Lehdistötiedote on kirjallinen lausunto tiedotusvälineille. Se voi sisältää erilaisia uutisia, kuten aikataulun, promootiot, palkinnot, uudet tuotteet ja palvelut, myyntitulokset jne. Lehdistötiedotteita voidaan käyttää myös erikoistarinoiden luomiseen. Toimittajat harkitsevat yleensä uutisia enemmän, jos he saavat lehdistötiedotteen ensin. Tämä on hyvin yksinkertainen PR -työkalu, jota kuka tahansa, joka haluaa käyttää, voi käyttää oikeassa muodossa. Näytämme kuinka.
Vaihe
Menetelmä 1/2: Mielenkiintoisen lehdistötiedotteen luominen
Vaihe 1. Kirjoita alkuperäinen otsikko
Otsikon tulee olla lyhyt, selkeä ja ytimekäs; toisin sanoen hyvin tiivistetty versio lehdistötiedotteen pääkohdasta. Monet PR -asiantuntijat ehdottavat, että otsikko on kirjoitettava viimeisenä kaiken muun sisällön kirjoittamisen jälkeen. Jos noudatat näitä ohjeita, kirjoita lehdistötiedote ja kirjoita otsikko sen jälkeen. Otsikko on huomiota herättävä ja erittäin tärkeä osa lehdistötiedotetta.
-
wikiHow tunnetaan suosituimpana tietolähteenä.
Oletko nähnyt sen? Nyt haluat tietää enemmän uutisista! Otsikon on kyettävä herättämään toimittajien huomio, aivan kuten sanomalehden otsikko houkuttelee lukijoita. Otsikko voi kuvata organisaation viimeaikaisia saavutuksia, raportoinnin arvoisen tapahtuman tai uuden tuotteen tai palvelun.
-
Otsikko on kirjoitettava lihavoituna!
Otsikko on yleensä lihavoitu ja siinä on kirjasinkoko, joka on suurempi kuin käsikirjoituksen runko.
- Ensimmäinen kirjain on iso. Ja myös kaikki substantiivit, jotka on kirjoitettava isoilla kirjaimilla. Suurin osa otsikon sanoista on pieniä, vaikka "pienillä kirjaimilla" voi tehdä siitä visuaalisesti houkuttelevamman. Älä käytä isoja kirjaimia isolla alkukirjaimella.
- Käytä tärkeitä avainsanoja. Yksinkertaisin tapa luoda lehdistötiedotteen otsikko on ottaa lehdistötiedotteesi tärkeimmät avainsanat. Yritä muodostaa näistä avainsanoista looginen ja huomiota herättävä lausunto. Jos lisäät yhteenvedon otsikon jälkeen, voit käyttää samaa menetelmää. Avainsanojen käyttäminen etukäteen helpottaa sivusi löytämistä hakukoneista, ja toimittajien ja lukijoiden on helpompi poimia ideoita lehdistötiedotteesi sisällöstä. Katso koko selitys tässä ensimmäisessä vaiheessa ja huomaa, että ne voivat kaikki olla lehdistötiedotteita.
Vaihe 2. Kirjoita komentosarjan runko
Lehdistötiedotteet on kirjoitettava haluamallasi tavalla uutisissa. Ja muista tämä: useimmat toimittajat ovat hyvin kiireisiä, eikä heillä ole aikaa tutkia yrityksesi ilmoituksia, joten lehdistötiedotteisiin kirjoittamasi tiedot käytetään toimittajien kirjoituksissa suurista tapahtumistasi. Mitä haluat heidän sanovan, laita se tänne.
- Aloita päivämäärä ja kaupunki, jossa lehdistötiedote on kirjoitettu. Tämä kaupunki voidaan poistaa, jos tulokset ovat hämmentäviä - esimerkiksi jos julkaisu on kirjoitettu Bandung -kielellä, mutta se kuvaa Jogjakartan haaratoimiston toimintaa.
- Ensimmäisen virkkeen pitäisi pystyä kiinnittämään lukijan huomio ja ilmaisemaan selkeästi pointtisi. Jos esimerkiksi otsikko on "Carpren Publishing julkaisee uutta romaania toisesta maailmansodasta", ensimmäinen lause voisi olla esimerkiksi "Carpen Publishing, Ltd., julkaisi tänään kuuluisan kirjailijan Arcy Kayn toisen maailmansodan romaanin." Tämä laajentaa otsikkoa riittävän yksityiskohtaiseksi ja pitää lukijan kiinnostuneena tarinastasi. Seuraavan tai kahden kohdan tulisi laajentua ensimmäiseen lauseeseen.
- Lehdistötiedotteen käsikirjoituksen tulee olla kiinteä. Vältä pitkiä lauseita ja kappaleita. Vältä toistoa ja ammattikielen tai hienon kielen liiallista käyttöä. Pidä kirjoituksesi yksinkertaisena ja vältä sanojen tuhlaamista.
- Ensimmäisen kappaleen (kaksi tai kolme virkettä) tulisi päättää koko lehdistötiedote, ja lisäsisällön pitäisi selittää se tarkemmin. Nopeassa maailmassa kukaan toimittaja tai muu lukija ei lue koko lehdistötiedotetta, jos artikkelin alku ei kiinnosta.
- Käytä tosiasioita - toimintoja, tuotteita, palveluita, ihmisiä, tavoitteita, tavoitteita, suunnitelmia tai projekteja. Yritä maksimoida tosiasioiden käyttö. Tämä on uutinen. Yksinkertainen tapa luoda tehokas lehdistötiedote on käyttää seuraavaa selvennysluetteloa: Kuka, mitä, missä, milloin, miksi ja miten.
Vaihe 3. Sano "5W" ja "1H" selvästi
Kuka (kuka), mitä (mitä), milloin (milloin), missä (missä), miksi (miksi) ja miten (miten) voi kertoa lukijoille kaikki tarvitsemansa tiedot. Kiinnitä huomiota alla oleviin kohtiin, käytämme yllä olevaa esimerkkiä lehdistötiedotteemme luomiseen:
- Ketkä ovat päähenkilöt? Carpren Publishing.
- Mikä on tärkein tarina? Carpren Publishing julkaisee kirjan.
- Milloin tämä tapahtui? Huomenna.
- Missä tämä toiminta tapahtuu? Kaikissa suurissa kaupoissa.
- Miksi tämä on uutisissa? Koska kirjan on kirjoittanut kuuluisa kirjailija Arcy Kay.
-
Miten tämä toiminta tapahtui? Pääaktiviteetti on kirjan nimikirjoitus Chicagossa, jota seuraa kirjakierros ympäri metropolia.
- Kun perustiedot on määritelty, täydennä niitä ihmisillä, tuotteilla, tavaroilla, päivämäärillä ja muilla uutisiin liittyvillä tiedoilla.
- Jos yrityksesi ei ole uutisten pääaihe, mutta se on lehdistötiedotteiden lähde, selitä se tekstissä.
- Pidä käsikirjoitus lyhyenä ja asiallisena. Jos lähetät painetun lomakkeen, tekstin on oltava kaksoisvälillä.
- Mitä vakuuttavampi lehdistötiedotteesi on, sitä todennäköisemmin se toimitetaan lehdistössä. Selvitä, mikä on "mielenkiintoista" tietyille markkinoille, ja käytä tätä tietoa houkuttelemaan toimittajia ja toimittajia.
Vaihe 4. Luo lehdistötiedote, joka on selkeä, terävä ja sopiva lukijoille
On todennäköistä, että missä tahansa lähetät lehdistötiedotteita, niissä on jo kymmeniä vastaavia lehdistötiedotteita kasassa ja valmiina polkumyynnille. Jos haluat, että lehdistötiedotteestasi äänestetään, sen on oltava hyvä. Sen ei tarvitse olla vain hyvä, vaan sen on oltava myös erittäin "valmis julkaisemaan".
- Kun toimittaja näkee kirjoituksesi, hän ajattelee, kuinka kauan lehdistötiedotteen tulostaminen kestää. Jos kirjoituksesi on täynnä virheitä, siinä on hyvin vähän sisältöä tai se vaatii paljon tarkistuksia, he eivät tuhlaa aikaansa siihen. Varmista siis, että kirjoitat sen hyvällä kieliopilla, kaikilla perusasioilla ja täydellisellä kirjoitussisällöllä.
-
Miksi näiden ihmisten pitäisi välittää siitä, mitä sanot? Jos lähetät sen oikeille lukijoille, tähän kysymykseen on erittäin selkeä vastaus. Jos ei, miksi tuhlaat aikaasi? Anna oikeille ihmisille oikeita uutisia (uutisia, ei mainoksia) ja olet oikealla tiellä.
He arvostavat sitä enemmän, jos lähetät sen aamulla. Tämä antaa heille aikaa lisätä kirjoituksesi siihen, mitä he työskentelevät. Harkitse sitä
Vaihe 5. Yhdistä muihin asioihin
Anna linkkejä lisätietoja, jotka tukevat lehdistötiedotettasi. Onko yrityksellä, josta kirjoitat, Internetissä lisätietoja, joista lukijat voivat hyötyä? Hyvä. Lisää se.
Jos olet epävarma siitä, mitä sinulla on, tutustu yleisesti julkaistuun. Joku on saattanut kirjoittaa kirjoittamasi aktiviteetin. PR Web ja PR Newswire ovat hyviä paikkoja aloittaa
Menetelmä 2/2: Muotoilumuoto
Vaihe 1. Opi perusrakenne
Okei, nyt kun tiedät, mitä sinun on kirjoitettava, miten kirjoitat sen paperille? Aloittelijoille kannattaa pitää lehdistötiedote mahdollisimman lyhyenä, enintään yksi sivu. Kukaan ei halua tuhlata aikaa viiden kappaleen lukemiseen, ellet kirjoita kolmannesta maailmansodasta. Tässä on mitä tarvitset (joista osa on jo mainittu):
-
HETI JULKAISEMISEKSI on kirjoitettava sivun vasempaan yläkulmaan.
Jos haluat julkaisun viivästyvän, kirjoita muistiin "EMBARGOED UNTIL …" ja päivämäärä, jonka haluat sen olevan. Julkaisut, joihin ei liity julkaisupäivää, katsotaan annetuiksi välittömästi
-
Otsikko, yleensä lihavoituna, sijoitetaan sen alle ja keskitetään sivulle.
Jos haluat, lisää tekstitys kursiivilla (selitä otsikko lyhyesti)
- Ensimmäinen kappale: tärkeimmät tiedot. Voidaan kirjoittaa kuten uutinen, joka alkaa uutisen päivämäärällä tai lähteellä.
- Toinen (ja mahdollisesti kolmas) kappale: lisätietoja. On hyvä sisällyttää faktoja ja lainauksia.
- Yritystiedot: lisätietoja yrityksestäsi. Kuka sinä olet? Mitä saavutuksia olet saavuttanut? Mikä on tehtäväsi?
- Yhteystiedot: lisätietoja tekijästä (ehkä sinä!). Jos kiinnität jonkun huomion, hän saattaa olla kiinnostunut saamaan lisätietoja!
- Multimedia: tällä modernilla aikakaudella sinulla pitäisi olla Twitter -tili myynninedistämistoimiin.
Vaihe 2. Kirjoita yritystiedot lehdistötiedotteen tekstiosaan
Tämä on aika sisällyttää yritystäsi koskevat tiedot. Kun toimittaja kirjoittaa lehdistötiedotteesi tarinaansa, hänen on mainittava yrityksesi siellä. Toimittajat voivat saada yritystietoja tästä osiosta.
- Tämän osion otsikon pitäisi olla suunnilleen tällainen: "Tietoja [COMPANY_XYZ]".
- Kirjoita otsikon jälkeen kappale tai kaksi, joka kuvaa yritystäsi viidellä tai kuudella rivillä kullekin. Tekstin tulee kuvata yritystäsi, keskeistä toimialaa ja liiketoimintaperiaatteita. Monilla yrityksillä on jo esitteitä, esityksiä, liiketoimintasuunnitelmia jne. ammattimaisesti kirjoitettu. Ne voidaan sisällyttää tähän.
- Kirjoita tämän osion loppuun verkkosivustosi. Linkin on oltava koko URL -osoitteessa, jotta linkki pysyy haettavissa tulostettuna. Esimerkiksi: https://www.example.com "Vieraile verkkosivustollamme" -kohdan sijaan napsauttamalla tätä!
- Yritysten, joiden verkkosivuilla on erilliset mediasivut, on sisällytettävä sivun URL -osoite. Mediasivuilla on yleensä yhteystiedot ja lehdistöpaketti.
Vaihe 3. Lisää yhteystietosi
Jos lehdistötiedotteesi todella ansaitsee kattavuuden, toimittajat etsivät varmasti lisätietoja tai haastattelevat siihen liittyviä avainhenkilöitä. Jos et välitä, että tiedotusvälineet haastattelevat näitä avainhenkilöitä, voit antaa heidän yhteystietonsa lehdistötiedotteen sivulla. Jos esimerkiksi kirjoitat innovaatiosta, voit antaa median tutkimus- tai suunnittelutiimin yhteystiedot.
- Muussa tapauksessa sinun on annettava tiedot Yhteystiedot -osion tiedotusvälineet/PR -osiosta. Jos sinulla ei ole omaa tiimiä tähän, sinun pitäisi nimetä joku toimimaan yhteyshenkilönä tiedotusvälineiden ja yrityksesi välillä.
-
Yhteystietojen tulisi olla rajoitettuja ja vain asiaan liittyvää lehdistötiedotetta. Yhteystietoihin on sisällyttävä:
- Yrityksen virallinen nimi
- Mediaosaston virallinen nimi ja yhteystiedot
- Toimisto-osoite
- Puhelin- ja faksinumerot sekä asianmukainen kaupunki-/maakoodi ja puhelinnumero
- Matkapuhelinnumero (valinnainen)
- Saatavuusaika
- Sähköpostiosoite
- Verkkosivuston osoite
Vaihe 4. Jos mahdollista, liitä linkki lehdistötiedotteen online -kopioon
Suosittelemme, että pidät kaikki lehdistötiedotteiden lokit saatavilla verkkosivustollasi. Tämä voi helpottaa linkkien lisäämistä, ja sitä voidaan käyttää myös yrityksen historiatarkoituksiin.
Vaihe 5. Merkitse lehdistötiedotteen loppu kolmella tiivisteellä (#)
Aseta se sivun keskelle juuri julkaisun lopussa olevan viivan alapuolelle. Tämä on journalismin standardi. Tämä saattaa kuulostaa liioittelulta, mutta se ei todellakaan ole sitä. Tämä on oikea tapa kirjoittaa.
Vinkkejä
- Tutki lehdistötiedotteita Internetissä oikean sävyn, kielen, rakenteen ja formaatin puolesta.
- Tee jokainen julkaisu tietylle medialle ja lähetä se toimittajille, jotka käsittelevät tämän tyyppisiä uutisia. Nämä tiedot löytyvät yleensä median verkkosivuilta. Samojen lehdistötiedotteiden lähettäminen eri tiedotusvälineille ja toimittajille kyseisessä mediassa on merkki siitä, että olet laiska etkä kohdista tiettyjä markkinoita.
- Lehdistötiedotteiden ajoitus on erittäin tärkeä. Uutisten on oltava ajankohtaisia ja uusia, ei liian vanhoja eikä liian poikkeavia tällä hetkellä suosituista uutisista.
- Lähetä lehdistötiedote sähköpostitse ja käytä muita muotoja viisaasti. Suuri fontti ja rohkeat värit eivät tee tarinastasi yhtään mielenkiintoisempaa, mutta häiritsevät lukijoita. Aseta lehdistötiedote sähköpostin runkoon, ei liitteeksi. Jos sinun on käytettävä liitteitä, käytä tavallista tekstiä tai Rich Text -muotoa. Word -asiakirjat hyväksytään yleensä useimmissa medioissa, mutta jos käytät uusinta versiota (.docx), tallenna ne aiemmalla versiolla (.doc). Sanomalehdillä on yleensä tiukat budjetit, ja monet eivät ole päivittäneet Word -versiotaan. Käytä PDF -tiedostoa vain, jos lähetät tiedoston, jossa on paljon kuvia. Älä kirjoita lehdistötiedotettasi toiselle paperille, skannaa ja lähetä sähköpostitiedosto kuvatiedostoon-tämä vain tuhlaa sekä sinun että toimittajan ajan. Kirjoita lehdistötiedotteesi suoraan sähköpostiin.
- Vältä ammattikieltä tai erityisiä teknisiä termejä. Jos sinun on käytettävä sitä kirjoituksesi tarkentamiseen, selitä termi.
- Liitä lisätietoja lehdistötiedotteeseesi. Nämä ovat tietoja siitä, mitä haluat ihmisiltä julkaisemiesi tietojen kanssa. Jos haluat esimerkiksi, että lukijasi ostavat tuotteen, ilmoita, mistä saat tuotteen. Jos haluat lukijoiden vierailevan verkkosivustollasi osallistuaksesi kilpailuun tai saadaksesi lisätietoja organisaatiostasi, lisää web -osoite tai puhelinnumero.
- Älä tuhlaa aikaasi otsikon kirjoittamiseen ennen julkaisun valmistumista. Toimittaja kirjoittaa alkuperäisen otsikon sanoma- tai aikakauslehdessä, mutta on hyvä idea kirjoittaa tarttuva otsikko julkaisua varten. Tämä otsikko voi olla ainoa mahdollisuutesi. Tee siitä tarkka ja lyhyt. On parasta olla kirjoittamatta sitä ennen kuin olet saanut lehdistötiedotteen valmiiksi. Et tiedä varmasti, mitä sinä - tai henkilö, jonka kanssa haastattelet - sanoo. Kun olet valmistellut julkaisun, voit päättää, tarkistatko avauskappaleesi vai et. Mieti sen jälkeen otsikkoa.
- Käytä otsikkoasi sähköpostin aiheena. Jos kirjoitat erittäin tarttuvan otsikon, se auttaa saamaan viestisi erottumaan editorin postilaatikosta.
- Lisää yrityksen nimi otsikon, alaotsikon ja ensimmäisen kappaleen käsikirjoituksen runkoon, jotta julkaisusi on helpompi löytää hakukoneista ja helpompi lukea ammattilaisille ja muille lukijoille. Jos lähetät painetun version, voit laittaa sen kirjelomakkeelle.
- Seuraavat puhelut voivat auttaa kehittämään lehdistötiedotteen kokonaiseksi tarinaksi.
Varoitus
- Artikkelit tulee kirjoittaa mahdollisimman positiivisella sävyllä. Vältä lauseita, kuten "edellisen presidentin eroamisen jälkeen" tai "käyttämättömyyden jälkeen". Toimittajat voivat päättää ottaa siitä selvää eivätkä kattaa lehdistötiedotteen sisältöä, ja - vaikka olosuhteet eivät olisikaan todella negatiiviset, esimerkiksi edellinen presidentti erosi vakavan sairauden vuoksi - tulokset eivät ehkä ole sitä mitä odotitte.
- Liitä aina lainaus - yleensä tärkeältä henkilöltä, joka on mukana julkaisun pääideassa. Tekstin ei tarvitse olla suora lainaus, mutta sen pitäisi olla järkevää. Varmista aina, että lainattu henkilö on tyytyväinen tarjoukseen. Lainaukset antavat kiireisille toimittajille mahdollisuuden valmistaa täydellisiä artikkeleita ilman jatkohaastatteluja.
- Älä lisää muiden ihmisten yhteystietoja ilman heidän suostumustaan. Lisäksi niiden pitäisi olla aina saatavilla kohtuullisina aikoina muutama päivä julkaisupäivän jälkeen.
- Kun lähetät lehdistötiedotteen sähköpostitse, älä lähetä sitä otsikolla "lehdistötiedote". Tämä saa lehdistötiedotteen vain uppoutumaan muiden lehdistötiedotteiden joukkoon. Kiinnitä toimittajan huomio sisällyttämällä sähköpostiisi tarttuva otsikko, esimerkiksi "Brand Co. saa 300 miljardin ruplan suuruisen yrityssopimuksen".
- Muista aina, että monilla toimittajilla on liikaa työmäärää tai liian vähän henkilökuntaa. Jos voit helpottaa heidän työtään, lehdistötiedotteesi käsitellään todennäköisemmin. Jos kirjoitat lehdistötiedotteen, joka on samanlainen kuin editori julkaisee, lehdistötiedotteesi ei todennäköisesti tarvitse yhtä paljon muokkausta. Jos lehdistötiedote on kuitenkin täynnä virheitä eikä noudata vakiotyyppistä kirjoitustyyliä, toimittajat poistavat sen varmasti heti. Kaikki sanoivat olevansa vallassa. Älä tuhlaa toimittajan aikaa. Yrityksen kuvauksen paikka on lehdistötiedotteesi yritystiedot -osiossa, mutta tee siitä tarkka ja tosiasiallinen.
