Monet ihmiset käyttävät esityslistaa henkilökohtaisen, ammatillisen, sosiaalisen tai akateemisen toiminnan ajoittamiseen. Voit käyttää muistikirjaa, kirjaa, seinäkalenteria, tietokonetta tai puhelinsovellusta esityslistanasi. Joka tapauksessa, katso joitain alla olevia ehdotuksia, jotta esityslistan käyttäminen olisi helppoa ja hyödyllistä.
Vaihe
Vaihe 1. Valitse oikea esityslista
Koska kaikkien tarpeet ovat erilaiset, ota huomioon seuraavat asiat esityslistaa valittaessa:
- Helppo kantaa. Onko sinun otettava esityslista mukaasi kokoukseen tai muuhun toimintaan? Jos näin on, valitse esityslista, joka voidaan tallentaa taskuun tai käsilaukkuun.
- Kirjoitustilan saatavuus. Vaikka pidät kauniilla kuvilla tai nokkela lauseilla koristetuista esityslistoista, varmista, että sinulla on tarpeeksi tilaa yksityiskohtaisten aikataulujen ja aktiviteettisuunnitelmien tallentamiseen.
- Muotoile tarpeen mukaan. Esityslomamuotoja on useita, esimerkiksi: vuosiohjelma (tammi-joulukuu), akateeminen esityslista (elo-heinäkuu), esityslista, jossa on tyhjät arkit pitkiä muistiinpanoja varten, tai painettujen kirjojen muodossa päivittäin, viikoittain ja kuukausittain. Etsi sopivin esityslista kirjakaupoista, etenkin vuoden lopussa tai lukuvuoden alussa, kun esityslistat ovat myynnissä.
- Muiden tietojen tallennuspaikkojen saatavuus. Tarvitsetko erikoissivun puhelinnumeroiden tallentamiseen? Mihin maksukuitit säilytetään? Arkki päivittäisten tehtävien tai päiväkirjan tallentamiseen?
- Näkyvyys. Käytetäänkö esityslistaa koko perheelle vai henkilökohtaiseen käyttöön?
Vaihe 2. Ota tavaksi tuoda esityslista ja paperitavarat
Jos haluat varata ajan, mutta esityslista jätetään kotiin, et voi tehdä muistiinpanoja tai varmistaa, että aikataulu on täytetty. Pidit sen laukussasi tai käytät puhelinsovellusta, varmista, että esityslista on aina mukanasi:
- luokkahuoneessa.
- työpöydän ääressä.
- puhelimen vieressä.
- kun luet sähköpostia.
- kokouksen, kokouksen tai matkan aikana.
- aina.
Vaihe 3. Suunnittele tapaamiset tai tehtävät mahdollisimman pian
Kirjoita myös aktiviteetti esityslistalle jonkin aikaa ennen määräaikaa muistutukseksi. Esimerkiksi: Sinun on tehtävä varaus elokuulle huhtikuussa. Liitä tehtävä muistutukseksi elokuun ja huhtikuun toimintojen aikatauluksi. Toinen esimerkki: Muista ostaa onnittelukortteja kerralla kuukaudeksi tai vuodeksi, jotta voit säästää aikaa. Listaa molemmat toimet esityslistalla.
Vaihe 4. Hyödynnä agendaa mahdollisimman usein
Lue se aina, kun suunnittelet uutta toimintaa. Varaa aikaa joka aamu tai joka ilta tai joka aamu ja ilta valmistautumaan huomisen toimintaan tai ensi viikkoon. Käytä tätä tilaisuutta ja kirjoita ylös koko päivän keräämäsi tiedot ja varmista, ettei aikatauluristiriitoja ole.
Vaihe 5. Jos haluat käyttää tietokoneesi tai puhelimesi sähköistä esityslistaa, aseta sovellus näyttämään muistutus jonkin aikaa ennen määräaikaa
Jotkin sovellukset voidaan asettaa kuulumaan jonkin aikaa etukäteen, joten sinulla on aikaa valmistautua esimerkiksi koulutehtävien suorittamiseen, esitysmateriaalien valmisteluun tai matkaan osallistuaksesi kokoukseen muualla.
-
Jos sinun on tehtävä paljon toimintoja, aseta muistutus soimaan useita kertoja. Esimerkiksi: aseta ensimmäinen muistutus tilata syntymäpäiväkakku viikkoa ennen juhlaa ja aseta sitten toinen muistutus, jotta voit pukeutua, noutaa kakun ja päästä juhliin ajoissa.
Pidä kalenteri Vaihe 5
Vaihe 6. Jos käytät sähköistä esityslistaa, opi käyttämään toistuvaa ajoitussovellusta
Jotkut tapahtumat tai aktiviteetit tapahtuvat samana päivänä, esimerkiksi: puolison syntymäpäivä, vanhempien hääpäivä, luennot tai kokoukset joka tiistai klo 3, vuokra on maksettava joka 1.. Aseta muistutus tietokoneellesi tai matkapuhelimeesi muistuttamaan sinua rutiinitoimintaa joka päivä, viikko, kuukausi tai vuosi.
Vaihe 7. Kerro muille ihmisille säännöllisestä aikataulustasi tai suunnitelluista aktiviteeteistasi
Ilmoita myös tapahtuman paikka. Lähetä sen jälkeen kutsut työtovereille tai perheenjäsenille. Jaa toiminta -aikataulusi kollegoidesi tai perheenjäsentesi kanssa ja kerro heille suunnitelluista aktiviteeteistasi.
Vinkkejä
- Kun teet seuraavan vuoden esityslistan, lue tämän vuoden esityslista uudelleen. Kirjoita muistiin kaikki tärkeät päivämäärät. Kirjoita myös muistiin rutiininomaiset vuosittaiset toimet, vaikka et olisi tehnyt mitään erityisiä suunnitelmia.
- Aikataulua on helpompi muuttaa, jos teet muistiinpanoja lyijykynällä tai käytät sähköistä esityslistaa.
- Löydä sopivin esityslista tutkimalla erilaisia tapoja ja harkitsemalla tottumuksiasi.
- Käytä tarvittaessa värejä ja tarroja tiettyihin huomiota vaativiin asioihin, jotta ne näyttävät henkilökohtaisilta tai mielenkiintoisemmilta. Esityslistan ei tarvitse olla yksinkertainen ja tylsä.
- Tee yksi esityslista, enintään kaksi; yksi sinulle, toinen perheelle. Olet hämmentynyt, jos käytät useita esityslistoja.
- Käytä kirkkaita värejä ja aseta esityslista näkyvälle paikalle.
- Pidä tarvittavat tietolomakkeet esityslistalla. Jos saat tiedoston tai paperin, joka sisältää tärkeitä tietoja, jotka sinun on ajoitettava, ota se esityslistalle. Aseta tiedosto paikkaan, johon tallennit aikataulun.
- Varaa vapaa -aika itsellesi. Tarvitsemme aikaa tehdä hauskoja aktiviteetteja, nukkua tarpeeksi, pitää hauskaa ja viettää aikaa ystävien tai perheenjäsenten kanssa. Jos olet kiireinen, varaa vapaa -aika ja hyödynnä se.
