Tämä wikiHow opettaa sinulle Microsoft Wordin Yhdistäminen -ominaisuuden käyttämisen. Yhdistämistoiminnon avulla voit määrittää yhteystietolomakkeen avulla automaattisesti eri osoitteen, nimen tai tiedot jokaiselle asiakirjan kopiolle. Tämä ominaisuus on hyödyllinen, kun sinun on mukautettava uutiskirjettä tai valaehtoista lausuntoa, koska sinun ei tarvitse kirjoittaa manuaalisesti jokaista eri nimeä tai osoitetta kunkin asiakirjan yläosaan.
Vaihe
Osa 1/3: Yhteystiedon luominen
Vaihe 1. Avaa Microsoft Excel
Microsoft Excel -sovelluskuvake muistuttaa valkoista "X" valkoisella taustalla. Tämän jälkeen "Uusi" -sivu tulee näkyviin.
Jos sinulla on jo yhteystaulukko Excelissä, siirry Excel -yhteystietojen lataamis- tai tuontivaiheeseen
Vaihe 2. Napsauta Tyhjä työkirja
Se on "Uusi" -sivun vasemmassa yläkulmassa. Tämän jälkeen uusi Excel -asiakirja avataan.
Vaihe 3. Lisää yhteystiedon otsikko
Laatikosta alkaen A1 ”Oikealle, kirjoita otsikko tai otsikko seuraavasti:
- "Etunimi" - Yhteystiedon etunimi on annettava tähän kenttään (ruutu " A1 ”).
- "Sukunimi" - Yhteystiedon sukunimi on annettava tähän kenttään (ruutu " B1 ”).
- ”Puh” - Yhteyshenkilön puhelinnumero lisätään tähän kenttään (ruutu” C1 ”).
- ”Katuosoite” - Yhteysosoite on annettava tähän kenttään (ruutu " D1 ”).
- "Kaupunki" - Yhteyshenkilön kotikaupunki/asuinpaikka on lisättävä tähän yhteystietoon (ruutu " E1 ”).
- "Osavaltio" - Yhteystiedon alkuperämaa lisätään tähän sarakkeeseen (ruutu " F1 ”).
- "ZIP" - Postinumero, jossa yhteyshenkilö asuu, on lisättävä tähän sarakkeeseen (sarake " G1 ”).
- "Sähköposti" - Yhteystiedon sähköpostiosoite syötetään tähän kenttään (ruutu " H1 ”).
Vaihe 4. Anna yhteystiedot
Kirjoita ruudun 2 sarakkeesta A kunkin henkilön yhteystiedot, jotka haluat lisätä yhdistämistyökaluun.
Varmista, että syötetyt tiedot ovat oikein, ennen kuin jatkat seuraavaan vaiheeseen
Vaihe 5. Tallenna asiakirja
Tallenna se seuraavasti:
- Windows - Napsauta " Tiedosto ", valitse" Tallenna nimellä ", tuplaklikkaus " Tämä PC ", Valitse tiedoston tallennuspaikka ikkunan vasemmalta puolelta, kirjoita asiakirjan nimi" Tiedostonimi "-kenttään ja napsauta" Tallentaa ”.
- Mac - Napsauta " Tiedosto ", valitse" Tallenna nimellä… ", Kirjoita asiakirjan nimi" Tallenna nimellä "-kenttään, valitse tallennuspaikka napsauttamalla" Missä "-ruutua ja valitsemalla kansio ja napsauta sitten" Tallentaa ”.
- Muista tallennetun tiedoston tallennuspaikka. Sinun on sitten löydettävä Excel -yhteystiedot kyseisestä paikasta.
Vaihe 6. Sulje Excel -ikkuna
Napsauta painiketta X ”Excel-ikkunan oikeassa yläkulmassa (Windows) tai punainen ympyrä ikkunan vasemmassa yläkulmassa (Mac). Nyt voit luoda tai käyttää Microsoft Wordin yhdistämisominaisuutta.
Osa 2/3: Yhteystietojen tuominen Wordiin
Vaihe 1. Avaa Microsoft Word
Microsoft Word -sovelluskuvake näyttää valkoiselta W -kirjaimelta tummansinisellä taustalla. Kuten Microsoft Excelissä, "Uusi" -sivu tulee näkyviin ohjelman avaamisen jälkeen.
Jos sinulla on jo Microsoft Word -asiakirja, johon haluat lisätä yhteystietoja Excelistä, sinun täytyy avata asiakirja kaksoisnapsauttamalla sitä. Ohita seuraava vaihe, jos sinulla on jo mukautettu asiakirja
Vaihe 2. Napsauta Tyhjä asiakirja
Se on valkoinen laatikko sivun vasemmassa yläkulmassa. Tämän jälkeen tyhjä Microsoft Word -asiakirja tulee näkyviin.
Vaihe 3. Napsauta Postitukset -välilehteä
Tämä välilehti on Microsoft Word -ikkunan yläosassa. Tämän jälkeen työkalurivi ilmestyy välilehtirivin alapuolelle.
Vaihe 4. Napsauta Valitse vastaanottajat
Se on työkalupalkin "Aloita yhdistäminen" -osiossa " Postitukset " Tämän jälkeen avattava valikko tulee näkyviin.
Vaihe 5. Napsauta Käytä olemassa olevaa luetteloa…
Tämä vaihtoehto on avattavassa valikossa. Tämän jälkeen uusi ikkuna avautuu.
- Jos haluat käyttää Outlookin yhteystietoja, voit valita vaihtoehdon " Valitse Outlookin yhteystiedoista ”Avattavasta valikosta.
- Voit myös kirjoittaa väliaikaisen luettelon yhteystiedoista Wordissa valitsemalla " Kirjoita uusi luettelo " Tämä ominaisuus on hyödyllinen, kun sinun tarvitsee vain luoda yhteystietoja.
Vaihe 6. Valitse Microsoft Excel -taulukko
Napsauta ikkunan vasemmalla puolella olevaa kansiota, joka sisältää Excel -yhteystiedot. Valitse sen jälkeen Excel -taulukko napsauttamalla sitä.
Vaihe 7. Napsauta Avaa
Se on ikkunan oikeassa alakulmassa.
Vaihe 8. Vahvista valintasi
Napsauta Excel-arkin nimeä ponnahdusikkunassa ja napsauta sitten " OK "Joka on ikkunan alla. Excel -taulukosi valitaan yhteyshenkilön lähteeksi.
Varmista, että "Ensimmäinen tietorivi sisältää sarakeotsikoita" -valintaruutu ikkunan alaosassa on valittuna
Osa 3/3: Yhdistämisominaisuuden käyttäminen
Vaihe 1. Siirry paikkaan tai kohtaan, johon haluat lisätä yhteystiedot
Etsi paikka, johon haluat lisätä yhteystietoja (esim. Asiakirjan pää), ja napsauta sitä asettaaksesi kohdistimen.
Vaihe 2. Napsauta Lisää yhdistämiskenttä
Tämä vaihtoehto on välilehden Kirjoita ja lisää kentät -osiossa. Postitukset Tämän jälkeen avattava valikko tulee näkyviin.
Sinun on ehkä napsautettava välilehteä " Postitukset ”Vielä kerran ennen tämän vaiheen suorittamista.
Vaihe 3. Valitse tietotyyppi
Napsauta avattavasta valikosta jonkin Excel-asiakirjan otsikon tai otsikon nimeä ja lisää se Word-asiakirjaan.
Jos haluat esimerkiksi lisätä yhteyshenkilön etunimen, napsauta” Etunimi ”Avattavasta valikosta.
Vaihe 4. Lisää tarvittaessa muita tietoja
Näitä tietoja ovat osoite, sukunimi, puhelinnumero jne.
Vaihe 5. Napsauta Valmis ja yhdistä
Se on välilehden työkalupalkin oikeassa reunassa. Postitukset Tämän jälkeen avattava valikko tulee näkyviin.
Vaihe 6. Määritä yhdistämisvaihtoehdot
Napsauta jotakin seuraavista vaihtoehdoista:
- “ Muokkaa yksittäisiä asiakirjoja ” - Tämä vaihtoehto avaa kunkin vastaanottajan asiakirjan, jotta voit muokata asiakirjaa uudelleen.
- “ Tulosta asiakirjoja… ” - Tämän vaihtoehdon avulla voit tulostaa kopion asiakirjasta jokaiselle yhteystietolomakkeessa olevalle henkilölle.
- “ Lähetä sähköpostiviestejä… ”-Tämän vaihtoehdon avulla voit lähettää asiakirjan sähköpostitse. Yhteyshenkilön sähköpostiosoite valitaan kohdesähköpostiosoitteeksi.
Vaihe 7. Noudata näytön ohjeita
Sinulla voi olla muita tarkistettavia lomakkeita valituista vaihtoehdoista riippuen (esim. Jos valitset Sähköposti ", Sinun on annettava otsikko ja napsautettava" OK "). Tämän jälkeen postin yhdistämisprosessi on valmis.
