Konferenssit ovat oikea paikka ihmisille, joilla on samat intressit, tavata toisiaan ja vaihtaa uusimpia ideoita omalla alallaan. Yleensä konferensseja pitävät säännöllisesti oppilaitokset, yritykset, porrastetut markkinointiryhmät, uskonnolliset yhteisöt ja muut. Jos haluat järjestää konferenssin, aloita valmistelemalla perusteellinen työsuunnitelma ja joukko suoritettavia toimintoja, esimerkiksi määrittämällä konferenssin sijainti, tekemällä luettelo osallistujista, kokoamalla materiaaleja, valmistelemalla laitteita esityksiä varten, tarjoamalla aterioita ja monia muita tarpeita, jotka on harkittava ja suunniteltava mahdollisimman hyvin. Jos joudut vaikeuksiin suunnitelmasi toteuttamisessa, rauhoitu ja luota siihen, että sinulla on varaa konferenssiin. Tärkeä seikka, joka määrittää konferenssin järjestämisen onnistumisen, on toimintojen toteuttaminen yksitellen ja samalla luettelo suoritetuista ja vielä tehtävistä tehtävistä.
Vaihe
Osa 1/4: Konferenssin suunnittelu: Varhainen vaihe
Vaihe 1. Tee valmistelut etukäteen
Konferenssin suunnittelu tulisi aloittaa vähintään kahdeksan kuukautta etukäteen, jopa aikaisemmin, jos kokous on suuri tai suuri.
- Muista, että monet konferenssisalit ja ruokapaikat on varattava useita kuukausia etukäteen. Lisäksi osallistujien, jotka asuvat kaupungin ulkopuolella, on järjestettävä matka -aikataulut, jotta he voivat osallistua konferenssiin.
- Lisäksi sponsorien ja suuryritysten on ehkä myös suunniteltava vuosibudjetinsa useita kuukausia etukäteen. Niinpä heidän taloudellisesta ja muusta kuin taloudellisesta tuestaan tapahtumalle tulee neuvotella etukäteen.
Vaihe 2. Muodosta komitea
Monet tärkeät asiat on ratkaistava konferenssia valmisteltaessa. Muodostamalla valiokunnan saat panoksen useilta ihmisiltä ennen päätöksen tekemistä. Ne auttavat myös sinua ajattelemaan yksityiskohtia.
- Palkkaa koordinaattorit eli avainhenkilöt, jotka tekevät tärkeitä päätöksiä ja käyttävät paljon aikaa koordinointiin. Jos sinulla on riittävästi varoja, palkkaa koordinaattori, jotta hän voi auttaa sinua suunnittelemaan ja jakamaan tehtäviä.
- Ota selvää, onko samasta aiheesta järjestetty konferensseja. Jos näin on, kutsu konferenssin pitänyt koordinaattori liittymään komiteaan. Jos hän ei voi osallistua, kysy, voitko pyytää materiaalia, joka on jo käsitelty konferenssin valmistelun helpottamiseksi.
Vaihe 3. Aseta tavoitteet ja luo työohjelma
Kirjoita ylös, mitä varten pidät konferenssin, joka on jokaisen päätöksen perusta. Kun tiedät mitä haluat antaa ja kenelle ennen konferenssiin valmistautumista, sinun on helpompi toteuttaa suunnitelmasi.
Jos et ole koskaan pitänyt konferenssia, aloita suunnittelemalla pieni, lyhyt konferenssi. Harkitse 1-2 päivän konferenssin järjestämistä, johon mahtuu 250-300 osallistujaa
Vaihe 4. Määritä konferenssin paikka ja päivämäärä
Vaikka uudet päivämäärät ja paikat voidaan määrittää yksityiskohtaisen suunnitelman tekemisen jälkeen, sinun on arvioitava, kuinka paljon aikaa sinulla on valmistautumiseen.
- Ennen kuin asetat päivämäärän, etsi etukäteen tietoja siitä, mikä kuukausi ja päivä konferenssi yleensä pidetään, jotta toteutus ei esty. Esimerkiksi Euroopassa konferenssit pidetään yleensä maalis-kesäkuun tai syyskuun ja marraskuun välisenä aikana maanantaista tiistaina tai torstai-perjantaina, koska osallistujat ovat vähemmän kiinnostuneita osallistumaan konferenssiin muina aikoina. Selvitä tarkka aikataulusi sijainnissasi ennen kuin päätät konferenssin päivämäärästä.
- Konferenssin kesto riippuu arvioidusta osallistujamäärästä ja kaikista tarpeista, jotka on annettava konferenssin aikana. Varaa 250–300 hengen konferenssille, joka kestää 2 täyttä päivää.
- Harkitse mahdollisuutta järjestää konferenssi kaupungin sisällä, mutta varmista, että on pääsy lähimmälle lentokentälle, majoitus ja riittävät tilat. Suosittelemme, että järjestät konferenssin suuressa kaupungissa tai matkailukohteessa houkutellaksesi lisää ihmisiä, jotka haluavat liittyä konferenssiin.
Vaihe 5. Määritä konferenssin nimi
Otsikon määrittämisen jälkeen voit julkaista ja tehdä suunnitelmia, koska materiaalista on jo varmuutta tiedon levittämisen perustana sosiaalisen median kautta.
Valitse otsikko, joka viittaa konferenssin osallistujien tarkoitukseen ja/tai taustaan. Etsi inspiraatiota käyttämällä pidettyjen konferenssien nimikkeitä, mutta varmista, että päätät itse
Osa 2/4: Valmistautuminen konferenssiin
Vaihe 1. Tee talousarvio
Mitään toimintaa ei voida suorittaa laskematta yksityiskohtaisesti käytettyjen varojen määrää, esimerkiksi rakennuksen vuokraamiseen, materiaalien valmisteluun ja kaiutinmaksujen maksamiseen. Kaikkien kulujen on liityttävä talousarvioon. Jos siirrät vastuuta, varmista, että avustajasi noudattaa asettamaasi budjettirajaa.
Talousarvion määrään vaikuttaa sponsorien läsnäolo tai puuttuminen. Voit pyytää sponsoria rahoittamaan konferenssin. Sponsorilla on kuitenkin myös oikeus päättää joistakin asioista konferenssissa. Esimerkiksi: määritetään, kuka pitää esityksen, tai ehdotetaan puhujaa yhdeksi paneelin jäsenistä, esimerkiksi: menestyvä liikemies sponsoroivassa yrityksessä ja tuotemerkin esittely sijoittamalla logo kaikkiin konferenssimateriaaleihin. Etu, sponsori antaa varoja etukäteen, jotta voit käyttää sitä välittömästi suunnitelman toteuttamiseen
Vaihe 2. Määritä lippujen hinta ja myyntitapa
Jotkut konferenssit ovat ilmaisia, toiset erittäin kalliita. Ennen kuin määrität lippujen hinnat ja miten ne myydään, harkitse seuraavia seikkoja:
- Mitkä ovat konferenssiin valmistautumisen kustannukset? Jos haluat järjestää pienimuotoisen konferenssin, joka ei maksa paljon rahaa, suosittelemme, että et veloita osallistujia. Vaihtoehtoisesti osallistujien on maksettava liput konferenssin valmistelukustannusten kattamiseksi.
- Määritä rekisteröintimaksu, jos haluat järjestää konferenssin useita päiviä tai tarjota aterioita. Konferenssien rekisteröintimaksut Indonesian suurissa kaupungeissa vaihtelevat sadoista tuhansista miljooniin rupioihin.
- Monet konferenssit veloittavat porrastettuja maksuja osallistujan aseman tai aseman mukaan. Esimerkiksi: akateemiset konferenssit veloittavat yleensä opiskelijoilta vähemmän kuin opettajat. Myös sponsorien työntekijöiltä veloitetaan vähemmän kuin tavallisilta osallistujilta.
Vaihe 3. Päätä konferenssipaikka
Kun valitset sijaintia, ota huomioon osallistujamäärät, paikkaan pääsyn helppous, pysäköintipaikan saatavuus, etäisyys julkiseen liikenteeseen, lentokentiltä ja hotelleista ja sieltä pois. Sen lisäksi, että löydät sopivan paikan konferenssille, varmista, että kaikki osallistujat pääsevät siihen helposti.
Etsi tietoja rakennuksista tai hotelleista, jotka tarjoavat kokoustiloja kaupungissa. Pieniä konferensseja varten vuokraa huone kirkosta tai muusta kokoustalosta
Vaihe 4. Hyödynnä kokoushuoneen johtohenkilöstön henkilökunnan apua
Jos konferenssille valitsemassasi rakennuksessa on resursseja, hyödynnä ne parhaalla mahdollisella tavalla. Henkilökunta tuntee päivittäiset tehtävänsä ja on valmis vastaamaan kysymyksiin, ratkaisemaan ongelmia tai antamaan neuvoja tarvittaessa.
Voit käyttää kokoussalin toimintojen johtamisesta vastaavan henkilöstön palveluita esimerkiksi yksityiskohtaisten kokousjärjestelyjen hoitamiseen. Vaikka maksu on maksullinen, sinun ei tarvitse tehdä kaikkia näitä toimintoja itse, koska se vie paljon aikaa useiden viikkojen aikana
Vaihe 5. Määritä kulutusvalikko
Muista, että osallistujien on löydettävä ruokaa konferenssin aikana, ja on todennäköistä, että monet osallistujat eivät tiedä mitä ruokaa on saatavilla konferenssipaikan ympärillä. Mieti, onko sinun käytettävä ateriapalvelua aamiaisen, lounaan ja välipalojen tarjoamiseen, tai selvitä, voiko konferenssisalin johtaja valmistaa aterioita kaikille osallistujille.
Kun valitset valikkoa, muista, että monet ihmiset eivät saa syödä tiettyjä ruokia allergioiden tai mieltymysten vuoksi. Kokeneet catering -palveluyrittäjät voivat tarjota useita vaihtoehtoja, esimerkiksi: kasvismenu, ei pähkinöitä, gluteeniton, halal -ruoka tai muita valikkovaihtoehtoja
Vaihe 6. Käytä aikaa sivuston tarkistamiseen
Kun olet huolehtinut kaikista valmisteltavista asioista, vie aikaa käydä konferenssipaikassa päivää ennen. Älä odota, kunnes uusi D-päiväsi tulee konferenssiin osallistuvien osallistujien kanssa.
Tule päivää ennen konferenssipaikalle ja tapaa koko asianomainen henkilöstö varmistaaksesi, että kaikki on hyvin valmisteltu pienimpiä yksityiskohtia myöten
Osa 3/4: Konferenssiaikataulun tekeminen
Vaihe 1. Ajoita neuvottelu
Kun olet saanut suuren kuvan keskusteltavista aiheista ja määrittänyt konferenssin otsikon, valmista aikataulu konferenssin avaamisesta lopettamiseen. Konferensseja voidaan järjestää eri tavoin keskusteltavan liiketoiminta -alueen mukaan. Ajoituksen helpottamiseksi konferenssit pidetään yleensä seuraavassa järjestyksessä:
- Aloita konferenssi johdannolla tai avauspuheella, jonka yleensä pitää tietyn liiketoiminta-alueen tunnettu henkilö ja josta on tullut tunnettu puhuja. Voit järjestää tapahtuman illalla ja päättää sen jälkeen illallisella tai ensimmäisenä istuntona aamulla konferenssin aloittamiseksi.
- Jaa loput aikataulut lyhyempiin istuntoihin. Jos konferenssi pidetään osallistujien pyynnöstä heidän ehdotustensa mukaisesti, mukauta materiaali osallistujien tarpeisiin. Voit kuitenkin sisällyttää konferenssiaikatauluun myös työpaja -aikatauluja, elokuvaleikkeitä tai muuta materiaalia. Määritä läsnä olevien osallistujien lukumäärästä riippuen, voivatko kaikki osallistujat osallistua jokaiseen istuntoon (nimeltään "täysistunto") vai onko osallistujat jaettava useisiin ryhmiin ja kukin ryhmä osallistuu eri istuntoihin rinnakkain valintansa mukaan (nimeltään "ryhmät")”).
- Sulje konferenssi kutsumalla puhujia esittämään materiaalia, joka motivoi tai haastaa osallistujat.
Vaihe 2. Päätä, miten istunto suoritetaan
Voit valita istunnon suorittamisen yrityksen tarpeiden mukaan, esimerkiksi opettamalla, keskustelemalla tapauksista, järjestämällä seminaareja, esittelemällä uusimmat politiikan tai tutkimustulokset, esittämällä kysymyksiä tai esittelemällä dioja.
- Materiaalin toimitustavan valinta vaikuttaa julkaisustrategiaan. Joten valmistaudu mahdollisimman aikaisin materiaaliin, joka on erittäin hyödyllinen osallistujille.
- Jokaisen istunnon kesto voi alkaa 45 minuutista 3 tuntiin riippuen esitysten määrästä ja jaetusta sisällöstä.
Vaihe 3. Mieti, haluatko sisällyttää muita toimintoja
Ajattele hyödyllisiä toimintoja, jotka voitaisiin sisällyttää aikatauluun ja joilla olisi tärkeä rooli konferenssin onnistumisen tukemisessa, esimerkiksi:
- Aikatauluta konferenssiin osallistuvan organisaation hyödyksi, kuten liiketapaaminen tai palkintojen esittely.
- Tarjoa ruokaa, jos osallistujilta veloitetaan rekisteröintimaksu. Jos maksua ei ole, pyydä osallistujia tuomaan lounas (viimeisenä vaihtoehtona). Osallistujat odottavat yleensä syövänsä vähintään yhden aterian. Jos kokouspaikka on kaupungissa, pidä tauko, jotta osallistujat voivat lounastaa läheisessä ravintolassa.
- Kysy, haluavatko osallistujat ajoittaa viihdetapahtuman, esimerkiksi: tehdä kaupunkikierroksen, katsella komediaesitystä yöllä, katsella elokuvaa tai katsoa esityksen teatterissa. Tapahtuma voi olla sopivampi konferenssissa, joka pidetään suuressa kaupungissa tai yritykselle, mutta ei aina.
Osa 4/4: Kustannustoiminta
Vaihe 1. Määritä osallistujat
Konferenssit ovat hyvin erilaisia, esimerkiksi konferenssit, jotka ovat akateemisia, uskonnollisia ja liike -elämän eri osallistujia. Varmista ennen suunnittelua, että tarpeeksi osallistujia on kiinnostunut konferenssiin osallistumisesta.
Sinun ei tarvitse tehdä paljon julkisuutta, jos haluat järjestää konferensseja pienille ryhmille, kuten yrityksen työntekijöille tai kirkkoyhteisöille. Voit ilmoittaa konferenssisuunnitelmista lähettämällä sähköpostiviestin, ilmoittamalla yrityksen uutiskirjeessä ja/tai ilmoittamalla hallinnollisessa kokouksessa
Vaihe 2. Pyydä yrityksen johtajia osallistumaan
Jotta voisit vakuuttaa yrityksesi ihmiset, sinun on keksittävä tarttuva otsikko tai kutsuttava loistava puhuja.
Kun olet saanut vahvistuksen tunnetuilta puhujilta, sisällytä tiedot konferenssin materiaaleihin ja ilmoita mahdollisille osallistujille
Vaihe 3. Luo verkkosivusto
Nykyään digitaalinen media on erittäin tärkeä työkalu konferenssin onnistumiselle. Luo verkkosivuston nimi, jonka linkit löytyvät helposti, jos etsit konferenssin otsikon avainsanaa tai muita konferenssiin liittyviä sanoja. Kirjoita yksityiskohtaiset tiedot konferenssista verkkosivustolle ja liitä linkki kaikkiin konferenssiin liittyviin painettuihin ja mainosmateriaaleihin.
- Sisällytä verkkosivuston konferenssipaikan päivämäärä, kellonaika ja osoite, mukaan lukien kuuluisien puhujien nimet. Ilmoita myös kuljetus, majoitus, mielenkiintoiset paikat ja konferenssiaikataulut, jos sellaisia on.
- Liitä mukaan verkkosivustolinkki, jos osallistujat voivat rekisteröityä.
Vaihe 4. Aseta mainos
Aloita mainonta hyvissä ajoin (vuosi etukäteen), jotta puhujat voivat lähettää ehdotuksia, jotka sisältävät konferenssissa esiteltävää materiaalia. Valitse oikea julkaisutapa konferenssin koon ja osallistujien taustan mukaan. Mieti, mistä potentiaaliset osallistujat saavat tietonsa, mahdollisesti:
- Sosiaalinen media, esimerkiksi sponsoriorganisaation Facebook- ja Twitter -tileiltä
- Luettelo luetteloista ja sähköpostiosoitteista
- Blogi, aikakauslehti, sanomalehti tai liikelehti
- Julisteet, esitteet tai muut ilmoitukset, jotka on lähetetty asianomaisille ryhmille, organisaatioille tai yrityksille
Vaihe 5. Pyydä ehdotuksia
Ilmoitusluonnosta valmistellessa ilmoita, että olet avoin rekisteröintiin tai odotat yksittäisten tai ryhmäehdotusten jättämistä paperien, paneeliehdotusten tai työpajamateriaalien muodossa.
Voit määrittää ehdotuksen pituuden toimialan mukaan. Koulutuksen alalla pienimuotoiset konferenssit vaativat yleensä muutaman sadan sanan tiivistelmiä, kun taas suuret konferenssit vaativat täydellisiä käsikirjoituksia
Vaihe 6. Aloita rekisteröintien hyväksyminen
Valmistele tilat, jotta osallistujat voivat ilmoittautua ennen konferenssia, vaikka se on vielä muutama kuukausi etukäteen. Näin voit arvioida osallistujien määrän.
- Luo verkkosivusto, joka linkittää konferenssin verkkosivustoon rekisteröitymistä varten. Jos sinulla ei ole teknisiä taitoja verkkosivuston luomiseen, käytä olemassa olevaa palvelua. Käytä esimerkiksi RegOnlinen maksullisia palveluja, joka on yritys, joka huolehtii eri tapahtumien online -rekisteröinnistä, käsittelee tiedot ja lähettää sen sinulle helpottamalla niiden käyttöä.
- Osallistujat voivat myös rekisteröityä puhelimitse tai faksilla, jos sinulla on mahdollisuus käsitellä maksukuitit luottokortilla.
- Jos et hyväksy rekisteröintiä Internetissä tai puhelimitse, luo PDF -hakemuslomake ja lataa se verkkosivustolle. Ilmoita osallistujille, että he voivat tulostaa lomakkeen, täyttää sen ja lähettää sen sekillä tai siirtotodistuksella yrityksesi sähköpostiosoitteeseen.
- Jotta osallistujat voivat ilmoittautua ajoissa, tarjoa alennuksia osallistujille, jotka suorittavat maksut vähintään kuukautta etukäteen. Lippujen hinnat ovat hieman kalliimpia, jos osallistujat maksavat konferenssipaikalla.
Vinkkejä
- Kysy puhujalta, tarvitseeko hän esitykseen lisälaitteita, kuten näyttämön, television, suuren näytön tai tietokoneen.
- Kun valitset ruokalistaa, varmista, onko osallistujia, jotka joutuvat noudattamaan tiettyjen elintarvikkeiden ruokavaliota.
- Kun vertaat vuokrakustannuksia, kysy hintoja ruoasta, vedestä, virvoitusjuomista jne. koska se voi olla erittäin kallista.
- Kun valitset tilaa, harkitse konferenssin tarkoitusta ja päätä, haluatko käyttää auditoriota vai tuoleja ja pöytiä muistiinpanojen tekemiseen.
