Joskus yrityksen johto pyytää työntekijöitä laatimaan omat tulosraporttinsa. Näin yrittäjät voivat saada käsityksen siitä, miten työntekijät arvioivat omaa työtä. Jos sinua pyydetään tekemään raportti, älä huoli. Käytä tätä tilaisuutta osoittaaksesi menestyksesi työssä raportoimalla työn edistymisestä, saavutuksista ja suorituksista parhaalla mahdollisella tavalla.
Vaihe
Osa 1/3: Valmistautuminen raportin kirjoittamiseen
Vaihe 1. Varmista ensin yrityksen käyttämä raporttimuoto
Suoritusraporttien muodot vaihtelevat tarpeen mukaan. Jotkut yritykset pyytävät raporttien lähettämistä sähköpostitse. Muut yritykset määrittelevät raporttien laatimisperiaatteen tiettyjen jatkokeskusteluperusteiden perusteella.
- Jos yritys tarjoaa vakiomuodon, luo raportti kyseisen muodon mukaisesti. Noudata ohjeita mahdollisimman hyvin, jotta voit antaa täydellisen raportin, jotta et vaikuta huolimattomalta. Joskus yritykset pyytävät työntekijöitä täyttämään lomakkeita tai laatimaan kirjallisia raportteja esseiden muodossa.
- Yritä selvittää, mitä raportoida ennen raportin lähettämisen määräaikaa. Näin voit raportoida vuoden saavutuksista määritettyjen kriteerien mukaisesti. Varmista, että suorituksesi täyttää määritetyt kriteerit.
Vaihe 2. Älä kiirehditä raporttia
Parhaan suorituskyvyn näyttämiseksi yritä laatia raportit hyvällä kieliopilla ja korjata ilman kirjoitusvirheitä. Sinun on valmisteltava useita luonnoksia ja valittava sitten paras.
- Ota yrityksen vaatimukset vakavasti, koska työn arvioinnin tulokset ovat tärkeä osa kunkin työntekijän työhistoriaa. Jos työhistoriassasi on tiettyjä ennätyksiä ja joudut kilpailemaan muiden työntekijöiden kanssa, tulosraportti on ratkaiseva.
- Tee lyhyt suorituskykyraportti ammattimaisella kielityylillä. Jos haluat luoda tiiviin raportin, tee yhteenveto kaikista vuoden parhaista saavutuksistasi niin, että raporttisi on enintään kaksi sivua pitkä, sen sijaan, että kuvaisit jokaisen kohteen yksityiskohtaisesti. Priorisoi esitykset, joita pidät tärkeimpinä, ja anna todisteita. Valitse kuitenkin todella hyödyllisiä tietoja, koska kukaan ei halua lukea 30 sivun raporttia.
Vaihe 3. Ota tavaksi tehdä hyvä muotoilu työskennellessäsi
Raportin kirjoittamisen helpottamiseksi kerää ensin kaikki tärkeät asiakirjat. Asiakirjojen kerääminen on hyvä aloittaa alkuvuodesta.
- Liitä mukaan useita asiakirjoja, jotka osoittavat työn onnistumisen, kunhan ne ovat yrityksen määrittämässä muodossa. Valitse oikea asiakirjanäyte, jotta voit näyttää parhaan suorituskyvyn. Valmistele myös tavoitteet, jotka asetettiin edellisen arvioinnin yhteydessä.
- Kerää muistiinpanoja ehdotuksista ja palautetta esimiehiltä, kun teet vuoden puolivälin arvioinnin edistymisestä (jos yritys tekee arvioinnin). Koko vuoden saamiasi tietoja voidaan käyttää raportteja luotaessa, jotta esittämäsi tiedot olisivat tarkempia ja hyödyllisempiä.
Vaihe 4. Tiedä mitä yritys odottaa sinulta
Ennen kuin aloitat raportin kirjoittamisen, sinun pitäisi pystyä vastaamaan kysymykseen: "Mitä yritys odottaa sinulta?" Kysy esimieheltäsi, jos et tiedä vastausta. Yritä ymmärtää suorituskyvyn arvioinnin ja tavoitteiden välinen suhde, joka sinun on saavutettava, jotta yrityksen tavoitteet voidaan saavuttaa.
- Luo suorituskykyraportteja tehtävien kuvausten perusteella, jotta voit kirjoittaa ne järjestelmällisesti. Varmista kuitenkin ensin, onko jokin työkuvauksista muuttunut ja kaikki työkohteet on lueteltu tehtävänkuvauksissa.
- Kuvaile kutakin tehtävää tarvittavien toimien perusteella ja selitä sitten, että olet onnistunut saavuttamaan yrityksen pyytämät tavoitteet. Tätä varten sinulla on oikeus saada selitys siitä, mitä yritys odottaa sinulta. Muussa tapauksessa suorituskyvyn arvioinnit ovat yleensä subjektiivisia ja johtavat perusteettomaan kritiikkiin.
Osa 2/3: Kirjoita oikeat tiedot raporttiin
Vaihe 1. Kerro parhaista saavutuksista
Älä tee keskinkertaisia tulosraportteja. Käytä tilaisuutta ja raportoi kaikki suorittamasi tehtävät parhaalla mahdollisella tuloksella. Kerro kaikki ja ole ylpeä saavutuksistasi!
- Raportoi ensin parhaista saavutuksista, joilla on eniten vaikutusta yrityksen tulokseen, erityisesti tärkeistä asioista, jotka tukevat yrityksen tavoitteiden saavuttamista ja joista on keskusteltu viimeisimmässä suoritusarvioinnissa. Älä kuvaile kaikkea yhden vuoden aikana tekemääsi työtä.
- Yritä kuitenkin välittää tietoa kohteliaasti ja ammattimaisesti. Käytä positiivisia sanoja äläkä loukkaa tai halvenna työtovereitasi. Keskity omaan suoritukseesi.
- Älä unohda raportoida saavutuksista arvioitavana olevan kauden alussa. Työntekijät keskittyvät yleensä enemmän asioihin, joita he tekevät kauden lopussa.
Vaihe 2. Paljasta työsi konkreettiset edut
Kuka tahansa voi tehdä raportin, joka sisältää kliseitä ja arkipäiväisiä asioita, mutta raportti on korkealaatuisempi, jos se tukee todellista näyttöä.
- Esitä erityisiä tosiasioita, lukuja, päivämääriä ja muuta asiaa tukevaa tietoa. Esimerkiksi: jos työskentelet yrityksen sosiaalisen median tilivastaavana, anna raportti määrällisten tietojen muodossa (tykkäyksiä napsauttaneiden tilien määrä, kommentit jne.). Etsi muita tietoja, jotka voivat lisätä uskottavuuttasi.
- Vertaa saavutuksiasi yrityksen tavoitteisiin ja tavoitteisiin osoittaaksesi, että olet kelvollinen työntekijä.
Vaihe 3. Listaa ja keskustele työkohteista
Sinun on laadittava hyvin erityinen raportti perustana seuraavan vuoden työtavoitteiden määrittämiselle. Välitä myös itsensä kehittämissuunnitelma, nimittäin asiat, jotka haluat saavuttaa.
- Selitä, miten tämä tavoite saavutetaan. Luettele tavoitteet, jotka sinun on saavutettava kauden alussa suoritetun suorituskyvyn arvioinnin tulosten perusteella ja kuinka hyvin olet saavuttanut.
- Kirjoita raporttiin myös, jos sinua pyydetään tekemään tehtävä, joka ei kuulu työnkuvaukseen tai jos teet aloitteen työskennellä enemmän.
Vaihe 4. Keskustele perustaidoistasi
Yleensä yritys on määrittänyt perustaidot, jotka jokaisella työntekijällä on oltava voidakseen toimia hyvin. Ilmoita ja selitä tämä yksityiskohtaisesti.
- Osoita, että osaamisesi on korkeampi kuin yrityksen asettamat standardit.
- Käytä sanaa "osaaminen" yrityksen vakiotermien mukaisesti todistaaksesi, että saavutuksesi ja yrityksen tavoitteet ovat konkreettisesti korreloituneet keskenään. Kuvaile suoritustasi samoilla ehdoilla.
Vaihe 5. Arvioi viisaasti
Ennen suoritustehokkuuden arviointia sinua saatetaan pyytää arvioimaan itsesi. Oikean arvon määrittämiseksi sinun on ymmärrettävä, mitä se tarkoittaa.
- A -kirjain annetaan yleensä työntekijöille, jotka osoittavat johtajuutta ja kykenevät muuttamaan yritystä. Luokka B annetaan yleensä työntekijöille, jotka toimivat tavoitteen yläpuolella ja joiden käyttäytyminen on esimerkillistä.
- C -luokka annetaan yleensä työntekijöille, jotka saavuttavat tavoitteet ja käyttäytyvät hyvin. D -arvo osoittaa, että suorituskyky on alle tavoitteen ja sitä pidetään epätyydyttävänä. E: n arvo heijastaa huonoa suorituskykyä, koska työntekijät eivät toimi hyvin. Etsi täydelliset tiedot varmistaaksesi kunkin arvon määrittelemisen ja arvon määrittämisen yrityksen sääntöjen mukaisesti.
Vaihe 6. Laadi raportti mahdollisimman hyvin
Joskus yritykset pyytävät työntekijöitä tekemään tulosraportteja tietyssä järjestyksessä. Jos sitä ei ole määritetty, luo raportti seuraavassa järjestyksessä:
- Aloita positiivisella ja vakuuttavalla aloituslauseella. Tämä lause on tärkein osa vuosikertomusta.
- Kirjoita sen jälkeen saavutuksesi ja yksityiskohtaiset tukitiedot. Kysy jokaisesta saavutuksesta kysymys "miksi?" Näin voit todistaa, että panoksesi on relevantti ja kunnioitettava. Älä koskaan tee tulosraporttia negatiivisilla sanoilla.
- Jos on tavoitteita, joita ei ole saavutettu, tai joitain parannettavia seikkoja, älä kirjoita niitä raportin loppuun, jotta raportin alku ja loppu sisältävät positiivisia asioita. Raportin viimeinen osa on tärkein osa, koska se on helpoin muistaa. Listaa siis parannettavat asiat raportin keskelle.
Osa 3/3: Oikeiden sanojen käyttö
Vaihe 1. Keskity raportin luomiseen, joka kuvaa omaa suoritustasi
Kuten tiedämme, loit tämän raportin, koska sinua pyydettiin arvioimaan itseäsi. Kuitenkin monet ihmiset sisältävät negatiivisia asioita ja puhuvat muista ihmisistä.
- Älä käytä suorituskykyraportteja itsepuolustukseksi. Ole positiivinen niin hyvin kuin voit, esimerkiksi sanomalla:”Määritän aina tapaamisaikataulun sen jälkeen, kun olen keskustellut työtovereiden, kollegoiden ja asiakkaiden kanssa, koska arvostan todella heidän aikaansa ja kiirettä.” Ajan arvostaminen voi antaa positiivisen vaikutelman ja osoittaa viisaan ajattelutavan.
- Älä keskustele muista ihmisistä, koska tämä raportti ei ole tarkoitettu kritisoimaan muiden ihmisten työtä tai persoonallisuutta.
- Sinun ei myöskään tarvitse verrata itseäsi muihin, kun raportoit saavutuksista. Selitä, mitä olet tehnyt, vähentämättä työtovereita, jotka eivät ole saavuttaneet samaa suorituskykyä.
Vaihe 2. Kirjoita rakentavaa kritiikkiä heikkouksistasi
Raportti, joka sisältää vain hyvää, voi tuntua epärealistiselta, mutta sinun on oltava hyvin varovainen, kun myönnät virheet.
- Anna itsellesi kritiikki erillisessä osassa osoittaaksesi vilpittömyytesi tämän ongelman käsittelyssä. Esimerkiksi:”Priorisoin työtä niin paljon ja haluan saavuttaa parhaat tulokset, että luulen välittäväni vähemmän työtovereistani. Parannan edelleen viestintätaitojani tämän ongelman ratkaisemiseksi.” Nämä lausunnot voivat antaa positiivisen kuvan tekijästä (töihin keskittyvä perfektionisti on hyvä asia) ja osoittaa kyvyn olla tietoinen omista heikkouksista.
- Mainitse parannettavat näkökohdat. Älä täytä koko raporttia parannussuunnitelmilla. Keskity saavutusten selittämiseen, mutta sinun on lueteltava joitain parannettavia tai parannettavia näkökohtia. Älä kuitenkaan arvostele liikaa itseäsi, koska sinusta koetaan itseluottamuksen puute.
- Osoita positiivinen ajattelutapa esittämällä parannussuunnitelmia. Ole positiivinen ja toimintahakuinen. Kuvaile suunnitelmaasi rakentavilla sanoilla. Sen sijaan, että kerrot vain tarinan epäonnistumisestasi, sano, että haluat parantaa tiettyä puolta ja mitä toimia aiot tehdä.
Vaihe 3. Ehdota urakehitysmahdollisuuksia
Jos haluat saada mahdollisuuden osallistua koulutukseen tai kutsua kokoukseen, tulosraportti on hyvä tapa välittää se. Älä ehdota korvausta tämän kertomuksen kautta.
- Kerro myös ajatuksiasi innovatiivisten projektien toteuttamisesta, jotka ovat hyödyllisiä yritykselle.
- Yritä selvittää, miksi pomosi pyysi sinua tekemään raportin, keskustelemaan muiden kanssa, määrittämään bonusten jakaminen jne.
Vaihe 4. Käytä täydellisiä lauseita
Monet työntekijät yrittävät kirjoittaa muistiin mahdollisimman paljon tietoja, jotta raportit näyttävät sotkuisilta. Älä anna raporttisi näyttää sekavalta muistiinpanolta.
- Vältä esimerkiksi ilmauksen "tarkistettu sisältö" käyttöä, koska se on liian lyhyt. On hyvä idea käyttää kokonaisia lauseita selittääksesi keskustelua tai välittääksesi kohta kohdalta tietoja.
- Välitön esimiehesi lisäksi joku muu, esimerkiksi ylemmän tason johtaja, voi lukea raporttisi. Siksi sinun on annettava selkeitä ja yksityiskohtaisia tietoja sen sijaan, että olettaisit, että kaikki tietävät jo, mitä yrität sanoa tai tehdä.
Vaihe 5. Ole positiivinen ja rehellinen
Vaikka on asioita, jotka on korjattava, voit tehdä ne myöhemmin. Keskity tulevaisuuteen, älä menneisiin epäonnistumisiin.
- Älä anna negatiivista, valittavaa, röyhkeää tai ylimielistä vaikutelmaa. Osoita positiivista asennetta, kykene työskentelemään tiimissä ja selitä saavutuksesi nöyrästi.
- Jos yrityksessä on asioita, joista et pidä, älä kirjoita niitä raporttiin. Käytä tämä tilaisuus todistaaksesi, miksi yritystä tarvitaan.
Vaihe 6. Todista se, älä vain puhu
Yritä antaa raportissasi tiettyjä tietoja, ei vain yleisiä lausuntoja.
- Esimerkiksi: sen sijaan, että sanoisi:”Olen luotettava työntekijä. Saavuin toimistoon ja saavuin kokoushuoneeseen ajoissa.” annat paremmin tarkkoja läsnäolotietoja ja erityisiä todisteita siitä, että olet kunnioitettava.
- Esitä todisteita (mukaan lukien numerot) yleisten lausuntojen tueksi, jotta raportistasi tulisi hyödyllisempi ja uskottavampi.
Lue linkki:
Vinkkejä
- Tee raportteja etukäteen. Älä viivyttele ennen kuin aika loppuu.
- Osoita positiivista asennetta!
- Lue viime vuoden tulosraportti uudelleen, jotta pystyt muistamaan selvästi asettamasi tavoitteet ja työtavoitteet.
Varoitus
- Älä teeskentele tai valehtele.
- Älä anna negatiivisia tietoja työtovereistasi tulosraporteissa.
