Microsoft Access on tietokantarakennusohjelma, jonka avulla kuka tahansa voi luoda ja hallita tietokantoja. Tämä ohjelma sopii pienille projekteille suurille yrityksille ja toimii erittäin visuaalisesti. Tämä tekee siitä erinomaisen tietojen syöttämiseen, koska sinun ei tarvitse työskennellä taulukoiden tai laskentataulukoiden kanssa. Tutustu alla oleviin ensimmäisiin vaiheisiin, jotta saat kaiken irti Microsoft Accessista.
Vaihe
Osa 1/6: Uuden tietokannan luominen
Vaihe 1. Napsauta Tiedosto -välilehteä ja valitse "Uusi"
Tietokanta on paikka, jossa tietosi tallennetaan eri muodoissa. Voit luoda tyhjän tietokannan tai valita olemassa olevan mallin.
- Tyhjä tietokanta on tavallinen Access -tietokanta, ja sitä suositellaan paikalliseen käyttöön. Paikallisen tietokannan luominen sisältää taulukon.
- Verkkotietokannat on suunniteltu yhteensopiviksi Access -verkkolaitteiden kanssa. Verkkotietokannan luominen sisältää taulukon.
- Mallit ovat tietokantoja, jotka on suunniteltu eri käyttötarkoituksiin. Valitse malli, jos et halua käyttää aikaa tietokannan suunnitteluun.
Vaihe 2. Nimeä tietokanta
Kun olet valinnut tietokantatyypin, anna sille nimi, joka kuvastaa sen sisältöä. Tämä on erityisen hyödyllistä, jos työskentelet monien eri tietokantojen kanssa. Kirjoita tietokannasi nimi "Tiedostonimi" -ruutuun. Luo uusi tietokantatiedosto valitsemalla "Luo".
Osa 2/6: Tietojen lisääminen tietokantaan
Vaihe 1. Määritä paras rakenne tiedoillesi
Jos luot tyhjää tietokantaa, sinun on pohdittava tietojen järjestämistä ja lisättävä asianmukaiset tietorakenteet. Voit muotoilla ja käsitellä tietoja Accessissa useilla tavoilla:
- Taulukot - Taulukot ovat ensisijainen tapa tallentaa tietoja tietokantaasi. Taulukoita voidaan verrata Excel -laskentataulukoihin: tiedot on järjestetty sarakkeisiin ja taulukoihin. Siksi tietojen tuominen Excelistä ja muista numeroiden käsittelyohjelmista on helppo prosessi.
- Lomakkeet - Lomakkeet ovat tapa lisätä tietoja tietokantaasi. Vaikka voit lisätä tietoja tietokantaan suoraan taulukoissa, lomakkeiden käyttö nopeuttaa tietojen visuaalista syöttämistä.
- Raportit - Raportit ovat hyödyllisiä tietokannan tietojen yhteenvetoon ja näyttämiseen. Raportteja käytetään tietojen analysointiin ja vastaamiseen tiettyihin kysymyksiin, kuten siitä, kuinka paljon voittoa on saatu tai missä on eniten asiakkaita. Raportit on suunniteltu tulostettaviksi.
- Kysely - Kysely on tapa vastaanottaa ja lajitella tietoja. Voit käyttää sitä näyttämään tiettyjä merkintöjä eri taulukoista. Voit myös lisätä ja päivittää tietoja kyselyillä.
Vaihe 2. Luo ensimmäinen taulukko
Jos aloitat tyhjän tietokannan, aloitat tyhjällä taulukolla. Voit aloittaa tietojen syöttämisen tähän taulukkoon joko manuaalisesti tai kopioimalla ne toisesta lähteestä.
- Jokainen tieto on tallennettava omaan sarakkeeseensa (kenttään), kun taas tiedot on sijoitettava omalle rivilleen. Esimerkiksi jokaisen asiakkaan tiedot tallennetaan riviin, kun taas käytettävissä olevat kentät ovat eri tietoja kyseisestä kuluttajasta (etunimi, sukunimi, sähköpostiosoite jne.)
- Voit nimetä sarakkeiden nimet, jotta voit helpommin tietää kunkin kentän nimen. Nimeä sarake kaksoisnapsauttamalla sarakkeen otsikkoa.
Vaihe 3. Tuo tietoja muista lähteistä
Jos haluat tuoda tuetusta tiedostosta tai sijainnista, voit asettaa Accessin hyväksymään tiedot ja lisäämään ne tietokantaasi. Tästä on hyötyä tietojen vastaanottamisessa verkkopalvelimilta tai muista jaetuista lähteistä.
- Napsauta Ulkoiset tiedot -välilehteä
- Valitse tuotavan tiedoston tyyppi. Tuonti ja linkki -osiossa näet useita tietotyyppivaihtoehtoja. Näet lisää vaihtoehtoja napsauttamalla Lisää. ODBC tarkoittaa Open Database Connectivity ja sisältää tietokantoja, kuten SQL.
- Selaa datasijainteja. Jos tiedot ovat palvelimella, sinun on annettava palvelimen osoite.
- Valitse seuraavassa ikkunassa "Määritä, miten ja minne haluat tallentaa tiedot nykyiseen tietokantaan". Valitse "OK". Tuo tietosi noudattamalla ohjeita.
Vaihe 4. Lisää toinen taulukko
Haluat tallentaa erilaisia tietueita eri tietokantoihin. Tämä tekee tietokannastasi sujuvan. Sinulla voi esimerkiksi olla asiakastietojen taulukko ja toinen taulukko tilaustietoja varten. Voit sitten linkittää asiakastietotaulukon tilaustietotaulukkoon.
Napsauta Etusivu -välilehden Luo -osion Taulukko -painiketta. Uusi taulukko ilmestyy tietokantaasi. Voit syöttää tiedot samalla tavalla kuin ensimmäisessä taulukossa
Osa 3/6: Taulukoiden välisten suhteiden hallinta
Vaihe 1. Ymmärrä lukkojen toiminta
Jokaisessa taulukossa on yksilöllinen ensisijainen avain kullekin merkinnälle. Aluksi Access luo ID -sarakkeen, jonka määrä kasvaa jokaisen syötteen kanssa. Tämä sarake toimii "ensisijaisena avaimena". Taulukoissa voi olla myös vieraan avaimen kenttiä, jotka ovat linkitettyjä kenttiä muista tietokannan taulukoista. Linkitetyillä kentillä on samat tiedot.
- Esimerkiksi Tilaukset -taulukossa sinulla voi olla asiakastunnus -kenttä, johon asiakas voi tilata. Voit luoda suhteen kyseiselle kentälle Asiakkaat -taulukon ID -kentän avulla.
- Taulukoiden välisten suhteiden käyttö auttaa parantamaan tietojen johdonmukaisuutta, tehokkuutta ja helppokäyttöisyyttä.
Vaihe 2. Napsauta Tietokantatyökalut -välilehteä ja napsauta sitten Suhteet -osion Suhteet -painiketta
Tämä avaa uuden ikkunan, jossa on esikatselu kaikista tietokannan taulukoista. Jokainen kenttä näytetään kunkin taulukon nimen alla.
Sinun on luotava kenttä "vieraalle avaimelle" ennen suhteen luomista. Jos esimerkiksi haluat käyttää asiakastunnusta Tilaukset -taulukossa, luo taulukkoon kenttä nimeltä Asiakas ja jätä kenttä tyhjäksi. Varmista, että muoto on sama kuin kenttä, johon linkität (esim. Numerot)
Vaihe 3. Vedä kenttä, jota haluat käyttää vieraana avaimena, sille kentälle, jonka loit vieraalle avaimelle
Määritä kenttien välinen suhde napsauttamalla näkyviin tulevassa ikkunassa Luo. Näiden kahden kentän yhdistävän taulukon väliin tulee viiva.
Valitse "Pakota viittaava eheys" -valintaruutu luodessasi suhdetta. Tämä tarkoittaa, että jos tietoja muutetaan yhdessä kentässä, myös muiden kenttien tiedot muuttuvat. Tämä tekee tiedoistasi tarkempia
Osa 4/6: Kyselyn luominen
Vaihe 1. Ymmärrä kyselyiden rooli
Kyselyt ovat toimintoja, joiden avulla voit nopeasti tarkastella, lisätä ja muokata tietokannan tietoja. Kyselyitä on monenlaisia, yksinkertaisista hauista uusien taulukoiden luomiseen olemassa olevien tietojen perusteella. Kyselyt ovat tärkeitä raporttien luomisessa.
Kyselyt on jaettu kahteen päätyyppiin: Valitse ja Toiminto. Ensimmäinen kysely vetää tietoja taulukosta ja voi laskea ne, kun taas toinen voi lisätä, muokata ja poistaa tietoja taulukosta
Vaihe 2. Luo perusvalintakysely ohjatun kyselytoiminnon avulla
Jos haluat käyttää perusvalintakyselyä, käytä ohjattua kyselytoimintoa opastaaksesi vaiheissa. Voit käyttää ohjattua kyselytoimintoa Luo -välilehdeltä. Tämän avulla voit näyttää tietyt kentät taulukosta.
Valintakyselyn luominen kriteereillä
Vaihe 1. Avaa kyselyn suunnittelu
Voit käyttää ehtoja minimoidaksesi Select -kyselysi ja näyttää vain tarvitsemasi tiedot. Aloita napsauttamalla Luo -välilehteä ja valitsemalla Kyselyn suunnittelu.
Vaihe 2. Valitse pöytä
Näytä taulukko -ruutu avautuu. Kaksoisnapsauta taulukkoa, jota haluat käyttää, ja valitse Sulje.
Vaihe 3. Lisää kentät, joihin tiedot poimitaan
Kaksoisnapsauta taulukon jokaista kenttää, jonka haluat lisätä kyselyyn. Kenttä lisätään suunnittelulistaan.
Vaihe 4. Lisää kriteerit
Voit käyttää erityyppisiä ehtoja, kuten tekstiä tai toimintoja. Jos esimerkiksi haluat näyttää Hinta -kentässä yli 50 dollarin hinnan, kirjoita
=50
kriteereistä. Jos haluat näyttää vain Isosta -Britanniasta tulevia asiakkaita, kirjoita
Iso -Britannia
kriteerit -ruutuun.
Voit käyttää useita ehtoja kussakin kyselyssä
Vaihe 5. Napsauta "Suorita" nähdäksesi tuloksen
Tämä painike on Suunnittelu -välilehdessä. Kyselyn tulokset näkyvät ikkunassa. Tallenna kysely painamalla Ctrl+S.
Valintakyselyn luominen parametreilla
Vaihe 1. Avaa kyselyn suunnittelu
Parametrilla tehdyn kyselyn avulla voit määrittää, mitä tietoja haluat saada joka kerta, kun suoritat kyselyn. Jos sinulla on esimerkiksi tietokanta asiakkaista eri kaupungeista, voit käyttää kyselyä parametreilla kysyäksesi, mistä kaupungista haluat näyttää tiedot.
Vaihe 2. Luo valintakysely ja määritä taulukko
Lisää kyselyyn kentät, joista haluat hakea tietoja, kaksoisnapsauttamalla taulukon esikatselua.
Vaihe 3. Lisää parametrit Ehdot -osioon
Parametrien ympärillä on "" merkkejä. Suluissa oleva teksti näkyy kyselyssä, joka tulee näkyviin, kun kysely suoritetaan. Jos haluat esimerkiksi pyytää kaupunkisyötettä, napsauta Kaupunki -kentän Ehdot -solua ja kirjoita
[Mikä kaupunki?]
Voitko lopettaa parametrit? tai:, mutta ei kanssa! tai
Vaihe 4. Luo kysely, jossa on monia parametreja
Voit käyttää useita parametreja luodaksesi mukautetun välin kyselytuloksiin. Jos valitset esimerkiksi päivämäärän, voit saada tuloksia tiettyjen päivämäärien välillä kirjoittamalla koodin> Välille [Aloituspäivä:] ja [Lopetuspäivä:]. Saat kaksi kehotetta, kun suoritat kyselyn.
Taulukon luomiskyselyn luominen
Vaihe 1. Napsauta Luo -välilehteä ja valitse Kyselyn suunnittelu
Voit hakea tiettyjä tietoja olemassa olevasta taulukosta kyselyn avulla ja luoda uuden taulukon kyseisten tietojen avulla. Tämä on erittäin hyödyllistä, jos haluat jakaa tietyn osan tietokannastasi tai luoda lomakkeen tietylle tietokannan osalle. Luo ensin tavallinen Select -kysely.
Vaihe 2. Valitse taulukko, josta haluat hakea tietoja
Kaksoisnapsauta taulukoita. Voit tarvittaessa valita useita taulukoita kerralla.
Vaihe 3. Valitse kenttä, josta haluat hakea tietoja
Kaksoisnapsauta jokaista lisättävää kenttää taulukon esikatselussa. Tämä kenttä lisätään kyselyluetteloosi.
Vaihe 4. Aseta kriteerit
Jos haluat määrittää tietyt tiedot kenttään, määritä ne Ehdot -osion avulla. Katso lisätietoja kohdasta "Valintakyselyn luominen kriteereillä".
Vaihe 5. Testaa kyselysi varmistaaksesi, että tulokset vastaavat tarpeitasi
Ennen kuin luot taulukon, suorita kysely varmistaaksesi, että se hakee oikeat tiedot. Säädä ehtoja ja kenttiä, kunnes saat oikeat tiedot.
Vaihe 6. Tallenna kysely painamalla Ctrl+S
Kysely näkyy navigointikehyksessä näytön vasemmassa reunassa. Valitse kysely napsauttamalla sitä uudelleen ja napsauta Suunnittelu -välilehteä.
Vaihe 7. Napsauta "Tee taulukko" "Kyselyn tyyppi" -osiossa
Näkyviin tulee ikkuna, jossa kysytään uuden taulukon nimeä. Kirjoita taulukon nimi ja napsauta OK.
Vaihe 8. Napsauta Suorita
Uusi taulukkosi luodaan luomasi kyselyn perusteella. Taulukko näkyy navigointikehyksessä näytön vasemmassa reunassa.
Liitekyselyn luominen
Vaihe 1. Avaa aiemmin luotu kysely
Voit lisätä liitetyn kyselyn avulla tietoja olemassa olevaan taulukkoon toisesta taulukosta. Tästä on hyötyä, jos sinun on lisättävä tietoja taulukkoon, jonka olet luonut taulukonluontikyselyn avulla.
Vaihe 2. Napsauta Suunnittelu -välilehden Liitä -painiketta
Tämä avaa Liitä -ikkunan. Valitse taulukko, johon haluat lisätä tietoja.
Vaihe 3. Muuta kyselyehtojasi haluamallasi tavalla
Jos esimerkiksi luot taulukon, jonka kriteerit ovat "2010" "Vuosi" -kenttään, muuta se lisättäväksi vuodeksi, esimerkiksi "2011".
Vaihe 4. Määritä minne haluat lisätä tiedot
Varmista, että olet asettanut oikeat kentät jokaiselle sarakkeelle, johon lisäät tietoja. Esimerkiksi yllä olevien muutosten avulla tiedot on lisättävä "Lisää" -rivin Vuosi -ruutuun.
Vaihe 5. Suorita kysely
Napsauta Suunnittelu -välilehden Suorita -painiketta. Kysely suoritetaan ja tiedot lisätään taulukkoon. Voit sitten lisätä taulukon tarkistaaksesi, onko tiedot syötetty oikein.
Osa 5/6: Lomakkeiden luominen ja käyttäminen
Vaihe 1. Valitse taulukko, jolle haluat luoda lomakkeen
Lomakkeiden avulla voit tarkastella kunkin kentän tietoja ja siirtyä merkintöjen välillä ja luoda uusia merkintöjä nopeasti ja helposti. Lomakkeet ovat erittäin tärkeitä, jos syötät tietoja pitkällä aikavälillä, koska monien on sitä helpompi käyttää kuin taulukoita.
Vaihe 2. Napsauta Luo -välilehden Lomake -painiketta
Tämä luo taulukon kenttiin perustuvan lomakkeen automaattisesti. Access luo riittävän kokoisia kenttiä, mutta voit muuttaa lomakkeen elementtejä ja siirtää niitä halutessasi.
- Jos et halua tiettyjen kenttien näkyvän lomakkeessa, voit napsauttaa hiiren kakkospainikkeella ja valita Poista.
- Jos taulukossasi on yhteys, jokaisen linkin sisältävän tiedon sisältävän merkinnän alle ilmestyy tietorivi. Näin voit muokata linkitettyjä tietoja helpommin. Esimerkiksi jokaisella tietokannan myyjällä voi olla asiakastietoja, jotka on linkitetty heidän merkintäänsä.
Vaihe 3. Selaa lomakkeeseen
Alareunassa olevat suuntanäppäimet ovat hyödyllisiä siirryttäessä syötteiden välillä. Lomakkeen ruudut täytetään tiedoillasi, kun siirryt merkintöjen välillä. Voit siirtyä ensimmäiseen tai viimeiseen tietueeseen kulman painikkeilla.
Vaihe 4. Käytä taulukkoa napsauttamalla Datasheet -painiketta
Tämä painike on vasemmassa yläkulmassa, ja sen avulla voit aloittaa tietojen sisällön muuttamisen lomakkeen avulla.
Vaihe 5. Muuta tekemiäsi merkintöjä
Voit muokata jokaisen merkinnän koko ruudun tekstiä muuttaaksesi taulukon nykyisiä tietoja. Tehdyt muutokset näkyvät välittömästi taulukossa ja linkitetyssä datassa.
Vaihe 6. Lisää uusi merkintä
Luo uusi merkintä rivin loppuun napsauttamalla "Lisää tietue" -painiketta navigointipainikkeiden lähellä. Voit syöttää tietoja tyhjiin laatikoihin taulukon avulla. Tämä on helppo tapa lisätä tietoja taulukkonäkymän sijaan.
Vaihe 7. Tallenna lomake, kun olet valmis
Muista tallentaa lomake painamalla Ctrl + S, jotta voit käyttää sitä myöhemmin. Lomake näkyy navigointikehyksessä näytön vasemmalla puolella.
Osa 6/6: Raportin tekeminen
Vaihe 1. Valitse taulukko tai kysely
Raporttien avulla voit näyttää yhteenvedon tiedoistasi. Raportteja käytetään usein palkka- ja toimitusraportteihin, ja ne voidaan mukauttaa mihin tahansa käyttöön. Raportit hakevat tietoja luomistasi taulukoista tai kyselyistä.
Vaihe 2. Napsauta Luo -välilehteä
Valitse luotavan raportin tyyppi. Voit tehdä raportteja useilla tavoilla. Access voi luoda raportteja puolestasi automaattisesti, ja voit myös luoda mukautettuja raportteja.
- Raportti - Tämä luo automaattisen raportin, joka sisältää kaikki lähteesi tiedot. Tässä ei ole tietojen ryhmittelyä, mutta pienille tietokannoille tämäntyyppinen raportti voi sopia tarpeisiisi.
- Tyhjä raportti - Tämä luo tyhjän raportin, jonka voit täyttää halutessasi. Voit valita mukautetun raportin valitsemalla käytettävissä olevista kentistä.
- Ohjattu raporttitoiminto - Ohjattu raportin luontitoiminto opastaa sinua raportin luomisprosessissa, jolloin voit valita ja ryhmitellä tietoja sekä muotoilla tiedot.
Vaihe 3. Valitse tyhjän raportin tietolähde
Jos päätät luoda tyhjän raportin, sinun on valittava tietolähde. Napsauta ensin Järjestä -välilehteä ja valitse Ominaisuudet. Tai voit myös painaa Alt+Enter.
Napsauta tietuelähteen vieressä olevaa alanuolta. Näkyviin tulee luettelo taulukoistasi ja kyselyistäsi. Valitse taulukko tai kysely ja raporttisi vaihtoehdot valitaan
Vaihe 4. Lisää raporttiin kenttiä
Kun olet saanut lähteet, voit lisätä raporttiin kenttiä. Napsauta "Muoto" -välilehteä ja napsauta "Lisää olemassa oleva kenttä". Oikealle tulee luettelo kentistä.
- Napsauta ja vedä kenttiä, jotka haluat lisätä suunnittelukehykseen. Merkintä näkyy raportissasi. Kun lisäät lisäkenttiä, ne määritetään automaattisesti olemassa olevien kenttien mukaan.
- Voit muuttaa kentän kokoa napsauttamalla sen kulmaa ja vetämällä sitä hiirellä.
- Poista kenttä raportista napsauttamalla sen otsikkoa ja painamalla Poista.
Vaihe 5. Ryhmittele raportit
Ryhmittelyn avulla voit käsitellä nopeasti raporttien tietoja, koska niihin liittyvät tiedot on jo järjestetty. Voit esimerkiksi ryhmitellä myynnit alueen tai myyjän mukaan. Ryhmittelyn avulla voit tehdä juuri tämän.
- Napsauta Suunnittelu -välilehteä ja valitse "Ryhmittele ja lajittele".
- Napsauta hiiren kakkospainikkeella mitä tahansa kenttää, jonka haluat ryhmitellä. Valitse valikosta "Ryhmä päällä".
- Ryhmälle luodaan pää. Voit mukauttaa otsikkotunnisteita tarraryhmille.
Vaihe 6. Tallenna ja jaa raportti
Kun raporttisi on valmis, voit tallentaa ja jakaa tai tulostaa sen kuten muutkin asiakirjat. Raporttien avulla voit jakaa tulosraportteja sijoittajille, työntekijöiden yhteystietoja ja paljon muuta.
Vinkkejä
Microsoft Access avautuu "Backstage View" -tilassa, jossa on valikkovaihtoehtoja, joiden avulla voit avata tietokannan, luoda uuden tietokannan tai käyttää tietokannan muokkauskomentoja
Varoitus
Jotkin Accessin ominaisuudet eivät ole aina käytettävissä luomasi tietokannan tyypistä riippuen. Et esimerkiksi voi jakaa työpöytätietokantaa verkossa, ja tietyt työpöytäominaisuudet, kuten kyselyiden määrä, eivät ole käytettävissä verkkotietokannassa
== Lähde ==
- https://office.microsoft.com/en-us/access-help/introduction-to-queries-HA102749599.aspx?CTT=5&origin=HA102809525# _Toc355883441
- https://www.functionx.com/access/Lesson30.htm
- https://www.gcflearnfree.org/access2010/13
-
https://oit.wvu.edu/training/files/access2010reports.pdf
