Ongelmalausunto on lyhyt teksti, joka yleensä sijaitsee raportin tai ehdotuksen alussa, jotta selitetään ongelma tai asia, josta asiakirja käsittelee lukijaa. Yleensä ongelmalausunnossa hahmotellaan ongelman perustiedot, selitetään, miksi ongelma on tärkeä, ja määritetään ratkaisu mahdollisimman nopeasti ja suoraan. Ongelmaformulaatioita käytetään usein liike -elämässä suunnittelutarkoituksiin, mutta niitä voidaan käyttää myös akateemisissa tilanteissa osana tyyliteltyä raporttia, kuten kirjallinen raportti tai projekti. Katso vaihe 1 alta, niin voit aloittaa oman ongelmanmuodostuksen kirjoittamisen!
Vaihe
Tapa 1 /2: Kirjoita oma ongelmalausunto
Vaihe 1. Kuvaile "ihanteellinen" tila
Ongelmalausunnon kirjoittamiseen on monia erilaisia tapoja - jotkut lähteet suosittelevat siirtymistä suoraan itse ongelmaan, kun taas toiset suosittelevat ensin jonkin taustakontekstin tekemistä ongelman (ja ratkaisun) helpottamiseksi lukijan ymmärtämiseksi. Jos et ole varma, miten aloittaa, valitse toinen vaihtoehto. Vaikka lyhyys on asia, johon jokaisen käytännön kirjoituksen tulisi pyrkiä, hyvä ymmärrys on vielä tärkeämpää. Aloita selittämällä, miten asioiden pitäisi toimia. Ennen kuin mainitset ongelmasi, selitä muutamalla lauseella, miten asiat olisivat menneet, jos ongelmia ei olisi.
Oletetaan esimerkiksi, että työskentelemme suuren lentoyhtiön palveluksessa ja olemme huomanneet, että tapa, jolla matkustajat nousivat koneeseemme, on tehotonta aikaa ja resursseja käytettäessä. Tässä tapauksessa voisimme aloittaa ongelman määrittelemisen kuvaamalla ideaalitilanteen, jossa lennolle pääsyn järjestelmä on tehoton, kuten lentoyhtiön pitäisi saavuttaa, esimerkiksi näin: "ABC Airlinesin käyttämän nousuprotokollan tulisi pyrkiä saamaan kaikki tämän lennon matkustajat kyytiin. nopeasti ja tehokkaasti, jotta kone voi nousta mahdollisimman nopeasti. Pääsyprosessi on optimoitava ajan tehokkuuden vuoksi, mutta sen on myös oltava riittävän yksinkertainen, jotta se on kaikkien matkustajien helposti ymmärrettävissä."
Vaihe 2. Kuvaile ongelmasi
Keksijän Charles Ketteringin sanoin: "Hyvin ilmaistu ongelma on puoliksi ratkaistu ongelma." Yksi ongelmalausunnon tärkeimmistä (ellei tärkeimmistä) tavoitteista on ilmaista lukijalle osoitettu ongelma selkeällä, yksinkertaisella ja helposti ymmärrettävällä tavalla. Tee yhteenveto lyhyesti ongelmasta, jonka haluat ratkaista - tämä on ongelman ytimessä ja sijoittaa tärkeimmät tiedot ongelmailmoitukseen lähellä yläosaa, missä se näkyy parhaiten. Jos olet juuri todennut "ihanteellisen" tilan, kuten yllä ehdotettiin, voit aloittaa lauseesi lauseella, kuten "Kuitenkin …" tai "Valitettavasti …" osoittaaksesi, että havaitsemasi ongelma on mikä estää ihanteellista visiota muuttumasta todellisuudeksi.
Oletetaan, että luulemme kehittäneemme nopeamman ja tehokkaamman järjestelmän matkustajien saamiseksi lentokoneeseemme kuin tyypillinen "edestä" -istuinjärjestelmä. Tässä tapauksessa voisimme jatkaa muutamalla lauseella, kuten: "ABC Airlinesin nykyinen nousujärjestelmä on kuitenkin tehoton yrityksen ajan ja resurssien käyttö. Käyttämällä työtunteja hukkaan nykyiset lennolle pääsypöytäkirjat heikentävät yrityksen kilpailukykyä. Tämä vaikuttaa hitaaseen nousuprosessiin, mikä tekee tuotekuvasta epäedullisen."
Vaihe 3. Kuvaile ongelmasi taloudelliset kustannukset
Heti kun ilmoitat ongelmasi, haluat selittää, miksi se on iso juttu - loppujen lopuksi kenelläkään ei ole aikaa tai resursseja yrittää ratkaista jokaista pientä ongelmaa. Yritysmaailmassa raha on melkein aina lopputulos, joten sinun kannattaa yrittää korostaa ongelmiesi taloudellisia vaikutuksia kohdistamaasi yritykseen tai organisaatioon. Ovatko esimerkiksi keskustelusi estäneet yritystäsi ansaitsemasta enemmän rahaa? Tyhjentääkö yrityksesi rahat aktiivisesti? Vahingoittaako se tuotekuvaasi ja tyhjentääkö se sitten yrityksesi rahaa? Ole tarkka ja tarkka ongelmasi taloudellisesta taakasta - yritä määrittää ongelmasi tarkka (tai hyvin laskettu) dollarin hinta.
Esimerkissämme lentoyhtiöstä voisimme selittää seuraavanlaisen ongelman taloudelliset kustannukset: "Sisäänpääsyjärjestelmän tehottomuus on tällä hetkellä merkittävä taloudellinen taakka yritykselle. Nykyinen nousujärjestelmä tuhlaa keskimäärin noin neljä minuuttia istunnon aikana, jolloin kuluu yhteensä 20 työtuntia hukkaan päivässä jokaiselle ABC-lennolle. Tämä on noin 400 dollarin tuhlausta päivässä tai 146000 dollaria vuodessa."
Vaihe 4. Tili tiliotteellesi
Riippumatta siitä, kuinka paljon rahaa väität, tyhjentää ongelmasi yritystäsi vastaan, jos et voi perustella väitettäsi pätevillä todisteilla, sinua ei ehkä oteta vakavasti. Heti kun alat esittää konkreettisia väitteitä ongelmasi vakavuudesta, sinun on aloitettava väitteesi tueksi todisteilla. Joissakin tapauksissa tämä voi olla peräisin omasta tutkimuksestasi, asiaan liittyvän tutkimuksen tai hankkeiden tiedoista tai jopa hyvämaineisilta kolmansien osapuolten lähteiltä.
- Joissakin yritys- ja akateemisissa tilanteissa sinun on ehkä viitattava nimenomaisesti todisteisiisi ongelmalausunnon tekstissä, kun taas toisissa tilanteissa voi riittää, että käytät vain alaviitteitä tai muita lyhenteitä viittauksissasi. Jos et ole varma, kysy neuvoja esimieheltäsi tai professoriltasi.
- Tarkastellaan uudelleen edellisessä vaiheessa käyttämäämme virkettä. Ne kuvaavat ongelman kustannuksia, mutta eivät selitä, miten nämä kustannukset löydettiin. Perusteellisempi selitys voi sisältää tämän: "… Sisäisen suorituskyvynseurannan perusteella [1] Nykyinen nousujärjestelmä tuhlaa keskimäärin noin neljä minuuttia lennolle nousua kohden, mikä tuo yhteensä 20 tuntia hukkaan menevää työtä päivässä jokaisella ABC -lennolla. Terminaalin henkilökunnalle maksetaan keskimäärin 20 dollaria tunnissa, joten tämä on noin 400 dollarin tuhlausta päivässä tai 146000 dollaria vuodessa. "Huomaa alaviite - varsinaisessa ongelmaselvityksessä tämä vastaa viitettä tai liitettä, joka sisältää ilmoitetut tiedot.
Vaihe 5. Ehdota ratkaisu
Kun olet selittänyt ongelman ja miksi se on niin tärkeä, siirry selittämään, miten aiot hoitaa sen. Kuten ongelmasi alkuperäisessä lausunnossa, ratkaisusi selitys tulee kirjoittaa mahdollisimman selkeästi ja ytimekkäästi. Pidä kiinni suurista, tärkeistä ja konkreettisista konsepteista ja jätä pienet yksityiskohdat myöhempää käyttöä varten - sinulla on runsaasti mahdollisuuksia tutustua ehdotetun ratkaisun jokaiseen pieneen osaan ehdotuksessasi.
Esimerkissämme lentoyhtiöstä ratkaisumme tehottomiin nousukäytäntöihin on tämä uusi järjestelmä, jonka olemme keksineet, joten meidän pitäisi kuvata lyhyesti tämän uuden järjestelmän pääpiirteitä menemättä pieniin yksityiskohtiin. Voisimme sanoa jotain tällaista: "Käyttämällä Kowlard Business Efficiency Instituten tohtori Edward Rightin ehdottamaa muutettua nousujärjestelmää, joka säätelee matkustajia nousemaan koneeseen sivulta eikä edestä päin, ABC Airlines voi poistaa neljä hukkaan mennyttä minuuttia." Sitten voisimme jatkaa. Selittää uuden järjestelmän perusolemuksen, mutta emme käytä tätä enempää kuin pari virkettä, koska analyysimme "liha" on ehdotuksen ytimessä
Vaihe 6. Selitä ratkaisun edut
Nyt kun olet kertonut lukijoillesi, mitä tehdä tämän ongelman kanssa, on erittäin hyvä idea selittää, miksi tämä ratkaisu on hyvä idea. Koska yritykset pyrkivät aina lisäämään tehokkuutta ja ansaitsemaan enemmän rahaa, sinun kannattaa keskittyä ensisijaisesti ratkaisusi taloudellisiin vaikutuksiin - mitkä kustannukset pienenevät, mitä uusia tulomuotoja syntyy jne. Voit myös kuvata aineettomia etuja, kuten asiakastyytyväisyyden lisääntymistä, mutta kokonais selityksen ei pitäisi olla pidempi kuin muutama lause kappaleessa.
Esimerkissämme voimme kuvata lyhyesti, kuinka yrityksemme voidaan odottaa hyötyvän ratkaisumme säästämistä rahoista. Muutama tällainen lause voi toimia: "ABC Airlines voisi hyötyä merkittävästi tämän uuden nousuohjelman toteuttamisesta. Esimerkiksi arvioidut 146 000 dollarin vuotuiset säästöt voitaisiin ohjata uuteen tulonlähteeseen, kuten lentovalikoiman laajentamiseen kysyntämarkkinoille Lisäksi ABC voi olla ensimmäinen indonesialainen lentoyhtiö, joka on ottanut käyttöön tämän ratkaisun
Vaihe 7. Päätä tekemällä yhteenveto ongelmasta ja ratkaisusta
Kun olet esittänyt yrityksellesi ihanteellisen vision, tunnistanut ongelmat, jotka estävät sinua saavuttamasta tämän ihanteen, ja ehdotti ratkaisuja, olet melkein valmis. Sinun on vain tehtävä yhteenveto tärkeimmistä väitteistäsi, joiden avulla voit helposti siirtyä ehdotuksesi pääosaan. Sinun ei tarvitse tehdä tätä johtopäätöstä sen enempää kuin se on tarpeen - yritä kertoa muutamalla lauseella ongelmasi lausunnossa kuvatun perusajatus ja lähestymistapa, jota aiot käyttää artikkelin sisällössä.
Esimerkissämme lentoyhtiöstä voimme päätellä jotain tällaista: "Nykyisten lennolle pääsypöytäkirjojen optimointi tai uusien ja tehokkaampien protokollien hyväksyminen on kriittisen tärkeää yrityksen kilpailukyvyn jatkumiselle. Tässä ehdotuksessa tohtori Oikeuden kehittämiä vaihtoehtoisia lennolle pääsyprotokollia analysoidaan toteutettavuuden ja ehdotetaan toimenpiteitä tehokkaaseen täytäntöönpanoon. " Siinä esitetään yhteenveto ongelmalausunnon pääkohdista - että nykyinen nousumenettely ei ole niin hyvä ja että uusi on parempi - ja kerrotaan lukijoille, mitä tehdä seuraavaksi, jos he jatkavat lukemista
Vaihe 8. Älä unohda opinnäytetyötä akateemisessa työssä
Jos sinun on kirjoitettava ongelmalausunto kouluun/korkeakouluun, ei työhön, prosessi on suurelta osin sama, mutta saattaa olla muita asioita, joita sinun on harkittava hyvien arvosanojen varmistamiseksi. Esimerkiksi monet tieteellisen kirjoittamisen luokat pyytävät sinua sisällyttämään opinnäytetyölausunnon ongelmalausuntoosi. Opinnäytetyö (joskus yksinkertaisesti "opinnäytetyö") on yksi lause, joka tiivistää koko väitteesi sen ytimeen asti. Hyvä opinnäytetyö ilmaisee sekä ongelman että ratkaisun mahdollisimman ytimekkäästi ja selkeästi.
- Oletetaan esimerkiksi, että kirjoitamme paperia aiheesta akateeminen esseetehdas-yritys, joka myy valmiita ja/tai mittatilaustyönä tehtyjä töitä, joita opiskelijat voivat ostaa ja lähettää omana teoksenaan. Opinnäytetyömme lausumana voisimme käyttää tätä virkettä, joka tunnustaa ongelman ja ehdottamamme ratkaisun: "Akateemisten esseiden ostamisen käytäntö, joka häiritsee oppimisprosessia ja hyödyttää varakkaita opiskelijoita, voidaan voittaa tarjoamalla opettajille tehokkaita digitaalisia analyysityökaluja …"
- Jotkut luokat edellyttävät nimenomaisesti, että sijoitat opinnäytetyösi lauseesi tiettyyn paikkaan ongelmalausunnossasi (esimerkiksi ensimmäiseksi tai viimeiseksi lauseeksi). Muuten sinulla on enemmän vapautta - tarkista professoriltasi, jos et ole varma.
Vaihe 9. Noudata samaa prosessia käsitteellisessä ongelmassa
Kaikki ongelmaraportit eivät ole asiakirjoja, jotka käsittelevät käytännön ja todellisia ongelmia. Jotkut, erityisesti akateemisessa maailmassa (ja erityisesti humanistisissa tieteissä), käsittelevät käsitteellisiä ongelmia - ongelmia, jotka liittyvät siihen, miten ajattelemme abstrakteista ideoista. Tässä tapauksessa voit silti käyttää samaa perusongelman muotoilukehystä esittelemään ongelmaa (siirtymällä selvästi liiketoiminnan painopisteestä). Toisin sanoen haluat tunnistaa ongelmat (usein käsitteellisissä ongelmissa tämä muodostuu siitä, että jotkut ideat eivät ole hyvin ymmärrettyjä), selittää, miksi ne ovat ongelmallisia, selittää, miten aiot puuttua niihin, ja tiivistää kaikki tämä yhteenvetona..
Oletetaan esimerkiksi, että meitä pyydetään kirjoittamaan ongelmalausunto raporttiin uskonnollisen symboliikan tärkeydestä Fjodor Dostojevskin kirjassa The Brothers Karamazov. Tässä tapauksessa ongelmamuotoilumme tulisi tunnistaa joitakin näkökohtia, joita romaanin uskonnollinen symboliikka ei ymmärrä hyvin, ja selittää, miksi tämä on tärkeää (esimerkiksi voimme sanoa, että romaanin uskonnollisen symboliikan parempi ymmärtäminen voisi saada uusia oivalluksia kirja).) ja esitä suunnitelma väitteemme tueksi
Tapa 2/2: Kiillota ongelmakoostumuksesi
Vaihe 1. Tee yhteenveto
Jos ongelmaraporttia kirjoitettaessa on pidettävä mielessä yksi asia, se on tämä. Ongelmaraportin ei pitäisi olla pidempi kuin on tarpeen sen tehtävän esittämiseksi, että se esittelee ongelman ja sen ratkaisun lukijalle. Älä tuhlaa sanoja. Kaikki lauseet, jotka eivät suoraan vaikuta tämän ongelmailmoituksen tarkoitukseen, on poistettava. Käytä selkeää ja suoraa kieltä. Älä jää pieniin yksityiskohtiin - ongelmailmoituksen tulisi käsitellä vain ongelman ydin ja ratkaisu. Pidä yleensä ongelmasi mahdollisimman lyhyenä vaarantamatta sen informatiivista luonnetta.
Ongelmalausunto ei ole oikea paikka lisätä omia henkilökohtaisia kommentteja tai "makuja", koska tämä tekee ongelmailmoituksesta vielä pidemmän ilman käytännön tarkoitusta. Sinulla voi olla tai ei olla tilaisuus olla tarkempi asiakirjasi sisällössä aiheen vakavuudesta ja lukijoistasi riippuen
Vaihe 2. Kirjoita lukijoille
Kun teet ongelmalausunnon, on tärkeää muistaa, että kirjoitat jollekin toiselle, et itsellesi. Eri lukijoilla on erilaiset tiedot, eri syyt lukemiseen ja erilaiset asenteet ongelmaasi, joten yritä pitää kohdeyleisösi mielessä kirjoittaessasi. Haluat, että ongelmasi on selkeä ja lukijoiden helposti ymmärrettävissä, mikä tarkoittaa, että sinun on ehkä mukautettava sävyäsi, tyyliäsi ja sanoitustyyppiäsi lukutyypistä toiseen. Kirjoittaessasi yritä esittää itsellesi kysymyksiä, kuten:
- "Kenelle minä erityisesti kirjoitan?"
- "Miksi olen tekemisissä tämän tyyppisten lukijoiden kanssa?"
- "Tietääkö tämä lukija kaikki termit ja käsitteet yhtä hyvin kuin minä?"
- "Onko tällä lukijalla sama asenne kuin minulla tässä asiassa?"
- "Miksi lukijani välittävät tästä asiasta?"
Vaihe 3. Älä käytä termejä määrittelemättä niitä
Kuten edellä on mainittu, ongelmasi on kirjoitettava siten, että lukijoiden on helppo ymmärtää se mahdollisimman täydellisesti. Tämä tarkoittaa sitä, että ellet kirjoita tekniselle lukijalle, joka saattaa tuntea kirjoittamasi kentän terminologian, sinun tulee välttää teknisten termien liiallista käyttöä ja varmistaa, että määrität kaikki käyttämäsi termit. Älä oleta, että lukijoillasi on automaattisesti kaikki tekninen tietämyksesi; olet vaarassa vieraannuttaa heidät ja menettää lukijat heti, kun he kohtaavat heille tuntemattomia termejä ja tietoja.
Jos esimerkiksi kirjoittaisimme korkeasti koulutettujen lääkäreiden lautakunnalle, voisi olla OK olettaa, että he tietävät, mitä termi "metakarpalit" tarkoittaa. Jos kuitenkin kirjoitamme lukijakunnalle, joka koostuu sekä lääkäreistä että varakkaista sairaalasijoittajista, jotka voivat olla tai eivät ole lääketieteellisesti koulutettuja, on hyvä esitellä sana "metacarpal" ja sen määritelmä - luu kahden ensimmäisen nivelen välissä sormi
Vaihe 4. Pidä laajuus kapeana, ongelma määritelty
Parhaat ongelmaraportit eivät ole laajoja ja yksityiskohtaisia. Sen sijaan keskity yhteen asiaan ja tunnista helposti ongelmat ja ratkaisut. Yleensä kapeat, hyvin määritellyt aiheet on helpompi kirjoittaa vakuuttavasti kuin suuret ja epämääräiset aiheet, joten aina kun mahdollista, haluat pitää ongelmailmoituksen laajuuden (ja siten asiakirjan sisällön) hyvin kohdistettuna. Jos tämä pitää ongelmalausunnon (tai asiakirjan tekstin) lyhyenä, tämä on yleensä hyvä asia (paitsi akateemisissa tilanteissa, joissa tehtävälle on asetettu vähimmäissivumäärä).
- Hyvä nyrkkisääntö on kertoa vain ongelmista, jotka voit varmasti epäilemättä ratkaista. Jos olet epävarma lopullisesta ratkaisusta, joka ratkaisee koko ongelmasi, sinun kannattaa ehkä supistaa projektisi laajuutta ja muuttaa ongelman muotoilua vastaamaan tätä uutta painopistettä.
- Jos haluat pitää ongelmailmoituksen laajuuden hallinnassa, odottaminen asiakirjan rungon tai uuden ehdotuksen kirjoittamisen jälkeen voi auttaa. Tässä tapauksessa, kun kirjoitamme ongelmalausuntoamme, voimme käyttää omaa asiakirjaamme oppaana, jotta meidän ei tarvitse arvata, millaisia alueita voimme käsitellä kirjoittaessamme.
Vaihe 5. Muista "viisi Ws"
Ongelmalausunnon tulisi olla mahdollisimman informatiivinen mahdollisimman lyhyellä sanalla, mutta sen ei pitäisi syventyä pieniin yksityiskohtiin. Jos olet epävarma siitä, mitä sinun pitäisi sisällyttää ongelmalausuntoosi, fiksu idea on yrittää vastata viiteen kysymykseen (kuka/kuka, mitä/mitä, missä/missä, milloin/milloin ja miksi/miksi), plus miten / miten. Viiden W: n käsitteleminen antaa lukijoillesi hyvän perustason ymmärryksen ongelmista ja ratkaisuista ilman turhia yksityiskohtia.
Jos esimerkiksi kirjoitat ongelmalausuntoa ehdottaaksesi uuden rakennuksen rakentamista paikalliselle kaupunginvaltuustolle, voit puhua viidelle länsipuolelle selittämällä, kuka hyötyy kehittämisestä, mitä tarvitaan rakentamiseen, missä rakentaminen pitäisi olla, milloin rakentaminen pitäisi aloittaa, ja miksi kehitys oli lopulta loistava idea kaupungille
Vaihe 6. Käytä muodollista kieltä
Ongelmaformulaatioita käytetään lähes aina vakavissa ehdotuksissa ja hankkeissa. Tämän vuoksi haluat käyttää arvokasta ja muodollista kirjoitustyyliä (samanlaista kuin tyyli, jota odotat käytettävän asiakirjan rungossa) ongelmalausunnossasi. Varmista, että kirjoituksesi on selkeä, selkeä ja suora. Älä yritä voittaa lukijoitasi ottamalla ongelmalausunnossasi ystävällinen tai rento sävy. Älä käytä huumoria tai vitsejä. Älä lisää mitään muuta tai anekdootteja, jotka eivät ole tärkeitä. Älä käytä slangia tai puhekieltä. Hyvä ongelmaraportti tietää, että työtä on tehtävä, eikä tuhlaa aikaa tai mustetta tarpeettomaan sisältöön.
Lähinnä mitä yleensä saat puhtaasti "viihdyttävän" sisällön sisällyttämiseen, on humanististen tieteiden akateeminen kirjoittaminen. Täällä on joskus mahdollista kohdata ongelmaraportteja, jotka alkavat lainauksella tai epigrafilla. Tässäkin tapauksessa lainaus liittyy kuitenkin käsiteltävään asiaan ja loput ongelmalausunnosta on kirjoitettu muodollisella sävyllä
Vaihe 7. Korjaa aina virheet
Tämä on pakollista kaikille vakaville kirjoittamismuodoille - historiassa ei ole ensimmäistä luonnosta, joka ei voisi hyötyä huolellisesta silmästä ja hyvästä oikolukijasta. Kun olet suorittanut ongelmailmoituksen, lue se nopeasti. Näyttääkö "juoni" oikealta? Esittääkö se ajatuksensa johdonmukaisesti? Näyttääkö se loogisesti järjestetyltä? Jos ei, tee nämä muutokset nyt. Kun olet vihdoin tyytyväinen ongelmailmoituksen rakenteeseen, tarkista oikeinkirjoitus-, kielioppi- ja muotoiluvirheet.
