Vakiotoimintamenettely (SOP) on asiakirja, joka sisältää tietoja tehtävän suorittamisen vaiheista. Olemassa olevaa SOP: ta on ehkä vain muutettava ja päivitettävä, tai saatat joutua tilanteeseen, jossa sinun on kirjoitettava alusta. Se voi tuntua paljon työtä, mutta se on todella vain hyvin, hyvin, "hyvin" tyhjentävä luettelo. Aloita vaihe 1.
Vaihe
Osa 1/3: SOP -muodon luominen
Vaihe 1. Valitse muoto
SOP: ien kirjoittamisessa ei ole oikeaa tai väärää. Yritykselläsi voi kuitenkin olla useita SOP -tiedostoja, joita voit käyttää muotoiluohjeena ja joissa esitetään ensisijainen tapa suorittaa tehtävä. Jos näin on, käytä mallina olemassa olevaa SOP: ta. Jos näin ei ole, sinulla on useita vaihtoehtoja:
- Yksinkertaiset vaiheet. Tämä koskee rutiinitoimenpiteitä, jotka ovat lyhyitä, joilla on useita mahdollisia tuloksia ja jotka ovat suoraan asiaan. Tarvittavien asiakirjojen ja turvallisuusohjeiden lisäksi tämä asiakirja on yksinkertaisesti luettelo yksinkertaisista lauseista, jotka sisältävät lukemiseen liittyviä toimeksiantoja.
- Vaiheittainen muoto. Tämä koskee yleensä pitkiä menettelyjä - menettelyjä, jotka ovat yli kymmenen vaihetta ja joihin liittyy jonkin verran päätöksentekoa, selvennystä ja terminologiaa. Tämä luettelo on yleensä tärkeimmät vaiheet ja alivaiheet tietyssä järjestyksessä.
- Vuokaavion muoto. Jos menettely muistuttaa enemmän karttaa, jolla on loputtomat mahdolliset tulokset, vuokaavio voi olla paras vaihtoehto. Tämä muoto kannattaa valita, jos tulokset eivät ole aina ennakoitavissa.
Vaihe 2. Harkitse lukijoitasi
Ennen SOP: n kirjoittamista on otettava huomioon kolme päätekijää:
- Lukijoiden aiempi tieto. Tuntevatko he organisaatiosi ja sen menettelytavat? Tietävätkö he terminologian? Kielesi on vastattava lukijan tietämystä ja investointeja.
- Lukijan kielitaito. Onko mahdollista, että ihmiset, jotka eivät ymmärrä kieltäsi, "lukevat" SOP: si? Jos tämä on mahdollista, on hyvä sisällyttää kuvat ja kaaviot tekstityksineen.
- Sinun lukijakuntasi. Jos monet ihmiset lukevat SOP -tekstisi kerralla (jokaisella on eri rooli), sinun on muotoiltava asiakirja keskustelun tavoin näytelmässä: käyttäjä 1 suorittaa toiminnon ja sen jälkeen käyttäjä 2 jne. Tällä tavalla jokainen lukija näkee, kuinka heistä tulee kiinteä osa sujuvaa liiketoimintamoottoria.
Vaihe 3. Harkitse tietoasi
Tärkeintä on: Oletko oikea henkilö kirjoittamaan tämän? Tiedätkö, mitä tämä prosessi sisältää? Onko virheen mahdollisuus olemassa? Kuinka tehdä se turvalliseksi? Jos ei, sinun on ehkä parempi antaa se jollekin toiselle. Huonosti kirjoitetut SOP: t - tai jopa epätarkat - eivät ainoastaan vähennä tuottavuutta ja voivat johtaa organisaation epäonnistumiseen, vaan ne voivat myös olla vaarallisia ja vaikuttaa kielteisesti kaikkeen tiimistä ympäristöön. Lyhyesti sanottuna tämä ei ole riski, jonka sinun pitäisi ottaa.
Jos tämä on sinulle annettu projekti ja sinusta tuntuu, että sinun on pakko (tai olet velvollinen) sen suorittamaan, älä epäröi pyytää apua niiltä, jotka suorittavat päivittäiset toimenpiteet. Haastattelujen tekeminen on yhteinen osa SOP: n luomisprosessia
Vaihe 4. Päätä lyhyen tai pitkän SOP: n välillä
Jos kirjoitat tai päivität SOP -protokollaa henkilöryhmälle, joka tuntee protokollat, terminologian jne. Ja haluat hyötyä lyhyestä, ytimekkäästä SOP: sta, joka on enemmän tarkistuslista, voit kirjoittaa sen lyhennettynä.
Perustavoitteiden ja asiaan liittyvien tietojen (päivämäärä, tekijä, henkilötunnus jne.) Lisäksi tämä on vain lyhyt luettelo vaiheista. Jos yksityiskohtia tai selvennyksiä ei tarvita, toimi seuraavasti
Vaihe 5. Muista SOP: n tarkoitus
On selvää, että organisaatiossasi on menettelyjä, jotka toistuvat yhä uudelleen. Mutta onko jokin erityinen syy, miksi tämä SOP on hyödyllinen? Pitäisikö turvallisuutta korostaa? Noudattamistoimenpiteet? Käytetäänkö tätä SOP: ta koulutukseen tai päivittäiseen toimintaan? Tässä on muutamia syitä, miksi SOP: t ovat tärkeitä tiimisi menestyksen kannalta:
- Sen varmistamiseksi, että vaatimustenmukaisuusstandardeja noudatetaan
- Maksimoida tuotantotarpeet
- Sen varmistamiseksi, että menettelyllä ei ole haitallisia vaikutuksia ympäristöön
- Turvallisuuden varmistamiseksi
- Varmistaaksesi, että kaikki menee aikataulun mukaisesti
- Valmistuksen epäonnistumisen estämiseksi
- Käytetään koulutusasiakirjana
Jos tiedät, mitä SOP: n on korostettava, on helpompi rakentaa kirjoituksesi näiden kohtien ympärille. On myös helpompi nähdä, kuinka tärkeä SOP on
Osa 2/3: SOP: n kirjoittaminen
Vaihe 1. Peitä tarvittava materiaali
Yleensä tekniset SOP -menetelmät koostuvat neljästä osasta, jotka ovat "erillisiä" itse menettelystä:
- Nimilehti. Tämä sisältää 1) menettelyn otsikon, 2) SOP: n tunnistenumeron, 3) sen antamis- tai tarkistamispäivän, 4) sen toimiston/divisioonan/sivuliikkeen nimen, jossa SOP -menettelyä sovellettiin, ja 5) allekirjoitus niiltä, jotka laativat ja hyväksyivät SOP: n. Tämä osa voi käyttää mitä tahansa muotoa, kunhan tiedot ovat selkeitä.
- sisällysluettelo. Tämä on tarpeen vain, jos SOP on riittävän pitkä, jotta se on helppo tarkistaa. Täältä löydät yksinkertaisen vakiokehyksen.
- Laadunvarmistus/laadunvalvonta. Menettely ei ole hyvä menettely, jos sitä ei voida tutkia. Valmistele tarvittavat materiaalit ja yksityiskohdat, jotta lukijat voivat varmistaa, että he saavat haluamansa tulokset. Tämä materiaali voi sisältää muita asiakirjoja, kuten suorituskyvyn arviointinäytteitä.
-
Viite. Muista kirjoittaa muistiin kaikki käytetyt tai tärkeät viitteet. Jos käytät muita SOP -viitteitä, muista liittää tarvittavat tiedot liitteeseen.
Organisaatiollasi voi olla eri protokolla kuin tämä SOP. Jos sinulla on aiempi SOP, jota voit käyttää, jätä tämä rakenne huomiotta ja noudata tehtyjä toimenpiteitä
Vaihe 2. Muista sisällyttää seuraavaan menettelyyn itse:
- Soveltamisala ja sovellus. Toisin sanoen siinä kuvataan prosessin tarkoitus, sen rajoitukset ja prosessin käyttötapa. Kattaa standardit, sääntelyvaatimukset, roolit ja vastuut sekä panokset ja tuotokset.
-
Menetelmät ja menettelyt.
Asian ydin - luettele tärkeät vaiheet yksityiskohtaisesti, mukaan lukien tarvittavat laitteet. Sisällytä peräkkäiset menettelyt ja päätöksentekotekijät. Ilmoita "oletus" ja mahdolliset häiriöt tai turvallisuusnäkökohdat.
- Terminologian selvennys. Selitä lyhenteet, lyhenteet ja kaikki ilmaukset, jotka eivät ole yleisiä termejä.
- Terveys- ja turvallisuusvaroitus. Kirjoitetaan erilliseen osioon ja vaiheiden mukana, kun ongelma ilmenee. Älä ohita tätä osiota.
-
Laitteet ja tarvikkeet.
Täydellinen luettelo tarvittavista asioista ja milloin ja mistä löytää laitteet, varustelustandardit jne.
-
Varoitukset ja keskeytykset. Pohjimmiltaan vianetsintäosa. Luettele mahdolliset ongelmat, mitä kannattaa huomioida ja mikä voi vaikuttaa ihanteelliseen lopputuotteeseen.
- Anna jokaiselle näistä aiheista oma osio (yleensä merkitty numeroilla tai kirjaimilla), jotta SOP ei sisällä sekavia pitkiä lauseita ja on helppo viitata.
- Tämä ei ole täydellinen luettelo, mutta vain pieni osa menettelyvaiheista. Organisaatiosi voi mainita muita näkökohtia, joihin on kiinnitettävä huomiota.
Vaihe 3. Pidä kirjoituksesi lyhyenä ja helppolukuisena
On todennäköistä, että lukijasi eivät päättäneet lukea tätä SOP: ta huvin vuoksi. Haluat pitää tämän asiakirjan lyhyenä ja selkeänä - muuten heidän huomionsa muuttuu ja asiakirja on pelottava ja vaikea ymmärtää. Pidä lauseesi yleensä mahdollisimman lyhyinä.
- Tässä on huono esimerkki: Muista puhdistaa kaikki pöly ilmanpoistoaukosta ennen sen käyttöä.
- Hyvä esimerkki on seuraava: Poista kaikki pöly ilmanpoistoaukosta ennen käyttöä.
- Älä yleensä käytä sanaa "sinä". Tämä sana pitäisi antaa ymmärtää. Puhu aktiivisella äänellä ja aloita lauseesi komentoverbeillä.
Vaihe 4. Tarvittaessa haastattele tehtävän suorittamiseen osallistuvia virkamiehiä
Viimeinen asia, jonka haluat tehdä, on kirjoittaa täysin epätarkka SOP. Vaarannat joukkueen turvallisuuden, tehokkuuden ja ajan, ja selität prosessin ilman asianmukaista harkintaa - joukkuetoverisi voivat pitää sitä loukkaavana. Kysy tarvittaessa kysymyksiä! Haluat tietysti kirjoittaa tarkan menettelyn.
Voit kysyä eri lähteistä, jos et tiedä, kattamaan kaikki roolit ja vastuut. Yksi ryhmän jäsen ei saa noudattaa vakiotoimintamenettelyjä tai toinen jäsen voi olla mukana vain osassa menettelyä
Vaihe 5. Jaa pitkä teksti kaavioiksi ja vuokaavioiksi
Jos sisällytät tietyn vaiheen tai kaksi, joka pelottaa sinua, luo kaavio tai kaavio helpottaaksesi lukijoita. Tämä helpottaa asiakirjan lukemista ja antaa mielelle tauon sen jälkeen, kun on yritetty ymmärtää kaikkea. Lisäksi asiakirjasi ovat täydellisempiä ja hyvin kirjoitettuja.
Älä sisällytä kaavioita tai kaavioita vain SOP: n vahvistamiseksi; tee se vain tarvittaessa tai jos yrität ylittää kielimuurin
Vaihe 6. Varmista, että jokaisella sivulla on ohjausasiakirjan merkintä
SOP on todennäköisesti yksi monista - siksi organisaatiollasi on todennäköisesti jonkinlainen suuri tietokanta, joka luetteloi kaiken tietyllä viitejärjestelmällä. SOP on osa tätä viitejärjestelmää, ja siksi se vaatii tietyntyyppisen koodin löytämistä. Tässä on merkintä hyödyllinen.
Jokaisella sivulla on oltava lyhyt otsikko tai tunnusnumero, versionumero, päivämäärä ja "page # of #" oikeassa yläkulmassa (useimmissa muodoissa). Saatat tarvita alaviitteen (tai kirjoittaa yllä olevan merkinnän alaviitteeseen) organisaatiosi mieltymyksistä riippuen
Osa 3/3: Menestyksen ja tarkkuuden varmistaminen
Vaihe 1. Testaa menettely
Jos et halua testata menettelyäsi, et todennäköisesti ole kirjoittanut sitä hyvin. Pyydä joku, jolla on vain vähän tietoa prosessista (tai lukijoiden yleinen edustaja), käyttämään SOP -opastusta. Mitä ongelmia he kohtasivat? Jos näin on, ratkaise ongelma ja tee tarvittavat korjaukset.
- On parasta, että useat ihmiset testaavat SOP: si. Eri yksilöillä on erilaisia ongelmia, jotka mahdollistavat erilaisia vastauksia (joiden odotetaan olevan hyödyllisiä)
- Muista testata menettely jollakin, joka ei ole koskaan aiemmin tehnyt sitä. Jokainen, jolla on ennakkotietoa, luottaa tietoonsa tehtävävaiheiden suorittamiseen eikä SOP: n kautta, joten tavoitteesi ei saavuteta.
Vaihe 2. Pyydä toimenpiteesi suorittavien henkilöiden tarkistamaan SOP
Lopulta pomosi mielipiteellä SOP: sta ei ole väliä. Tämä SOP on tärkeä niille, jotka todella tekevät siihen liittyvää työtä. Joten ennen kuin lähetät SOP: n pomolle, näytä työ ihmisille, jotka tekevät (tai ovat tehneet) siihen liittyvää työtä. Mitä he ajattelevat?
Heidän osallistumisensa ja heidän tuntemuksensa osaksi prosessia saa heidät todennäköisemmin hyväksymään SOP: si. Ja heillä voi olla jopa hienoja ideoita
Vaihe 3. Pyydä neuvonantajaasi ja laadunvarmistustiimiä tarkistamaan SOP
Kun tiimi antaa sinulle vihreän valon, lähetä se neuvonantajallesi. Todellisen sisällön antama panos voi olla pienempi, mutta ne kertovat, täyttääkö SOP -laitteesi muotovaatimukset, jos unohdit jotain, sekä protokolla SOP: n virallistamiseksi ja sen syöttämiseksi järjestelmään.
- Ohjaa SOP -tiedostot hyväksyttäväksi käyttämällä asiakirjojen hallintajärjestelmää varmistaaksesi näiden hyväksyntöjen tarkastusjäljen. Tämä prosessi voi vaihdella organisaatioittain. Pohjimmiltaan haluat asioiden noudattavan ohjeita ja sääntöjä.
- Valtuutetut allekirjoitukset vaaditaan, vaikka useimmat organisaatiot eivät nyt välitä hyväksymästä sähköisiä allekirjoituksia.
Vaihe 4. Kun olet hyväksynyt, aloita SOP: n suorittaminen
Tämä voi olla muodollinen koulutus kyseiselle työntekijälle (luokkahuonekoulutus, tietokonepohjainen koulutus jne.) Tai se voi tarkoittaa, että SOP-paperisi roikkuu kylpyhuoneessa. Mitä tahansa, levitä työtäsi! Teit kovasti töitä sen eteen. On aika saada kohteliaisuuksia!
Varmista, että SOP: si ovat ajan tasalla. Jos tämä SOP on vanhentunut, päivitä se, hanki päivitykset uudelleen hyväksytyiksi ja dokumentoiduiksi ja jaa SOP tarvittaessa uudelleen. Tiimisi turvallisuus, tuottavuus ja menestys riippuvat näistä SOP: ista
Vinkkejä
- Muista ottaa sidosryhmät aina mukaan, jotta dokumentoitu prosessi on todellinen prosessi.
- Tarkista selkeys. Varmista, että kaksoistulkintoja ei ole. Näytä menettely jollekin, joka ei tunne prosessia, ja pyydä häntä kertomaan, mitä he ajattelevat menettelystä; Saatat yllättyä.
- Käytä vuokaavioita ja kuvaesityksiä, jotta lukijat näkevät prosessin selvästi.
- Selitä vaiheet yksinkertaisella indonesian kielellä.
- Pyydä ihmisiä tarkistamaan asiakirjasi ennen hyväksynnän saamista.
- Varmista, että asiakirjahistoria tallennetaan jokaisen version muutoksen yhteydessä.
