Sähköpostin kirjoittaminen on itse asiassa melko yksinkertaista, mutta on olemassa yleinen muoto, johon kannattaa kiinnittää huomiota. Tiedä myös ero virallisten ja epävirallisten sähköpostien välillä. Tässä on asioita, jotka sinun pitäisi tietää.
Vaihe
Tapa 1 /5: Sähköpostin lähettämisen perusvaiheet
Vaihe 1. Luo sähköpostiosoite
Jos sinulla ei vielä ole sähköpostiosoitetta, sinun on rekisteröidyttävä sähköpostipalveluntarjoajaan ennen kuin voit jatkaa. Onneksi monet ilmaiset verkkopohjaiset sähköpostipalvelut mahdollistavat sähköpostiosoitteen saamisen ilman rahaa. Jotkut suosituimmista web -sähköpostipalveluista ovat:
- Gmail
- Hotmail
- Yahoo sähköposti
Vaihe 2. Napsauta Kirjoita tai Uusi
"Ennen sähköpostin kirjoittamista sinun on avattava uusi tyhjä postilaatikko kirjoittamista varten. Postilaatikon avaustapa vaihtelee käyttämäsi palvelun mukaan, mutta sivun yläosassa on yleensä painike, tarra, kuten "Kirjoita", "Uusi" tai "Uusi viesti".
Jos et tiedä kuinka luoda uusi viesti, tarkista sähköpostisi palvelun tukisivulta, miten se tehdään yksityiskohtaisesti
Vaihe 3. Kirjoita vastaanottajan sähköpostiosoite muistiin
Sinun ei tarvitse kirjoittaa sähköpostiosoitettasi muistiin, mutta sinun tulee kirjoittaa sen henkilön sähköpostiosoite, joka vastaanottaa sähköpostisi.
- Yleensä voit käyttää välilyöntiä useiden sähköpostiosoitteiden erottamiseen, mutta jotkin palvelut edellyttävät useiden sähköpostiosoitteiden erottamista pilkulla tai muulla välimerkillä. Jos käyttämäsi palvelu edellyttää näiden välimerkkien käyttöä, palveluntarjoajan olisi pitänyt antaa ohjeita.
- Kirjoita ensisijaisen vastaanottajan sähköpostiosoite Vastaanottaja: -kenttään. Ensisijainen vastaanottaja on yleensä henkilö, jolle viesti on tarkoitettu tai johon viitataan sähköpostin tekstissä.
- Kirjoita toinen sähköpostiosoite CC: -kenttään. Tämä sarake on "kopioi" -sarake. Vastaanottajat merkitään yleensä kopiointikenttään, jos sähköpostia ei ole nimenomaisesti osoitettu kopion vastaanottajalle, mutta siinä on asioita, jotka hänen pitäisi tietää.
- Piilota sähköpostiosoitteet käyttämällä BCC: -kenttää. Jos et halua vastaanottajien näkevän, kenelle sähköposti on osoitettu, kirjoita vastaanottajan osoite sokeaan kopioon.
Vaihe 4. Kirjoita informatiivinen otsikko
Jokaisessa sähköpostipalvelussa voit kirjoittaa sähköpostisi otsikon/aiheen "Aihe" -ruutuun.
-
Sähköpostisi otsikon tulee olla lyhyt, mutta anna vastaanottajalle käsitys sähköpostin sisällöstä.
- Esimerkiksi ystävälle lähetetyn epävirallisen sähköpostin otsikko voi olla "Kuinka voit?", Mutta jos lähetit tehtävän sähköpostitse, sähköpostin otsikko voi olla "Matematiikkatehtävä".
- Luennoitsijoille tai esimiehille tarkoitettujen kysymysten otsikko voi olla "Kysymyksiä aiheesta …", ja sen jälkeen lyhyt etiketti, joka sisältää selityksen kysymästäsi aiheesta.
- Muista, että nimettömät viestit näkyvät vastaanottajien postilaatikoissa, joissa on merkintä "(ei aihetta").
Vaihe 5. Kirjoita sähköpostisi runko
Sähköpostin teksti tulee kirjoittaa otsikkokentän alapuolella olevaan suureen tekstikenttään.
- Sähköpostin tulee yleensä sisältää tervehdys, viesti ja sulkeminen.
- Koska sähköposti on tarkoitettu nopeaan viestintään, kannattaa yleensä varmistaa, että sähköpostisi ei ole liian pitkä.
Vaihe 6. Paina "Lähetä" -painiketta
Kun olet kirjoittanut sähköpostin, lue sähköpostiviesti uudelleen varmistaaksesi, ettet ole tehnyt kieliopillisia tai kirjoitusvirheitä ja että viesti tuo esiin aiheen, jonka haluat käsitellä. Kun sähköpostisi on valmis lähetettäväksi, napsauta "Lähetä" viestikentässä lähettääksesi sähköpostin vastaanottajalle.
Tapa 2/5: Epävirallisen sähköpostin kirjoittaminen
Vaihe 1. Tiedä milloin lähettää epävirallisia sähköpostiviestejä
Epäviralliset sähköpostit tulee osoittaa ihmisille, joista välität, mukaan lukien ystävät, perhe ja kumppanit. Jos sähköpostisi ei ole virallinen ja lähetät sen tuntemallesi henkilölle, voit lähettää epävirallisen sähköpostiviestin.
Ainoa hyvä aika lähettää muodollinen sähköposti ystäville tai perheelle on, kun lähetät ryhmäviestin, jossa on virallinen sävy, kuten lahjoituspyyntö tai mainos. Koska sähköposti lähetetään myös ihmisille, jotka eivät ole kovin lähellä sinua, sinun on säädettävä sävy miellyttääksesi näitä ihmisiä
Vaihe 2. Kirjoita epävirallinen otsikko
Sinun ei tarvitse kirjoittaa otsikkoa, mutta sinun tulee antaa sähköpostillesi otsikko. Kirjoita otsikko, joka on lyhyt, ytimekäs ja ystävällinen.
- Jos esimerkiksi kirjoitat sähköpostia vanhalle ystävällesi, voit käyttää otsikkoa, joka saa sinut nauramaan, tai yksinkertaista otsikkoa, kuten "Long time no see!".
- Jos kirjoitat sähköpostia, jolla on tietty tarkoitus, kirjoita tarkoitus. Jos esimerkiksi kirjoitat sähköpostin tapaamisesta, nimeä sähköpostisi otsikolla, joka mainitsee tapahtuman.
Vaihe 3. Harkitse vastaanottajan nimen mainitsemista sähköpostissa
Epävirallisissa sähköpostiviesteissä tämä ei ole ehdottoman välttämätöntä, mutta se voi silti olla kohtelias tapa aloittaa viesti.
-
Tervehdys voi olla yhtä yksinkertainen kuin vastaanottajan nimi:
Bob,
-
Voit myös sisällyttää ystävällisen tervehdyksen:
- "Hei, Bob!"
- "Herra Bob"
- "Huomenta, Bob!"
Vaihe 4. Kirjoita sähköposti selvästi, mutta käytä epävirallista kielityyliä
Sähköpostisi sisällön tulee olla helposti ymmärrettävää, mutta epävirallisella keskustelun sävyllä.
- Lue sähköpostiviesti ja kysy itseltäsi, onko tämä sähköposti samanlainen kuin mitä sanoisin, jos puhuisin henkilökohtaisesti? Jos vastaus on kyllä, olet löytänyt oikean sävyn epävirallisille sähköpostiviesteille.
- Käytä lyhenteitä. Lyhenteet eivät kuulu viralliseen kirjoittamiseen. mutta sitä käytetään yleisesti jokapäiväisessä keskustelussa. Siksi lyhenne sopii epävirallisille sähköposteille.
- Käytä slangia haluttaessa. Voit käyttää Internet -slangia, kuten "thx" sanalla "kiitos". "Titi DJ" tarkoittaa "ole varovainen tiellä", "s7" tarkoittaa "samaa mieltä" jne.
- Käytä myös hymiöitä tarvittaessa:).
Vaihe 5. Harkitse nimesi kirjoittamista sähköpostin loppuun
Kuten tervehdys, sulkeminen tai allekirjoitus eivät ole välttämättömiä epävirallisille sähköpostiviesteille, ne voivat olla hyvä tapa sulkea viesti.
-
Sähköpostisi sulkeminen voi olla vain nimi:
- "Jen"
- "-Jen"
-
Voit myös olla hieman luovaa sähköpostin sulkemisella:
- "Siitä on kauan! Jen."
- "Tämä sähköposti poistetaan automaattisesti. 3… 2… 1…"
Tapa 3/5: Virallisen sähköpostin kirjoittaminen
Vaihe 1. Tiedä, milloin on aika lähettää virallinen sähköposti
Käytä virallista sähköpostia, kun kirjoitat viestejä ihmisille, joita et tunne hyvin, kuten esimiehille, työtovereille, asiakkaille ja asiakkaille, ohjaajille ja yhteisön/poliittisille johtajille.
-
Muista, että saatat tuntea, että virallinen sähköposti on tarpeeton, kun kirjoitat sähköpostia edellä mainituille henkilöille, kun sinulla on suhde kyseiseen henkilöön. Kun virallinen sähköposti tuntuu liian jäykältä, kirjoita "puolivirallinen" sähköposti.
- Osittain muodollisissa sähköpostiviesteissä tyylisi voi olla hieman rennompi, mutta et silti saa käyttää Internet-slangia.
- Sinun pitäisi silti sisällyttää allekirjoitus puolivirallisiin sähköposteihin, mutta sinun ei tarvitse antaa kaikkia yhteystietoja nimesi alla.
Vaihe 2. Kirjoita informatiivinen otsikko
Sähköpostisi otsikon tulee olla lyhyt, mutta tarkka. Siirry suoraan esiin nostamaasi asiaan.
-
Esimerkiksi:
- Kun lähetät opettajalle sähköpostia esseetehtävästä, kirjoita "Esseekysymykset".
- Kun haet työtä, jonka tiedät mainoksesta, kirjoita "Hakeminen johtotehtävään (mainoksesta").
- Jos kirjoitat sähköpostia, jossa pyydät apua asiakaspalvelulta tai ilmoitat teknisestä ongelmasta, kirjoita "Ongelma osassa #000000".
Vaihe 3. Kirjoita muodollinen tervehdys
Muodollisessa tervehdyksessä on oltava "Rakas/rakas" ja vastaanottajan nimi. Käytä vastaanottajan sukunimeä ja asianmukaista otsikkoa ja lopeta tervehdys pisteellä.
-
Esimerkiksi:
- "Rakas herra Smith"
- "Rakas rouva Jones"
- "Rakas tohtori Evans"
Vaihe 4. Varmista, että sähköpostin sisältö on kohdennettu ja tarkka
Varmista, että se on enintään muutaman kappaleen pituinen ja että sisältö on todella tarkoitettu kattamaan sähköpostin aihe. Käytä muodollista kieltä ja varmista, että oikeinkirjoitus ja kielioppi ovat oikein.
- Vältä lyhenteiden käyttöä.
- Älä käytä Internet -slangia tai hymiöitä.
Vaihe 5. Käytä sopivaa tervehdystä
Yleisin tervehdys on "Tervehdys", mutta voit käyttää myös useita muita tervehdyksiä. Käytä kohtelias päätös tervehdys ja lopeta pilkulla.
-
Muita viimeisiä tervehdyksiä, joita voit käyttää, ovat:
- Parhain terveisin,
- Kiitos,
- Toivottaen,
Vaihe 6. Anna tarvittaessa yhteystiedot allekirjoituksessasi
Liitä koko nimesi sähköpostiviestin viimeiseen tervehdykseen. Voit lisätä nimesi alle nimikkeesi ja mahdollisesti tarvittavat yhteystiedot.
- Mahdollisissa tehtävissäsi on oltava sen yrityksen/laitoksen asema ja nimi, jossa työskentelet.
- Lisää vähintään puhelinnumero, faksinumero ja sähköpostiosoite. Voit myös sisällyttää sähköpostiosoitteen ja verkkosivuston.
Tapa 4/5: Epävirallisen sähköpostin tyypit
Vaihe 1. Kirjoita sähköposti kaverillesi, joka muutti talosta
Jos ystäväsi, perheesi tai kumppanisi ovat äskettäin muuttaneet talosta, kirjoita sähköpostitse tiedustellaksesi heidän kuntoaan. Kysy, miten heidän muuttoprosessinsa sujuu, kuinka heidän uusi ympäristö on ja niin edelleen.
Vaihe 2. Lähetä sähköpostia ystävällesi, joka ei koskaan antanut sinulle sähköpostiosoitetta
Jos saat ystävän sähköpostiosoitteen toiselta henkilöltä, on erittäin tärkeää kirjoittaa sähköposti ja varmistaa, että ystäväsi sähköpostiosoite on oikea. Muista myös selittää kuka olet.
Vaihe 3. Opi kirjoittamaan miehille sähköpostiviestejä
Jos olet nainen ja kirjoitat ensimmäistä kertaa kaverille sähköpostia, saatat tuntea olosi ahdistuneeksi, varsinkin jos kaveri on kaveri, josta saatat pitää. Yritä kirjoittaa sähköposti, joka näyttää rennolta, mutta silti fiksulta ja rauhalliselta.
Vaikka se näyttäisi vaaralliselta, voit kirjoittaa rakkautesi sähköpostitse
Vaihe 4. Opi kirjoittamaan sähköpostiviestejä naisille
Jos olet mies, joka lähettää sähköpostia naiselle ensimmäistä kertaa, prosessi saattaa olla liian vaikea. Rauhoitu ja kirjoita viesti, joka näyttää rennolta mutta siistiltä.
Vaihe 5. Kirjoita pyyntösähköposti
Jos haluat näyttää hassulta sähköpostin vastaanottajalle, käytä samaa kieltä kuin viehättävä kieli, jota käytät vastaanottajan edessä. Voit myös käyttää hymiöitä tai ilmaisuja, kuten "halauksia ja suukkoja".
Voit myös kirjoittaa houkutussähköposteja tuntemillesi ihmisille treffisivustoilla. Jos kirjoitat tätä sähköpostia, sinun täytyy näyttää houkuttelevalta ja informatiiviselta, jotta hän tietää kuka olet
Vaihe 6. Kirjoita rakkaussähköposti
Tällä digitaalisella aikakaudella rakkaussähköpostit ovat yhtä tärkeitä kuin rakkauskirjeet. Jos kumppanisi on siellä ja haluat ilmaista rakkautesi, nopein tapa tehdä tämä on sähköpostitse.
Tapa 5/5: Muodollisten sähköpostien tyypit
Vaihe 1. Lähetä työhakemuksesi sähköpostitse
Kun lähetät hakemuksesi ja ansioluettelosi sähköpostitse, sinun on selitettävä, mitä avointa työpaikkaa haet, miksi haluat työpaikan ja millaiset pätevyydet tekevät sinusta sopivan tehtävään. Liitä mukaan myös ansioluettelosi.
- Voit myös kirjoittaa sähköpostin harjoitteluun. Selitä millaista harjoittelua haluat ja miten se voi auttaa sinua saavuttamaan uratavoitteesi. Kerro myös syyt, miksi sinut tulisi valita harjoitteluun.
- Lähetä sähköpostiviesti, jos et saa vastausta hakemastasi työpaikasta.
Vaihe 2. Osaa lähettää opettajille sähköpostia
Sähköpostin lähettäminen professoreille voi olla pelottavaa, mutta se on silti yhtä vaikeaa kuin minkä tahansa muun virallisen sähköpostin lähettäminen. Professori voi olla kiireinen henkilö, joten tee kysymykset mahdollisimman selkeiksi.
Jos luennoitsija tuntee sinut, voit myös lähettää hänelle suosituskirjeen sähköpostitse
Vaihe 3. Lähetä "kysely" -sähköposti
Tämä sähköpostiviesti on sähköpostikysely toimittajalle, joka hyväksyy teoksen julkaisemista varten. Sinun on selitettävä työsi, jotta toimittajasi ymmärtää työn.
Vaihe 4. Ota yhteyttä henkilöstöön sähköpostitse
Jos sinusta tuntuu, että yrityksesi HR -toiminnassa on jotain vialla, nopein tapa ratkaista se on lähettää sähköpostitse sopiva henkilöstö. Varmista, että sähköpostisi kuvaa ongelmaa hyvin.
Varoitus
Älä anna sähköpostissa salasanoja, käyttäjätunnuksia tai henkilökohtaisia tietoja, kuten luottokorttinumeroita ja TIN -numeroita.
