Riippumatta siitä, millaisessa liiketoiminnassa olet, asiakkaiden kiittäminen on varma tapa vahvistaa suhteita ja pitää heidät takaisin. Jokaisen kirjoittamasi kiitoskirjeen on oltava ainutlaatuinen, ei ole tarkkoja esimerkkejä, mutta on ohjeita, jotka voivat auttaa sinua pääsemään asiaan. Jos haluat tietää, kuinka kirjoittaa kiitoskirje asiakkaan arvostuksena, jatka tämän artikkelin lukemista.
Vaihe
Osa 1/3: Kirjeiden kirjoittaminen
Vaihe 1. Kirjoita asiakkaan nimi oikein avausosaan
Monet tutkimukset paljastavat, että useimmat asiakkaille lähetetyt viestit ovat tehottomia, jos asiakkaan nimeä ei kirjoiteta oikein. Varmista, että kirjoitat asiakkaan nimen kiitoskirjeen yläosaan sen kirjoitusasun mukaisesti, jonka asiakas kirjoitti hänen nimelleen.
Vaihe 2. Määritä kiitoskirjeen tekemisen syy
Tee se mahdollisimman selväksi. On hienoa sanoa jotain yleistä, kuten "kiitos ostoksista", mutta on parempi mainita, mitä asiakas osti ja miten se toimitettiin. Tämä muistuttaa asiakkaita heidän ainutlaatuisesta suhteestaan kauppaasi.
- Tämä on tilaisuutesi kiittää sinua vilpittömästi. Muutaman lainauksen lisääminen keskusteluista asiakkaiden kanssa on hyvä.
- Yritä mahdollisimman paljon olla toistamatta samaa asiaa jokaisessa kirjeessä, muuten se näyttää kaikille lähetetyltä kiitokselta.
Vaihe 3. Sisällytä palautekysymykset
Kiitoskirjeet ovat erinomainen tapa esittää palautekysymyksiä varmistaakseen, että asiakkaat kokevat, että heitä on palveltu hyvin. Hyvä seuranta hoitaa usein asiakkaat takaisin ja tämä on hyväksi yrityksellesi. Sinun ei tarvitse ylireagoida tähän, mutta asiakkaiden tarpeiden huomioiminen on tärkeä osa palvelua.
- Ilmaise odotuksesi, että asiakkaat pitävät ostetuista tuotteista, ja olet valmis palvelemaan, jos heillä on kysymyksiä tai valituksia.
- Kysy, voitko tehdä jotain saadaksesi asiakkaan tuntemaan olonsa tyytyväisemmäksi.
Vaihe 4. Sisällytä tuotemerkki
On parasta, jos yrityksesi nimi, logo tai muut brändiisi liittyvät tiedot painetaan paperitavaraan. Tämä on hyödyllistä antaa hyvän kuvan yrityksestäsi.
- Jos kirjoitat kiitoskirjeen kortille, muista mainita myymälän nimi.
- Jos käytät yrityksen paperitavaraa ja yrityksen logo on painettu selkeästi, sinun ei tarvitse mainita myymälän nimeä kirjeessä.
- Jos kiitos lähetetään sähköpostitse, allekirjoituksen alle on merkittävä yrityksen nimi ja logo.
Vaihe 5. Valitse oikea päättävä tervehdys
Tämän osion tulee olla suhteessa asiakkaisiin ja siihen vaikutelmaan, jonka haluat tehdä yrityksellesi. Esimerkiksi "vilpittömästi" on joskus liian muodollista korvata "tervehdyksillä" tai muilla sopivilla epävirallisilla ilmaisuilla. Usein käytetään myös muita henkilökohtaisia, mutta liike -elämässä yleisesti käytettyjä tervehdyksiä.
Vaihe 6. Allekirjoita kirje käsin
Yritä aina kirjoittaa allekirjoitus jokaiseen kirjaimeen. Suuryritysten on yleensä vaikeaa näyttää henkilökohtaisia kirjaimia. Jopa tietokoneen luoma allekirjoitus on silti parempi kuin kirjoitettu nimi, koska se näyttää siltä, että kirje on lähetetty henkilökohtaisesti.
Osa 2/3: Oikean tyylin käyttäminen
Vaihe 1. Älä houkuttele korostamaan tuotettasi uudelleen
Kirjoitat kiittääksesi asiakasta ostoksistasi kanssasi, joten sinun ei enää tarvitse mainostaa. Oletetaan, että olet onnistunut tässä. Saa asiakkaat tuntemaan itsensä osaksi yritystä.
- Ilmaukset, kuten”toivomme, että teet ostoksia uudelleen lähitulevaisuudessa”, ovat aivan liian yleisiä; parempi päästä eroon tästä ilmaisusta. Älä sano jotain, mitä et sanoisi ystävillesi.
- Älä mainitse tavaroiden etuja, myynninedistämisaikatauluja tai muita mainosten kaltaisia asioita.
Vaihe 2. Lähetä kirje postimerkillä
Vaikka lähetät satoja kirjeitä, on parempi olla käyttämättä tilausleimoja. Se ilmoittaa asiakkaalle, että olet lähettänyt paljon kiitoskirjeitä, ja saa heidät tuntemaan itsensä vähemmän erityisiksi. Todellisuus on, että kiitoskirjeesi voi päätyä kasaan huomaamattomia kirjeitä.
Vaihe 3. Kirjoita osoite käsinkirjoituksella aina kun mahdollista
Mitä henkilökohtaisempi olet kiitoskirjeelläsi, sitä parempi vaikutelma siitä tulee. Jos et osaa kirjoittaa itse, pyydä joku muu kirjoittamaan se. Vaikka et kirjoittaisi osoitetta muistiin, käden kirjoitus tekee vaikutuksen asiakkaisiin.
Vaihe 4. Liitä mukaan yhteystietosi ja ole avoin viestinnälle
Varmista, että puhelinnumerosi ja osoitteesi ovat postissa, ja pyydä asiakkaita soittamaan, jos heillä on kysyttävää. Jos he soittavat sinulle, ole valmis vastaamaan niihin heti.
Osa 3/3: Oikean muodon käyttäminen
Vaihe 1. Kirjoita kirje käsin
Vakiomuotoisen kirjeen tulostaminen tuntuu kuin esitteen lähettäminen asiakkaalle. Sen sijaan, että saisi asiakkaat tuntemaan itsensä erityisiksi ja arvostetuiksi, se tekee päinvastoin ja saa ihmiset tuntemaan olonsa ärsyyntyneeksi. Harkitse henkilökohtaisen, käsin kirjoitetun kiitosviestin tekemistä.
- Jos sinulla on paljon kiitoskirjeitä kirjoitettavaksi, pyydä henkilökuntaa auttamaan. Tämä todella auttaa säästämään aikaa.
- Jos et voi valmistaa käsinkirjoitettua tervehdystä, sinun on löydettävä tapa tehdä kirjeestä henkilökohtaisempi. Jokaisen kirjeen on sisällettävä ainakin asiakkaan nimi ja todellinen allekirjoituksesi.
- Joissakin tapauksissa on hyvä lähettää kiitoskirje sähköpostitse kirjeen lähettämisen sijaan. Tämä voidaan tehdä, jos sinulla on hyvä suhde asiakkaan kanssa. Tärkeintä on varmistaa, että sähköposti on kirjoitettu henkilökohtaisesti ja vilpittömästi. Jos sähköpostisi voidaan tulkita mainokseksi, on parasta lähettää se käsin.
Vaihe 2. Valitse hyvä kirjepaperi, johon kirjoitat kiitoskirjeen
Sekä onnittelukortteja että kirjepaperia voidaan käyttää kiitoskirjeiden kirjoittamiseen liiketoimintaympäristössä. Jos sinulla on vähän kirjoitettavaa, hyvä paperikorttitoiminnassa laajalti saatavilla oleva onnittelukortti voi saada asiakkaat tuntemaan olonsa erityiseksi. Muussa tapauksessa käytä mukavaa paksua paperia, jonka kirjelomakkeessa on yrityksesi logo.
- Vältä tavallisia paperityyppejä kiitoskirjeiden kirjoittamiseen.
- Valitse sopiva onnittelukortti mihin tahansa yritystapahtumaan. Jos yrityksesi on ainutlaatuinen ja rento, voit käyttää värikkäitä kortteja, jotka heijastavat yrityksesi sielua. Älä valitse kortteja, joissa on kuvia tai viestejä, jotka ovat liian henkilökohtaisia.
Vaihe 3. Harkitse lahjan lähettämistä
Jos haluat antaa enemmän arvostusta, voit lähettää lahjan pienellä tervehdyksellä. Tätä ei aina tarvitse tehdä, mutta se voidaan tarjota erityisasiakkaille. Lahjojen tulee olla pieniä ja hyödyllisiä. Anna kohde, joka edustaa yritystäsi tai jotain täysin riippumatonta mutta asianmukaista.
- Pienet lahjat, kuten kirjanmerkit, magneetit, karkit, t-paidat tai lahjakortit.
- Palkinnot vaihtelevat 250 000 IDR - 500 000 IDR. Huomaa, että joillakin yrityksillä on nyt lahjattomuus.
