Kyvyllä olla diplomaattinen on tärkeä rooli jokapäiväisessä elämässä, esimerkiksi esimiehille, jotka haluavat parantaa työilmapiiriä sen edistämiseksi tai ihmisille, jotka haluavat parantaa konfliktinratkaisutaitoja. Diplomaattisuus tarkoittaa sitä, että harkitsee huolellisesti ennen puhumista tai toimintaa sopivimman päätöksen tekemiseksi. Tämä ei kuitenkaan ole helppoa tietyissä tilanteissa. Jotta voit olla diplomaattinen, ole rauhallinen henkilö, jolla on kyky toimia taktisesti, ratkaista ongelmia ja luoda hyviä suhteita muihin.
Vaihe
Tapa 1 /3: Tehokas viestintä
Vaihe 1. Valitse sanat viisaasti
Vaikka tarkoitatkin hyvin, muista, että sanomasi voi vahingoittaa muiden tunteita. Ennen kuin keskustelet arkaluonteisesta aiheesta, kysy itseltäsi, aiotko sanoa jotain totta, hyödyllistä ja ystävällistä. Käytä sanoja "minä" tai "minä" kuvataksesi ajatuksiasi sen sijaan, että arvaisit, mitä toinen ajattelee tai tuntee.
- Esimerkiksi: voit sanoa: "En hyväksy tämän kokouksen päätöstä" sen sijaan, että sanot: "Tulet katumaan väärän päätöksen tekemistä."
- Tee lausunto oman näkemyksesi ja näkökulmasi perusteella.
- Älä hyökkää tai syytä muita.
- Jos haluat keskustella vakavasta asiasta jonkun kanssa, valmistaudu etukäteen siihen, mitä haluat sanoa.
Vaihe 2. Säädä puhetyyli tilanteen mukaan
Ennen kuin lähetät viestin, selvitä, kuka kuulee sinun puhuvan, jotta he voivat vastaanottaa ja ymmärtää viestisi parhaalla mahdollisella tavalla. Mieti, pitäisikö sinun lähettää sähköpostia, kommunikoida suullisesti, keskustella ryhmissä tai puhua yksi kerrallaan.
- Esimerkki: Haluat ilmoittaa henkilöstölle kustannussäästösuunnitelman. Olet käyttänyt sähköpostia arkaluonteisten tietojen välittämiseen, mutta se on ollut hämmentävää. Pidä siksi kokous henkilökunnan kanssa selittääksesi todellinen tilanne ja tarjotaksesi mahdollisuuden esittää kysymyksiä.
- Suunnittele tapaamiset puhuaksesi henkilöstölle henkilökohtaisesti tarvittaessa tai henkilökunnan pyynnöstä.
Vaihe 3. Ole avoin uusille ideoille
Sen sijaan, että teet päätöksiä pelkästään oman harkintasi perusteella, kuuntele ensin muiden mielipiteitä. Kiitos heille, että he kertoivat heille, mitä he halusivat saada heidät tuntemaan olonsa mukavaksi ja jatkamaan tätä. Ota aikaa muiden mielipiteiden huomioimiseen, mutta pysy oikeana, kun olet tehnyt parhaan päätöksen.
Esimerkki: "Kiitos Hansen huolenpidostasi. Otan huomioon neuvosi pysyä terveenä ja etsin lisätietoja tästä."
Vaihe 4. Ole itsevarma ja käytä kehon kieltä kommunikoidessasi
Osoita itsevarmuutta puhuessasi muiden ihmisten kanssa sen sijaan, että olisit aggressiivinen. Puhu rauhallisesti ja kohteliaasti samalla kun otat silmäkosketuksen. Älä risti käsiäsi ja jalkojasi istuessasi juttelemassa.
Jos jotain et ymmärrä, myönnä se rehellisesti, esimerkiksi sanomalla: "En ymmärrä sitä enkä tiedä vielä vastausta, mutta opin siitä lisää."
Vaihe 5. Käytä epäsuoraa puhetta
Sen sijaan, että ilmaisit ajatuksiasi ja tunteitasi sellaisina kuin ne ovat, käytä hienovaraisempaa tapaa. Neuvojen antaminen on parempi kuin pyytää toista tekemään jotain. Diplomaattiset hahmot eivät anna käskyjä, vaan yrittävät antaa inspiraatiota muiden motivoimiseksi. Tavoitteesi on rakentaa tiimityötä ja pitää heidät motivoituneina saavuttamaan parhaansa.
- Esimerkiksi: jos haluat sovittaa tappelevia lapsia, sano heille: "Sinun on parasta ajatella tapaa jakaa makuuhuoneet pitääksesi asiat yhdessä."
- Jos haluat motivoida alaista, joka on usein myöhässä, sano hänelle: "Vältä myöhästyminen uudelleen yrittämällä päästä töihin aikaisemmin." Varmista, että tiedät miksi, jotta voit antaa sopivimmat neuvot.
Vaihe 6. Katso käyttäytymistäsi
Yksi diplomaattisuuden tärkeistä puolista on käyttäytyminen hyvin. Kun kommunikoit jonkun kanssa, odota vuoroasi puhua äläkä keskeytä. Puhu rohkaisuilla äläkä koskaan loukkaa muita. Pidä äänen intonaatio luonnollisena ja neutraalina. Älä huijaa tai huuda muita.
Vaihe 7. Hallitse tunteitasi
Muista, että sinun on oltava diplomaattinen, kun olet vuorovaikutuksessa kenenkään kanssa, mukaan lukien epämiellyttävät ja loukkaavasti käyttäytyvät ihmiset. Jos koet stressiä vuorovaikutuksessa jonkun kanssa, yritä rauhoittua hengittämällä syvään. Mene vessassa olemaan yksin, jos haluat itkeä tai suuttua.
- Harjoittele meditaatiota hallitaksesi tunteitasi oppaiden avulla, jotka voi ladata ilmaiseksi Internetistä.
- Lisäksi voit rauhoittua hetkeksi keskittämällä huomiosi, esimerkiksi tarkkailemalla miltä sinusta tuntuu, kun jalat koskettavat lattiaa tai kun pakarat koskettavat tuolia.
Tapa 2/3: Selviytyminen vaikeista tilanteista
Vaihe 1. Määritä oikea aika keskustelulle
Jos haluat keskustella vakavasti jonkun kanssa, keskustele hänen kanssaan, kun molemmat ovat rauhallisia, jotta keskustelu voi sujua sujuvasti.
Vaihe 2. Jätä positiivisia kommentteja ennen huonoja uutisia
Jos sinun on välitettävä epämiellyttävää tietoa, avaa keskustelu antamalla positiivista tietoa tai palautetta, jotta ilmapiiri olisi mukavampi. Tämä saa toisen tuntemaan olonsa helpommaksi ja luottamaan sinuun.
- Jos et voi osallistua ystävän hääkutsuun, sen sijaan, että sanoisit vain "ei", lähetä kortti sanomalla: "Onnittelut hääsuunnitelmista ensi viikolla! Sinulla on varmasti ollut hienot häät! Olen pahoillani, etten voinut tulla mutta toivon sinulle aina parasta. Olen valmistanut sinulle lahjan."
- Käytä samoja vinkkejä ennen rakentavan kritiikin antamista.
Vaihe 3. Keskity asioihin keskustellessasi tosiasioihin
Kerää tosiasiat ennen kuin keskustelet tärkeistä asioista. Sen sijaan, että luottaisit tunteisiin tai mielipiteisiin, keskustele tosiasioihin perustuvan logiikan avulla. Älä syytä toista keskustelun aikana, älä loukkaannu helposti ja älä puolustaudu.
Esimerkiksi: jos töissä on yrityksen rakenneuudistus, älä mene esimiehesi luokse "Hylkään tämän muutoksen". Sen sijaan lähesty esimiestäsi selittämällä: "Viimeisen neljänneksen aikana osastomme onnistui kasvattamaan myyntiään 100%. Henkilöstön vähentämisellä on erittäin huono vaikutus yrityksen kykyyn tuottaa voittoa."
Vaihe 4. Mieti keinoja tehdä kompromisseja toisen henkilön kanssa
Määritä mitä haluat ja kysy häneltä, mitä hän haluaa, ja määritä sitten sopivin tapa toteuttaa se.
Esimerkiksi: puolisosi haluaa muuttaa kotiin, jotta lapset saavat paremman koulutuksen. Et ole samaa mieltä, koska talon nykyinen sijainti on lähellä toimistoa. Ratkaisuna tarjoa lapsille mahdollisuuksia käydä kursseja koulun jälkeen tai löytää talo, joka ei ole liian kaukana työstä
Vaihe 5. Selitä, mistä pidät ja mistä et, jotta pääset sopimukseen
Neuvottele, kun molemmat osapuolet ovat selittäneet toiveensa. Diplomaattisuus tarkoittaa joskus luopumista siitä, mitä haluat. Tee se tällä tavalla, jotta molemmat voivat tehdä kompromisseja ja edistyä.
Esimerkki: Haluat jakaa tehtävän kämppiksen kanssa. Olet valmis pesemään astiat, mutta et pidä kotitöiden tekemisestä. Ystäväsi voi olla päinvastoin. Ehdota siis, että peseet astiat ja pyydä häntä lakaisemaan piha
Vaihe 6. Ole rauhallinen, kun saat huonoja uutisia
Kun kuulet uutisen irtisanomisesta tai puolisosi pyytämästä avioeroa, diplomaattihenkilö ei herätä kiukkua, loukkaa tai itke. Hän pysyy rauhallisena ja kypsänä. Jos saat huonoja uutisia, hengitä muutaman kerran syvään. Anna positiivinen reaktio ja etsi sitten paikka olla yksin, jotta voit hallita tunteitasi.
- Esimerkiksi: sano pomollesi: "Olen erittäin pettynyt kuullessani tästä päätöksestä. Haluan tietää, mikä oli syy ja onko tämä päätös lopullinen?"
- Älä sivuuta tunteitasi tai etsi pakokaasua nauttimalla huumeita ja alkoholia. Jaa sen sijaan ongelmasi ystävän kanssa, tee hauskaa toimintaa tai harjoittele. Jos koet stressiä, ota yhteys terapeuttiin tai neuvonantajaan.
Vaihe 7. Puhu mukavia asioita muista ihmisistä
Kun muut levittävät juoruja, älä laita bensiiniä tulelle, jotta juorut leviävät. Vältä negatiivisia ympäristöjä, jotka ovat täynnä juoruja. Osoita hyvää luonnetta ja rehellisyyttä olemalla juoruamatta.
Vaihe 8. Ole rehellinen ja ole oma itsesi
Yksi tärkeimmistä diplomaattikyvyn ominaisuuksista on olla oma itsensä. Keskustellessasi sinun täytyy uskaltaa kertoa toiselle totuus. Muuten et voi toteuttaa toiveitasi ja olla aidossa suhteessa.
Esimerkiksi: jos teet virheen, joka vaikuttaa kielteisesti työryhmään, älä syytä toista. Myönnä virheesi sanomalla: "Laitoin raporttiin väärät tiedot, joten tänään tuli paljon puheluita. Olen pahoillani ja korjaan ne pian. Olen valmis vastaamaan kysymyksiin ja auttamaan tarvittaessa."
Vaihe 9. Pysy rauhallisena keskustelun aikana
Älä tee päätöksiä, jotka aiheuttavat ongelmia. On hyvä olla yksin jonkin aikaa, jotta et tee päätöstä, jota lopulta katut.
Esimerkiksi: Työntekijä pyytää sinua antamaan hänelle luvan työskennellä kotoa yhden päivän viikossa. Ennen kuin hylkäät hänet, mieti ensin, mitä hän tarvitsee ja miksi. Yritä tehdä paras mahdollinen sopimus ja tarjota tasavertaiset mahdollisuudet muulle henkilöstölle
Tapa 3/3: Suhteiden luominen muiden kanssa
Vaihe 1. Harjoittele tervehtimään muita ihmisiä, jotta ilmapiiri tuntuu mukavammalta
Yksi diplomaattisen kyvyn tärkeimmistä puolista on auttaa toista tuntemaan olonsa mukavaksi tapaamisensa yhteydessä. Sen sijaan, että puhuisit heti vakavista asioista, aloita tutustumalla toisiinsa, esimerkiksi kertomalla toisille viikonlopun aktiviteeteista, kumppaneista, lapsista tai harrastuksista. Keskustele viimeisimmistä uutisista tai suosikkiohjelmista. Osoita kiinnostusta siihen, mitä hän kertoo sinulle, jotta hän tuntee olonsa mukavammaksi kanssasi.
Kerro humoristisia tarinoita, jos mahdollista
Vaihe 2. Käytä samaa kehonkieltä
Osoita empatiaa matkimalla heidän kehon kieltä ja asentoa. Jos hän istuu leuka selällään, tee sama. Tämä osoittaa, että haluat olla mukana keskustelussa.
Älä unohda hymyillä ensimmäisellä tapaamisella
Vaihe 3. Sano nimi keskustelun aikana
Yleensä ihmiset antavat myönteisen vastauksen, kun hänen nimensä mainitaan. Joten sano hänen nimensä silloin tällöin puhuessasi.
Esimerkiksi: kysy tavalliselta: "Missä haluaisit lounaan, Kayla?" tai puhua jostain vakavammasta, esimerkiksi: "Andri, olen pahoillani äitisi kuolemasta."
Vaihe 4. Ole tarkkaavainen kuuntelija
Kun kommunikoit suullisesti jonkun kanssa, älä kiirehdi puhelimesi kanssa tai haaveile. Kuuntele sen sijaan tarkkaan, mitä hänellä on sanottavaa, jotta ymmärrät hänen näkemyksensä. Toista, mitä hän sanoi omin sanoin todistaaksesi, että kuuntelet, kun hän puhuu.
Esimerkiksi: "Äidin ja pienen lapsen hoito kuulostaa sinulle paljon terveellisemmältä."
Vaihe 5. Esitä kysymyksiä
Osoita, että kuuntelet yrittämällä ymmärtää, mitä hän sanoo. Kysy avoimia kysymyksiä, jotka vaativat ajattelua, eikä vain "kyllä/ei" -vastauksia.
