajan tiedot sekä muutama kappale kappaleesta. Noudata alla olevia ohjeita ja tee muutokset yrityksesi standardien mukaisesti.
Vaihe
Osa 1/4: Kirjeen aloittaminen
Vaihe 1. Tiedä muoto
Kirjeesi sisällöstä riippumatta on seurattava joitain vakiomuotoisia liikekirjeesityksiä. Liikekirjeet tulee kirjoittaa ja kirjoittaa yleisellä kirjasimella, kuten Arial tai Times New Roman. Käytä lohkokappaleita. Eli aloitat uuden kappaleen painamalla Enter kahdesti. Älä tee lohkokappaleissa ensimmäisen rivin sisennystä.
- Käytä 2,54 cm: n marginaalia kaikilla sivuilla.
- Sähköpostilla lähetetyt liikekirjeet tulee myös kirjoittaa yleisellä fontilla. Älä käytä muita sähköpostiviestejä kuin mustavalkoisia skriptejä tai värejä.
Vaihe 2. Valitse oikea paperityyppi
Kirjeet on tulostettava A4 -paperille, jonka koko on 21 x 29,7 cm, tai A4 -kokoisille, joiden koko on 21,5 x 29,7 cm. Useita pitkiä kirjeitä tai sopimuksia voidaan tulostaa F4 -paperille tai 21 x 33 cm: n Folialle.
Jos kirje lähetetään postitse, harkitse sen tulostamista yrityksen kirjelomakkeelle. Kirjelomakkeiden käyttö vahvistaa ammatillista vaikutelmaa ja antaa yrityksen logon ja yhteystiedot
Vaihe 3. Sisällytä yritystäsi koskevat tiedot
Kirjoita yrityksen nimi ja osoite ja merkitse osoitteen jokainen osa uudella rivillä. Jos olet itsenäinen ammatinharjoittaja tai itsenäinen urakoitsija, kirjoita nimesi yrityksen nimen sijasta tai yrityksen nimen yläpuolelle
- Jos yritykselläsi on jo kirjelomake, voit käyttää sitä yrityksen nimen ja osoitteen kirjoittamisen sijaan.
- Jos osoite on kirjoitettava, se on kohdistettava sivun yläosan oikealle tai vasemmalle mieltymystesi ja yrityksen mukaan.
- Jos kirje lähetetään ulkomaille, kirjoita maasi nimi isoilla kirjaimilla.
Vaihe 4. Anna päivämäärä
Koko päivämäärän kirjoittaminen on ammattimaisin vaihtoehto. Kirjoita esimerkiksi "1.4.2012". Päivämäärä on jätettävä tasattavaksi, muutama rivi vastaanottajan tietojen yläpuolelle.
Jos kirjoitat kirjettä useiden päivien ajan, käytä päivämäärää, jolloin olet sen täyttänyt
Vaihe 5. Lisää vastaanottajan tiedot
Kirjoita vastaanottajan tiedot seuraavassa järjestyksessä: koko nimi, nimi (jos on), yrityksen nimi ja osoite. Käytä uutta riviä jokaiselle tiedolle. Lisää tarvittaessa viitenumero. Vastaanottajan tiedot on jätettävä tasattavaksi muutama rivi päivämäärän alle.
Suosittelemme, että osoitat kirjeen tietylle henkilölle. Näin asianomainen henkilö voi vastata kirjeeseesi. Jos et tiedä sen henkilön nimeä, jolle puhut, tee pieni tutkimus. Soita vastaanottajan yrityksen puhelinnumeroon nimi ja titteli
Vaihe 6. Valitse tervehdys
Tervehdys on tärkeä osoitus kunnioituksesta, ja käyttämäsi tervehdys riippuu siitä, kuka vastaanottaa sen, tunnetko vastaanottajan hyvin ja kuinka muodollinen suhteesi heihin on. Harkitse seuraavia vaihtoehtoja:
- Käytä "Kenelle se voi koskea" vain, jos et tiedä tarkalleen, kenelle osoitat.
- Jos et tiedä vastaanottajaa, "Arvoisa vastaanottaja" on turvallinen vaihtoehto.
- Voit myös käyttää vastaanottajan koko nimeä ja otsikkoa, esimerkiksi "Hyvä tohtori Dewi Sari".
- Jos tunnet vastaanottajan hyvin ja sinulla on epävirallinen suhde vastaanottajan kanssa, voit harkita etunimen käyttöä, esimerkiksi "Hyvä Susan".
- Jos et ole varma vastaanottajan sukupuolesta, kirjoita koko nimi, esimerkiksi "Hyvä Kris Damanik"
- Älä unohda laittaa pilkkua tervehdyksen tai puolipisteen perään, jos käytät "Kenelle se voi koskea".
Osa 2/4: Kirjeen runko
Vaihe 1. Käytä oikeaa kirjoitustyyliä
Sananlaskun mukaan aika on rahaa, ja useimmat liikemiehet eivät halua tuhlata aikaa. Siksi kirjeen kirjoitustyylin tulee olla ytimekäs ja ammattimainen. Järjestä kirjeesi siten, että se voidaan lukea nopeasti, suoraan asiaan ja sisältää vain lyhyitä henkilökohtaisia kommentteja ensimmäisessä kappaleessa. Voit esimerkiksi aloittaa sanalla "Mitä tulee …" ja jatkaa siitä.
- Älä ajattele liikaa kauniita siirtymiä, vaikeita sanoja tai pitkiä, mutkikkaita lauseita. Kirjeesi tarkoituksena on viestiä sanottava mahdollisimman nopeasti ja selkeästi.
- Käytä vakuuttavaa sävyä. Todennäköisesti kirjeesi tarkoitus on saada lukija tekemään jotain, kuten muuttamaan mieltään, korjaamaan ongelma, lähettämään rahaa tai ryhtymään toimiin. Joten välitä pyyntösi ja perustelut oikealla äänellä.
Vaihe 2. Käytä henkilökohtaisia pronomineja
Pronominien "minä", "me" ja "sinä" käyttäminen liikekirjeissä on täysin hyväksyttävää. Ilmaise itseäsi "minä" ja lukija "sinä".
Ole varovainen, jos kirjoitat kirjeen organisaation puolesta. Jos yrität välittää yrityksen näkemyksiä, käytä "me", jotta lukijat tietävät, että yritys on väitteesi takana. Jos ilmaiset henkilökohtaisen mielipiteesi, käytä "minä"
Vaihe 3. Kirjoita selkeästi ja ytimekkäästi
Varmista, että lukija todella ymmärtää kirjoituksesi. Lukijat vastaavat nopeasti vain, jos kirjeen tarkoitus on selvä. Erityisesti, jos sinulla on tulos tai toimenpide, jonka haluat lukijan tekevän kirjeen saatuaan, tee se selväksi. Kuvaile asemaasi mahdollisimman lyhyellä sanalla.
Vaihe 4. Käytä aktiivisia lauseita
Kun kuvaat tilannetta tai teet pyynnön, varmista, että valitset aktiivisen äänen, ei passiivisen äänen. Passiivinen ääni tekee kirjoituksestasi epäselvän tai yleisen. Lisäksi aktiiviset lauseet ovat tehokkaampia ja suoraan ongelman ytimeen. Esimerkiksi:
- Passiivinen: Aurinkolaseja ei ole suunniteltu tai valmistettu kestävyyttä ajatellen.
- Aktiivinen: Yrityksesi suunnittelee ja valmistaa aurinkolaseja niiden kestävyydestä riippumatta,
Vaihe 5. Käytä keskustelukieltä, jos se tuntuu sopivalta
Kirjeet ovat ihmisten kirjoittamia ja niitä varten. Vältä kirjeiden kopioimista aina kun mahdollista. Et voi luoda suhteita kopioimalla vakiokirjeitä. Älä kuitenkaan käytä epätavallista kieltä tai slängiä, kuten "tiedät", "tarkoitan" tai "haluan". Käytä liikekirjeen kirjoittamisen tyyliä, mutta kirjoita ystävällisiä ja kohteliaita sanoja.
- Jos tunnet vastaanottajan hyvin, voit lisätä yhden rivin tervehdyksen.
- Käytä intuitiotasi arvioidaksesi, kuinka paljon persoonallisuutta kirje tuo esiin. Joskus pieni huumori voi auttaa yritystasolla, mutta mieti tarkkaan ennen sen käyttöä.
Vaihe 6. Pysy kohteliaana
Vaikka lähetät valitus- tai valituskirjeen, voit silti olla kohtelias. Harkitse vastaanottajan asemaa ja tarjoa niin paljon apua kuin pystyt sopeutumaan tilanteeseen.
Esimerkki sopimattomasta valituksesta: "Luulen, että aurinkolasisi ovat paskoja, enkä koskaan osta tuotettasi uudelleen". Esimerkki kohteliaasta valituksesta olisi seuraava:”Olen pettynyt aurinkolaseidesi rakentamiseen, aion tulevaisuudessa ostaa toisen merkkisiä aurinkolaseja”
Vaihe 7. Käytä”toista” kirjelomaketta lisäsivuille
Useimmat liikekirjeet ovat riittävän lyhyitä, jotta ne mahtuvat yhdelle sivulle. Jos joudut kuitenkin kirjoittamaan pidemmän kirjeen, kuten sopimuksen tai oikeudellisen päätöksen, saatat tarvita lisäsivuja. Käytä”toista” kirjelomaketta, joka sisältää yleensä lyhyen osoitteen ja joka on valmistettu samantyyppisestä paperista kuin pääkirjelomake.
Sisällytä sivun numero sivun yläreunan toiselle ja sitä seuraaville sivuille. Sinun on myös ilmoitettava vastaanottajan nimi ja päivämäärä
Vaihe 8. Lopeta kirje
Tee viimeisessä kappaleessa yhteenveto pointteistasi ja alleviivaa tekemäsi toimet tai mitä odotat vastaanottajalta. Muista, että vastaanottaja voi ottaa sinuun yhteyttä kirjeeseen liittyvissä kysymyksissä tai huolenaiheissa ja kiittää heitä siitä, että he ovat kiinnittäneet huomiota lähettämääsi kirjeeseen.
Osa 3/4: Kirjeen sulkeminen
Vaihe 1. Valitse tervehdys
Viimeinen tervehdys, kuten avaustervehdys, on osoitus kunnioituksesta ja muodollisuudesta. "Vilpittömästi" tai "Ystävällisin terveisin" ovat turvallisimmat päätös tervehdykset. Voit myös harkita "Terveisin" tai "Terveisiä". Terveiset, jotka eivät ole liian muodollisia, mutta joilla on silti ammattimainen sävy, ovat "Onnittelut menestykselle", "Tervehdys" ja "Kiitos". Käytä pilkkua tervehdyksen jälkeen.
Vaihe 2. Laita allekirjoituksesi
Jätä neljä riviä tyhjäksi allekirjoituksellesi. Allekirjoita kirjeen tulostamisen jälkeen tai jos lähetit sen sähköpostitse, skannaa allekirjoituksesi kuva ja liitä se allekirjoitusosaan. Musteen valinta on sininen tai musta.
Jos allekirjoitat kirjeen jonkun puolesta, kirjoita allekirjoituksesi eteen "pp:". "pp" tarkoittaa per procurationem, joka tarkoittaa "edustajaa" tai "puolesta"
Vaihe 3. Anna nimesi ja yhteystietosi kirjoittamalla
Kirjoita allekirjoituksesi alle tietosi, mukaan lukien nimesi, virkasi, puhelinnumerosi, sähköpostiosoitteesi ja muut sopivat yhteydenottotavat. Käytä uutta riviä jokaiselle tietotyypille.
Vaihe 4. Lisää kirjoituskoneen nimikirjaimet
Jos kirjeen kirjoittaja ja kirjoittaja ovat eri henkilö, sinun on lisättävä kirjoituskoneen nimikirjaimet allekirjoituslohkon alle. Joskus myös kirjeen kirjoittajan nimikirjaimet ovat mukana. Näin ollen selviää, kuka kirjeen parissa työskenteli.
- Jos lisäät vain konekirjoittajan nimikirjaimet, kirjoita ne pienillä kirjaimilla, esimerkiksi mj.
- Jos sisällytät myös kirjoittajan nimikirjaimet, kirjoita ne isoilla kirjaimilla ja kirjoittajan nimikirjaimet pienillä kirjaimilla, esimerkiksi RW: mj. Muut tyylit lisäävät vinoviivan nimikirjainten väliin, kuten RW/mj.
Vaihe 5. Sisällytä liitetiedot
Jos liität lisäasiakirjoja vastaanottajan tarkastettavaksi, kirjoita muutama rivi yhteystietojen alle ja ilmoita liitteiden määrä ja tyyppi. Kirjoita esimerkiksi: "Liite (2): ansioluettelo, esite." Tai kirjoita perinteiseen tyyliin liitteen kuvaus kirjeen yläosaan päivämäärän alle.
Voit myös lyhentää "Liite" sanalla "Lamppu"
Vaihe 6. Liitä mukaan kopio tiedoista
Jos lähetät kopion kirjeestä jollekin toiselle, sinun on sisällytettävä tämä kirjeeseen. Tämä ilmenee kirjoittamalla "cc:" tai "Copy" "Attachment" -rivin alle yhdessä kopion vastaanottajan nimen ja otsikon kanssa ("cc" tarkoittaa kohteliaisuuskopiota, mutta aiemmin se tarkoitti kopiota, kun kirjeitä kirjoitettiin edelleen kirjoituskoneella ja kopioitiin hiilipaperilla).
- Kirjoita esimerkiksi: "cc: Mari Santi, markkinointijohtaja"
- Jos lisäät useamman kuin yhden nimen, kohdista toinen nimi ensimmäisen alle, mutta ilman "cc:"
Osa 4/4: Kirjeiden täyttäminen
Vaihe 1. Tee muokkauksia
Esittely on keskeinen osa ammattitaitoa. Varmista, että vastaanottaja voi helposti nähdä sinut osaavana ja vastuullisena henkilönä muokkaamalla kirjeesi ja tarkistamalla virheet. Käytä oikeinkirjoituksen tarkistinta tekstinkäsittelyohjelmassasi, mutta älä unohda lukea sitä huolellisesti ennen lähettämistä.
- Kysy itseltäsi, onko kirje selkeä ja ytimekäs? Onko kappaleissa pitempiä kuin 3-4 lauseita? Jos näin on, määritä, voitko poistaa tarpeettomat lausunnot.
- Jos kirje on erittäin tärkeä, sinun on ehkä saatava ystävä tai työtoveri lukemaan se. Joskus muut ihmiset voivat auttaa havaitsemaan kielivirheitä tai hankaluuksia, joista et ehkä ole tietoinen.
Vaihe 2. Älä pidä sivuja yhdessä nitojan kanssa
Jos kirjeesi koostuu useista sivuista, nitojaa ei tule käyttää. Jos haluat varmistaa, että sivut ovat kunnossa, leikkaa ne yhteen paperiliittimellä vasemmassa yläkulmassa.
Vaihe 3. Lähetä
Jos lähetät kirjeen postitse, käytä yrityskuorta. Käytä kirjekuorta, jossa on yrityksesi logo, jos se on saatavilla. Kirjoita palautusosoite ja vastaanottajan osoite siististi. Taita kirje kolmanneksiin niin, että vastaanottaja avaa yläosan ensin ennen alaosan avaamista. Varmista, että kiinnität tarpeeksi leimoja ja lähetä se.
- Jos sinusta tuntuu, että käsinkirjoituksesi ei ole loistava ja se ei vastaa ammattihenkilöäsi, kirjoita osoite tekstinkäsittelyohjelmaan ja tulosta se kirjekuoreen.
- Jos kirje on kiireellinen ja/tai kiireinen, harkitse sen lähettämistä kuriirin välityksellä.
- Jos haluat lähettää sen sähköpostitse, muunna se ensin HTML -muotoon tai tallenna PDF -muotoon, jotta muoto ei muutu. Olisi kuitenkin hyvä, jos kirje lähetettäisiin fyysisesti.
Vinkkejä
- Käytä laatukynää kirjainten allekirjoittamiseen.
- Vastaa kirjeisiin nopeasti. Jos et voi vastata viikon kuluessa, välitä se vastaanottajalle ja kerro hänelle, milloin hän voi odottaa vastaustasi.
- Korosta positiivista puolta. Puhu siitä, mitä voit tehdä, älä siitä, mitä et voi. Jos tuotetta ei esimerkiksi ole varastossa, älä kerro asiakkaalle, ettet voi täyttää hänen tilaustaan. Sano sen sijaan, että tuote on erittäin suosittu ja myyty loppuun. Kerro sitten heille, milloin voit täyttää heidän tilauksensa.
-
Jos kirjoitat monimutkaista kirjettä, kirjoita ensin ääriviivat.
- Kirjoita kaikki aiheet, joita haluat käsitellä, sinun ei tarvitse miettiä tilausta.
- Tee kullekin aiheelle luettelo avainsanoista, esimerkkejä, argumentteja ja tosiasioita.
- Huomaa luettelon kunkin aiheen merkitys kirjeen tarkoitukselle ja vastaanottajalle.
- Hävitä tarvitsemattomat osat.
- Lajittele tiedot lukijalle sopivassa järjestyksessä.
Varoitus
- Älä käytä imartelevaa kieltä. Vilpitön ylistys on hyväksyttävää, mutta liiallinen ylistys tarkoittaa, että työssäsi olet riippuvainen kiitoksesta, ei osaamisesta.
- Älä käytä tylsää tai painavaa kieltä. Muista, että yrität korjata tai aloittaa liikesuhteen tämän kirjeen kautta.
