Voit kirjoittaa hakemuskirjeen, jos tarvitset sponsorin suunnitellun toiminnan tai muiden tarpeiden tueksi. Kirjoita hakemuskirje, joka voi vakuuttaa sponsorin siitä, että suunnitelmasi kannattaa tukea. Lisäksi selitä pääpiirteittäin, mitä etuja hän saa. Kun opit kirjoittamaan hyvän kirjeen, näet eron hyväksytyn hakemuksen ja hylätyn hakemuksen välillä.
Vaihe
Osa 1/3: Hakemuskirjeen valmistelu
Vaihe 1. Määritä tavoitteet
Mitä haluat erityisesti hankkia sponsoreita? Mitä tehdä, jos olet valmis ryhtymään sponsoriksi? Mitä teet ja miksi tarvitset sponsoreita? Sinun pitäisi pystyä vastaamaan kaikkiin näihin kysymyksiin ennen hakemuksen kirjoittamista.
- Hakemuskirje on kirjoitettava erikseen ja sillä on oltava erityinen tarkoitus. Ei ole mitään järkeä kirjoittaa kirjettä, jos se on epäselvä tai et tiedä mitä haluat ja miksi.
- Etsi vastauksia siihen, miksi sinun on suunniteltava. Sponsorointihakemukset, jotka on lähetetty, koska ne haluavat saavuttaa tiettyjä tavoitteita tai unelmia, ovat yleensä helpompia menestyä. Yritä herättää usko siihen, miksi jonkun on tuettava asiaasi antamalla aikaa tai rahaa selittämällä, kuinka hänen apunsa auttaa ihmistä tai yhteisöä.
Vaihe 2. Tee luettelo yrityksistä
Ketä siirretään tukemaan suunnitelmaasi? Onko yrityksen omistajilla henkilökohtaisia syitä tukea suunnitelmaasi? Tai onko voittoa tavoittelematon järjestö, joka haluaa olla sponsori, koska sillä on sama tehtävä. Kuka on sponsoroinut samaa toimintaa? Yritä löytää lisätietoja.
- Kirjoita ylös yritysten tai henkilöiden nimet, jotka tunnet henkilökohtaisesti, mukaan lukien henkilöt, joiden kanssa työskentelet. Älä koskaan unohda henkilökohtaisia suhteita.
- Älä aliarvioi pieniä yrityksiä tai yrittäjiä, joilla ei ole myyntipisteitä. Ehkä he haluavat myös antaa. Muista, että voit myös tutustua paikallisiin yrityksiin. Lähiympäristön yritykset näkevät yleensä yhteisön kanssa muodostetun suhteen hyödyllisenä.
- Jos työskentelet tiimissä, jaa luetteloimasi yritys ryhmiin ja pyydä jokaista jäsentä ottamaan yhteyttä yritykseen, jotta jokainen tekee omansa.
Vaihe 3. Määritä mitä etsit
Sponsorointihakemuskirjeitä on monenlaisia. Päätä, mitä pyydät, ennen kuin kirjoitat hakemuskirjeen.
- Lahjoitukset voivat olla rahaa tai tavaroita. Tavaroiden antaminen lahjoituksena tarkoittaa materiaalien tai tuotteiden luovuttamista, joita voidaan käyttää tapahtuman aikana, pelkän rahan antamisen sijaan. Joskus lahjoituksia annetaan palveluina eikä tavaroina.
- Ehkä tarvitset vapaaehtoisia, ei tuotteita. Joka tapauksessa tarkenna mitä tarvitset.
Vaihe 4. Päätä vaihtoehdoista, joita haluat tarjota
Sponsorointihakemuksessa voit tarjota useita erilaisia tukimuotoja, joista voit valita. Näin teet sekä pienille että suurille yrityksille mahdollisuuksia tarjota tukea mahdollisuuksiensa mukaan.
- Määritä tuen ja etujen määrä. Sinun on selitettävä, mitä etuuksia he saavat annetun tuen määrän mukaan. Ihmisten, jotka antavat enemmän, pitäisi saada enemmän hyötyä.
- Voit tarjota mainontaa, julkisia ilmoituksia yrityksestäsi tai sponsoroinnistasi ja logoja verkkosivustoilla tai mainosmateriaaleissa/-ohjelmissa.
Vaihe 5. Määritä kirjeen vastaanottavan henkilön nimi
Älä koskaan lähetä yleisesti osoitettua kirjettä "asianomaisille", koska se vaikuttaa vähemmän henkilökohtaiselta.
- Yleensä tämä kirje on osoitettava henkilöstöosastosta vastaavalle henkilölle tai toimitusjohtajalle. Kokeile soittaa yritykseen tai etsiä verkkosivustolta, kuka vastaa sponsoroinnista. Älä toista arvausta tästä asiasta. Onnistuakseen sponsorointihakemuskirje on osoitettava oikealle henkilölle. Kirjoita nimi ja otsikko oikeinkirjoituksella.
- Selvitä myös, onko tällä yrityksellä/organisaatiolla lahjoituskäytäntö, jotta et tuhlaa aikaa ja voit tehdä pyynnön yrityksen käytännön mukaisesti.
Osa 2/3: Kirjainmuotojen ymmärtäminen
Vaihe 1. Tutki sponsorin hakemuskirjeen näytteitä
Näet esimerkkejä tästä kirjeestä Internetissä, jotkut ovat maksettuja, mutta jotkut ovat ilmaisia. Lue nämä esimerkit, jotta ymmärrät muodon ja sisällön.
- Älä kuitenkaan kopioi koko mallikirjettä. Yritä järjestää sanat itse niin, että kirjeesi näyttää henkilökohtaiselta ja helposti luettavalta.
- Jos esimerkiksi tiedät, että yrityksen johtajalla on suunnitelmiin liittyvä tausta, kirjoita hänelle henkilökohtainen kirje. Yritä selvittää henkilön tai yrityksen tausta, jolle kirjoitat, ja rakenna sisältö niin, että se näyttää henkilökohtaisemmalta.
Vaihe 2. Valitse oikea kielityyli yleisön mukaan
Sinun on kuitenkin kirjoitettava ammattimainen hakemuskirje ja älä käytä sanoja, joita käytetään jokapäiväisessä keskustelussa.
- Kirjoita paperille kirje, jossa on kirjelomake, jossa on logo ja organisaatiosi nimi. Tämä tekee sovelluksestasi ammattimaisemman. Jos haet sponsorointia itsellesi, luo kirjepaperi, jossa on nimesi oikealla fontilla, jotta se kuulostaisi ammattimaiselta.
- Jos kirjoitat kirjettä yritykselle tai organisaatiolle, sitä virallisempi se on, sitä parempi. Jos se on osoitettu perheenjäsenelle tai ystävälle, kirjoita kirje, joka ei ole liian muodollinen, mutta ei liian rento kuulostamaan töykeältä. Epävirallisten sähköpostiosoitteiden kautta lähetetyt sponsorointihakemukset eivät yleensä onnistu.
Vaihe 3. Käytä normaalia liikekirjeformaattia
Sponsorointihakemuksen kirjeessä on käytettävä liikekirjeen muotoa. Käytä oikeita kirjaimia, jotta se näyttää ammattimaiselta.
- Aloita kirjeen kirjoittaminen lisäämällä päivämäärä, sponsorin nimi ja osoite.
- Ohita tyhjä rivi ja kirjoita sitten: Hyvä (nimi) ja lopeta pilkulla.
- Kirjoita lyhyt kirje. Riittää, kun kirjoitat sponsorointihakemuksen yhdelle sivulle, jotta se ei vie liikaa lukijan aikaa. Muutetut ihmiset antavat sinulle minuutin lukea kirjeesi. Siksi kirjoita yhdelle sivulle lyhyt ja selkeä kirje.
- Lähetä kirje postin tai kuriirin välityksellä, koska sähköpostilla lähetetty pyyntö vaikuttaa merkityksettömältä.
Vaihe 4. Lopeta kirje kiitoskirjeellä
Kirjeen lopussa kiitän heitä huomiosta. Ohita yksi rivi kappaleen lopussa ja jätä tyhjä tila allekirjoituksellesi.
- Lopeta kirje antamalla ammattimainen ja kunnioittava tervehdys, esimerkiksi: Ystävällisin terveisin/minä. Kirjoita nimesi ja otsikkosi ja allekirjoita se.
- Kiinnitä muita materiaaleja. Lähetä myös esitteitä kirjeen kanssa, jotta saat yleiskuvan toiminnastasi tai yrityksestäsi. Tämä voi lisätä uskottavuuttasi ja saada vastaanottajan tuntemaan olonsa mukavaksi tukemaan sinua.
- Jos organisaatiosi on kuulunut, sisällytä myös artikkeleita tai uutisia siitä, mitä olet tehnyt.
Osa 3/3: Kirjeen sisällön tarkentaminen
Vaihe 1. Kirjoita hyvä johdanto
Kirjeen alussa sinun tulee esitellä itsesi, yrityksen nimi ja kuvata suunnitelmasi. Älä kirjoita asioita, jotka eivät ole välttämättömiä, jotta lukija tuntee heti olevansa kiinnostunut kirjeesi sisällöstä.
- Älä oleta, että ihmiset tietävät jo kuka olet tai mitä organisaatiosi tekee. Anna selitys yrityksestä (jos se on osoitettu yritykselle) tai itsestäsi (jos se on osoitettu jollekin). Esimerkiksi: _ on voittoa tavoittelematon organisaatio, joka on sitoutunut kunnostamaan _ jne.
- Korosta onnistumisia, jotka olet joutunut osoittamaan, että sponsorina olemisessa ei ole riskiä. Selitä myös, kuinka käytät sponsorin rahoja erityisesti.
- Toisessa tai ensimmäisessä kappaleessa sinun tulee heti hakea ja selittää, miksi kysyt.
Vaihe 2. Kirjoita sponsorina olemisen edut muistiin
Jotta voit ryhtyä sponsoriksi, sinun on kyettävä vakuuttamaan yritys tai henkilö eduista, joita he saavat sponsoroimalla. Selitä siksi kirjeen keskellä, mitä hyötyä siitä on heille, ei sinulle.
- Esimerkki: selitä, että sponsorina olemisen etu on hyvän julkisuuden saaminen. Ole tarkempi: kattaako tämä toiminta television? Kuinka monta ihmistä tulee? Onko VIP -vieraita? Jos niitä sponsoroi muita suuria yrityksiä tai kilpailijoita, listataanko ne myös?
- Anna valinta. Yritykset tai ihmiset, jotka haluavat ryhtyä sponsoreiksi, suosivat yleensä, jos on olemassa heidän tarpeisiinsa tai budjettiinsa sopiva vaihtoehto.
Vaihe 3. Anna vakuuttavia todisteita
Sisällytä joitakin lukuja, kuten yleisöjen lukumäärä tai kohderyhmät, joihin he voivat päästä.
- Älä myöskään unohda puhua sponsoroinnin emotionaalisista vaikutuksista. Esimerkiksi: lyhyt tarina autettavasta voi olla erittäin vaikutusvaltainen.
- Selitä, miten tunnistat sponsoroinnin. Ehkä sponsori saa ilmaisen osaston tapahtuman aikana vastineeksi sponsoroinnista.
- Anna heille tärkeät tiedot, joita he tarvitsevat tehdäkseen päätöksen tästä sponsoroinnista. Muista lisätä yhteystietosi ja haluamasi vastauksen vastaanottopäivä. Liitä myös leimattu tyhjä kirjekuori, johon on kirjoitettu oma osoitteesi, jotta sponsorien on helpompi lähettää vastauksia.
- Kysy sponsoreilta, mitä tunnustusta he haluavat. Esimerkiksi miltä he haluavat heidän nimensä näyttävän ja haluavatko sen tunnustavan? Kysy, tarjoa mahdollisuuksia, äläkä oleta.
Vaihe 4. Selitä tämän toiminnan tausta
Sinun on kuvattava yksityiskohtaiset toimet yksityiskohtaisesti organisaation tukemiseksi ja haluamasi toiminnot.
- Jos haluat esimerkiksi kirjoittaa kirjeen, jossa pyydetään sponsorointia hyväntekeväisyysjärjestölle, selitä varainkeräyksen tausta, esimerkiksi milloin organisaatiosi perustettiin, kuka vastaa siitä, kenelle varat myönnettiin ja mahdolliset palkinnot tai saavutukset on saavutettu.
- Näytä, älä vain puhu. Älä puhu vain ryhmistä tai aktiviteeteista, jotka ovat hyviä tai kannattaa tukea. Anna yksityiskohtaisia todisteita, jotka voivat vakuuttaa, että tämä ryhmä tai toiminta on todella hyvä ja ansaitsee tukea. Todisteet ovat yleensä vakuuttavampia kuin superlatiivit.
Vaihe 5. Seuraa henkilökohtaisesti
Kirjeiden lähettäminen ei ole paras tapa luoda henkilökohtainen suhde. Vaikka sponsorointihakemuksen lähettäminen on hyvä idea, sinun on seurattava tätä kirjettä henkilökohtaisesti.
- Kokeile soittaa tai tulla henkilökohtaisesti, jos et ole saanut vastausta 10 päivän kuluessa. Muista kuitenkin, että monet johtajat ovat erittäin kiireisiä ja pitävät sitä ärsyttävänä. Suosittelemme varaamaan ajan tai soittamaan etukäteen.
- Osoita, että olet erittäin tyytyväinen tähän toimintasuunnitelmaan. Vältä negatiivista puhetta. Älä anna vaikutelmaa, että kerjäät tai provosoit syyllisyyttä saadaksesi heidät lahjoittamaan.
- Jos vastaus on "ehkä", älä epäröi seurata. Älä vain kiirehdi tai liioittele sitä, koska ne voivat häiritä.
- Älä odota liikaa. Älä oleta, että he kutsuvat sinut kokoukseen tai haluavat olla sponsori. Kiitos heille huomiosta.
- Lähetä kiitoskortti, jos pyyntösi hyväksytään.
Vaihe 6. Tarkista sähköpostisi
Mahdollisuudet saada sponsoreita menetetään, jos et tarkista lähettämääsi kirjettä. Kirje, jossa on paljon kirjoitusvirheitä tai kieliopillisia virheitä, ei ole ammattimainen kirje. Miksi sisällyttäisit henkilön/yrityksen nimen toimintaan, joka ei ollut ammattimaisesti valmisteltua?
- Tarkista välimerkit. Monet ihmiset eivät osaa käyttää pilkkuja tai muita välimerkkejä oikein. Tällaiset pienet asiat ovat täällä erittäin tärkeitä.
- Tulosta kirje, jätä se rauhaan ja lue se muutaman tunnin kuluttua. Joskus silmämme luottavat kirjoittamiseen tietokoneen näytölle niin, että kirjoitusvirheet on helppo sivuuttaa.
- Lähetä kirje ammattimaisen kirjekuoressa, jossa on riittävät postikulut, tai käytä hyvää kuriiripalvelua.
Vaihe 7. Mallikirje:
Kirjelomake (jos sellainen on) Päivämäärä: _
Osoite: _
_
_
Rakas. Naiset ja herrat _
Äskettäin minut kutsuttiin osallistumaan maailman kauneuskuningatar -kilpailuun, joka järjestetään Yhdysvalloissa vuonna 2016. Tällä hetkellä minut on valittu Puteri Indonesiaksi ja haluan osallistua kansainväliseen kilpailuun ensi vuonna.
Tämän kirjeen avulla haluan hakea sponsorointia, jotta voin osallistua kilpailuun yli 100 kilpailijan kanssa eri maista. Tapahtuma televisioidaan kansainvälisesti ja sen odotetaan houkuttelevan 300 000 ihmistä. Sponsorien nimet näkyvät tässä kilpailussa ja kilpailun järjestäjän verkkosivustolla.
Rahoitustukea voidaan myöntää seuraavien vaihtoehtojen mukaisesti:
Rp_ - Nimi, kuvaus ja logo
Rp_ - Nimi ja kuvaus
Rp_ - Nimi ja logo
Rp_ - Nimi
Jos olet valmis ryhtymään sponsoriksi, odotan uutisia viimeistään _.
Kiitos tälle sovellukselle antamastasi huomiosta.
Kunnioittaen, allekirjoitus
Koko nimi
Vinkkejä
- Tee pyyntöjä kohteliaasti, älä vaadi.
- Etsi tietoa kuka päätöksentekijä jolle voit soittaa, sihteerin tai kolmannen henkilön sijasta.
- Kirjoita kirjeesi, ellei käsinkirjoituksesi ole kovin kaunis, jotta se näyttää ammattimaisemmalta.
- Tulosta kirjeet korkealaatuiselle paperille parempien tulosten saavuttamiseksi.
- Yrityksiä pyydetään lähes aina sponsoreiksi. Selitä siksi, miksi tietty yritys on oikea tukemaan toimintaasi.
- Liitä sponsorointilomake, jotta joku lähettämästäsi yrityksestä voi täyttää.
Aiheeseen liittyvä artikkeli
- Kuinka kirjoittaa kirje
- Kirjoita Kirjoita lukijan kirje
