Sähköposti on yksi yleisimmistä viestintämuodoista nykymaailmassa. Se, miten osaat esitellä itsesi muille sähköpostitse, voi parantaa uraasi ja verkostoasi. Lyhyen ja selkeän johdantoviestin kirjoittaminen lisää mahdollisuuksia sähköpostin lukemiseen ja lukijan sitoutumiseen sinuun. Vältä joitakin yleisimpiä virheitä varmistaaksesi, että sähköpostisi erottuu muista.
Vaihe
Tapa 1 /3: Sähköpostin vahva aloittaminen
Vaihe 1. Varmista, että sähköpostin aihe on selkeä
Vastaanottajien on tiedettävä sähköpostin ääriviivat ennen kuin ne edes avaavat sen. Varmista, että se on lyhyt; koska pitkät asiat voivat muuttua monimutkaisiksi. Aloitusviestiksi voit kirjoittaa "Johdanto - nimesi".
- Muista kirjoittaa aihe ensin! Usein tapahtuva virhe on sähköpostin kirjoittamisen unohtaminen.
- Mobiililaitteet näyttävät aiheessa yleensä vain noin 25–30 merkkiä, joten muista pitää se lyhyenä.
Vaihe 2. Avaa yritystervehdyksellä
Älä aloita "hei" tai "hei". Tällaisia terveisiä vain, jos tunnet henkilön. Aloita oikeilla liiketervehdyksillä. Vältä vastaanottajan etunimen käyttöä.
- "Neiti/herra/rouva" - Jos olet epävarma naispuolisen vastaanottajan siviilisäädystä, käytä aina neitiä kohteliaammaksi.
- "Kiinnostuneille" - Tätä tervehdystä tulee käyttää vain, jos et ole varma, kuka vastaanottaa viestin.
Vaihe 3. Esittele itsesi
Ensimmäisen virkkeen pitäisi esitellä itsensä vastaanottajalle. Näin he voivat liittää nimen muuhun sähköpostiviestiin.
- "Minä …"
- Anna otsikko, jos saatavilla. Jos sinulla on useita tutkintoja, valitse vain tärkein tai osuvin.
Tapa 2/3: Sähköpostien pitäminen lyhyinä
Vaihe 1. Selitä, miten voit saada vastaanottajan sähköpostiosoitteen
Kerro vastaanottajille, miten löysit heidän yhteystietonsa. Tämä auttaa osoittamaan, että noudatat oikeaa tapaa tavoittaa heidät.
- "Toimistosi johtaja antoi minulle tämän sähköpostiosoitteen"
- "Löysin tämän sähköpostiosoitteen verkkosivustoltasi"
- "Niin ja niin ja niin ja niin sanoin, että minun pitäisi soittaa sinulle"
Vaihe 2. Puhu viimeisestä tapaamisestasi (jos on)
Toisen muistin herättäminen lisää sitoutumista.
- "Puhuimme lyhyesti konferenssissa viime viikolla"
- "Puhuimme eilen puhelimessa"
- "Näin esityksesi …"
Vaihe 3. Jaa yhteiset intressit
Tämä auttaa sinua saamaan yhteyden vastaanottajiin ja tekee yrityksesi sähköpostista vähemmän hajanaisen. Yhteisten etujen määrittämiseksi voit tutkia hieman sähköpostin vastaanottajaa. Katso myös Facebook, Twitter ja LinkedIn.
- Muista kertoa, mistä löysit tämän yhteisen kiinnostuksen, muuten saatat nähdä stalkkerin.
- Jos mahdollista, säilytä sähköpostiviestin sisältö yritykseen, joka liittyy yhteiseen etuun, kuten alaasi tai yhteiseen ammatilliseen intohimoosi, jonka haluat jakaa.
Vaihe 4. Anna syyt, miksi haluat muodostaa yhteyden
Älä odota liian kauan päästäksesi sähköpostin ytimeen. Kukaan ei lue sähköpostia muutama kappale pidemmälle ennen kuin pääset sähköpostisi aiheeseen. Selitä selkeästi ja ytimekkäästi, mitä haluat ja miksi otat yhteyttä kyseiseen henkilöön. Jos pyydät neuvoja tai teet jonkin muun pyynnön, varmista, että pyyntö on hoidettu hyvin, varsinkin jos tämä on ensimmäinen kontaktisi.
- ”Olen kiinnostunut oppimaan lisää…”
- "Haluaisin tavata teidät keskustelemaan …"
- "Haluan mielipiteesi …"
Vaihe 5. Varmista, että sähköpostisi keskittyy yhteen aiheeseen
Väärä sähköposti saa vastaanottajan menettämään kiinnostuksensa tai unohtamaan, miksi lähetit sähköpostin. Pidä johdantoviesti yksinkertaisena ja kysy vastaanottajalta vain yhtä asiaa.
Tapa 3/3: Sähköpostin lopettaminen
Vaihe 1. Kiitä vastaanottajaa ajastasi
Koko sähköpostiviestin lukeminen on vakavaa, joten muista kiittää vastaanottajaa siitä, että se käytti aikaa sen lukemiseen. Tämä yksinkertainen kohteliaisuus parantaa huomattavasti vastaanottajan mielialaa ja lisää mahdollisuuksiasi saada vastaus.
- "Arvostan, että käytit aikaa tämän sähköpostin lukemiseen."
- "Kiitos, että otit aikaa aikataulustasi tämän lukemiseen."
Vaihe 2. Valmistele toimintakehotus
Pyydä vastaanottajaa vastaamaan sähköpostiin, soittamaan, miettimään ehdotustasi tai mitä tahansa muuta saadaksesi hänet mukaan. Toinen tapa lisätä sitoutumista on esittää kysymyksiä.
- "Soita minulle, kun sinulla on vapaa -aikaa"
- "Nähdään lounaalla joskus pian"
- "Mitä mieltä olet…?"
- "Odotan vastaustasi"
Vaihe 3. Lopeta sähköposti
Kun lopetat ammattisähköpostin, muista kiittää lyhyesti. Yksinkertainen viimeinen tervehdys pitää sähköpostin ammattimaisena, mutta ilmaisee silti kiitollisuutesi.
- "Terveiset",
- "Kiitos",
- "Ystävällisin terveisin",
- Vältä sanomasta "Terveisiä ja terveisiä", "Ystävällisin terveisin", "Terkkuja!", "Terveisiä rauhasta", "Kiitos huomiosta".
Vaihe 4. Sisällytä allekirjoitus
Jos et ole määrittänyt sähköpostipalvelua sisältämään allekirjoituksen, muista lopettaa sähköposti nimesi, otsikkosi ja yhteystietosi avulla. Älä hukkaa tätä osaa viidellä puhelinnumerolla, kahdella sähköpostiosoitteella ja kolmella verkkosivustolla. Pidä se yksinkertaisena, jotta vastaanottaja tietää parhaan tavan muodostaa yhteys sinuun. Vältä lainausten lisäämistä allekirjoitukseesi.
-
-
- Joe Smith
- joe.seppä@mail.com
- (555)555-1234
- www.joesmithswebsite.com
-
Vaihe 5. Tarkista sähköpostin oikeinkirjoitus
Ennen kuin napsautat Lähetä -painiketta, lue hetki sähköpostisi ja korjaa havaitsemasi virheet. Tämä sähköposti on todennäköisesti ensimmäinen yhteys vastaanottajaan, joten varmista, että jätät parhaan vaikutelman. Oikeinkirjoitus- ja kielioppivirheet saavat sähköpostisi heti näyttämään paljon vähemmän ammattimaisilta.
