Loma on aika lähteä virallisesti töistä tai yliopistosta. Voit hakea lomaa monista eri syistä, kuten sairaudesta, sairaasta perheenjäsenestä tai pidennetystä lomasta. Joissakin tapauksissa työntekijöillä on tiettyjä lomaoikeuksia, kuten vuosiloma, äitiys, avioliitto tai perheenjäsenen kuolema. "Loman" määritelmä vaihtelee vuorokaudenajan mukaan. Joissakin tapauksissa lyhytaikaista lomaa, kuten alle kuukauden aikaa töistä tai yliopistosta, ei pidetä lomana, kun taas toisissa tapauksissa vain yhden viikon lomaa voidaan pitää lomana. Vapaan määritelmän ymmärtäminen toimistossa tai yliopistossa on erittäin tärkeää ennen lomahakemuksen kirjoittamista. Tämä johtuu siitä, että hakemasi loma ei välttämättä täytä virallista lomahakemusta koskevia vaatimuksia.
Vaihe
Osa 1/3: Työluvan hakeminen
Vaihe 1. Kerro esimiehellesi hyvissä ajoin
Ennen kuin haet lomaa työstä, sinun tulee ilmoittaa asiasta esimiehellesi hyvissä ajoin. Tällaisia ilmoituksia ei tietenkään aina voida tehdä tietyissä olosuhteissa, kuten perheenjäsenen äkillinen kuolema. Jos kuitenkin voit kertoa heille etukäteen (esimerkiksi jos haet muutaman viikon tai kuukauden lomaa), yritä kirjoittaa lomapyyntökirje etukäteen, jotta pomosi ja työtoverisi voivat muokata työsuunnitelmiaan tule toimeen sen kanssa. Paras tapa ilmoittaa esimiehellesi etukäteen on puhua lomasi suunnitelmista ennen kirjeen virallista lähettämistä. Tällä tavalla kirjeen ensimmäinen virke on pomollesi etukäteen tiedossa eikä yllätä häntä.
Vaihe 2. Määritä lomapäivät
Määritä tarkka päivämäärä, jona aiot lähteä. Yritä olla epäröimättä vapaa -ajan määrittämisessä. Vaikka tarkat lomapäivät on asetettu esimiehellesi ja työtovereillesi, jotta he voivat hallita työtäsi vapaa-ajallasi, joissakin tapauksissa et ehkä voi olla varma. Joten jos mahdollista, yritä kirjoittaa suunnitellun lomasi päivämäärät mahdollisimman tarkasti lähettämääsi kirjeeseen.
Vaihe 3. Selitä lomasi syy rehellisesti pomollesi
Kerro esimiehellesi syistäsi pitää lomaa. Tämä ei tarkoita, että sinun on mentävä kaikkiin yksityiskohtiin. Monissa tapauksissa pomollasi ei ole oikeutta tietää joitain henkilökohtaisen elämäsi näkökohtia. Lomasi syyn rehellinen ja avoin kertominen vähentää kuitenkin mahdollisuuksiasi, että sinulla on ongelmia toimiston hallinnassa.
Vaihe 4. Keskustele työsi suorittamisesta lomalla
Vapaakirjeessäsi sinun on ilmoitettava, että ymmärrät työtehtäväsi, ja ennen kuin lähdet vilpittömässä mielessä keskustelemaan siitä, miten voit tehdä työsi lomasi aikana. Voit myös ottaa huomioon huomiosi työn suorittamisessa (esimerkiksi luetteloimalla yksityiskohtaisia muistiinpanoja auttaaksesi alaisiasi suorittamaan projektit lomasi aikana ja antamalla yhteystiedot, joihin alaisesi voivat ottaa yhteyttä, jos he tarvitsevat apuasi).
Vaihe 5. Tiedä millaista lomaa sinulla on oikeus
Laillisesti sinulla on oikeus tiettyyn lomaan. On tärkeää ymmärtää ero tällaisen loman ja työnantajan luvalla myönnetyn loman välillä.
- Esimerkiksi Yhdysvalloissa äitiys- tai adoptiovapaa myönnetään 12 viikon ajaksi perhe- ja sairauslomalain nojalla. Selvitä, täytätkö lomasääntöjen vaatimukset. Edellytyksenä on, että olet työskennellyt vähintään 12 kuukautta ennen loman alkua ja 1250 tuntia kyseisen 12 kuukauden aikana. Yrityksen, jossa työskentelet, omistajan on myös palkattava vähintään 50 henkilöä yhteen paikkaan tai 120 km: n etäisyydelle paikasta. Yrityksen omistaja, jossa työskentelet, on myös sisällytettävä luokkaan, jonka on tarjottava loma näiden sääntöjen mukaisesti.
- Jos haet lomaa, johon sinulla on laillinen oikeus, voit kirjoittaa vapaata vastaavan hakemuksen. Voit esimerkiksi kirjoittaa: "Kuten me kaikki tiedämme, minulla on oikeus pitää äitiyslomaa. Toivon, että voisin ottaa väliloman (lisää suunniteltua lomapäivääsi). Miten voin ottaa lomaa vaarantamatta yrityksen tuottavuutta?" Kysymys siitä, miten työn tuottavuus voidaan ylläpitää, osoittaa huolenne yrityksen jatkuvuudesta ja saa sinut nähdyksi hyvänä työntekijänä toimistossa.
- Jos haet lomaa, joka ei ole sinun oikeutesi, muuta hakemuskirjeesi sisältöä siten, että se kuulostaa syylliseltä häirintään työssä, ja lupaa korvata vapaa -aikasi mahdollisimman paljon.
- Ilmoita pomollesi, jos sinulla on palkatonta lomaa.
- Sisällytä nämä tiedot kirjeeseen, jotta HR voi harkita lomasi uudelleenhakemista, jos työnantaja hylkää lomapyyntösi.
Vaihe 6. Sisällytä ehdotuksia työn jakamiseksi lomalla
Vaikka lopulta pomosi päättää, yritä neuvoa, kuka sopii parhaiten tiettyjen työtehtävien suorittamiseen lomallasi. Yritä olla antamatta kaikkea työtäsi vain yhdelle henkilölle, koska se lisää työmäärää.
Vaihe 7. Kirjoita kirje kohteliaasti
Kirjoita kohtelias lomahakemus olosuhteista riippumatta. Toisin sanoen, sinun pitäisi pyytää lomasi myöntämistä eikä pakottaa sitä, vaikka sinulla olisi siihen oikeus. Kohtelias lomanhakeminen vähentää ristiriitoja yrityksen johdon kanssa.
Osa 2/3: Yliopistovapaan hakeminen
Vaihe 1. Etsi lomahakemuslomake
Opiskelijoiden, jotka haluavat hakea lomaa, on yleensä täytettävä tietyt lomakkeet. Voit ehkä ladata tämän lomakkeen yliopiston verkkosivuilta. Tämän lomakkeen pitäisi olla saatavilla myös kampuksen akateemisissa ja opiskelijaosioissa.
Vaihe 2. Täytä lomahakemuslomake
Tämä lomake on yleensä täytettävä nimesi, opiskelijanumerosi, kampuksesi nimen ja osoitteen sekä kurssin pääaineesi kanssa.
- Tämä lomake on ehkä täytettävä myös kansalaisuudella tai viisumilla, koska opintovapaa vaikuttaa kansainvälisen opiskelijaviisumin asemaan. Koska jos olet kansainvälinen opiskelija, viisumi myönnetään opiskelija -asemasi vuoksi. Tämän seurauksena, jos lopetat opiskelun pitkäksi aikaa, sinua saatetaan pyytää palaamaan kotimaahasi ja saatat joutua hakemaan uutta viisumia palataksesi. Selvitä, miten vapaa -aika vaikuttaa viisumiisi, jos olet kansainvälinen opiskelija ja sinulla on opiskelijaviisumi. Tämä käytäntö voi vaihdella maittain, ja sitä säätelee asianomainen ministeriö.
- Yhdysvaltain yliopistoissa tällä lomakkeella kysytään myös asemastasi liittohallituksen apurahan saajana. Jos opiskelet Yhdysvalloissa ja saat liittohallituksen apurahan, sinun on yleensä jatkettava opintoja ansaitaksesi sen. Loma voi vaikuttaa asemaasi tämän apurahan saajana, joten sinun tulee ottaa yhteyttä apurahatoimistoon ja keskustella siellä olevan neuvonantajan kanssa selvittääksesi, miten parhaiten hakea lomaa.
Vaihe 3. Luo lomakirje muiden tositteiden kanssa
Lomahakemuskirjeen mukana on yleensä asiakirjoja, jotka yliopistosi tarvitsee myöntää. Jos haet lupaa tehtävien suorittamiseen, liitä mukaan saamasi asevelvollisuus. Jos haet lomaa terveydellisistä syistä, liitä mukaan lääkärin kirje, joka vahvistaa sen. Jos kuitenkin haet lomaa henkilökohtaisista syistä, kuvaile kirjeessä lomapyyntösi ehdot ja syyt.
Vaihe 4. Selitä syyt rehellisesti
Jos lomahakemuksesi johtuu henkilökohtaisista syistä, sinun on selitettävä se julkisesti pääaineellesi. Joten he voivat määrittää, onko tilasi todella oikeutettu lomalle.
Vaihe 5. Listaa kaikki asiat, joita haluat vielä käsitellä lomasi aikana
Oletetaan esimerkiksi, että haluat rekisteröityä ulkopuoliseksi tutkimusavustajaksi. Viimeisen vuoden jatko -opiskelijoilla on yleensä oikeus hakea lomaa tästä syystä. Ennen loman myöntämistä opiskelijoiden on kuitenkin keskusteltava tästä suunnitelmasta akateemisen ohjaajansa kanssa. Näin akateeminen ohjaaja voi taata, että saavutat laitoksen tutkimustavoitteet. Mainitse mitä haluat tehdä lomallasi.
Osa 3/3: Lomakirjeiden muotoilu
Vaihe 1. Anna palautusosoite
Osoitteen lisääminen voi tuntua vähäpätöiseltä, jos toimistosi ja yrityksesi, jossa työskentelet, omistajat sijaitsevat samassa rakennuksessa. Tämä varmistaa kuitenkin, että postisi palautetaan oikeaan osoitteeseen, jos sitä ei toimiteta. Henkilöstöosaston on myös helpompi lähettää kirjeesi, jos siihen on kirjoitettu osoite.
Vaihe 2. Lisää kirjeen päivämäärä
Usein kirjeen kirjoittajat sisältävät kirjeen aloituspäivän, mutta jos sen kirjoittaminen kesti muutaman päivän, muista muuttaa kirjeen päivämäärä sen valmistumis- ja allekirjoituspäivämäärään.
Vaihe 3. Lisää kohdeosoite
Liitä mukaan postiosoitteen nimi ja osoite sekä akateeminen tutkinto (esim. Tohtori Ridwan tai prof. Susan).
Vaihe 4. Käytä tervehdyksessä postiosoitteessa mainittua nimeä
Vaikka tunnet pomosi hyvin, kirjoita kirjeeseen muodollinen tervehdys kirjoittamalla hänen ammatillinen tai akateeminen nimensä ja hänen sukunimensä.
Vaihe 5. Päätä, mitä kirjainmuotoa käytät kirjekappaleissa
Yleisesti käytetty muoto on suora muoto, joka noudattaa kirjoitussääntöjä:
- Kappaleen kirjaimen jokainen rivi on sijoitettu yhden välilyönnin väliin.
- Kaikki kirjaimen rivit on jätettävä tasattavaksi.
- Kaikki lauseet alkavat vasemmasta reunasta, eikä kappaleen alkua ole sisennetty.
- Jätä tyhjä rivi kohdan loppuun.
- Näet esimerkin suoramuotoisesta kirjeestä täältä.
Vaihe 6. Päätä kirjeesi kohteliaasti, kuten "Ystävällisin terveisin"
- Kirjoita viimeisen kappaleen väliin tyhjä rivi ja tervehdys.
- Kirjoita neljä tyhjää riviä "Terveisin" ja nimesi väliin.
Vaihe 7. Allekirjoita kirje
Kun olet tulostanut kirjeen, kirjoita allekirjoituksesi neljälle tyhjälle riville lopputervehdyksen ja nimesi väliin.
