Työraportin kirjoittaminen voi aluksi tuntua vaikealta, mutta se on itse asiassa helpompaa kuin luulet. Työraportteja käytetään yleensä selittämään tietyn projektin edistymistä tai antamaan johtopäätöksiä ja suosituksia tietyistä työpaikan asioista. Jotta voit kirjoittaa tehokkaan työraportin helposti, aloita harkitsemalla tarkoitustasi, yleisöäsi, tutkimustasi ja viestiäsi. Laadi raportti yritysraporttimuotoa käyttäen. Tee muutoksia niin, että raportti tulee voimaan.
Vaihe
Osa 1/3: Työraportin suunnittelu
Vaihe 1. Selvitä raportin tarkoitus ja aihe
Joskus sinua saatetaan pyytää tekemään raportti. Raportin tarkoitus tai aihe ilmoitetaan todennäköisesti pyynnössä. Jos et ole varma tavoitteesta tai aiheesta, harkitse viestiä, jonka haluat välittää lukijoillesi. Voit myös selvittää esimiehesi tai esimiehesi kanssa.
Tavoitteesi voi esimerkiksi olla analysoida liiketoimintaongelmaa, selittää työskentelemäsi projektin tuloksia tai antaa esimiehelle hahmotella työn edistymisestä
Vaihe 2. Valitse lukijalle sopiva sävy ja kieli
Mieti lukijan tietämystä ja heidän tietämiään ammattikieliä. Kun kirjoitat raporttia, voit käyttää ammattikieltä ja ammattimaisempaa kieltä kuin kirjoittaessasi yleisölle.
- Kuka lukee raportin? Harkitse kaikkia lukijoita, jotka todennäköisesti käyttävät raporttiasi.
- Jos lukijakuntasi on heterogeeninen, kirjoita kaikki tiedot lukijalle, joka tietää vähiten kirjoituksestasi. Käytä kuitenkin otsikoita kullekin osiolle, jotta koulutetut lukijat voivat ohittaa tiedot, joita he eivät pidä tarpeellisina. Voit myös kirjoittaa tiettyjä osioita tietyille lukijaryhmille.
Vaihe 3. Kerää tietoja ja mahdollisia tukimateriaaleja
Sisällytä käyttämäsi aineisto johtopäätöksesi tai suosituksesi perustaksi. Viittaat näihin materiaaleihin raporttia valmistellessasi. Saatat joutua sisällyttämään nämä materiaalit myös raportin liitteeseen. Alla on materiaalit, joita voit sisällyttää raporttia laadittaessa:
- Taloustiedot
- Kaavio
- Kartoittaa
- Tilastotiedot
- Kysely
- Kyselylomake
- Asiantuntijoiden, työtovereiden, asiakkaiden jne. Haastattelujen tulokset
Vaihe 4. Tarkista edistymisesi, jos kirjoitat edistymisraporttia
Kerro sen sijaan pääpiirteittäin tekemästäsi työstä, tekemästäsi työstä ja siitä, onko työ ollut alkuperäisen tavoitteen mukainen. Ajattele raporttia vastauksena kysymyksiin, joita ihmisillä voi olla projektistasi. Alla on kysymyksiä, joihin sinun on vastattava raportissa:
- Onko työn laajuus muuttunut?
- Mitä töitä olet tehnyt edellisen raportin jälkeen?
- Mitä työtä aiot tehdä?
- Saako projektisi päätökseen ajoissa? Jos ei, miksi?
- Minkä ongelman kohtasit ja miten ratkaisit sen?
- Mitä oppitunteja opit tässä kuussa?
Vaihe 5. Kirjoita raporttiin sisällytettävät tiedot
Kirjoita ajatuksestasi hahmotelma oppaana. Suunnitellessasi kehitä raportin otsikot, jotka auttavat järjestämään sanomasi. Tämän ääriviivan ei tarvitse olla siisti tai hyvin kirjoitettu, koska vain sinä käytät sitä.
- Yleensä raportti alkaa selityksellä tuloksista, johtopäätöksistä tai suosituksista. Selitä sen jälkeen, miten päädyit tähän johtopäätökseen ja ajattelutapaasi, jos mahdollista.
- Jos aiot tehdä kiistanalaisen johtopäätöksen tai suosituksen, selitä prosessisi ja päättelysi, jotta lukija ymmärtää päätelmien ja suositusten syyt.
Osa 2/3: Työraportin laatiminen
Vaihe 1. Käytä kansilehteä tai otsikkosivua
Otsikkosivun tulee sisältää erillisellä rivillä raportin nimi ja lähetyspäivä. Kirjoita kolmannelle riville kaikkien raportin laatijoiden nimet. Kirjoita sen jälkeen organisaation nimi neljännelle riville.
- Joissakin tapauksissa voit sisällyttää saatekirjeen, jossa selitetään, miksi kirjoitat raporttia, mitä se sisältää ja mitä tehdä seuraavaksi. Tällaista kirjettä käytetään yleisesti, kun raportin kirjoittaminen kestää kauan tai kirjoittaja kokee, että lukija tarvitsee lisäselityksiä ennen raporttiin kaivamista.
- Jos haluat edistymisraportteja, kirjoita nimesi, projektisi nimi, päivämäärä ja raportointijakso. Kirjoita ne eri riveille. Voit merkitä jokaisen rivin sanoilla, kuten 'nimi', 'projektin nimi', 'päivämäärä' ja 'raportointijakso'. Voit myös kirjoittaa näistä asioista tietoja ilman tarroja.
- Kysy esimieheltäsi, onko työraportissa erityisiä suosituksia. Nämä suositukset ovat paras materiaalin lähde raporttien valmisteluun.
Vaihe 2. Luo yhteenveto, joka sisältää tärkeimmät tiedot
Sisällytä johtopäätöksesi, perustelut ja suositukset. Lukija ymmärtää raportin keskeiset kohdat tarvitsematta lukea sitä kokonaisuudessaan. Sinun ei tarvitse mennä liikaa yksityiskohtiin, mutta lukijan tulisi ymmärtää raporttisi kuvaus. Tiivistelmän tulee olla puolet yhdelle sivulle.
- Sinun ei tarvitse tehdä yhteenvetoa koko raportista. Keskity raportin tärkeisiin ajatuksiin, kuten tärkeimpään suositukseen tai johtopäätökseen.
- Jos kirjoitat edistymisraporttia, ohita tämä osio.
Vaihe 3. Luo sisällysluettelo
Luettele kaikki raportin osioiden otsikot ja niiden sivunumerot. Tämän luettelon avulla lukijoiden on helpompi käyttää raporttiasi ja löytää tarvitsemansa tiedot.
- Käytä kunkin osion otsikoita ja otsikoita, jotta raportti on helppo lukea.
- Jos kirjoitat edistymisraporttia, sinun ei yleensä tarvitse luoda sisällysluetteloa, ellei pomosi sitä pyydä. Sisällytä kuitenkin otsikko ja otsikko kullekin osiolle, jotta raportti olisi helppo lukea.
Vaihe 4. Kirjoita johdanto, jotta saat käsityksen raportistasi
Kerro lukijalle, miksi kirjoitit raportin. Tee yhteenveto raportin taustasta ja selitä tarkoituksesi. Ilmoita kysymykset, joihin vastaat raportissa tai ratkaisemasi ongelmat. Kuvaile raportin laajuus ja organisaatio.
- Esittelyn ei tarvitse olla pitkä. Kirjoita selkeästi ja täsmällisesti, jotta lukijat tietävät kontekstin ja tarkoituksen ilman, että joutuvat lukemaan liian pitkiä selityksiä.
- Kirjoita johdantoon 2-4 kappaletta.
- Edistymiskertomukseen riittää 1-2 kappaleen johdantokappale. Johdannon tulee tiivistää projektisi ja tavoitteesi. Voit myös mainita suorittamasi työn ja seuraavat suunnitelmasi.
Vaihe 5. Selitä mainitsemasi tulokset tai johtopäätökset
Kerro projektista tekemäsi tutkimus tai arviointi. Kirjoita keskustelu ja tulkinta havainnoista ja niiden suhteesta raportin aiheeseen.
- Yleensä tämä osa koostuu johdantokappaleesta ja luettelosta johtopäätöksistäsi.
- Päätelmä voidaan kirjoittaa näin: "1. Väestö ikääntyy, joten asiakkaidemme terveysriskit kasvavat.”
- Jos kirjoitat edistymisraportin, sinulla ei ole tuloksia tai johtopäätöksiä. Kirjoita saavutukset tai työt, jotka olet suorittanut johdannon jälkeen. Voit kirjoittaa 2-4 kappaletta tähän osioon. Yleensä luettelo kuitenkin riittää. Kirjoita”Kerätty 200 000 000 IDR juhlatelttojen vuokraamiseen”, “Allekirjoitettu sopimus Party Planning Companyn kanssa festivaalin suunnittelua varten” ja “Suorittanut 1 500 asukkaan mielipidemittauksen.”
Vaihe 6. Anna suosituksia tulevista vaiheista
Suosituksissa tulisi selittää, mitä tulevaisuudessa tapahtuu. Kuvaile, mikä ongelma voitaisiin ratkaista ratkaisusi avulla ja miten se liittyy tekemääsi johtopäätökseen. Selityksen kirjoittamisen jälkeen listaa suositukset numeroin. Aloita jokainen lause verbillä. Tee luettelo suosituksista ja aloita tärkeimmistä.
- Voit esimerkiksi kirjoittaa: "1. Tarjoa työntekijöille sydän- ja keuhkojen elvytyskoulutusta.”
- Jos kirjoitat edistymisraporttia, sinun on laadittava luettelo työpaikoista tai tavoitteista, joiden parissa työskentelet/saavutat seuraavan jakson. Voit esimerkiksi kirjoittaa: "Etsi festivaalin myyjä", "Määritä festivaalin suunnittelu" ja "Tilaa mainosjuliste".
Vaihe 7. Keskustelkaa prosessista ja puitteista, jotka ovat johtopäätöksen taustalla
Kuvaile lähestymistapaa, jota käytit aiheen, ongelman tai ongelman analysointiin. Tarkista havaintosi ja selitä sitten, miten niitä käytettiin suositusten perustana. Jaa keskustelu osiin. Nimeä osiot niiden sisällön mukaan.
- Tämä osio sisältää myös pidemmän keskustelun tutkimuksesta ja arvioinnista.
- Tämän pitäisi olla raportin pisin kohta.
- Jos kirjoitat edistymisraporttia, voit ohittaa tämän osan. Voit korvata sen osalla pullonkauloista, kun työskentelet projektin parissa ja kuinka voit voittaa ne. Voit kirjoittaa:”Monet asukkaat eivät palauta kyselyitä, koska he eivät saa ennakkoon maksettuja postikuluja. Tämän jälkeen sisällytämme postimaksun tai tarjoamme digitaalisen kyselyn.”
Vaihe 8. Luettele raportin valmistelussa käytetyt viitteet
Viitteet voivat olla aikakauslehtien artikkeleita, uutisia, haastatteluja, kyselyitä, kyselylomakkeita, tilastotietoja ja muuta asiaan liittyvää tietoa. Mainitse nämä viittaukset raportin lopussa. Nimeä se "Bibliografia".
- Ellei sinua pyydetä käyttämään tiettyä viittaustyyliä, käytä APA -muotoa yritysraporteissa.
- Ohita tämä vaihe, jos olet laatimassa edistymisraporttia.
Vaihe 9. Liitä liitteitä materiaaliin, kuten kyselyihin, kyselyihin tai sähköposteihin
Kaikki raportit eivät vaadi liitettä. Voit kuitenkin sisällyttää ne, jos haluat antaa mainitsemasi materiaalin tai lisätietoja, jotka voivat auttaa heitä ymmärtämään aiheesi tai havaintosi helpommin. Merkitse jokainen liite eri kirjaimella.
- Sinulla voi olla esimerkiksi "Liite A", "Liite B" ja "Liite C".
- Jos kirjoitat edistymisraporttia, sinun ei tarvitse sisällyttää tätä osaa.
Vaihe 10. Kirjoita lyhyt johtopäätös kaikista havainnoistasi tai edistymisestäsi
Sinun ei ehkä tarvitse kirjoittaa johtopäätöstä, mutta johtopäätös voi korostaa tekemiäsi ponnisteluja. Tee 3-4 lauseen johtopäätös tiivistääksesi kaikki raportissa esittämäsi tiedot.
Voit kirjoittaa:”Taidefestivaalien suunnitteluprojekti on tehty aikataulun mukaisesti. Olemme suorittaneet 90% suunnittelutoimista ja siirtyneet materiaalin hankintaprosessiin. Tällä hetkellä hankkeella ei ole esteitä, mutta käsittelemme kaikki mahdolliset ongelmat tulevaisuudessa.”
Osa 3/3: Tehokkaiden raporttien kirjoittaminen
Vaihe 1. Käytä selkeää otsikkoa, jotta raportista tulee helppokäyttöinen
Tee otsikko selväksi ja älä monitahoiseksi. Tarkastelemalla otsikkoa lukijan pitäisi heti ymmärtää, mistä raportissasi on kyse.
- Otsikot, joita saatat tarvita, ovat: Johdanto, Työ valmis, Seuraavan kauden tavoite, Esteet ja ratkaisut sekä Johtopäätös.
- Luo otsikko, joka vastaa raportin tietoja.
- Edistymisraporttien lukijat ovat todennäköisesti ohjaajia, tiimejä tai asiakkaita.
Vaihe 2. Käytä yksinkertaista ja suoraviivaista ajatusten välittämistä
Työraportit eivät vaadi monimutkaisia sanoja ja kukkaisia lauseita. Sinun tarvitsee vain välittää tärkeät kohdat lukijalle. Välitä ideoita mahdollisimman yksinkertaisilla sanoilla ja päästä idean ytimeen.
Kirjoita "Liikevaihto nousi 50% viimeisellä neljänneksellä" sen sijaan, että "Tulot nousivat 50% ja tekivät neljännen vuosineljänneksen tuloksen loistavaksi"
Vaihe 3. Pidä raporttisi lyhyenä lyhyellä kirjoituksella
Liian pitkä kirjoittaminen on vain ajanhukkaa sinulle ja lukijalle. Poista tarpeettomat sanat ja siirry suoraan väitteesi pointtiin.
- Jotkut työraportit ovat luonnollisesti pitkiä, koska ne sisältävät paljon tietoa. Kirjoitustavan tulisi kuitenkin olla ytimekäs.
- On parempi kirjoittaa: "Myynti kasvoi viimeisellä neljänneksellä sen jälkeen, kun henkilökunta teki puhelimarkkinointia", eikä "Tulot kasvoivat jyrkästi viimeisellä neljänneksellä, kun lahjakas ja omistautunut myyjämme markkinoivat potentiaalisia asiakkaita puhelimitse saadakseen heidät ostamaan. Lisää Tuotteet."
Vaihe 4. Esitä ideoita objektiivisella ja tunteettomalla kielellä
Kirjoita tosiasiat ylös ja anna lukijoiden tehdä omat johtopäätöksensä objektiivisen näkökulman perusteella. Voit antaa suosituksia tietyn asian käsittelystä, mutta älä yritä saada lukijan tunteita suostuttelemaan niitä. Anna lukijoiden rakentaa ideoita ja päätöksiä objektiivisen näkökulman perusteella.
Kirjoittamisen sijasta: "Onneton henkilökunta ei yleensä tunne moraalia, joten toimisto tuntuu sieluttomalta koneelta", voit kirjoittaa: "Henkilökunta, jonka tuottavuus on suhteellisen heikko, sanoo olevansa onneton."
Vaihe 5. Älä käytä epävirallista kieltä ja sanoja "minä" tai "minä"
”Saatat pystyä käyttämään sanaa” minä”edistymisraportissa, jos työskentelet projektin parissa yksin. Muussa tapauksessa älä käytä sanaa "minä" tai erittäin epävirallisia sanoja työraporteissa. Voit kuitenkin käyttää sanaa "sinä", kun ohjaat tiettyjä lauseita kohdeyleisöllesi.
Käytä raporteissa ammattimaista kieltä
Vaihe 6. Lue raportti uudelleen varmistaaksesi, ettei siinä ole virheitä
Kielioppi- ja kirjoitusvirheet heikentävät raportin ammattimaisuuden mainetta. Lue se uudelleen varmistaaksesi, ettei kirjoitusvirheitä, huonoja lauseita tai vääriä sanavalintoja ole. Olisi parempi, jos lukisit raportin kahdesti.
- Jos mahdollista, pyydä jotakuta muuta lukemaan raportti, koska joskus voi olla vaikea löytää vikaa itsestäsi.
- Jos sinulla on aikaa, jätä raportti 24 tunniksi ennen kuin luet sen uudelleen.
Vinkkejä
- Kun olet kirjoittanut ensimmäisen työraportin, käytä sitä mallina myöhempiin raportteihin.
- Työpaikalla voi olla työraporttimalli. Kysy esimieheltäsi, voitko käyttää toimistomallia.
- Jos voit tehdä tämän, käytä sen organisaation nykyistä työraporttimuotoa, jossa työskentelet. Tarkista toimiston tiedostot tai pyydä esimieheltä tai työtoverilta kopio raportista.
