Tehokkaan kokouksen järjestäminen tarvitaan yrityksen tai organisaation toiminnan sujuvan tukemiseksi. Kokoukset ovat tilaisuus koordinoida työtä, jakaa tietoa, parantaa tiimityötä ja saavuttaa tavoitteet tehokkaasti. Tehokkaat kokoukset edellyttävät hyvää valmistautumista, johtamista ja tehtävien siirtämistä. Yritä kokouksen aikana lisätä osallistujien motivaatiota ja ottaa mukaan koko tiimi.
Vaihe
Osa 1/3: Kokousten pitäminen
Vaihe 1. Valmistaudu tapaamiseen mahdollisimman hyvin
Laadi ensin kokousohjelma, joka sisältää aikataulun ja käsiteltävät aiheet, ja määritä tärkeät asiat, jotka on vahvistettava uudelleen ennen kokouksen päättymistä.
- Tule kokoushuoneeseen ajoissa, koska työskentelysi vaikuttaa siihen, miten muut ihmiset näkevät sinut. Odottaminen kokoushuoneessa 15 minuuttia aikaisemmin saa muut ihmiset luulemaan, että olet vähemmän tuottava tai haluat lähteä toisesta työstä tekosyynä mennä kokoukseen.
- Valmista kopio esityslistasta. Vaikka voit luoda digitaalisen esityslistan, valmistele myös valokopio esityslistasta sen käytön helpottamiseksi.
Vaihe 2. Johda kokous
Kun johdat kokousta, muista käsitellä kaikki esityslistalla olevat aiheet ja kuunnella kaikkien osallistujien sanottavaa seuraavilla tavoilla:
- Levitä läsnäololista. Kokous on keino levittää tietoa tiimissä ja siitä tulee tilaisuus keskusteluun, jotta kaikki tietävät vastuunsa, jotta he pystyvät tarjoamaan odotetun työsuorituksen. Jakamalla läsnäololistan tiedät, kuka ei ole saapunut, jotta heihin voidaan ottaa yhteyttä ja liittyä kokoukseen. Se osoittaa myös, että kokouksessa jaettavat tiedot ovat tärkeitä.
- Käytä esityslistaa oppaana, jotta jokainen kokouksen osallistuja voi helpommin keskittyä ja tietää, mitä heidän on tehtävä. Kokoukseen osallistujat voivat tulla vuorotellen. Joten esityslistan valmistelu ennen kokousta saa sinut keskittymään kokouksen johtamiseen.
Vaihe 3. Laadi työsuunnitelma
Työsuunnitelma on lopullinen yhteenveto, joka vahvistaa kokouksen jälkeen tehtävän työn, ja se on jatkuva suunnitelma, joka vaikuttaa kaikkiin kokouksen osallistujiin. Tee työsuunnitelma seuraavien ohjeiden mukaisesti:
- Nimeä joku tietyn kohteen vastuuhenkilöksi. Nimitetyn henkilön ei tarvitse saavuttaa tavoitetta henkilökohtaisesti, koska hän on projektipäällikkö, joka vastaa osallistuvien tiimin jäsenten yhdistämisestä ja tarvittavien resurssien valmistelusta.
- Pyydä edistymiskertomuksia muodollisesti ja epävirallisesti, jotta nimetty henkilöstö raportoi saavutetusta työstä tietyn ajan kuluessa.
Vaihe 4. Keskity aiheeseen kokouksen esityslistan mukaisesti
Kun olet keskustellut yhdestä esityslistalla olevasta aiheesta ja käynyt tarvittavat keskustelut, esitä yhteenveto keskustelun tuloksista, anna mahdollisuus esittää kysymyksiä ja jatka sitten kokousta keskustelemalla seuraavasta aiheesta.
Vaihe 5. Määritä seuraavan kokouksen aikataulu
Ilmoita seuraavan kokouksen aikataulu, kun kaikki ovat koolla, jotta heidän on helpompi aikatauluttaa. Näin olet ilmoittanut kokousaikataulusta etukäteen, jotta aikataulut eivät törmää.
Pyydä tiimin jäseniä ehdottamaan sähköpostitse, mitä aiheita on oltava esityslistalla. Kun kokous on ohi, kerro heille, että käytät samaa esityslistaa seuraavassa kokouksessa ja pyydä kokouksen osallistujia esittämään aihe -ehdotuksia, jotka tukevat yrityksen/organisaation tavoitteiden saavuttamista
Osa 2/3: Valmistautuminen kokoukseen
Vaihe 1. Päätä kokouksen puheenjohtaja
Tämä rooli annetaan yleensä johtajalle, mutta voit antaa tiimin jäsenille mahdollisuuden johtaa osastojen kokouksia, jotta he voivat myöhemmin johtaa kokouksia korkeammalla tasolla.
Vaihe 2. Kutsu kaiuttimet
Puhuja on henkilö, joka on kutsuttu osallistumaan kokoukseen tietystä syystä, koska hänellä on kokemusta henkilöresurssien ja muiden resurssien hallinnasta, jotta tiimin jäsenet voivat saavuttaa parhaan suorituskyvyn, myös selittämällä työprosessit ja tulokset tehokkaasti. Lisäksi hän osaa myös neuvoa odottamattomien olosuhteiden ennakoimiseksi ja lisätä resursseja tarpeen mukaan.
Vaihe 3. Määritä oikea kokousaikataulu
Kun asetat aikataulua, ota huomioon ajan saatavuus ja osallistujarajoitukset. Esimerkiksi: kaikki osallistujat voivat osallistua perjantai -iltapäivän kokoukseen, mutta ei ole oikea aika keskustella suurista asioista.
- Jotta kaikki tiimin jäsenet voivat osallistua tulevaan kokoukseen, kysy ensin aikataulusta vastaavalta projektihenkilöltä ja pyydä sitten kaikkia osallistujia järjestämään aikataulunsa suunnitelman mukaisesti.
- Määritä, kuka laatii pöytäkirjan, ja varmista, että tiedot kokouksen tuloksista lähetetään myös poissa oleville osallistujille.
Vaihe 4. Valmistele kokouksen esityslista
Kokouksen esityslistalla tulisi olla vähintään luettelo keskusteltavista aiheista, esitystehtävien siirtäminen ja kunkin aiheen käsittelyyn varattu aika. Voit järjestää kokouksen esityslistan seuraavien ehdotusten mukaisesti:
- Pyydä palautetta kaikilta osallistujilta sähköpostitse vähintään 2 päivää ennen kokousta. Sähköposti on paras työkalu tähän, koska saat pyynnöt kirjallisesti.
- Tee pöytäkokouksen esityslista, johon kirjataan kaikki käsiteltävät aiheet, puhujat ja ajanjako. Jos aihetta pyydetään yleisestä teemasta, ota yhteyttä asianomaiseen henkilöön ja pyydä häntä esittämään erityinen pyyntö, josta keskustellaan seuraavassa kokouksessa.
- Tee realistinen aikataulu. Selityksiä ja keskusteluja, jotka kestävät 30 minuuttia, ei pitäisi pakottaa loppuun 15 minuutissa. Tee aikataulu tarpeen mukaan ja lopeta kokous aikaisin, kun kaikista aiheista on keskusteltu.
Vaihe 5. Ehdota kokoussääntöjä
Sinun ei tarvitse tehdä muodollisia sääntöjä tai määrätä seuraamuksia, mutta sääntöjen täytäntöönpano tekee kokouksesta sujuvan ja jokainen voi ilmaista mielipiteensä hyvin.
Kerro säännöt kokouksen alkaessa sanomalla:”Ajan säästämiseksi osallistujat voivat esittää kysymyksiä ja vastata sen jälkeen, kun puhuja on lopettanut esittelyn. Jos sinulla on vielä palautetta keskustelun päättymisen jälkeen, lähetä minulle sähköpostia, jotta voimme keskustella siitä edelleen.”
Vaihe 6. Määritä aikajako
Aseta kokouksen esityslista määrittämällä, kuinka kauan kukin puhuja tarvitsee, ja keskustelemalla kustakin aiheesta.
- Ilmoita ajanjaosta ennen kokouksen alkua, jotta kaikki osallistujat tietävät, milloin he voivat osallistua, ja estävät satunnaisia tai vääristyneitä keskusteluja.
- Käytä oppaana vähintään 10 minuuttia keskustelua tiettyjen aiheiden keskustelun jälkeen.
Vaihe 7. Lähetä kokouksen esityslista
Lähetä päivää ennen kokousta kokouksen esityslista kaikille osallistujille, jotta kaikilla on valokopio aikataulusta ja he tietävät kokouksen tarkoituksen. Lisäksi he voivat myös kertoa, jos esityslistalla on virheellisiä tietoja.
Vaihe 8. Lähetä muistutus
Ennen kuin aloitat ensimmäisen tai ei-rutiinikokouksen, lähetä muistutus tunti etukäteen, jotta kaikki osallistujat ovat ajoissa.
Osa 3/3: Tehokas kokousjohtaja
Vaihe 1. Ole hyvä kokouksen johtaja
Yritä kommunikoida kaikkien osallistujien kanssa kokouksen aikana, jotta kokouksen tavoitteet saavutetaan. Siirrä vastuu kokousten johtamisesta kutsutuille puhujille keskustelemaan tietyistä aiheista. Sinun on itse osallistuttava aktiivisesti keskusteluun.
Vaihe 2. Ilmoita saavutetuista ja saavuttamattomista työtavoitteista
Jos kokouksen tarkoituksena on keskustella useista tavoitteista, ilmoita saavutetusta edistymisestä ja siitä, kuka on vastuussa saavutuksesta.
- Jos on työsuunnitelma, joka ei ole edennyt edellisen kokouksen jälkeen, kysy miksi.
- Jos tämä johtuu ajan tai muiden resurssien puutteesta, keskustele ratkaisusta projektista vastaavan henkilön kanssa tai keskustele asiasta yksityiskohtaisesti kokouksen ulkopuolella.
Vaihe 3. Keskity uudelleen, jos keskustelu poikkeaa aiheesta
Joskus keskustelu menettää tiensä osallistujien innokkuuden tai pettymyksen vuoksi. Keskitä huomio ja ohjaa harhailevat keskustelut seuraavasti:
- Ajattele kokousta tiedonkeruutehtävänä. Anna jokaiselle osallistujalle mahdollisuus puhua, jotta voit kerätä mahdollisimman paljon tietoa. Tämä menetelmä saa myös kokouksen osallistujat puhumaan vuorotellen, mukaan lukien ne, jotka haluavat hallita kokousta.
- Käytä Cyberstormingia, sähköistä viestintäohjelmaa jakamaan ideoita ryhmissä, ja sitä voidaan käyttää epävirallisissa kokouksissa. Tämä menetelmä estää kilpailun ryhmän jäsenten välillä siitä, että he haluavat tulla kuulluksi, koska kaikki ryhmän jäsenet voivat nähdä muiden jäsenten palautteen.
- Ole neutraali, jos joku kokouksessa keskustelee esityslistalta pois jäävästä aiheesta, esimerkiksi sanomalla:”Mielenkiintoinen idea, Bob! Voimme puhua siitä myöhemmin.” Monet ihmiset eivät ymmärrä keskustelevansa asioista, jotka poikkeavat kokouksen esityslistasta, mutta he tulevat keskustelemaan, jos asia on todella tärkeä.
- Hallitse keskustelun suuntaa. Liian pitkään puhuvien osallistujien lisäksi kokouksessa voi ilmetä ongelmia, koska joku jatkaa keskustelua esityslistalta pois jääneistä aiheista. Tämän ratkaisemiseksi kuuntele ensin hänen sanomaansa ja ehdota sitten, että asiasta keskustellaan tarkemmin seuraavassa kokouksessa. Korosta, että kokouksessa keskustellaan edelleen esityslistalla olevista aiheista.
- Keskustele yksityisesti kokouksen hallitsevan henkilön kanssa ja kysy miksi. Näytä huolesi sen sijaan, että olisit ärsyyntynyt. Keskity siihen, mitä havaitsit kokouksen aikana, ja anna hänen selittää käyttäytymisensä. Tarjoa auttaa häntä lopettamaan kokouksen hallitseminen.
Vaihe 4. Siirry seuraavaan aiheeseen aikataulun mukaisesti
Harjoittele ajanhallintaa olemalla itsevarma, älä ole töykeä. Ajan asettaminen hyvin antaa jokaiselle osallistujalle tietää, että kokous on edelleen käynnissä ja keskusteluja, jotka eivät liity kokoukseen, voidaan jatkaa kokouksen päätyttyä.
Älä kiirehdi. Vaikka joudut hallitsemaan tilannetta, kokouksesta on vähemmän hyötyä, jos keskustelua lyhennetään. Ennen kuin kokous jatkuu, anna osallistujille mahdollisuus esittää kysymyksiä tai antaa palautetta. Varmista, että kaikki tiimin jäsenet tuntevat olevansa mukana, eivätkä tunne laiminlyötyään
Vaihe 5. Korosta tärkeää aihetta
Korosta saavutettavia päätavoitteita ja niiden suhdetta muihin tavoitteisiin, jotka tukevat päätavoitteiden saavuttamista.
Selitä kokouksen osallistujille, jotta he ymmärtävät projektin laajuuden, jonka parissa he työskentelevät, ja heidän roolinsa tärkeänä osana yksikköä
Vaihe 6. Auta tarvittaessa muistiinpanojen tekemisessä
Ennen kokouksen alkua päätä, kuka ottaa pöytäkirjan. Jos hän on ylikuormittunut, ojenna auttava käsi tai tee muistiinpanoja itse.
Vaihe 7. Selvitä väärinkäsitysten varalta
Kun kaikki aiheet on keskusteltu, kokouksen johtaja tekee yhteenvedon, jotta osallistujat tietävät kokouksen tulokset ja esittävät kysymyksiä, jos on vielä epäselviä asioita.
Kerro kokouksen johtajana yksityiskohtaiset selitykset, jotta kaikki osallistujat ymmärtävät kokouksen tulokset
Vaihe 8. Anna perusteellinen yhteenveto ennen kokouksen päättämistä
Johtajat, jotka tekevät päättäväisesti päätöksiä, estävät pysähtymisen ja päättämättömyyden, saavat työntekijät työskentelemään ahkerasti ja motivoituneina, reagoimaan muutoksiin ja uuteen tietoon. Tämä näkyy seuraavista ominaisuuksista:
- Aseta selkeät tavoitteet sen varmistamiseksi, että päätökset ovat linjassa yrityksen/organisaation tavoitteiden ja etiikan kanssa.
- Huolehdi näyttämällä esimerkillistä elämää ja noudattamalla työetiikkaa tehokkaan ja tehokkaan päätöksenteon perustana.
- Osoita avoimuutta, nimittäin epäitsekkyyttä, osoittamalla, että yritykselle hyödylliset päätökset antavat jokaiselle mahdollisuuden kehittää itseään.
- Nähdä epäonnistuminen oppimismahdollisuutena, joka on askel kohti parempia päätöksiä. Kun jokin menee pieleen, päättäväinen johtaja pystyy ymmärtämään tilanteen.
- Viestintä avoimesti ja tehokkaasti yritys-/organisaatiokulttuurin mukaisesti estääkseen epäjohdonmukaisuuksia tai ristiriitoja kommunikoidessaan alaisten tai esimiesten kanssa.
