Jos tunnet olosi ylikuormitetuksi päivittäisten tehtävien kanssa, aikataulun avulla voit olla tuottavampi, tehokkaampi ja järjestäytyneempi. Kokeile muistikirjaa, suunnittelijaa tai sovellusta hallitaksesi aikaa ja pidä kiinni mielestäsi parhaiten toimivasta menetelmästä. Muista asettaa realistisia tuloksia ja priorisoida tasapaino vastuun ja vapaa -ajan välillä. Pysyäksesi raiteilla, tee ajoituksesta osa rutiiniasi ja palkitse itsesi aina, kun onnistut merkitsemään tehtävän tehtäväluettelossasi.
Vaihe
Osa 1/3: Aikataulun tekeminen
Vaihe 1. Kirjaa rutiinitoimintojen aika
Pidä kirjaa aamulla valmistautumisesi ajasta, pese aamupesu, käy ostoksilla, vastaa sähköpostiin, tee kotitöitä ja suorita muita rutiinitehtäviä. Käy se läpi viikon ajan ja kirjoita se muistikirjaan, laskentataulukkoon tai Muistio -sovellukseen.
- Seuraamalla rutiiniasi koko viikon ajan voit arvioida tiettyihin tehtäviin tarvittavan ajan.
- Ehkä löydät tavan olla tuottavampi. Saatat esimerkiksi huomata, että olet käyttänyt 10 tuntia videopelin pelaamiseen ja sinun pitäisi käyttää enemmän aikaa opiskeluun.
Vaihe 2. Luo aikataulu käyttämällä erilaisia työkaluja muistikirjoista esityslistoihin sovelluksiin
Hyödynnä erilaisia käsinkirjoitettuja tai digitaalisia menetelmiä suunnitellessasi aikataulua. Jos haluat aloittaa tyhjällä arkilla, käytä muistikirjaa tai Muistio -sovellusta. Jos haluat käyttää taulukkoa, joka sisältää päivämäärän ja kellonajan, käytä esityslistaa tai kalenterisovellusta.
- Valitse sinulle sopiva menetelmä. Jos et pidä paperista, käytä digitaalista sovellusta. Jos käsinkirjoitus auttaa sinua keskittymään, käytä kynää ja muistikirjaa.
- Tiedät mistä pidät ja mistä et, kun käytät aikataulua. Kun löydät oikean menetelmän, jatka sen käyttöä. Kerää kaikki tehtävät yhteen paikkaan, olipa kyseessä sitten muistikirja, tehtävä tai sovellus.
Vaihe 3. Kirjoita päivämäärä ja päivä tarvittaessa muistiin
Jos päivämäärä ja päivä eivät ole käytettävissä laitteellasi, kirjoita ne aikataulusivun yläreunaan. Käytä yhtä sivua vain yhden päivän ajan, jotta voit keskittyä nykyiseen tehtävään. Tee tarvittaessa lisämuistiinpanoja.
- Luettelo päivistä aikataulussasi auttaa sinua seuraamaan tiettynä päivänä tapahtuvaa toimintaa, kuten musiikkitunteja maanantaisin ja keskiviikkoisin.
- Jos käytät tavallista muistikirjaa, käytä vasemman sivun aikataulun järjestystä ja kirjoita sitten päivittäiset prioriteettisi ja muut muistiinpanot oikealle sivulle.
Vaihe 4. Anna määritetyt toiminnot ensin
Oppitunnit, säännölliset kokoukset ja muut määrätyt tehtävät muodostavat aikataulusi. Aloita täyttämällä kiinteä aktiviteettisarake, kuten "08.30 - Johdatus psykologiaan" tai "16.00 - Joogatunti".
- Jos käytät tyhjää muistikirjaa tai laskentataulukkoa, aseta aikaväli sivun vasemmalle puolelle 30 minuutin välein. Tämä menetelmä on erittäin hyödyllinen. Anna kullekin aikaväli, jotta tehtävän alle voi lisätä muistiinpanoja.
- Jos käytät esityslista- tai aikataulusovellusta, käytettävissä on yleensä aikaväli.
Osa 2/3: Ajoitus
Vaihe 1. Tee tehtävälista erilliselle paperiarkille
Rutiinitehtävien sisällyttäminen on helppoa, mutta jäljellä olevan ajan järjestäminen ei ole. Aloita kirjoittamalla kaikki tarvittava tyhjään paperiarkkiin tai uuteen asiakirjaan puhelimellasi tai tietokoneellasi. osoita tehtävän prioriteetti kirjoittamalla numero tai kirjain tehtävän viereen.
- Kirjoita esimerkiksi 1 (tai A) tärkeimpien tehtävien viereen. Nämä ovat tehtäviä, jotka sinun on sisällytettävä ensin aikatauluusi. Kirjoita 2 (tai B) keskitason prioriteettitehtävien viereen ja 3 (tai C) matalan prioriteetin tehtäviin.
- Kun kirjoitat tehtävää aikatauluusi, voit merkitä sen viereen prioriteettitason tai yksinkertaisesti lisätä tähden tai huutomerkin tärkeimpien tehtävien viereen.
- Jos suunnittelet viikkoa, käytä viikoittaista tehtävälistaa. Kirjoita päivittäinen tehtävä, jos haluat tehdä aikataulun yhdelle päivälle.
Vaihe 2. Ajoita tärkeimmät tehtävät sellaisiksi ajoiksi, jolloin sinusta tuntuu tuottavimmalta
Aloita aikataulusi täyttäminen tärkeimmillä tehtävillä. Arvioi kuinka kauan kunkin tehtävän suorittaminen kestää ja ajoita tärkeimmät tehtävät sellaisiksi ajoiksi, jolloin olet eniten energinen ja häiriöttömänä. Korosta tärkeimmät tehtävät lisäämällä tähti, alleviivaus tai korostus Highlighterilla.
- Jos esimerkiksi tunnet olosi tuottavimmaksi aamulla, ajoita tärkeät projektit ennen lounasta. Tiedostojen järjestäminen ja sähköpostien poistaminen voidaan tehdä myöhemmin.
- Yritä tehdä kohtuullinen aika -arvio. Älä yritä ajoittaa läksyjäsi tai tapaamistasi asiakkaan kanssa hyvin lyhyeksi, esimerkiksi 30 minuutiksi, kun tiedät, että yhden tunnin pitäisi olla tunti.
- Kun olet kirjoittanut tärkeimmät tehtävät, on aika tehdä yksinkertaisempia tehtäviä, kuten pesu tai ostokset.
Vaihe 3. Sisällytä yksityiskohdat, jotka auttavat sinua muistamaan, mitä tehdä
Kun kirjoitat tehtävää, sisällytä siihen tiettyjä tietoja, jotta voit muistaa tehtävän merkityksen. Jos teet vain lyhyitä muistiinpanoja, kuten”Kokous” tai “Hae tietoja”, sinun on vaikea muistaa, mitä se tarkoittaa.
- Jos sinun on osallistuttava kokoukseen, ilmoita myös aika, paikka ja kokouksen osallistujat. Voit myös lisätä luettelomerkkejä kokoustehtäviin.
- Muista, että sinun ei tarvitse kirjoittaa koko essee jokaisesta tehtävästä. Kirjoita vain tarvittavat tiedot, jotta et sekoitu lukiessasi sitä.
Vaihe 4. Kirjoita kunkin tehtävän aloitus- ja lopetusajat muistiin
Riippumatta siitä, mitä työkalua käytät aikatauluttamiseen, sovelluksiin tai Muistioon, aloitus- ja päättymisaikojen kirjoittaminen auttaa pitämään kaikki päivän toimet aikataulussa. Sinulla on käsitys siitä, millainen päiväsi on huomenna ja missä olet milloin tahansa.
- Ehkä sinun on esimerkiksi tehtävä yleiskatsaus klo 9.30-10.30, otettava oppitunteja klo 11.00-12.15, lounastettava klo 12.30 ja osallistuttava kokouksiin klo 13.00-13.45.
- Muista aina asettaa arvioitu aika järkevästi. Kiinnitä huomiota muistiinpanoihin, joita teet menneisyyden jäljittämisessä, jotta voit arvioida tarkasti, kuinka kauan tehtävän suorittaminen kestää.
Vaihe 5. Varaa aikaa myös hauskanpitoon, perheeseen ja rentoutumiseen
Et voi olla tuottava koko ajan. Varaa siis aikaa rakastamillesi ihmisille, hengaile ulkona ja pidä hauskaa. Jos olet sellainen henkilö, joka usein unohtaa lepoa, on tärkeää sisällyttää muistutuksia rentoutumiseen ja hauskanpitoon.
Kirjoita esimerkiksi merkinnät, kuten "tiistai, klo 18.30 - Illallinen rouva Rarasin ja Tanayan kanssa (työn lopettaminen klo 17.45!)" Tai "lauantai, klo 12.00 - Vie Aurora puistoon"
Vaihe 6. Jätä 25% ajastasi käyttämättä
Sinun on vaikea hioa aikataulua, jos täytät sen useilla tehtävillä peräkkäin. Parempi vielä, käytä aikaa keskeytysten tai viivästysten käsittelyyn. Vähintään 15 minuutin väli kunkin tehtävän välillä on loistava tapa suorittaa suunnitelmasi muutokset.
- jos sinun on mentävä jonnekin, lisää aina 10-15 minuuttia (tai jopa enemmän, asuinpaikastasi riippuen), jos jäät jumiin liikenteeseen.
- Vaikka et ole myöhässä tai häiriötekijöitä ei ole, voit käyttää ylimääräisen ajan lepoon, harjoitteluun tai jopa lisätehtäviin.
Osa 3/3: Aikataulun noudattaminen
Vaihe 1. Aseta aikataulusi samaan aikaan joka päivä
Jos asetat aikataulun tiettyyn aikaan, tästä toiminnasta tulee osa päivittäistä rutiiniasi. Voit tarkistaa tehtävälistasi aamukahvin aikana tai edellisenä iltana. Sinun on vain tehtävä aikataulutoiminnasta päivittäinen tapa.
Voi olla helpompaa suunnitella viikoittainen aikataulu sunnuntai -iltana, tehdä sitten muutoksia ja asettaa päivittäinen aikataulu joka ilta tai aamu
Vaihe 2. Tallenna aikataulusi paikkaan, josta näet sen
Olipa se muistikirjassa, tehtävissä tai sovelluksessa, varmista aina, että aikataulusi on helppo kuljettaa mukana. Jos kosketat harvoin aikataulua, sinun on vaikea pitää kiinni tästä ajoitustavoitteesta.
- Jos käytät sovellusta, asenna ja synkronoi tilisi kaikkiin käyttämiisi elektronisiin laitteisiin. Kokeile käyttää pöytätietokonetta tai aloitusnäytön widgettiä tehtävien kiinnittämiseen elektronisen laitteen päänäyttöön.
- Taulun tai kalenterin asentaminen työtilaan on erittäin hyödyllistä. Kirjoita yhdellä silmäyksellä helposti ymmärrettävät tiedot, kuten tärkeät päivämäärät ja viikkotavoitteet.
Vaihe 3. Merkitse valmiit tehtävät motivoidaksesi
Se on yksinkertaista, rasti valinnan tehtävän viereen on hauskaa. Näiden merkkien antaminen tuo tiettyä tyydytystä, koska onnistuit saavuttamaan edistyksen yrittäessäsi pysyä vastuullisena.
Sinun ei tarvitse panikoida, jos et suorita kaikkia tehtäviä. Jos jotain odottamatonta tapahtuu, tarkista aikataulu ja aseta se etusijalle seuraavana päivänä
Vaihe 4. Palkitse itsesi, kun olet suorittanut kaikki tehtävät
Kun odotettu palkinto on, tehtävät tuntuvat helpommin suoritettavilta, varsinkin tylsiltä. Jos päiväsi on esimerkiksi täynnä esityksiä, kokouksia ja määräaikoja, palkitse itsesi ylimääräisellä tauolla, jäätelöllä tai muulla yksinkertaisella palkinnolla.
Pienen lahjan lisäksi juhlaksi tehtävän valmistumisesta valmistele iso lahja itsellesi kiireisen päivän jälkeen. Nauti enemmän aikaa kylpyammeessa, pelaamalla videopelejä, katsomalla elokuvia tai tekemällä suosikkitoimintaa
Vaihe 5. Estää häiriötekijöitä tuottavuussovellusten avulla
Jos sinulla on tapana surffata verkossa tai käyttää sosiaalista mediaa, lataa sovellus, kuten StayFocused tai Focusbar. Tällaiset sovellukset estävät sivustoja, jotka avautuvat ja häiritsevät sinua työaikana.
Siitä on vielä enemmän hyötyä, jos pidät puhelimesi taskussa tai laukussa pöydän sijasta. Tällä tavalla voit silti käyttää sitä aina, kun sitä tarvitset, mutta suhteellisen häiriöttömänä pitämällä se poissa näkyvistä
Vaihe 6. Suunnittele säännölliset tauot väsymyksen välttämiseksi
Tiukka aikataulu ilman lepohetkiä tuntuu väsyttävältä ja voi jopa aiheuttaa viivytystä. Ilmeisesti et voi tehdä parhaasi, jos kohtelet itseäsi tällä tavalla. Ota aikaa, jotta työ on hallittavampaa ja virkistää samalla kehoa ja mieltä.
- Esimerkiksi viikonlopun hyödyntäminen erilaisten kotiasioiden hoitamiseen on hyvä. Jos kuitenkin leikataan nurmikkoa, pestään pyykkiä ja siivotaan talo lauantaina, varaa sunnuntai lepoa varten.
- Varaa joka ilta rentouttava aika 1-2 tuntia ennen nukkumaanmenoa. Käytä tätä aikaa viihdyttävän kirjan lukemiseen, kylpemiseen kylpyammeessa tai kuuntelemaan rentouttavaa musiikkia.
Vinkkejä
- Järjestä kaikki tehtävät yhdellä aikataululla, joko Muistiossa, tehtävissä tai sovelluksessa. Saat hämmennystä, jos eri tehtävät jaetaan eri aikatauluihin.
- Ole joustava, kirjoita lyijykynällä ja tarkista aikataulua tarvittaessa. Älä panikoi, kun todellisuus ei mene suunnitelmien mukaan.
- Hyödynnä jäljellä oleva aika. Sen sijaan, että menisit sosiaaliseen mediaan viettämään 15 minuuttia ennen kokousta, yritä tehdä päivittäiset tehtävät erissä. Voit käyttää tätä aikaa myös syömään terveellisiä ruokia, venyttelemään tai kävelemään reippaasti.
- Sisällytä mahdolliset häiriötekijät aikatauluusi, mutta tee parhaasi kiertääksesi ne. Jos joku käy töissäsi tai sinun on otettava puhelin vastaan, sano "Anteeksi, voin keskustella vain minuutin" tai "Kiitos kysymyksestä, mutta olen pahoillani, mutta voin vastata siihen myöhemmin."
- Älä viivytä! Tehtävät kasaantuvat edelleen, jos jätät ne huomiotta ja aikataulustasi tulee yhä vaikeampaa työskennellä.
- Jos et voi työskennellä aikataulussa, älä lannistu. Muuta sitä hieman olosuhteidesi mukaan ja yritä pitää siitä kiinni mahdollisimman paljon.
